關于檔案信息化建設的幾點思考

鐘連升

（烏蘭浩特市環衛處，內蒙古 烏蘭浩特 137400）

檔案信息化建設的重點在于對檔案資料保存方式進行轉變，從過去的實體資料保存轉變為數字化、信息化保存模式，進而實現長期保存的目的，并且能夠讓檔案資源產生更好的融合與共享效果，為檔案資料的查閱、開發、利用提供便利，進而提高檔案管理水平。現如今，大部分的檔案管理部門都已著手推進檔案信息化建設工作，然而尚處在摸索階段，所以在建設過程中會因為諸多因素的影響而導致存在一定問題，檔案管理能力也有所降低。所以，文章將主要結合筆者工作實踐，對檔案信息化建設與檔案管理提出幾點思考，旨在推進檔案信息化建設與提高檔案管理質量，促進檔案管理工作的有效開展。

1 檔案信息化建設概念

檔案信息化建設，從比較廣泛的方面來說，就是將檔案中的各個領域的信息通過信息化技術來進行有效整合，并實現共享。從狹義的層面來說，將檔案進行信息化建設管理，就是將檔案中的一些資料通過信息化技術來對其進行處理[1]。目前，隨著科技的不斷進步和迅速發展，檔案資料也越來越全面，內容也更加豐富，因此，將檔案進行信息化建設，通過先進的信息化技術來改變檔案傳統的保管模式，利用數字化的信息技術載體將之前傳統的紙質檔案保管方式進行替代，使其檔案管理更加便捷，同時檔案資料也可以達到長期保存的目的，檔案資源信息也可以通過現代化的信息平臺，實現更加方便、快速的操作。

2 檔案信息化建設意義

傳統的紙質檔案保存難度較大，容易受到時間、地點等外部因素的影響，隨著時間的推移許多檔案資料會丟失，而且，不斷積累的新的紙質檔案也會增加檔案的保存難度，需要花費大量的精力和空間對這些檔案進行保存。而檔案的信息化建設能將各種檔案信息資源以電子化、數字化的形式保存起來，這樣的保存方式不僅能夠節約大量儲存空間，而且在需要時方便對檔案的查閱和翻閱。隨著系統搜索功能的完善，查找答案再也不是一件難事，只需要動動手指就能將自己需要的檔案信息提取出來以供查閱。

3 加速檔案信息化建設進程的幾點思考

3.1 制定規范化的檔案管理制度

檔案資料實現信息化管理，其管理方法及步驟需要有固定的模式；操作人員必須按照規定完成各項工作，才能確保檔案管理工作的高效性。信息化建設就是為了建設一個高效、規范的檔案管理體系，避免重要檔案資料不會被損毀或遺失，方便有需要的人員查閱。因此，在日常工作中，要制定完善的管理制度，將責任落實到個人，不允許任何人隨意更改操作步驟，利用管理制度監督管理人員按照規定的步驟完成工作內容。要特別注意的是，制定規章制度要全面考慮問題，以加強工作人員的責任意識為主、處罰措施為輔，讓工作人員認識到檔案管理工作的重要性，自覺遵守檔案信息化相關制度。

3.2 提升檔案管理人員的服務意識

檔案管理人員的服務意識會直接影響到檔案信息化建設工作的開展，單位應對檔案管理人員進行培訓，讓他們明確自己的工作職責，意識到檔案管理人員的工作和單位其他工作人員的工作性質是一樣的。檔案涉及單位各項工作的順利開展和進行，關系到單位工作人員的切身利益，因此，檔案的管理工作馬虎不得。管理人員應該不斷提升自己的服務意識，將自己的工作做好，不出現不必要的偏差。而且，單位要加強對管理人員的技術培訓，培訓檔案管理人員的多媒體計算機操作技術及相關理論知識，這些都是檔案信息化建設的基礎和必要前提。只有相關管理人員具有信息化意識和相關技能，才能在工作中不斷加強對檔案信息化的建設，優化檔案信息化工作進程。

3.3 檔案管理智能化

智慧檔案館（室）是今后一段時間檔案信息化建設的方向。中央檔案館原館長、國家檔案局原局長楊冬權指出，智慧檔案館的內容包括檔案信息、檔案實體、檔案環境、檔案人流以及其他方面智能化管理。檔案管理的智能化也可以理解為“會感知的檔案、有生命的檔案、能定位的檔案、保安全的檔案、可節能的檔案……”以全面透徹的感知、高效協同的互聯、智能融合的應用以及以人為本的可持續創新為主要建設內容，對數字檔案信息進行智能管理、安全保存，提供主動服務。

3.4 與現有網絡技術結合

要想更好地開展檔案管理工作，就要有效地利用各種新媒體設備和技術，例如，在進行檔案管理的過程中，要和數據庫的技術人員合作，來開發和建立多媒體數據庫，進而做好數據的采集和儲存工作，先對傳統的紙質檔案進行鑒定，并且把紙質檔案信息轉換成電子格式，然后把檔案資料信息輸入電腦中，并且把檔案信息資料進行壓縮和數字化的處理，最后進行分類儲存。同時，結合受眾的需求特點，先設置好多樣化的客戶端接口，然后進行檔案信息公開，同時還要對檔案信息的外部對接做好一定的安全防護工作，為檔案信息文件安裝防火墻或者審計等安全措施，在利用新媒體技術的同時，還要保障檔案信息安全與高效的存儲、采集以及發布。

3.5 加強檔案信息化技術的應用

檔案信息可以對人們的社會實踐活動進行比較真實的反映，為了給企業、政府以及人們提供相應的文件以及信息，我們一定要對檔案信息實施全面性的管理，這樣將會非常的利于人們進一步的完成決策。社會一直在迅速的發展，關于檔案信息的數據也在不斷的出現增加的趨勢，規模也變得非常大，如果在工作的過程中，利用之前比較傳統的管理模式進行處理這些檔案信息，在很大程度上會使得工作出現一定的失誤，這樣就會和社會的發展要求之間無法更好的適應。因此我們一定要使用一些比較先進的設備以及技術進行處理這些檔案信息，保障檔案在管理的過程中更加的面向信息化以及現代化，更好的造福于人類。

4 結束語

檔案資源是全社會的重要財富。以豐富的檔案信息作為參考依據，可以使很多問題找到解決的突破口。比如在制定工程項目的建設方案時，需要當地氣候、地質、人文等多方面的檔案信息材料；資料越詳細，施工方案就能越精準，項目的質量和社會效益就會越明顯。由此可見檔案資源的重要性和檔案信息化建設的重要性。只有實現檔案的信息化管理，不斷完善信息化建設體系，檔案資源才能發揮出更大的作用。這是時代發展的需要，更是檔案管理工作人員應肩負起的社會責任。