計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的融入分析

陳 軍

（山東省單縣低收入家庭經(jīng)濟(jì)狀況核對中心，山東 菏澤 274300）

檔案管理工作，主要是對各種信息數(shù)據(jù)的收集、整理與保存。信息技術(shù)的運(yùn)用，提升信息收集效果，提高整理工作的有效性。那么如何將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作充分融合呢？本文就此進(jìn)行 分析。

1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理中存在的問題

1）管理理念落后。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對各行各業(yè)工作開展提供了便利。通過對信息化檔案管理工作的分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理理念上存在一些問題。雖然工作人員已經(jīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行相關(guān)的管理工作，但是并沒有真正的提高檔案管理工作效果，無法實(shí)現(xiàn)對各種信息的收集與管理。在實(shí)際工作中，有部分工作人員認(rèn)為信息技術(shù)的運(yùn)用，增加了管理難度，無法提升檔案管理工作質(zhì)量，因此忽略了對信息技術(shù)的運(yùn)用。由于工作人員思想觀念問題，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并沒有發(fā)揮其真正的價(jià)值，影響了檔案管理工作的開展與實(shí)施。

2）工作人員的專業(yè)能力有待提升。目前，在檔案管理工作中，工作人員對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握并不理想，具體表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，檔案管理工作中，工作人員無法靈活運(yùn)用信息技術(shù)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理與保存。部分工作人員僅僅會(huì)簡單的計(jì)算機(jī)操作，無法熟練運(yùn)用信息技術(shù)，影響了對信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合[1]。第二，檔案管理人員的培訓(xùn)工作不到位。在檔案管理培訓(xùn)中，不僅要對工作人員進(jìn)行管理方面的培訓(xùn)，同時(shí)也要進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，使其掌握信息化檔案管理操作方法。但是在實(shí)際管理中，大部分的檔案管理單位都忽略了對員工的培訓(xùn)，致使其對信息技術(shù)運(yùn)用不到位，無法將信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理中。

3）計(jì)算機(jī)設(shè)備有待更新。通過對檔案管理工作的分析，發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)設(shè)備比較落后，部分功能無法檔案管理中體現(xiàn)出來。這一問題出現(xiàn)的原因，就是管理者過分的重視圖書資源的管理，將大部分的資金都放在數(shù)據(jù)資源收集與整理上，忽略了信息技術(shù)設(shè)備的投入與更新?？茖W(xué)技術(shù)是與時(shí)俱進(jìn)的技術(shù)，需要不斷的更新與優(yōu)化，才能實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，更好地實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的落后，無法為檔案管理工作提供更多的支持與動(dòng)力。

2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理運(yùn)用對策

1）完善管理制度，優(yōu)化管理理念。在檔案管理工作中，為了提升計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用價(jià)值，提高人力資源管理效果，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，意識(shí)到信息技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合的重要性，并積極引入信息技術(shù)，利用信息化管理方式提高檔案管理工作效果，減少檔案信息丟失的問題。通過信息技術(shù)的引入，為檔案的管理保存、用戶的檢索使用提供便利，提高服務(wù)效率與水平，解決后續(xù)存在的問題。同時(shí)還應(yīng)制定科學(xué)的管理制度，規(guī)范計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用流程，要求工作人員根據(jù)流程操作，保證操作的規(guī)范性[2]。同時(shí)，制定責(zé)任制度，明確各個(gè)崗位工作人員的責(zé)任與內(nèi)容。以此保證檔案管理工作的科學(xué)性與合理性。通過不同管理制度的實(shí)施，提升工作人員對信息技術(shù)運(yùn)用的重視，將此與檔案管理充分融合，推動(dòng)檔案管理工作的順利實(shí)施。

2）加強(qiáng)設(shè)備的引入，提升信息化管理效果。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理融合的過程中，需要加強(qiáng)對技術(shù)與設(shè)備的更新與維護(hù)，為信息化檔案管理工作開展提供基礎(chǔ)保證。檔案管理工作中設(shè)置專項(xiàng)資金，作為計(jì)算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新的保障，做到專款專用[3]。此外，還應(yīng)成立專門的設(shè)備維護(hù)小組，定期對計(jì)算機(jī)設(shè)備與技術(shù)進(jìn)行更新與維護(hù)。通過對計(jì)算機(jī)設(shè)備定期的維修與檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)設(shè)備中的不足，并完善信息技術(shù)，以此優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，為信息化檔案管理提供技術(shù)保障。通過信息設(shè)備的完善與定期的維護(hù)維修，可以解決以往設(shè)備落后技術(shù)、功能差的問題，能夠促使檔案管理工作有效的進(jìn)行。

3）組織培訓(xùn)教育，提升工作人員素質(zhì)。在檔案管理工作中，需要組織相關(guān)的培訓(xùn)教育活動(dòng)，提升工作人員的管理素質(zhì)、服務(wù)、素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力。在實(shí)際工作中可以通過以下方面入手：第一，加強(qiáng)對檔案信息管理人員計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)[4]。這一技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)開展的目的，就是提升管理人員計(jì)算機(jī)操作水平，使其可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)利用此進(jìn)行相關(guān)的工作，保證計(jì)算機(jī)信息化檔案管理工作的順利開展。在實(shí)際工作中，需要根據(jù)工作人員的實(shí)際情況進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，培養(yǎng)其信息化管理理念，使其學(xué)會(huì)利用信息技術(shù)為用戶提供服務(wù)，降低自身工作的壓力。第二，加強(qiáng)對工作人員服務(wù)意識(shí)與自我發(fā)展意識(shí)的培養(yǎng)。信息化檔案管理工作開展的目的就是解決以往檔案管理中的不足，提升工作人員的素質(zhì)與能力。在實(shí)際工作中，需加強(qiáng)工作人員服務(wù)意識(shí)與能力的培養(yǎng)，使其學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，以此提升管理工作質(zhì)量與效率，促使檔案管理工作的實(shí)施。第三，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，對信息化管理工作開展提供強(qiáng)有力的支撐。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隊(duì)伍的建設(shè)非常重要，是推動(dòng)信息化檔案建設(shè)的關(guān)鍵因素。檔案管理部門需要提升對技術(shù)人員的培養(yǎng)，組織針對性的技能培訓(xùn)活動(dòng)，將信息化管理系統(tǒng)的使用方法、流程體現(xiàn)在培訓(xùn)活動(dòng)中，提升技術(shù)人員的專業(yè)能力。第四，拓展招聘途徑，吸引更多的人才。這一工作需要具備專業(yè)性、職業(yè)能力的人參與，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的融合。因此，需要拓展招聘途徑，選擇更多優(yōu)秀的人才，豐富原有的檔案管理人員隊(duì)伍，促使檔案更好的進(jìn)行。

4）建立檔案資源庫，提升工作質(zhì)量。在檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)各種資源的整合利用，促使檔案管理工作的實(shí)施。在實(shí)際工作中，加強(qiáng)對檔案資源庫的建立，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，將各種資源整合在一起，保證信息收集與應(yīng)用的全面性與科學(xué)性[5]。實(shí)際工作中，可以通過信息技術(shù)的運(yùn)用，建立網(wǎng)絡(luò)資源庫，將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化成電子文件，并分類進(jìn)行管理，以此保證信息的安全性與有效性。信息資源庫建立的目標(biāo)，就是提升資源的利用率，做好檔案資源的保存與管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，可以提升檔案數(shù)據(jù)收集效果，且能夠保證信息資源的合理性，為后續(xù)其他活動(dòng)開展提供便利。在實(shí)際工作，加強(qiáng)對信息技術(shù)的運(yùn)用，采用紙質(zhì)檔案管理與數(shù)字檔案管理結(jié)合的方式，提升檔案管理工作水平，為信息收集、運(yùn)用與管理提供便利，促使檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3 結(jié)語

總而言之，在檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作，提升檔案信息收集、整理、保存的效率，促使檔案管理工作價(jià)值提升。由于管理理念、員工素質(zhì)方面的問題，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理融合效果差。但是通過理念的更新、員工素質(zhì)的提升，檔案信息資源庫的建設(shè)及設(shè)備的投入更新，提升檔案管理工作效果，促使檔案管理工作更好的發(fā)展。