淺談事業單位人事檔案管理信息化

魏 娜

（江夏區水務和湖泊局，湖北 武漢 430200）

事業單位的人事檔案管理工作在多年的發展中很難受到人們的重視，因此發展速度受到了不利影響，發展難度也較大。檔案是對歷史的記載，而且還有一部分檔案中記錄的信息十分重要，因此國家應該更加重視對檔案的管理。現如今，大部分地區的檔案管理工作仍然是人工形式，無論是收集檔案，還是對檔案進行管理都是以人工的形式進行，人工的工作方式可能會導致管理檔案的過程中出現失誤，無法有效保障檔案的安全。想要提高檔案管理工作的質量，發揮檔案管理的作用，負責檔案管理工作的部門應該加強信息技術與檔案管理工作的結合，使用信息技術解決檔案管理工作中遇到的各種問題，而且相較于傳統的管理方式具備更多優勢，有利于促進信息的共享。

1 檔案管理存在的問題

1）檔案管理重視程度不夠。現在發展越來越復雜，傳統的檔案管理工作已經無法滿足現在的發展需求，檔案管理重視度不夠這是現在面臨的一個問題，在管理的過程中，我們需要采取新的方式也解決其中的問題，面對新的發展，檔案管理的內容也變得越來越多，傳統的管理方式已經無法滿足現在的發展，很多技術和內容都需要得到進一步的更新和發展，相關的管理人員意識還不夠完善，對檔案管理的認識程度還不夠高，給事業單位的發展帶來了不良的影響[1]。

2）檔案管理方法有待創新。檔案管理的方法有待更新，面對新的發展，我們必須要采取有效的方式來針對性地進行解決，融入新的發展觀念，解決其中的問題，適應現在的工作需求，滿足人們不斷提升的愿望，在實際的發展中發揮更好的作用，根據現在市場發展的情況來進行相關的調整。

3）檔案管理規章制度有待完善。檔案管理規章制度有待完善，這一點是非常重要的，我們從現在的發展形勢上看，檔案管理的規章制度還不夠完善，不適應現在的工作，我們在進行管理的時候找不到合適的管理方法，給我們的管理工作造成了很大的影響，不能更好的滿足現在的發展需求，從而出現檔案不全面，檔案的質量不高等等這些問題，相關的制度并沒有發揮真實的作用，在管理還存在很多的問題[2]。

2 檔案信息化管理的優點

1）提高辦公效率。隨著社會的發展，我國各種先進的技術被研發了出來，科技水平提高了許多。數字化技術以及遠程通信技術是在科學研究工作多年努力發展過程中得到的一種成果，在多個行業中都得到了廣泛應用，而傳統的工作形式以及理念讓檔案管理工作慢慢出現了許多問題，這些問題對檔案管理工作質量產生了非常大的影響。在傳統的檔案管理工作中大多數工作都會通過人力解決，導致所有的工作人員都承受著非常大的工作壓力，無論是資料的收集還是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人員工作的過程中可能會出現失誤，甚至可能會造成檔案丟失的情況，在進行檔案記錄工作的過程中，部分工作人員可能會因為字跡問題導致信息誤解情況，因此，曾經的檔案管理工作是非常復雜，困難的，錯誤出現的頻率較高。在將計算機應用于檔案管理工作后，該項工作不僅流程變得更加簡單，而且不管是收集檔案還是對檔案進行分類等都得到了簡化，讓工作人員的檔案管理工作變得更加輕松，并且還有效提高了工作效率。

2）方便資源共享。傳統檔案管理工作中對檔案進行查閱是十分復雜的一件事，要求工作人員對檔案進行逐個查找，很難在短時間內就找到一個文件，工作內容復雜且困難，因此信息查閱工作頻率非常低，所以信息共享也很難實現，許多信息都因為查找困難而不能發揮任何作用，是十分浪費的。在使用計算機技術對檔案進行管理的工作中，可以把所有檔案按照不同種類分別進行儲存，檔案管理變得更加系統，檔案管理中的各項工作都變得更加簡單了，人們能夠在網絡平臺上獲取需要的文件，對各種信息數據都可以非常快地獲得，實現資源共享。

3）有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性。負責檔案管理的工作人員有時需要向個別部門傳遞他們所需要的文件，傳統的文件傳遞大多是使用郵政系統，需要消耗很長時間，而且可能會受到多種突發因素的影響，引起各種事故，比如文件丟失或損壞等，因此這是非常危險的一個選擇，會給各部門的工作都造成非常大的影響[3]。在使用計算機技術進行檔案管理工作后文件傳遞則變得十分簡單了，可以直接使用網絡向對方進行傳遞，不僅速度快，而且安全性更高。

3 事業單位人事實現管理信息化的途徑

1）建立健全檔案規范體系。要想在信息化時代使用信息技術做好檔案管理工作，健全的檔案規范體系是一切工作的基礎，能夠統一管理工作的各項標準。在傳統的管理工作中有很多缺陷，管理工作質量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發揮，現如今，檔案管理工作缺少統一標準，信息化技術的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個健全的管理規范體系，提高檔案管理工作的質量。

2）提供技術支撐。信息化的檔案管理工作必須要有更多先進技術的幫助，技術是進行一切工作的基礎保障，所以，一定要向管理部門提供技術支持。信息化的檔案管理應該在app上進行工作，要針對檔案管理工作進行應用開發，除此之外，為了提高管理工作效率，管理軟件要和自動化的辦公系統結合到一起。先進的設備同樣也是信息化管理的技術保障，有效提高管理工作效率，減輕工作人員壓力負擔，保護他們的身體健康。

4 信息化檔案管理的思考

在檔案管理工作中，利用信息技術的優勢就是可以有效提高工作效率，同樣也是檔案管理的必要因素，當檔案管理與信息技術的結合后，首先可以將傳統的管理方式替代下來，從根本上可以解決對傳統檔案管理方法的束縛，從而提高工作效率，也能夠使檔案管理走上高效科學管理的現代化道路。另外，檔案管理人員在工作時要注意工作的細節，不能因為馬虎而忽視工作細節，防止因工作失誤而造成檔案管理工作出現紕漏[4]。因此，要求檔案管理人員深刻學習現代檔案管理方法，從而達到檔案管理的目標。并且我們還需要提高檔案管理人員的整體素質，不定期的進行專業培訓，并且不斷地改善檔案管理工作的環境，使得各項工作都能得以推進，這樣就能激發管理人員的積極性，從而實現進一步的發展。另外，在實際的發展中，檔案管理人員需要學會熟練的操作相關的設備，還需要對軟硬件設施進行及時的更新，這樣就能保障數據的完整性，還可以進行分類整理，提高檔案管理的水平。

5 結束語

現如今，信息化時代快速發展，信息技術的應用范圍越來越廣，事業單位中的人事檔案管理工作中使用信息技術可以改變傳統的管理工作，使得復雜的工作內容得到簡化，使用計算機代替人工進行管理工作，不僅有利于降低工作人員的工作壓力，同時還有利于提高工作效率。改變傳統管理工作方式，其中最重要的是改變工作理念，不斷對信息化工作理念進行完善，提高管理工作質量。