小學檔案管理信息化的建議

朱溧悅

（廣西壯族自治區南寧市五象新區第三實驗小學，廣西 南寧 530299）

隨著社會的進步，我國的信息技術也在迅速發展，許多小學也在檔案管理工作中應用了信息技術，使檔案管理工作朝著信息化發展。由于學校各項工作的開展與檔案管理工作聯系密切，檔案質量的好壞與否影響著學校工作開展的順利與否。將小學檔案進行信息化管理，便于檔案信息的儲存、分類，對檔案的準確性與真實性有所保障。學校必須要對于檔案管理工作予以足夠的重視，加強檔案管理信息化 建設。

1 小學檔案管理信息化的意義

小學學校發展是否良好的一項重要前提便是學校檔案管理工作如何。高質量的檔案管理工作是學校各項工作順利開展的重要保障。以往傳統的手工檔案管理受到紙張、信息容量等方面的限制，對于檔案的收集、檢索、歸納、更新等都有著諸多的不便，為日常的維護工作增加了難度。傳統的檔案管理方式已經無法適應時代的發展，因此學校檔案管理信息化建設十分必要。

學校的教學管理工作與檔案管理也有著十分緊密的聯系，良好的檔案管理，可以促進學校教育工作的開展，學校運作的規范化，各項資源的合理配置運用。在檔案管理信息化建設的過程中，學校可以在檔案資料中獲得相應的數據，對于學校自身的發展情況更為了解，發現不合理的地方，可以及時進行調整，使學校的正常運行得到了一份保障。檔案管理的信息化可以減少人為因素對于學校各項工作帶來的不利影響，有利于提高學校的運作效率。檔案資料中蘊含著豐富的教育信息，若能從中提取出有效的信息，便能幫助教師將教學內容進行完善。檔案管理信息化建設可以使學校對學生進行動態管理，對學生的了解更加全面。不難看出，檔案管理信息化可以使學校的管理能力及辦學水平得到提高[1]。

2 小學檔案管理信息化存在的問題

小學檔案管理信息化建設還在不斷地發展，在發展的過程中也存在著一些問題。其中比較突出的有兩方面：一是部分學校對于檔案管理信息化的建設沒有給予足夠的重視。檔案管理工作與教學管理工作有著密切的聯系，但由于學校對于檔案管理工作不夠重視，尚未意識到檔案管理信息化建設的重要性，使得二者不能很好地適應匹配。投入的人力、物力、財力都無法滿足檔案管理信息化建設的需求，導致學校檔案管理信息化的發展進程受到了阻礙。二是檔案管理信息化建設所需人才不足。許多學校的檔案管理人員一直采用傳統的檔案管理方式，長期按部就班的操作使得思維已被禁錮，寧愿使用低效的管理辦法，也不愿轉變自己的思維，對于檔案管理的信息化建設從態度到心理都存在抵觸。并且學校對于檔案管理信息化的培訓也未建立完善健全的體系，缺乏有效的激勵機制，導致現有的檔案管理人員不愿追求進步，接受學習新的管理方式，同時學校對于專業的檔案管理人員的引進也不到位。最終的造成了學校檔案管理信息化建設難度加大[2]。

3 小學檔案管理信息化的建議

1）樹立檔案管理信息化意識。現在相關的檔案管理部門并未對于學校檔案管理的規范化、信息化做出明確的規定，但小學學校應該具有超前的眼光看待檔案管理信息化建設。要做好小學檔案管理信息化建設，首先要樹立檔案管理信息化的意識，轉變檔案管理人員的陳舊思想，加強其服務意識，提高學校各個工作崗位對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理人員要認識到檔案管理信息化的重要性，明確檔案管理信息化對于學校可持續發展所發揮的作用。學校應將檔案管理工作與教學管理工作放在相同的高度，加大各方面的投入。

2）完善檔案管理信息化體系。檔案管理信息化建設具有十分重要的作用，學校必須對于檔案管理工作予以足夠的重視，促進檔案管理信息化建設的順利進行，使檔案管理信息化建設取得更好的效果。相關的負責人員要結合學校的實際情況加以分析，完善檔案管理信息化體系，制定相關的標準，條理細化。相關的負責人員依據檔案管理信息化建設的需求配置相應的設備，全力配合專業的技術人員，對檔案管理環境進行優化。檔案管理人員需要對各類檔案進行合理的分類、歸檔。當檔案資料發生變更時，檔案管理人員要及時進行更新，確保檔案資料的時效性與準確性，使學校檔案管理水平得到提高。

3）優化檔案管理信息化建設。學校應該從人力、物力、財務三方面給予足夠的投入，使得檔案管理信息化建設更為順利。學校必須任用合適的人才擔當檔案信息化管理人員，在選擇檔案管理人員時，要根據人員的計算機技能、職業素質、責任心等多方面綜合考慮，只有具備良好的綜合素質的人才才能為檔案管理工作正常運行提供保障。學校要建立檔案信息數據庫，數據的儲存與更新要實時進行，充分利用信息技術，使檔案管理更加規范，同時對于檔案管理人員的培訓也要加強，這樣檔案管理信息化建設才會有更好的效果。

4）強化檔案管理信息化的監督管理。在檔案管理信息化建設過程中，以防檔案管理人員依照自己以往習慣采用傳統管理方式操作，增加規范化檔案管理的難度，必須要加大檔案管理信息化的監督管理力度。相關的監管人員要首先樹立檔案管理信息化的意識，明確其對于學校發展的重要性；監管人員要了解檔案管理信息化的特性，結合學校的實際情況制定健全的管理監督方案，可以適應社會及學校的發展；監管人員從檔案管理人員對于各項信息技術的運用，資源的配置是否合理，檔案管理是否規范、科學，能否滿足學校運作需求等方面進行監管。學校還應使檔案信息更具開發性，加強學校與學校之間的交流[3]。

5）建設網絡服務平臺。站在使用者的角度構建網絡服務平臺，為使用者提供一個良好的使用環境。網絡服務平臺的通信結構通常具有分散性及交互性，這使得信息的反饋更加便捷，為使用者所提供的檔案信息咨詢服務豐富、即時。小學檔案管理網站可以設置讀者留言、郵箱、在線對話等欄目，這樣使廣大的師生交流溝通更為便利，及時知曉使用者的反饋信息，利于網絡服務平臺的改善與完善。

6）提高檔案管理人員素質。小學檔案管理信息化是與時代接軌，順應時代的發展，同時對于檔案管理人員的素質也提出了更高的要求。檔案管理信息化建設是由具備相關專業素質人才來完成的，信息化建設是否順利，高素質人才是基礎。學校要組建一支具備高素質的檔案管理人員，才能更好地應用信息管理技術，使相關的設備更充分的發揮作用。學校對于檔案管理人員要進行定期的培訓，優化檔案管理人員的知識構建，從而提高人員的整體素質。培訓過后要設置相應的考核，檢驗檔案管理人員培訓的效果。設置合理的激勵獎勵機制，提升檔案管理人員工作的積極性，在日常的工作中，主動進行自我提升。

4 結束語

綜上所述，小學檔案管理信息化有利于學校各項工作的規范化，使檔案資料更具真實性、準確性、時效性。使各類資源的配置更加合理，為學校的正常運作與良好的發展提供更好的保障。