信息化背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作創(chuàng)新

陳曉宇

（天津市紅橋區(qū)公共就業(yè)（人才）服務(wù)中心，天津 300132）

隨著大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)廣泛運(yùn)用，信息化趨勢(shì)明顯，會(huì)計(jì)電算化工作被會(huì)計(jì)信息化取代，會(huì)計(jì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理說(shuō)明被無(wú)紙化電子檔案管理模式取代。企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理可以減少資源浪費(fèi)，目前會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)行時(shí)間較短，很多企業(yè)缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，在會(huì)計(jì)電子化檔案管理中存在許多問(wèn)題，對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理創(chuàng)新研究具有重要意義。

1 會(huì)計(jì)檔案信息化管理的作用

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算中形成記錄反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的圖文等形式會(huì)計(jì)資料，包括電子設(shè)備形成存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。企業(yè)內(nèi)部形成會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證，財(cái)務(wù)報(bào)告等，外部接收會(huì)計(jì)資料包括原始憑證等。會(huì)計(jì)檔案電子化是將傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案為電子介質(zhì)存儲(chǔ)應(yīng)用的電子資料，包括電子記賬憑證，電子文檔等。

會(huì)計(jì)檔案電子化是整合會(huì)計(jì)檔案電子會(huì)計(jì)檔案，目前涉及會(huì)計(jì)檔案電子化內(nèi)容規(guī)定較少，會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定滿足單位生成的電子會(huì)計(jì)資料可以電子形式保存。會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展經(jīng)過(guò)多個(gè)階段，隨著管理辦法實(shí)施，很多企業(yè)開(kāi)始借鑒會(huì)計(jì)檔案電子化管理經(jīng)驗(yàn)，逐步實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理。會(huì)計(jì)檔案電子化可以降低管理成本，提升財(cái)務(wù)管理效率，實(shí)現(xiàn)信息共享，其優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在有利于財(cái)務(wù)自動(dòng)化處理，有利于提高檔案管理水平。計(jì)算機(jī)具有高效信息處理能力，快速輸入儲(chǔ)存信息，通過(guò)前提對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行設(shè)置，計(jì)算機(jī)可自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，自動(dòng)判斷會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)湖區(qū)規(guī)則，自動(dòng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息資源分類加工收集利用，大大提高了財(cái)務(wù)處理效率。通過(guò)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)歸檔接口，與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口對(duì)接，實(shí)現(xiàn)獲得原始憑證，會(huì)計(jì)賬簿，出入庫(kù)單等電子會(huì)計(jì)資料系統(tǒng)自動(dòng)化歸檔，無(wú)需人工分揀匹配，可節(jié)約成本費(fèi)用，幫助會(huì)計(jì)人員節(jié)省時(shí)間用于財(cái)務(wù)核算工作。實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化管理，將會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中收集，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)集中管理。

2 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理中的問(wèn)題

2014年，中國(guó)人保企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)成功，得到檔案局等機(jī)關(guān)肯定，隨著新管理辦法實(shí)施，會(huì)計(jì)檔案電子化管理得到法律認(rèn)可，部分小企業(yè)嘗試采用會(huì)計(jì)檔案電子化管理代替紙質(zhì)檔案保存，企業(yè)如何創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案電子化管理尤為重要。目前企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)檔案信息化管理中存在缺乏重視，存在安全隱患，管理人員素質(zhì)較低等問(wèn)題。

會(huì)計(jì)檔案管理利用方面缺乏重視，目前很多企業(yè)管理層觀念保守，領(lǐng)導(dǎo)層大多認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案為總部審計(jì)監(jiān)察，未意識(shí)到會(huì)計(jì)信息化對(duì)單位的重要性，未意識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案可減少資源浪費(fèi)，未認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)信息資源網(wǎng)絡(luò)共享的優(yōu)越性。

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化依賴信息化建設(shè)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)等要素是會(huì)計(jì)檔案電子化管理的前提，由于軟硬件，網(wǎng)絡(luò)造成會(huì)計(jì)檔案處于不安全環(huán)境。會(huì)計(jì)檔案信息化管理安全隱患是電子化管理面臨的重要問(wèn)題。

由于缺乏會(huì)計(jì)檔案電子化管理經(jīng)驗(yàn)，很多企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化處于起步階段，擔(dān)心電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)置，組織機(jī)構(gòu)配置等方面對(duì)會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性完整性把握不夠準(zhǔn)確，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)功能不全，系統(tǒng)歸檔接口功能設(shè)置不齊全，業(yè)務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)交或電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)接收文件時(shí)，無(wú)法檢測(cè)接收數(shù)據(jù)的真實(shí)性可靠性。無(wú)法保證電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性。會(huì)計(jì)人員由于人為工作疏忽等造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)失真，存儲(chǔ)介質(zhì)采用磁性介質(zhì)，數(shù)據(jù)信息在不同載體轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)被隨意復(fù)制，易造成電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)失真。

檔案管理人員是檔案部門的核心力量，檔案管理工作需要專業(yè)的管理能力，很多單位由于領(lǐng)導(dǎo)不重視對(duì)檔案管理，會(huì)計(jì)檔案管理工作兼職現(xiàn)象普遍，檔案管理人員由于在會(huì)計(jì)知識(shí)，信息技術(shù)等方面缺乏專業(yè)知識(shí)技能，信息化條件下，檔案管理人員應(yīng)懂得會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，企業(yè)檔案管理人員未經(jīng)電子化檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏管理工作經(jīng)驗(yàn)，電子檔案管理工作無(wú)法保證質(zhì)量。如會(huì)計(jì)人員對(duì)計(jì)算機(jī)信息安全缺乏常識(shí)，對(duì)安裝計(jì)算機(jī)防病毒軟件私自卸載導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全。

3 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化管理對(duì)策

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化管理有利于提高檔案管理工作效率，提升企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)健康高效運(yùn)行。當(dāng)前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化管理由于實(shí)施時(shí)間較短，缺乏相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案信息化管理重視不足等原因，在會(huì)計(jì)檔案信息化管理中存在許多問(wèn)題，影響企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的成效，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理層的重視，完善會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，提升會(huì)計(jì)檔案電子化管理效果。

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的關(guān)鍵，單位要提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作的重視，確保對(duì)人力財(cái)力的投入，使會(huì)計(jì)檔案管理工作走向科學(xué)化，依法管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)活動(dòng)的歷史信息，保證檔案真實(shí)性非常重要。可以通過(guò)建立防篡改機(jī)制，完善電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)功能，保證電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性。應(yīng)制定相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)防控策略，防止電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中發(fā)生危害信息完整性的變化。電子會(huì)計(jì)文件收集中保證防篡改，保證管理系統(tǒng)銜接會(huì)計(jì)核算可靠性，通過(guò)多人監(jiān)督方式保證歸檔移交中電子會(huì)計(jì)文件不被更改。

會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)具有會(huì)計(jì)核算與財(cái)務(wù)管理功能，應(yīng)能輸出通過(guò)電子數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)憑證等會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)歸檔接口應(yīng)能將歸檔電子文件及數(shù)據(jù)可靠性進(jìn)行檢測(cè)，防止存瑕疵文件。將待歸檔電子文件按照指定格式封裝為歸檔數(shù)據(jù)包，保證信息不丟失，能接收方成功的反饋信息，對(duì)貴方成功電子文件進(jìn)行歸檔標(biāo)記。對(duì)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，應(yīng)根據(jù)檔案部門電子文件歸檔要求設(shè)計(jì)，應(yīng)組織系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)。

電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)具有管理會(huì)計(jì)檔案功能，應(yīng)在系統(tǒng)中引入傳輸加密技術(shù)，系統(tǒng)歸檔接口必須與核算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接。歸檔接口應(yīng)向核算系統(tǒng)發(fā)送歸檔數(shù)據(jù)包存放位置信息，將電子文件存在指定位置，在歸檔數(shù)據(jù)包接收存儲(chǔ)中保證信息不丟失。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)確保電子檔案保存完整，維持系統(tǒng)電子檔案的完整性。能根據(jù)用戶角色限定系統(tǒng)功能使用權(quán)限。能對(duì)電子管理中元數(shù)據(jù)有效管理，企業(yè)電子管理軟件功能不齊全，可以向公司信息技術(shù)部門提出功能需求。

如何保證會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)確性安全性尤為重要，需從硬件安全，環(huán)境安全等方面做好會(huì)計(jì)檔案安全性保障。會(huì)計(jì)檔案電子化管理依賴電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)核算軟件要求，IT平臺(tái)構(gòu)建模式等決定配置計(jì)算機(jī)防火墻等。服務(wù)器包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，web服務(wù)器，處理能力，穩(wěn)定性等方面要求較高，存有電子會(huì)計(jì)檔案的計(jì)算機(jī)要配置高，穩(wěn)定性好，加強(qiáng)安全防護(hù)功能，避免因穩(wěn)定性差等原因?qū)е聲?huì)計(jì)檔案丟失。杜絕因系統(tǒng)癱瘓導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

信息化條件下對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)提出更高的要求，要懂得檔案專業(yè)知識(shí)，運(yùn)用信息化管理軟件系統(tǒng)，企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員，信息化人員進(jìn)行宣教，培訓(xùn)《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》《電子文件歸檔管理規(guī)范》等法律知識(shí)，如何運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理科學(xué)化發(fā)展。信息技術(shù)發(fā)展需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，企業(yè)可以通過(guò)定期宣教，業(yè)務(wù)進(jìn)修等方式培養(yǎng)合格的會(huì)計(jì)檔案管理人員。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著互聯(lián)網(wǎng)，云計(jì)算等信息技術(shù)應(yīng)用，信息化成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)施改善了信息管理水平，如何推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案信息化進(jìn)程，保證電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性安全性尤為重要。本文介紹了會(huì)計(jì)檔案的概念，以會(huì)計(jì)檔案電子化管理方式為構(gòu)架，分析會(huì)計(jì)檔案電子化管理實(shí)施進(jìn)程，對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化注意問(wèn)題進(jìn)行分析，為會(huì)計(jì)檔案電子化管理企業(yè)提供參考。