鄉鎮檔案管理信息化建設路徑探討

王寶坤

（吉林省梨樹縣泉眼嶺鄉綜合服務中心，吉林 四平 136500）

鄉鎮檔案管理工作主要是對各類檔案資源進行收集、整理、歸檔、保管等，目前在多數鄉鎮單位中都已落實了信息化建設的內容，其在實際中有效地轉變了傳統檔案工作的開展形式，能夠應對事業單位在發展中不斷增多的數據資源。為此在檔案管理信息化建設中應重視對信息化技術的優化及創新，以此來提升管理效率并進一步的挖掘檔案資源的價值，利用信息技術對檔案進行高速分析、篩選、處理，使檔案工作的開展速率得到提升，減少在檔案工作中的疏漏問題。

1 鄉鎮檔案管理信息化建設的作用分析

1.1 適應時代的發展趨勢

信息時代使得鄉鎮檔案管理工作需要充分利用現代科學技術改進其傳統的辦公模式，為此要想加強檔案管理整體的信息化水平，應對檔案管理的工作體系進行優化及創新，使信息技術可以深入到檔案的收集、保管、整理、傳遞、利用等過程中，實現檔案管理的規范化、信息化發展。

1.2 提高管理質量及效率

對于鄉鎮檔案管理來說，信息化建設是提高其工作水平的主要路徑，在檔案管理中所應用的網絡技術、數據技術、計算機技術等可以改變檔案管理方式來減少人工操作，應用信息技術進行檔案處理在提高管理工作實行效率的同時減少人工失誤，也就是數字化、電子化的檔案處理方式可以減少人工操作，使檔案的存取、篩選、分析、處理等環節都程序化執行，使鄉鎮檔案管理自動化、現代化水平得到 提高。

1.3 提高檔案資源利用率

在鄉鎮事業范圍中許多檔案資源都具有一定的使用價值，但是在以往的檔案管理工作中大量的紙質檔案資源增加了檔案的查找及使用難度，人工操作效率較低，這也導致檔案資源的整體利用率不高。而在檔案管理信息化建設的過程中通過信息技術的應用可以將紙質檔案進行電子化處理，使檔案的查詢、檢索、收集、歸檔等工作更為高效的執行，并且在檔案信息化管理中可以有效的簡化檔案利用流程，實現對檔案的快速查找及傳遞，其對檔案資源的開發及利用有著極為重要的作用。

2 鄉鎮檔案管理信息化建設的路徑分析

2.1 健全檔案信息化管理制度

信息時代下鄉鎮檔案管理所需面對的工作內容更為繁雜，再起情況下對于其信息化建設需要有完善的制度作為支持，通過對規章制度進行明確能夠使信息化建設在執行的過程中其各個環節得到有效的規范及約束，從而減少在檔案管理中的失誤問題。并且考慮到檔案信息化管理模式所帶來的改變，對于鄉鎮檔案管理制度內容還需結合實際來進行調整及細化，這樣可以防止在檔案管理工作中出現職責混淆的問題，并在制度規范下利用信息化管理模式簡化檔案工作流程。

2.2 建立檔案信息數據庫

完善的檔案信息資源是鄉鎮檔案管理順利開展的基礎條件，目前在信息時代下檔案形式由紙質向著電子化、數據化的方向轉變，因此需要對檔案信息資源進行補充及完善來避免出現疏漏情況。尤其是在鄉鎮事業范圍中由于檔案的信息化建設要求對以往檔案資料進行電子化處理，因此對于檔案信息資源的收集、處理、歸檔，需要在計算機技術、數據技術的支持下進行數據庫的建立，達到對檔案信息資源進行統一整合及管理的目的，并針對鄉鎮檔案工作內容及要求來制定管理標準，從而實現檔案管理的透明化。

2.3 創新檔案管理技術方法

在鄉鎮檔案管理中通過技術創新的方式能夠加強對信息化技術的應用，從而更為高效的對檔案資源進行收集及處理，使檔案管理可以達到高效率的執行目標。為此在技術創新中需要根據信息時代下檔案資源快速增長的特征來對不同技術進行合理利用，使鄉鎮檔案管理的信息化建設水平能夠得到進一步的優化。例如，大數據技術、云計算技術等可以實現對檔案資源的高效收集、分析、存儲、處理及利用，并且能夠利用數據的關聯性來實現檔案的智能化檢索，大數據技術、云計算技術還可以通過網絡平臺來完成檔案管理的各項流程，并對信息數據進行云存儲，這種依托于云環境的檔案管理技術能夠降低鄉鎮檔案工作對硬件設備的要求，并在一定程度上提高管理工作的執行 效率。

2.4 完善信息化建設配套設施

在檔案信息化管理中需要有完善的配套設施來為相關工作的開展提供基礎條件，因此應考慮到鄉鎮事業單位的實際條件來考慮如何合理投入來完善檔案信息化管理所需的配套設施。在硬件上主要是計算機、硬盤、掃描儀、復印機等的購入，對于軟件配套設施需要升級檔案信息化管理系統，然后將所有紙質檔案全部進行信息化轉化與歸檔，并將相關類型的檔案進行分類處理，以提升檔案資料的價值和管理水平，為政府部門的資料查閱和分析需求工作提供更加到位的檔案信息服務。在此基礎上，鄉鎮事業單位檔案管理機構要盡快建立健全檔案網絡化管理體系，建立內部檔案管理局域網，提高檔案管理系統的安全系數，實現內部檔案信息共享，同時在上級檔案部門幫助下，做好檔案信息擴建和補充工作，開發更高效的檔案信息檢索工具，以提高檔案信息利用率。

2.5 加強專業人才的引進及培養

鄉鎮事業單位要加大檔案管理信息化專業人才引進，引進一批既有檔案管理經驗又懂信息管理的人才，以滿足鄉鎮事業單位檔案管理信息化需求。在此基礎上，鄉鎮事業單位要重視檔案管理工作隊伍培訓與管理，針對檔案管理隊伍開展信息技術培訓和職業素養教育，要求檔案管理人員做好自我管理，積極開展自主學習，加強知識和經驗積累，牢固樹立服務意識，不斷提高檔案管理工作服務質量。為了避免人才流失，檔案管理部門還要用加強檔案管理隊伍日常管理，積極利用在職培訓、進修學習、薪酬提升、崗位晉升等激勵手段進行隊伍管理，激發檔案管理人員的工作熱情和責任意識，營造積極向上的檔案信息化管理環境。

3 結語

在鄉鎮檔案管理中需要根據相關工作實際情況及發展需求來進行改進及優化，并完善檔案管理體系來推動其向著現代化的方向發展，創新在檔案工作中所采用的技術及辦法，使檔案管理的各項工作能夠得到高效的執行。在實際中應用加強對現代化技術、信息化技術的應用來建立起適用的檔案管理體系，以科學文化發展為目的融入創新的管理理念、管理方法、管理技術，為鄉鎮檔案工作的順利開展提供良好基礎條件。