信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新研究

劉 波

（婁底市國有資本投資運營有限公司，湖南 婁底 417000）

在過去，我國企業所擁有的檔案管理技術大多比較落后，常見的檔案管理形式大多是通過文字、音像、實物的形式來保存檔案，這種檔案管理形式雖然也可以在一定意義上實現企業檔案的有效保管，但隨著企業的不斷擴大，檔案管理部門的壓力將會越來越大，檔案信息的數據增多將給以企業檔案管理工作帶來較大的工作量，且實物形式下的檔案很容易在后期檔案交接過程中出現損壞或丟失，這都不利于企業日后檔案信息的正常查找。為此，在信息化時代背景下，我們提出了關于企業檔案管理與服務模式的創新這一舉措，力在將信息技術與檔案管理工作融合起來，構建信息化企業檔案管理制度，推動企業檔案管理工作的完善，真正發揮出企業檔案管理的潛在作用。

1 企業檔案管理與服務模式創新的重要性

1.1 能夠為企業的發展提供保障

當今社會正處于一個飛速發展的時代背景下，我國經濟水平也在逐年提升，數據調查顯示近幾年來國有企業的數量在較短的時間內在國內得到了迅速地擴大，一大批國有企業涌入了市場，這些企業為了在市場中占據主導地位，不斷運營企業，企業的經濟業務數量也在與日俱增，存在企業的檔案數量也在急劇上升，這在無形中加劇了企業檔案管理部門的壓力。而信息技術的來臨，給以企業檔案管理部門的改革創建了有利的條件。為減輕企業檔案管理部門的壓力，為企業的發展提供有效地保障，企業在致力于創新企業檔案管理和服務模式的過程總可以將企業的檔案管理工作作用到企業的運營管理效果中去。

1.2 有利于促進企業文化建設工作的開展

檔案管理與服務模式的創新于企業而言至關重要，因為這一舉措的實現能夠在很大程度上促進企業文化建設工作的開展。現階段，一個企業要想獲得更好的發展，必須找準發展方向，而企業文化則被規劃為企業發展的內在動力，通過開展企業檔案管理與服務模式的創新能夠在企業原有發展水平的基礎上實現企業文化的保存和延續。而信息化技術的出現更是加速了企業檔案管理與服務創新的速度，讓我國企業能夠將一些優質的企業文化傳承下來，作用在企業未來的發展之中。這更是深層次地證明了信息化社會背景下在企業內部開展檔案管理與服務創新有著深遠意義的說法。

2 企業檔案管理與服務模式創新策略探討

2.1 加強檔案管理制度的建設

信息化環境下，企業要想獲得更好的發展就必須緊抓這一發展機遇，在推進企業檔案管理與服務創新項目的過程中要嚴格做好各個創新環節的把控工作。爭取讓檔案管理與服務創新工作能夠得到有序開展。首先，企業需要在內部建立起一套全新的檔案管理制度，在原有制度的基礎上實現企業檔案管理部門檔案管理制度的一個完善，完善的依據要結合企業發展的實際情況，新興的檔案管理制度要符合企業檔案管理部門的實際需求。其次，檔案管理制度中必須涉及詳細的工作環節的規劃，要求工作人員做好企業檔案信息的建立和保存的基礎工作，以便后續其他人員可以正常使用檔案。盡可能地實現企業檔案管理制度的規范化，強化企業檔案管理制度的約束力度，讓每個檔案管理人員能夠嚴格遵守職業守則。為規范檔案管理部門工作人員的行為，使得檔案管理工作的開展能夠更為有序，在檔案管理制度中還需要加入監督和懲罰制度，進一步促進企業檔案管理工作的順利開展。

2.2 建立起檔案管理信息系統

檔案管理信息系統的建立是為了更好地幫助企業開展檔案管理工作，一旦成功地建立起信息化檔案管理系統，就能夠解決傳統檔案管理方式存在的不足，提高我國企業檔案管理工作效率的同時保障企業檔案管理工作的順利開展。需要注意的是在建立檔案管理信息系統時，企業必須在原有紙質版檔案材料的基礎上在信息化檔案系統中做好相應的數據錄入，并及時做好保存和備份以及檔案信息的分類工作，在完成上述工作后將信息錄入數據庫。為保障檔案管理信息系統的安全性，技術人員還需要做好權限設置，定期還要對檔案信息系統進行維護和檢測，這于企業檔案管理工作的創新而言是一次有利的技術支持。

2.3 對檔案管理機制進行適當的創新

適當創新檔案管理機制也是實現企業檔案管理與服務模式創新的一項有利舉措。基于檔案管理部門工作的特殊性，基本上每個企業都會設立檔案管理部門，這種情況下大多數企業會將檔案管理工作全權交托給檔案管理部門，企業的其他相關部門對檔案管理工作基本上是零涉及。而檔案信息中往往會記錄企業各個部門的實際發生信息，于各個部門的發展而言有著較高的參考價值。利用信息技術，我們可以實現部門之間檔案信息的資源共享，這種全新的檔案管理機制有助于促使企業的各個部門都能夠加入到企業檔案管理工作中去。進而實現企業檔案管理工作與各個部門之間的密切聯系，真正發揮了檔案管理工作的服務與指導作用。

2.4 加強現代化檔案管理隊伍的建設

在建立現代化檔案管理隊伍時，企業首要做的就是規范企業檔案管理部門的招聘工作，提高招聘門檻，增設招聘考核環節，在明確了企業所需檔案管理信息工作人員數量和所需人才專業水平的基礎上，利用信息網絡平臺將招聘信息發放，應聘者在企業規定時間內向企業投遞簡歷且通過網絡初試后可以參與企業面試。在面試過程，必須考核參與選拔的人員的各方面綜合素養，為企業檔案管理部門擇出一批優質的新人，用以充實檔案管理隊伍。在辦理入職后，企業還需要制定合理的管理機制，激發員工的工作熱情，通過獎懲的方式讓員工能夠更好地為企業所服務。于企業檔案管理部門的發展而言，一支優質的檔案管理隊伍將會從整體上帶動企業檔案管理部門的發展水平。

3 結束語

綜上，我國企業必須加大對信息化社會環境的認知，及時重視起企業檔案管理與服務模式的創新，積極將現代化和信息化理念融入到企業檔案管理工作創新中去，只有不斷創新，才能不斷完善企業檔案管理部門的服務模式，才能使得企業的檔案管理部門能夠有效地服務于企業的經濟建設中。