數字化時代圖書館檔案管理信息化探析

張華娟

（吉林省通榆縣圖書館，吉林 白城 137200）

1 簡析圖書館檔案管理

圖書館檔案管理是圖書館工作中重要的組成部分，主要負責圖書館檔案的收集、處理、分析以及開發與利用等工作。圖書館檔案管理是信息控制系統，通過對圖書館經營過程中形成的具有參考利用價值的數據信息進行真實、系統地記錄和歸檔保存，能夠在很大程度上提高圖書館工作的水平和效率，可以為管理者的后期決策提供數據支持，并且為圖書館歷史年鑒的編撰工作提供依據。

2 數字化時代對圖書館檔案管理的影響

1）管理理念的轉變。傳統圖書館檔案管理工作范圍較窄，檔案管理人員只需要重點關注圖書管理、借閱管理等內容，而在數字化時代，圖書館檔案管理的信息化建設不斷完善，使得檔案管理理念和工作發生了明顯改變，其不僅依舊需要管理紙質資源，還需要管理大量的虛擬資源[1]。充分利用檔案數據庫完成圖書信息的整合、細分和推廣，定期進行網站的維護和優化，保證數字化圖書館各項功能正常，從而滿足更多讀者需求，為讀者提供更加專業、優質、精細化的服務，以提高讀者對圖書館整體工作的滿意度，使其形成正面積極的口碑推廣效應，不斷增強圖書館的綜合競爭力，這就對圖書館檔案管理人員的綜合素質和專業要求較高。

2）管理方式的改變。數字化時代對圖書館覆蓋面積的增加，在很大程度上改變了圖書館的管理方式，包括日常事務、工作人員和讀者管理幾方面。傳統圖書館的覆蓋面積和人群有限，只需要針對進館的特定人群做好相應服務即可，但數字化時代利用互聯網資源的特性，實現圖書館資源的線上推廣使得其面臨的讀者更加多樣化，采用移動智能終端即可完成對讀者的服務；傳統檔案管理采用人工登記的方式，不僅不利于長期保存，也使館員的工作強度較高，新時期利用數字化技術，可以實現圖書館檔案的智能化管理，既能保證數據信息的安全又能便于后期查閱，極大減輕館員的工作壓力，并且還能提高管理的科學性和正確率。

3 圖書館檔案管理信息化發展現狀

1）服務意識有待提高。當前圖書館雖然也在緊跟時代發展步伐，實施檔案管理信息化，但很多檔案管理人員受傳統思維影響較深，自身缺乏數字化操作能力，不能正確操作和使用數據庫，使得數字化檔案管理過程中存在材料歸檔不完善、不及時、不準確等情況。圖書館檔案管理人員的服務意識有待提高，無法充分適應快節奏時代讀者閱讀思維方式的轉變以及對服務的要求，經常出現信息推送不及時、不準確的現象，就會使得讀者對數字化圖書館的體驗不佳，從而影響圖書館的持續發展。

2）信息化建設不完善。圖書館自身的經濟能力有限，外加當前并沒有完整的數字化圖書館建設和檔案管理信息化標準，使得部分圖書館的信息化建設不完善，缺乏科學的檔案管理規章制度，在將檔案錄入數據庫時存在保管期限混亂、圖書名目分類不清晰、精細化管理缺失等現象都會影響圖書館檔案管理的數字化、信息化建設。信息化快速發展時代，數據安全是人們關注的重點，而圖書館檔案信息化建設不完善，很容易在數據存檔過程中被不法分子利用，導致數據信息嚴重泄露[2]。

3）資源的利用率不高。圖書館檔案管理數字化進程緩慢，無法與其他圖書館形成有效的資源共享模式，不僅會使得自身的檔案資源不能得到充分利用，還會導致很多資料被邊緣化，逐漸淡出讀者的視線。信息化管理地高效、便捷性使得圖書館不斷加大投入力度對其進行建設，但在實際發展過程中很少取得創造性的成效，尤其是在檔案信息化建設過程中受到局域網系統限制，使得讀者借閱行為受限，并且檢索模式單一，都會造成資源利用率不高，無法充分發揮檔案管理信息化的功能價值。

4 數字化時代提升圖書館檔案管理信息化的路徑探索

1）加大資金投入力度。圖書館檔案管理信息化的建設是一項復雜性、系統性的工程，管理者必須正確認識檔案管理信息化的重要性，并加大資金投入力度，不斷引入先進的數字化系統，如自動化控制裝置、自動掃描、檢測、報警等裝置設備，以最大限度提高圖書館檔案管理的效率，減輕館員的工作壓力，并且避免出現人為失誤。充分利用互聯網計算機的功能優勢，建立云計算數字化圖書館檔案，打造圖書館檔案的統一化管理平臺，利用云計算技術和大數據技術實現資源共享，保證檔案管理信息化建設的順利進行，并為新時期讀者提供全方位的檔案信息服務。

2）完善檔案管理機制。圖書館檔案管理信息化的建設與發展離不開管理制度的作用。通過構建完善的檔案管理機制，實行分化管理和精細化管理，采用適當的獎懲機制，將責任落實到個人，確保館員能夠嚴格按照有關規定開展檔案管理工作，在檔案信息的整合、修改和存檔過程中都能規范操作，以不斷推動圖書館檔案管理信息化。加強圖書館檔案資源的專業性，重視完善資源共享管理機制，科學開放文獻資料的閱讀權限，以滿足不同層次人員的閱讀需求，從而推動圖書行業持續發展。

3）提高館員綜合素質。為有效發揮圖書館檔案管理信息化的功能價值，要重視提高館員綜合素質，通過開展培訓教育，邀請計算機領域專家到現場進行演示講解，以確保館員掌握基本的數字化、信息化系統處理方法，保證檔案管理信息化的實效性和安全性。新時期要強化館員的思想水平和服務理念，使其明確自身的崗位職責，能夠通過現代化的管理手段為用戶提供更加便利、高效、個性的信息服務。

4）做好紙質檔案補充。數字化時代圖書館檔案管理工作正在朝著信息化、智能化的方向發展，但電子信息化檔案依舊受到諸多因素限制，并且電子信息檔案的形成也是來源于紙質資料，因此在加快推進圖書館檔案管理信息化的同時要重視紙質資料的保管和存放，明確紙質檔案具備的權威性和法律效力，不斷做好紙質檔案的補充工作，以高效發揮兩種檔案管理的功能價值，從而提高圖書館的經營效果[3]。

5 總結

綜上所述，數字化時代，為充分發揮圖書館檔案管理的功能價值，需要管理人員正確認識信息化管理的重要作用，加大檔案管理信息化建設的資金投入力度，完善檔案管理機制，規范管理流程，做好紙質檔案補充，并提高檔案管理人員的綜合素質，才能保證圖書館檔案信息化建設的完善，滿足新時期讀者產生的閱讀需求，從而不斷推動圖書館朝著信息化、數字化、智能化的方向發展。