新時期檔案的數字化管理

郭麗婷

（山東省北鎮中學，山東 濱州 256600）

隨著時代的不斷進步，數字化技術的應用范圍越來越大，真正便捷了人們的日常生活、工作學習。在新時期的檔案管理工作中，合理應用數字化技術，突顯數字化檔案管理的巨大優勢，及時完善管理制度，順利實現網絡化、智能化發展等目標，是檔案管理人員必須完成的重要任務。數字化檔案管理勢在必行，不斷地優化檔案管理效果，加快事業單位的改革發展，實踐中積累豐富經驗，數字化技術支持下的檔案管理即可取得事半功倍的理想成效。

1 檔案管理的簡要概述

檔案管理是事業單位業務服務工作體系的重要組成部分，是檔案信息進行集中管理的工作總稱[1]。檔案管理包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、數據統計、信息利用等活動，工作內容的劃分相對穩定但不絕對，緊緊圍繞事業單位的實際發展情況，妥善解決檔案管理工作中的各種問題，制定出科學合理、完整統一的管理計劃，實現管理計劃的全面落實，極有利于事業單位綜合競爭力的提升，可使事業單位更好地開展業務活動，并且占據到絕對的優勢地位。檔案管理有著系統化流程，管理工作質量直接影響著其他部門工作的開展。具體分析檔案管理的重要性，深入探討有效的檔案管理策略，事業單位的發展前景將一片大好。

2 新時期檔案數字化管理的重要意義

檔案管理質量好壞直接影響到事業單位的內部管理，檔案管理工作的有序推進，是提高事業單位發展水平、加快事業單位發展進程的關鍵所在。新時期，檔案數字化管理的重要意義具體體現為：第一，可以提升工作效率。傳統的檔案管理方法并不適用，容易造成檔案資料的丟失，使得檔案管理工作處于混亂局面。有效利用數字化技術，全面提升工作效率，檔案整理、檔案查詢等服務更具便捷化特征，還能減少紙質檔案的存放空間，管理人員熟練掌握數字化技術，在網絡環境下輕松完成管理任務，并且進行檔案資料的線上傳輸即可。第二，促進事業單位的整體發展[2]。收集整理員工資料，合理調整人員結構，針對性提出不同部門的管理要求，檔案資料作為有價值的參考依據，實際利用價值頗高，實現了數字化查詢、高效化利用，事業單位的綜合競爭實力明顯提高，可持續發展目標的實現指日可待。第三，符合時代發展規律。大數據時代背景下的數字化技術應用優勢更突出，實現了檔案數字化管理，一體化辦公則滿足了事業單位內部改革、整體發展的諸多需要，硬件設備隨之更新，檔案管理工作有望走向新的成功。

3 新時期檔案數字化管理中存在的主要問題

1）風險較大。數字化技術普及應用的今天，網絡信息安全問題日益凸顯，電腦病毒、黑客入侵都是檔案信息管理的巨大威脅。事業單位檔案數字化管理存在一定的風險性，紙質檔案轉換為電子檔案，檔案內容編輯時也會暴露諸多弊端，管理人員沒有及時發現問題，容易造成嚴重后果，導致事業單位數字化檔案管理的可行性、安全性隨之下降。

2）制約性強。電子文件對于軟件硬件設備的依賴性較強，當電子文件不能與各類軟件、硬件設備的發展速度相適應時，必然產生很多矛盾，導致檔案數字化管理存在極大地制約性。同一時期的電子文件也有可能出現軟件設備不兼容等情況，越來越多的弊端現狀，導致檔案的數字化管理優勢明顯下降，事業單位的創新發展面臨著較大阻力[3]。

4 新時期檔案數字化管理的策略研究

1）進行系統更新，開展檢查工作。大數據時代背景下，進一步提升事業單位檔案管理工作效率和工作質量，關鍵在于：不斷更新數字化軟件，努力做好數字化檔案管理，同時提升管理人員的責任意識、工作積極性、管理熱情，不能逃避任何問題，必須進行弊端問題的及時解決和管理現狀的有效改善。定期更新系統，優化硬件配置，通過開展數字化檔案管理系統的檢查工作，更為科學的處理檔案資料，完整保存檔案信息，數字化檔案管理工作有序推進過程中能夠收獲意外驚喜。

2）加強系統建設，完善管理制度。目前，大多數事業單位都在數字化檔案管理系統的建設上投入了更多精力，檔案數字化管理工作可以走向成熟，未來的發展前景一片大好[4]。進行統一化的檔案管理，建立完善統一的管理制度，以此為基礎，不斷創新管理方法、工作方式等，其必要性不言而喻。最終擁有與事業單位實際發展相適應的檔案數字化管理系統，才能滿足越來越多的檔案管理需求，從根本上提升事業單位的檔案管理服務水平，其他部門工作的開展非常順利且高效，安全問題得到解決，事業單位檔案數字化發展的優勢會越來越明顯。

3）培訓管理人員，補充技術力量。必須加強檔案管理工作人員的專業培訓，不斷提供數字化檔案管理知識要點的學習機會，使管理人員熟練掌握數字化技術，更主動、更積極的進行檔案數字化管理。管理人員正確認識了數字化檔案管理的重要性，管理工作熱情高漲，能夠為事業單位的創新發展做出應有的貢獻，數字化檔案管理不斷引入技術力量，同時擁有了人才支持，檔案管理環境十分安全，管理工作質量自然有更大程度的提高。

4）維護系統安全，擴大宣傳范圍。檔案數字化管理的最大優勢是數字化技術的有效利用，注重加強檔案數字化管理的系統安全建設，維護人員發揮重要作用，維護好系統功能，及時解決了相關問題，為事業單位專門打造出黑客威脅、病毒威脅的防御系統，方便管理人員日常工作，檔案數字化管理更具安全性、科學性、有效性等特征。此外，新時期應不斷擴大檔案數字化管理意義、功能優勢的宣傳范圍，引起更多人對于檔案數字化管理的重視程度，多個部門共同參與檔案資料的數字化管理，管理工作有序推進變得異常順利，真正實現長效合作，才有益于事業單位的創新發展[5]。可以利用宣傳欄，向廣大員工灌輸檔案數字化管理思想，使得全體員工積極配合數字化管理工作的開展，逐漸形成人人重視檔案的工作風氣，各方提出不同的意見，檔案數字化管理、智能化建設、可持續發展都將變得一帆 風順。

5 結束語

總而言之，大數據時代下事業單位檔案數字化管理工作的開展，必須引起各個部門、工作人員的高度重視。不斷加強檔案的數字化管理，同時完善管理機制、各項制度，進行高素質、技術型人才的培養，根本上提升了事業單位檔案數字化管理水平，工作環境愈發安全，弊端問題得到了妥善解決，數字化檔案管理優勢巨大，更多事業單位將輕松實現創新發展的目標任務。