淺議人事電子文件歸檔工作的原則與策略

王 磊

（內(nèi)蒙古自治區(qū)阿拉善盟阿拉善高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)人力資源和醫(yī)療保障局，內(nèi)蒙古 阿拉善盟 750306）

信息化產(chǎn)業(yè)時(shí)代背景下，數(shù)字設(shè)備的廣泛應(yīng)用在增加電子文件生成量的同時(shí)，如何對(duì)其進(jìn)行有效管理，對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言具有重要影響。目前來(lái)講在企業(yè)規(guī)模化建設(shè)過(guò)程中，電子文件及時(shí)歸檔和有效利用，是行業(yè)穩(wěn)定性發(fā)展目標(biāo)達(dá)成的重要前提，其中由于人事調(diào)動(dòng)的頻繁化，人事電子文件具有易修改和復(fù)制性的顯著特點(diǎn)，在管理中往往存在一定難度，因此在秉承著“預(yù)先控制”、“歸檔管理統(tǒng)一化”以及“隨時(shí)移交為主、定期移交為輔”的原則開(kāi)展管理工作，是提升人事電子文件歸檔工作質(zhì)量和效率的重要渠道。

1 人事電子文件歸檔工作問(wèn)題的基本概述

所謂“電子文件”是指由電子數(shù)碼設(shè)備產(chǎn)生的，以代碼形式存儲(chǔ)于設(shè)備中并借由設(shè)備進(jìn)行查閱、修改和存取的文件。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)文字資料，人事電子文件在企業(yè)發(fā)展雖然具有信息儲(chǔ)存量大、信息存儲(chǔ)查詢(xún)便捷、可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離瞬時(shí)傳輸、便于檢索、便于管理的優(yōu)勢(shì)，但與此同時(shí)由于人事變動(dòng)的頻繁化，卻也存在諸如易被修改、易被刪除、易被復(fù)制、過(guò)于依賴(lài)系統(tǒng)硬件以及檔案維護(hù)工作量大等不足，久而久之阻礙了企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。作為電子文件的重要組成部分，人事電子文件在企業(yè)發(fā)展中具有不可或缺的重要作用，經(jīng)調(diào)查在當(dāng)前文件歸檔工作成效與預(yù)期作業(yè)目標(biāo)之間尚且存在一定差距，造成這種局面形成的主要原因有：

1.1 企業(yè)忽視了對(duì)人事電子文件歸檔管理的重視

在電子文件歸檔中，企業(yè)對(duì)人事電子文件歸檔工作重視度孱弱化，是影響歸檔工作質(zhì)量和效率的重要因素，對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言也是極其不利的。目前雖然企業(yè)辦公自動(dòng)化水平在不斷提高，但經(jīng)數(shù)字媒體設(shè)備產(chǎn)生的電子文件歸檔工作卻未得到高度重視，產(chǎn)生的文件沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行整理、鑒定和歸檔，只是將其存儲(chǔ)于硬盤(pán)中，在增加后期檢索難度的同時(shí)也不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 人事電子文件歸檔缺乏統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)要求

人事電子文件歸檔工作制度作為歸檔工作的參照，制度缺失問(wèn)題的嚴(yán)重化在無(wú)法有效約束電子文件歸檔環(huán)境的同時(shí)，也影響了歸檔工作質(zhì)量和效率，再加之人事電子文件易被修改、易被復(fù)制的特點(diǎn)，導(dǎo)致人們對(duì)其真實(shí)性存在一定的質(zhì)疑。除此之外由于不同企業(yè)采取了不同歸檔方式，在增加后期文件管理工作難度的同時(shí)也不利于企業(yè)的穩(wěn)定性發(fā)展。

2 人事電子文件歸檔工作原則剖析

2.1 預(yù)先控制原則

相比其它電子文件，人事電子文件在歸檔管理中存在一定的特殊性（易被修改、易被復(fù)制）。因此為保證歸檔內(nèi)容的真實(shí)有效，在歸檔時(shí)工作人員需提前做好事前控制，即通過(guò)系統(tǒng)化分析歸檔要求和規(guī)則，確保電子文件在形成前人事電子文件管理功能得以充分發(fā)揮，以此來(lái)有效防止數(shù)據(jù)丟失。

2.2 歸檔管理的統(tǒng)一化原則

由于目前我國(guó)尚未建立統(tǒng)一化的人事電子文件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)，因此不同企業(yè)由于采取不同軟件和系統(tǒng)，在增加后期人事電子文件信息查詢(xún)難度的同時(shí)，也不利于企業(yè)的穩(wěn)定性發(fā)展。因此在進(jìn)行歸檔時(shí)，工作人員還要秉承著“文件歸檔管理統(tǒng)一化”的原則，通過(guò)采用同一種操作系統(tǒng)以及控制軟件，由此來(lái)降低后期信息的查詢(xún)難度。

2.3 隨時(shí)移交為主、定期移交為輔原則

由于人事調(diào)動(dòng)的頻繁化，再加之人事電子文件修改后不會(huì)留有任何痕跡的特點(diǎn)，在進(jìn)行歸檔管理時(shí)為保證電子文檔的真實(shí)性、可靠性，歸檔管理工作人員還需秉承著“隨時(shí)移交為主、定期移交為輔”的原則，由此在盡可能保護(hù)文件原始性不受破壞的同時(shí)保障文件的完整度。

3 人事電子文件歸檔工作優(yōu)化策略剖析

3.1 提高對(duì)人事電子文件歸檔工作的重視

企業(yè)對(duì)人事電子文件歸檔工作重視度不足，是影響歸檔管理工作質(zhì)量的重要因素，因此要想改善當(dāng)前歸檔工作現(xiàn)狀，企業(yè)有關(guān)部門(mén)需加強(qiáng)對(duì)人事電子文件歸檔工作規(guī)范化開(kāi)展意義的宣傳力度，由此在不斷提高對(duì)人事電子文件歸檔工作重視程度的同時(shí)確保歸檔工作落實(shí)到位。除此之外為促使企業(yè)形成一種規(guī)范管理下的電子文件等同紙質(zhì)文件有效的觀念，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中企業(yè)還需從黨政機(jī)關(guān)著手將人事電子文件進(jìn)行整理，并通過(guò)將其擺上議事日程來(lái)保證預(yù)期歸檔作業(yè)目標(biāo)的達(dá)成。

3.2 建立健全完善的人事電子文件歸檔制度

人事電子文件歸檔制度規(guī)范化建立，從某方面來(lái)講可在保證人事電子文件歸檔工作有章可依、有法可循的同時(shí)，促使文件管理趨向制度化、規(guī)范化。就目前來(lái)看在人事電子文件歸檔工作制度制定過(guò)程中，企業(yè)還需加強(qiáng)與國(guó)家信息管理部門(mén)的溝通，在明確掌握當(dāng)前最新檔案信息管理規(guī)定的同時(shí)確保后期文件收集工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，與此同時(shí)企業(yè)還需將人事電子文件納入企業(yè)的執(zhí)法檢查項(xiàng)目，由此保證后期管理工作的制度化。

4 結(jié)語(yǔ)

綜合而言，在信息化產(chǎn)業(yè)時(shí)代背景下，人事電子文件歸檔規(guī)范化管理工作從某方面來(lái)講，對(duì)推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展而言具有重要意義，但由于文件的易被修改、易被復(fù)制等特點(diǎn)，在進(jìn)行歸檔時(shí)工作人員除了要秉承著“預(yù)先控制”、“歸檔管理統(tǒng)一化”以及“隨時(shí)移交為主、定期移交為輔”等原則外，還要做好如下工作，即——提高對(duì)人事電子文件歸檔工作的重視、建立健全完善的人事電子文件歸檔制度、加強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，由此保障企業(yè)預(yù)期可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。