談國有企業(yè)中檔案信息化出現(xiàn)的問題及對(duì)策實(shí)踐探究

楊惠萍 余 陽

（1.國家電投集團(tuán)江西電力有限公司新昌發(fā)電分公司，江西 南昌 330000；2.國家電投集團(tuán)江西能源銷售公司，江西 南昌 330000）

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)間的競爭十分激烈，國有企業(yè)為在激烈的市場(chǎng)競爭中占據(jù)有力地位，應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展。從國有企業(yè)角度闡述，檔案管理工作十分重要。傳統(tǒng)檔案管理工作十分繁瑣，檔案保存難度大，無法充分發(fā)揮檔案管理優(yōu)勢(shì)。將高速發(fā)展的信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，推動(dòng)檔案信息化，能夠充分發(fā)揮檔案管理作用，提升國有企業(yè)競爭力。國有企業(yè)在檔案信息化過程中存在諸多制約性因素，只有明確問題，采取針對(duì)性措施，才能夠推動(dòng)國有企業(yè)檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1 國有企業(yè)檔案管理的意義

檔案在國有企業(yè)中占據(jù)重要作用，同時(shí)在國有企業(yè)各項(xiàng)管理工作中也發(fā)揮了重要作用。國有企業(yè)重視檔案管理工作開展，將高速發(fā)展的信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理中，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，在這一過程中，使得檔案借閱逐漸由傳統(tǒng)面對(duì)面服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)服務(wù)，這也是檔案信息利用方式的重大革新。檔案信息化建設(shè)，使得檔案借閱方式發(fā)生較大轉(zhuǎn)變，借閱者在需要檔案時(shí)，只需要在網(wǎng)絡(luò)上與檔案管理員取得聯(lián)系，提交借閱申請(qǐng)，在申請(qǐng)通過后便能夠獲得相關(guān)檔案，大大節(jié)約了時(shí)間，同時(shí)辦事效率也有了顯著提升，在這一過程中，檔案使用率也在不斷提升。

2 國有企業(yè)檔案管理中存在的問題

1）信息化重視不足。國有企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中，缺少投入，制約了檔案信息化建設(shè)，造成這一現(xiàn)象的主要原因是由于企業(yè)對(duì)檔案信息化缺乏重視。在部分國有企業(yè)中，仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，還存在部分國有企業(yè)，將盈利作為重點(diǎn)，忽視檔案信息化建設(shè)。國有企業(yè)在運(yùn)營中，不明確檔案管理工作對(duì)國有企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，未加大檔案信息化建設(shè)投入，同時(shí)也并未結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，構(gòu)建完善的檔案管理體系，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

2）檔案管理模式落后。在國有企業(yè)中，存在檔案管理模式落后問題，國有企業(yè)仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，導(dǎo)致檔案運(yùn)行工作效率低下。雖然國有企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，也在朝著這一方向發(fā)展，但發(fā)展速度較慢，為構(gòu)建出完善的檔案信息化工作體系。但部分國有企業(yè)中，檔案信息化工作重點(diǎn)為數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與核對(duì)，對(duì)檔案信息共享不重視。國有企業(yè)缺乏檔案數(shù)據(jù)開發(fā)與運(yùn)用能力，未將檔案信息資源與重大建設(shè)項(xiàng)目相融合，在引入大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，忽視挖掘檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值，制約檔案信息化進(jìn)程。最后企業(yè)在申報(bào)預(yù)算以及發(fā)展規(guī)劃制定中，對(duì)歷史檔案數(shù)據(jù)利用不充分，檔案部門未圍繞信息化檔案管理，建立健全檔案供給模式，制度檔案信息化發(fā)展。

3）檔案缺乏安全性。國有企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中，需要面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)。國有企業(yè)檔案管理設(shè)備較為落后，在企業(yè)內(nèi)部，未形成完善的檔案管理工作體系。在信息化時(shí)代下，對(duì)檔案管理工作提出了較高要求，需要實(shí)現(xiàn)檔案資源的開放與共享。但在國有企業(yè)中，內(nèi)部管理機(jī)制不完善，未強(qiáng)化安全控制體系，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏安全性，不能滿足信息時(shí)代檔案資源安全使用需求。在國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，其應(yīng)用人員缺乏安全責(zé)任意識(shí)，檔案安全管理系統(tǒng)不完善，因而導(dǎo)致現(xiàn)有檔案存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。

3 國有企業(yè)檔案信息化的優(yōu)化措施

1）構(gòu)建符合檔案信息化要求的檔案管理系統(tǒng)。在國有企業(yè)中，應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，這也是國有企業(yè)未來發(fā)展方向。良好的檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備多種存儲(chǔ)格式，同時(shí)還需要支持市面上較為常見的辦公軟件以及查閱軟件。同時(shí)符合檔案信息化要求的檔案管理系統(tǒng)，還應(yīng)當(dāng)充分銜接紙質(zhì)化檔案管理與管理流程。國有企業(yè)各部門需要收錄電子檔案，保證信息化檔案管理系統(tǒng)中，各項(xiàng)檔案資料的安全性，推動(dòng)國有企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。

2）重視檔案信息化人才培養(yǎng)。管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)檔案信息化產(chǎn)生了重要影響，國有企業(yè)在推動(dòng)檔案信息化時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確人才的重要性，通過多種方式，加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)，提升人才素質(zhì)，提高檔案管理質(zhì)量。首先在國有企業(yè)中，應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理員工開展特定的技能培訓(xùn)工作，引導(dǎo)檔案管理人員參與到培訓(xùn)中，在培訓(xùn)中不僅會(huì)傳授檔案信息化的專業(yè)知識(shí)，還會(huì)教授系統(tǒng)以及軟件的操作方式，不斷提升其綜合素質(zhì)與專業(yè)技能。檔案管理人員不僅需要掌握理論知識(shí)，還需要具備將所學(xué)知識(shí)運(yùn)用在工作中的能力，進(jìn)一步提升專業(yè)操作水平，推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程。由于國有企業(yè)的不同，對(duì)檔案管理人才的要求也存在差異性，因此在人才培養(yǎng)中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)以及崗位需求等多種因素，推動(dòng)培訓(xùn)工作開展。其次還需要不斷提升招聘要求與門檻，重視員工綜合素質(zhì)以及操作技能，在人才選拔環(huán)節(jié)便保證其素質(zhì)，推動(dòng)國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)全面發(fā)展。

3）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)以及安全防護(hù)。在國有企業(yè)中，為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)重視基礎(chǔ)建設(shè)，同時(shí)還需要做好安全防護(hù)工作。需要明確的是，不論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，其存儲(chǔ)方式具有相似性。為推動(dòng)檔案信息化管理，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)用配套的軟件與硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化的規(guī)范管理，主要包含三方面內(nèi)容，分別為硬件環(huán)境、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及系統(tǒng)軟件。例如在實(shí)現(xiàn)雙網(wǎng)物理隔離時(shí)，可選擇具有較強(qiáng)擴(kuò)展性的系統(tǒng)軟件。在對(duì)檔案信息進(jìn)行安全防護(hù)時(shí)，可選擇發(fā)展較為成熟的DB數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫是檔案信息管理工作的核心內(nèi)容，選擇發(fā)展成熟的數(shù)據(jù)庫，是保證檔案信息安全的重要因素。

4）深化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。深化檔案管理，主要指的是需要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并加強(qiáng)檔案管理工作，這也是檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)，在規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)下，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)從儲(chǔ)存開發(fā)軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫以及檔案管理軟件進(jìn)行升級(jí)，對(duì)檔案基礎(chǔ)工作起到保障作用。其次需要加強(qiáng)并不斷完善檔案管理軟件技術(shù)，實(shí)施統(tǒng)一規(guī)劃以及管理。國有企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中，可結(jié)合檔案管理實(shí)際工作情況與企業(yè)需求，構(gòu)建完善且便捷的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化以及自動(dòng)化檔案管理，將檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)聯(lián)，促進(jìn)國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

4 總結(jié)

檔案信息化建設(shè)，是國有企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。國有企業(yè)開展檔案管理工作，對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展具有重要推動(dòng)作用，但由于在國有企業(yè)中，其檔案管理工作還存在諸多問題，因此需要充分利用高速發(fā)展的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。構(gòu)建符合檔案信息化要求的檔案管理系統(tǒng)、重視檔案信息化人才培養(yǎng)、加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)以及安全防護(hù)以及深化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高國有企業(yè)檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)發(fā)展。