淺談事業(yè)單位人事檔案管理信息化

魏 娜

（江夏區(qū)水務(wù)和湖泊局，湖北 武漢 430200）

事業(yè)單位的人事檔案管理工作在多年的發(fā)展中很難受到人們的重視，因此發(fā)展速度受到了不利影響，發(fā)展難度也較大。檔案是對歷史的記載，而且還有一部分檔案中記錄的信息十分重要，因此國家應(yīng)該更加重視對檔案的管理?，F(xiàn)如今，大部分地區(qū)的檔案管理工作仍然是人工形式，無論是收集檔案，還是對檔案進(jìn)行管理都是以人工的形式進(jìn)行，人工的工作方式可能會導(dǎo)致管理檔案的過程中出現(xiàn)失誤，無法有效保障檔案的安全。想要提高檔案管理工作的質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理的作用，負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門應(yīng)該加強(qiáng)信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，使用信息技術(shù)解決檔案管理工作中遇到的各種問題，而且相較于傳統(tǒng)的管理方式具備更多優(yōu)勢，有利于促進(jìn)信息的共享。

1 檔案管理存在的問題

1）檔案管理重視程度不夠?，F(xiàn)在發(fā)展越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，檔案管理重視度不夠這是現(xiàn)在面臨的一個問題，在管理的過程中，我們需要采取新的方式也解決其中的問題，面對新的發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容也變得越來越多，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的發(fā)展，很多技術(shù)和內(nèi)容都需要得到進(jìn)一步的更新和發(fā)展，相關(guān)的管理人員意識還不夠完善，對檔案管理的認(rèn)識程度還不夠高，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來了不良的影響[1]。

2）檔案管理方法有待創(chuàng)新。檔案管理的方法有待更新，面對新的發(fā)展，我們必須要采取有效的方式來針對性地進(jìn)行解決，融入新的發(fā)展觀念，解決其中的問題，適應(yīng)現(xiàn)在的工作需求，滿足人們不斷提升的愿望，在實(shí)際的發(fā)展中發(fā)揮更好的作用，根據(jù)現(xiàn)在市場發(fā)展的情況來進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整。

3）檔案管理規(guī)章制度有待完善。檔案管理規(guī)章制度有待完善，這一點(diǎn)是非常重要的，我們從現(xiàn)在的發(fā)展形勢上看，檔案管理的規(guī)章制度還不夠完善，不適應(yīng)現(xiàn)在的工作，我們在進(jìn)行管理的時候找不到合適的管理方法，給我們的管理工作造成了很大的影響，不能更好的滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，從而出現(xiàn)檔案不全面，檔案的質(zhì)量不高等等這些問題，相關(guān)的制度并沒有發(fā)揮真實(shí)的作用，在管理還存在很多的問題[2]。

2 檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

1）提高辦公效率。隨著社會的發(fā)展，我國各種先進(jìn)的技術(shù)被研發(fā)了出來，科技水平提高了許多。數(shù)字化技術(shù)以及遠(yuǎn)程通信技術(shù)是在科學(xué)研究工作多年努力發(fā)展過程中得到的一種成果，在多個行業(yè)中都得到了廣泛應(yīng)用，而傳統(tǒng)的工作形式以及理念讓檔案管理工作慢慢出現(xiàn)了許多問題，這些問題對檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了非常大的影響。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中大多數(shù)工作都會通過人力解決，導(dǎo)致所有的工作人員都承受著非常大的工作壓力，無論是資料的收集還是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人員工作的過程中可能會出現(xiàn)失誤，甚至可能會造成檔案丟失的情況，在進(jìn)行檔案記錄工作的過程中，部分工作人員可能會因?yàn)樽舟E問題導(dǎo)致信息誤解情況，因此，曾經(jīng)的檔案管理工作是非常復(fù)雜，困難的，錯誤出現(xiàn)的頻率較高。在將計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理工作后，該項(xiàng)工作不僅流程變得更加簡單，而且不管是收集檔案還是對檔案進(jìn)行分類等都得到了簡化，讓工作人員的檔案管理工作變得更加輕松，并且還有效提高了工作效率。

2）方便資源共享。傳統(tǒng)檔案管理工作中對檔案進(jìn)行查閱是十分復(fù)雜的一件事，要求工作人員對檔案進(jìn)行逐個查找，很難在短時間內(nèi)就找到一個文件，工作內(nèi)容復(fù)雜且困難，因此信息查閱工作頻率非常低，所以信息共享也很難實(shí)現(xiàn)，許多信息都因?yàn)椴檎依щy而不能發(fā)揮任何作用，是十分浪費(fèi)的。在使用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理的工作中，可以把所有檔案按照不同種類分別進(jìn)行儲存，檔案管理變得更加系統(tǒng)，檔案管理中的各項(xiàng)工作都變得更加簡單了，人們能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺上獲取需要的文件，對各種信息數(shù)據(jù)都可以非?？斓孬@得，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3）有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員有時需要向個別部門傳遞他們所需要的文件，傳統(tǒng)的文件傳遞大多是使用郵政系統(tǒng)，需要消耗很長時間，而且可能會受到多種突發(fā)因素的影響，引起各種事故，比如文件丟失或損壞等，因此這是非常危險的一個選擇，會給各部門的工作都造成非常大的影響[3]。在使用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作后文件傳遞則變得十分簡單了，可以直接使用網(wǎng)絡(luò)向?qū)Ψ竭M(jìn)行傳遞，不僅速度快，而且安全性更高。

3 事業(yè)單位人事實(shí)現(xiàn)管理信息化的途徑

1）建立健全檔案規(guī)范體系。要想在信息化時代使用信息技術(shù)做好檔案管理工作，健全的檔案規(guī)范體系是一切工作的基礎(chǔ)，能夠統(tǒng)一管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。在傳統(tǒng)的管理工作中有很多缺陷，管理工作質(zhì)量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)如今，檔案管理工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化技術(shù)的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個健全的管理規(guī)范體系，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2）提供技術(shù)支撐。信息化的檔案管理工作必須要有更多先進(jìn)技術(shù)的幫助，技術(shù)是進(jìn)行一切工作的基礎(chǔ)保障，所以，一定要向管理部門提供技術(shù)支持。信息化的檔案管理應(yīng)該在app上進(jìn)行工作，要針對檔案管理工作進(jìn)行應(yīng)用開發(fā)，除此之外，為了提高管理工作效率，管理軟件要和自動化的辦公系統(tǒng)結(jié)合到一起。先進(jìn)的設(shè)備同樣也是信息化管理的技術(shù)保障，有效提高管理工作效率，減輕工作人員壓力負(fù)擔(dān)，保護(hù)他們的身體健康。

4 信息化檔案管理的思考

在檔案管理工作中，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢就是可以有效提高工作效率，同樣也是檔案管理的必要因素，當(dāng)檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合后，首先可以將傳統(tǒng)的管理方式替代下來，從根本上可以解決對傳統(tǒng)檔案管理方法的束縛，從而提高工作效率，也能夠使檔案管理走上高效科學(xué)管理的現(xiàn)代化道路。另外，檔案管理人員在工作時要注意工作的細(xì)節(jié)，不能因?yàn)轳R虎而忽視工作細(xì)節(jié)，防止因工作失誤而造成檔案管理工作出現(xiàn)紕漏[4]。因此，要求檔案管理人員深刻學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理方法，從而達(dá)到檔案管理的目標(biāo)。并且我們還需要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，不定期的進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并且不斷地改善檔案管理工作的環(huán)境，使得各項(xiàng)工作都能得以推進(jìn)，這樣就能激發(fā)管理人員的積極性，從而實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展。另外，在實(shí)際的發(fā)展中，檔案管理人員需要學(xué)會熟練的操作相關(guān)的設(shè)備，還需要對軟硬件設(shè)施進(jìn)行及時的更新，這樣就能保障數(shù)據(jù)的完整性，還可以進(jìn)行分類整理，提高檔案管理的水平。

5 結(jié)束語

現(xiàn)如今，信息化時代快速發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，事業(yè)單位中的人事檔案管理工作中使用信息技術(shù)可以改變傳統(tǒng)的管理工作，使得復(fù)雜的工作內(nèi)容得到簡化，使用計算機(jī)代替人工進(jìn)行管理工作，不僅有利于降低工作人員的工作壓力，同時還有利于提高工作效率。改變傳統(tǒng)管理工作方式，其中最重要的是改變工作理念，不斷對信息化工作理念進(jìn)行完善，提高管理工作質(zhì)量。