事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究

鄧小鳳

（冀魯豫邊區(qū)革命紀念館，山東 菏澤 274000）

隨著信息時代的到來，各行各業(yè)都應(yīng)該與時俱進，以避免被時代淘汰的命運。從當前情況來看，我國事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在一些問題，諸如檔案管理模式不夠統(tǒng)一、各部門之間信息無法實現(xiàn)共享，并由此而引發(fā)部分信息滯后、甚至于管理的有效性等問題，在一定程度上影響了檔案管理工作的信息化水平和公共服務(wù)的質(zhì)量，而這些是與信息時代的高效率要求是格格不入的。因此，筆者在本文中從分析加強檔案管理信息化建設(shè)的意義入手，對當前事業(yè)單位檔案管理中所存在的問題進行了歸納和總結(jié)，并為當前提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平提出了相應(yīng)的對策，希望本文能夠為有效提升我國事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，確保其工作效率和公共服務(wù)質(zhì)量提供些許的參考。

1 加強事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的意義

1.1 有利于檔案資料的長期保存

眾所周知，我國傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理多采用紙質(zhì)模式，此種模式的最大弊端在于紙張容易受潮，特別是在南方等多雨地區(qū)，紙制檔案管理極為困難，稍有不慎，就可能造成紙張發(fā)霉而影響檔案查閱等嚴重問題；而信息化檔案管理則不會出現(xiàn)此類情況，只需將檔案信息準確無誤的錄入磁盤，則基本不必擔(dān)心因為天氣原因而造成信息丟失或無法查閱等問題，除非人為破壞，否則永久保存不會有任何 問題[1]。

1.2 易于檔案信息查詢

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)資料眾多，查閱極為困難，而且，查閱手續(xù)也相對復(fù)雜，甚至可以用繁瑣來形容；而實行信息化管理以后，一切都變得簡單，只需在檔案數(shù)據(jù)庫中搜索關(guān)鍵詞，即能夠迅速查詢到所需要的信息，能夠在很大程度上提高工作效率，節(jié)省時間成本。

1.3 降低管理成本

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，事業(yè)單位的檔案室完全可以用堆積如山來形容，而實行信息化管理之后，則能夠極大的節(jié)省占用空間，尤其是對于地處寸土寸金大中城市的事業(yè)單位來講，更具實際意義；同時，信息化管理能夠大幅度降低管理人員的工作強度，減輕工作人員的工作負擔(dān)。

1.4 轉(zhuǎn)變工作的職能

可以說，檔案管理的信息化并不是簡單的由紙制檔案改變?yōu)殡娮訖n案的過程，其本質(zhì)上是轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案管理工作的職能，是由傳統(tǒng)的檔案保管、應(yīng)用轉(zhuǎn)變成為檔案信息采集、管理及提供服務(wù)，對于深化事業(yè)單位體制改革具有重要意義。

2 當前事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題及現(xiàn)狀

2.1 對待檔案信息化建設(shè)了解較少，重視程度偏低

在過去較長一段時間內(nèi)，承載檔案信息的絕大多數(shù)都是紙質(zhì)文件或者是一些音頻資料，保存和管理均很困難。隨著時間的積累，許多檔案文件堆積如山，無法實行原有的檔案管理方式，想要較好管理檔案，則需要具有強大功能的設(shè)備給予支持，在硬件和軟件上均要做出提升，例如：存儲設(shè)備的要求就是具有相當穩(wěn)定的性能、具有超高的安全系數(shù)能保證檔案信息絕對安全不會被泄露及惡意修改、存儲總量必須要夠大，這樣才能成功構(gòu)建一套功能完善、結(jié)構(gòu)完整，絕對安全的一體化系統(tǒng)來實現(xiàn)檔案信息化。但是這種檔案信息化建設(shè)卻受阻了，由于工作單位的可使用經(jīng)費有限，單位領(lǐng)導(dǎo)者思想跟不上時代發(fā)展，管理理念陳舊，沒有認識到實行檔案信息化建設(shè)的重要性，沒有意識到檔案管理隨時間發(fā)展社會進步的同時也應(yīng)該采用先進的信息技術(shù)來實現(xiàn)升級。進行檔案化管理的手段十分落后，阻礙了檔案信息化建設(shè)[2]。

2.2 保密性與安全性較差

時代發(fā)展迅速，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)全面普及，在當今大的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)面臨著諸如一些安全性較差等問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面，一是檔案保密方面的法律病沒有完善。當前現(xiàn)有的《中華人民共和國保守國家秘密法》無法較好滿足當前社會對于社會信息被保護的需求，沒有健全的法律來保護公民的基本權(quán)益也就導(dǎo)致檔案信息化管理工作開展受到阻礙；二是工作人員工作上存在較大問題，檔案管理人員保密意識較差。 其對信息化檔案管理并不熟悉，經(jīng)常去做高風(fēng)險的事情導(dǎo)致公民檔案可能會被泄露，比如使用自己攜帶的安全系數(shù)較低的計算機進行檔案信息的錄入、傳輸及查詢。看似不經(jīng)意的小細節(jié)，就會讓別有用心之人有可乘之機。威脅公民的信息安全；三是信息化管理工作保密技術(shù)較差，容易泄露隱私。保密措施跟不上高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)，進一步導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)信息安全性較差，公民的檔案信息有泄露的風(fēng)險。

2.3 已經(jīng)建設(shè)成功的檔案管理信息化平臺具有較慢更新速度

雖然我國已有較多事業(yè)單位建成相對完善的職工檔案管理平臺，但在工作中仍然缺乏對待管理平臺的重視，領(lǐng)導(dǎo)者缺少相關(guān)平臺管理經(jīng)驗，所以導(dǎo)致檔案管理平臺優(yōu)化不及時，進一步導(dǎo)致部分模塊更新速度較慢，從而使新加入公司的員工檔案信息不能及時被錄入到系統(tǒng)中，使單位的人才優(yōu)化管理計劃被擱置[3]。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)平臺很少被使用

為了使檔案管理的成本和員工的工作量大大降低，部分事業(yè)單位采取檔案信息化管理，這樣管理既可以提高查找資料及個人信息時的快捷性和準確性，還可以大幅度減少員工的工作量，但是從目前情況來看，事業(yè)單位進行檔案管理時，很少使用檔案管理信息化建設(shè)平臺，這一做法嚴重影響了該平臺發(fā)揮，也使檔案管理信息化工作遭到影響。

2.5 相關(guān)管理人員信息化素質(zhì)較低。

在信息時代處于剛剛起步狀態(tài)時，事業(yè)單位在檔案管理上采用員工進行管理經(jīng)營，因為信息化程度屬于較低狀態(tài)，且使用管理系統(tǒng)的人員基本都是較老員工已經(jīng)上崗數(shù)10年，并不具有相關(guān)專業(yè)知識且接受新知識的能力也較差，有些年齡較大的員工 甚至無法熟練使用計算機進行辦公。相關(guān)管理人員不僅信息素質(zhì)低，且較多負責(zé)檔案管理的人員在負責(zé)檔案管理工作之前為辦公室文員，對檔案工作管理沒有接受過培訓(xùn)，不了解工作的內(nèi)容和相關(guān)業(yè)務(wù)知識也并不知道自己的工作流程。部分人員對檔案管理的法律知識淡泊，對于《檔案法》及一些有關(guān)法律規(guī)定不熟悉，基本不具有保密意識，保密觀念淡薄，綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，所以應(yīng)該提高相關(guān)管理人員信息化素質(zhì)以及他們的保密意識，這樣才能使檔案管理工作進一步發(fā)展。

3 當今社會事業(yè)單位檔案管理策略

3.1 給予信息化建設(shè)更多的重視

利用現(xiàn)代化手段，從而實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化現(xiàn)代化，建立全面的數(shù)據(jù)庫提高搜索檔案信息的效率，根據(jù)使用者的需求可進行關(guān)鍵字搜索迅速獲取到所需材料，這樣可以提高相關(guān)工作人員的工作效率。所以事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者需認識到檔案管理的重要性，并且著重派遣人力進行檔案管理工作的建設(shè)，增加資金投入，向其他有經(jīng)驗的單位企業(yè)進行咨詢，向他們學(xué)習(xí)經(jīng)驗。選擇適合自己的信息化模式，采購相關(guān)的設(shè)備，構(gòu)建信息化平臺后，相關(guān)監(jiān)管部門應(yīng)該保證政務(wù)信息的適度公開。不要設(shè)置過于繁瑣的檔案借用查閱的手續(xù)，在檔案合理利用的范圍內(nèi)縮短審批的時間，保證檔案管理公開透明，可以受到全社會的監(jiān)督管理，提高檔案信息的真實性和準確性，使檔案可以被較好 利用[4]。

3.2 完善檔案信息化管理機制

早些年，傳統(tǒng)的檔案管理方式是以紙張進行記錄，在時間的推移下，長期儲存會使紙張受損或者因光照而使紙張上的字跡變得模糊，所以相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該及時改變檔案存儲方式，當務(wù)之急引進現(xiàn)代化技術(shù)，增加資金投入，所以引進現(xiàn)代化技術(shù)形成一體化系統(tǒng)，運用計算機硬盤，U盤等儲存電子檔案，按照特定規(guī)律程進行存放分類，控制存放檔案資料的儲藏室的溫度在17℃至20℃，控制濕度保持在35%至45%，一定要做好防火防水工作，以此來保證檔案信息的安全性，同時應(yīng)該利用高科技手段將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案，這樣方便儲存，建立完善的信息庫。實現(xiàn)檔案信息的全網(wǎng)絡(luò)共享，以此來提高檔案利用率[5]。

3.3 安全正確利用檔案

雖然電子檔案有很多好處，但同時也有風(fēng)險，由于當今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有較多不確定因素，信息泄露也時有發(fā)生，為了使檔案信息保密和公開處于平衡狀態(tài)，我們應(yīng)該從以下兩個方面來進行檔案保護：1）制定檔案安全管理制度。完善相關(guān)法律的建設(shè)。事業(yè)單位可以根據(jù)自身的需求來進行合理修改使用差異化的權(quán)限，出現(xiàn)檔案泄露等問題并且追究責(zé)任人責(zé)任。涉及個人隱私時，僅能將信息提供給合法知情者。2）運用先進的計算機手段以及設(shè)備確保檔案安全，為了保證原有檔案是唯一的，原有檔案必須具有檔案所有人的簽名或者單位的公章等一些具有法律效益的能夠證明身份的憑證。進行檔案管理的工作時，相關(guān)工作人員應(yīng)該做好電子檔案備份，按10殺毒建設(shè)計算機防火墻，避免因計算機故障或者病毒導(dǎo)致檔案的丟失，泄露而造成財產(chǎn)損失，使集體和個人都受到損失。

3.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

事業(yè)單位應(yīng)該著重監(jiān)管檔案管理工作人員。使他們能夠掌握現(xiàn)代化技術(shù)，利用計算機等技術(shù)及相關(guān)軟件來對檔案信息進行統(tǒng)計錄入，這樣可以大大提高資源的整合率，建議高校設(shè)立相關(guān)課程培養(yǎng)一批具有專業(yè)知識的相關(guān)人才，事業(yè)單位應(yīng)該聘請專業(yè)人員對檔案管理人員進行統(tǒng)一集訓(xùn)，讓其快速掌握在該部門工作所需要的技術(shù)，在工作時管理者應(yīng)該對工作人員設(shè)立明確的工作要求，并要求其嚴格遵守，對相關(guān)工作人員實行有獎有罰制度 。

4 結(jié)語

綜上所述，由于科技的高速發(fā)展和社會的進步，檔案管理工作的內(nèi)容發(fā)生了一定的變化，管理人員的心理也發(fā)生著變化，緊靠過去已經(jīng)過時的檔案管理方式和不先進的技術(shù)手段，無法滿足當今社會的需求，所以構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理方式已經(jīng)迫在眉睫。例如建立數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系，以此來實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，這樣既可以提高檔案管理工作的效率，也可以縮短檔案提取所需要的時間，減輕檔案管理人員的工作負擔(dān)，檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)是檔案管理工作必然經(jīng)歷的，所以事業(yè)單位應(yīng)盡早盡快注重檔案管理工作建設(shè)，這樣才能使事業(yè)單位整體水平有顯著提升。