檔案管理中數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)用策略分析

畫(huà) 方

（洛陽(yáng)北控水務(wù)集團(tuán)有限公司，河南 洛陽(yáng) 471000）

在現(xiàn)今社會(huì)不斷發(fā)展背景下，檔案管理工作是當(dāng)下最為復(fù)雜的一項(xiàng)工作內(nèi)容。在檔案管理工作中，包含著大量的個(gè)人信息，一旦在整理信息數(shù)據(jù)過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)，將會(huì)對(duì)某個(gè)人造成極大的影響。在以往電子信息技術(shù)還未得到廣泛應(yīng)用的時(shí)期，檔案管理工作通常是借助人工的力量來(lái)完成相關(guān)檔案的歸納與整理。在僅僅依靠人工的情況下，檔案管理工作的整體效率不僅呈現(xiàn)偏低的情況，在一定程度上，還會(huì)存在較多的缺陷與問(wèn)題，例如檔案錯(cuò)誤、丟失等情況。為了避免上述情況的出現(xiàn)，我國(guó)政府在不斷的完善相關(guān)政策，以此減少問(wèn)題的出現(xiàn)，雖具有一定的成效，但該種問(wèn)題依舊存在。近年來(lái)，電子技術(shù)快速發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域中逐漸廣泛應(yīng)用電子技術(shù)，檔案管理行業(yè)也逐漸應(yīng)用電子數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)歸納、整理相關(guān)檔案。

1 數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀

在時(shí)代快速發(fā)展背景下，我國(guó)各個(gè)單位的業(yè)務(wù)在不斷壯大，傳統(tǒng)的人工管理檔案的方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段具有巨大數(shù)量的檔案整理工作。在社會(huì)對(duì)檔案庫(kù)大的利用需求下，檔案管理工作的創(chuàng)新與改革逐漸成為行業(yè)發(fā)展主流，利用檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理成為提高各個(gè)單位檔案管理水平的主要途徑。在信息化時(shí)代下，以往傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案逐漸轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字信息，也就是說(shuō)以往實(shí)態(tài)的檔案信息逐漸向虛擬化轉(zhuǎn)變。從某種角度上將，在網(wǎng)絡(luò)中所傳遞的檔案信息，往往是檔案復(fù)制品，在一定程度上保證了檔案信息的安全性與隱秘性。與以往傳統(tǒng)方式整理檔案信息不同，數(shù)據(jù)庫(kù)在管理檔案的過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)的輔助，可以很快地進(jìn)行相關(guān)檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作，在一定程度上講，數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用比以往整理紙質(zhì)文檔有著更高的要求。因此，管理人員不僅需要擁有較強(qiáng)的檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)與數(shù)據(jù)庫(kù)具有一定的認(rèn)知與了解。在現(xiàn)階段的檔案館工作中，存在大量的管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化的情況，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)以及數(shù)據(jù)庫(kù)等方面缺少相關(guān)的知識(shí)，導(dǎo)致在錄入基本信息時(shí)，無(wú)法確保基本信息錄入的準(zhǔn)確性與規(guī)范性。另外，在建立部分檔案管理軟件的過(guò)程中，相關(guān)人員僅僅考慮了當(dāng)時(shí)的數(shù)據(jù)量以及用戶需求，忽視了為了發(fā)展的需求，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)中僅僅擁有少量的數(shù)據(jù)字段，數(shù)據(jù)庫(kù)容量較小，無(wú)法導(dǎo)出通用格式的數(shù)據(jù)。一旦數(shù)據(jù)量成倍增長(zhǎng)，數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行速度便會(huì)大幅降低，工作效率也因此大幅下降。

2 數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的應(yīng)用建議

2.1 采用科學(xué)的數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)方式

早期開(kāi)發(fā)檔案管理軟件時(shí)一般采用的是機(jī)構(gòu)化的方式，由于其穩(wěn)定性、可修改性以及可重復(fù)使用的程度都不太理想，一旦用戶需求產(chǎn)生變化，往往會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)產(chǎn)生變化，而這種變化的實(shí)現(xiàn)則需要較高的代價(jià)來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，檔案管理部門(mén)對(duì)開(kāi)發(fā)檔案管理軟件進(jìn)行了一定的研究與創(chuàng)新，并擁有了一定的成效。新型的檔案管理軟件采用的是面向用戶的程序設(shè)計(jì)方法，通過(guò)商定一種或多種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在不同軟件之間的信息共享。同時(shí)為了滿足時(shí)代信息網(wǎng)絡(luò)化的需求，檔案管理軟件具有了借助網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息查詢、交換的功能。為了實(shí)現(xiàn)日后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)的升級(jí)與更新，軟件在設(shè)計(jì)過(guò)程中還需考慮數(shù)據(jù)量增長(zhǎng)速度以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)發(fā)展的整體趨勢(shì)，以此確保檔案管理軟件的科學(xué)性。

2.2 確保檔案的保密性和安全性

在整個(gè)檔案管理工作中，人們對(duì)于單位檔案的保密性與安全性有著極高的重視。一旦檔案進(jìn)入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正義的安全性是決定檔案保密性的重要因素。作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用者，相關(guān)電子文件的保管者與擁有者都需要對(duì)相關(guān)信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行實(shí)時(shí)的關(guān)注，在管理過(guò)程中，相關(guān)人員有責(zé)任采用防火墻、密碼技術(shù)等先進(jìn)的信息保密技術(shù)確保檔案的保密性。同時(shí)，為了確保檔案的安全性，相關(guān)管理部門(mén)需要建立符合科研檔案技術(shù)發(fā)展規(guī)律的各種工作規(guī)范來(lái)保障電子文件的安全。

2.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，及時(shí)備份數(shù)據(jù)

在整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)于檔案安全性的偉大威脅便是網(wǎng)絡(luò)中的威脅。為了避免網(wǎng)絡(luò)中存在不安全性因素，在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，相關(guān)管理人員需要采用多種網(wǎng)絡(luò)安全策略，通過(guò)各種安全策略之間的相互配合，有效保證檔案的安全性。在網(wǎng)絡(luò)完全策略中，網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)控制是保證網(wǎng)絡(luò)安全的重要核心策略。在整個(gè)網(wǎng)安全管理中，其主要的工作人物便是確保網(wǎng)絡(luò)資源不會(huì)被非法使用或訪問(wèn)。可以說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)控制是保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)資源安全的主要手段。除此之外，檔案管理工作中還需建立計(jì)算機(jī)檢索查詢和提供檔案信息的主要服務(wù)方式，通過(guò)對(duì)使用者提供網(wǎng)狀的信息組織結(jié)構(gòu)，確保使用者在瀏覽相關(guān)信息的過(guò)程中，可以根據(jù)自身的意愿對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查閱。

2.4 關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化

在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的推動(dòng)下，檔案信息系統(tǒng)逐漸向局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的方向拓展，雖然在一定程度上增加了檔案信息管理效率，但隨之而來(lái)的是計(jì)算機(jī)病毒的危害。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，新型病毒擁有著較多的新特征，例如病毒會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行擴(kuò)散，在擴(kuò)散過(guò)程中，病毒與計(jì)算機(jī)之間呈現(xiàn)密切的入侵關(guān)系。在Windows操作系統(tǒng)中，其自身的網(wǎng)絡(luò)功能是病毒常見(jiàn)的攻擊點(diǎn)。為了有效避免上述問(wèn)題的出現(xiàn)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注意新的技術(shù)變化，通過(guò)制定針對(duì)性的策略，對(duì)檔案管理的相關(guān)制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護(hù)、應(yīng)急措施等多方面進(jìn)行綜合的防范，確保檔案信息的安全。

2.5 加強(qiáng)法制建設(shè)

保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門(mén)自身的努力是不夠的，還需要有相關(guān)法律、規(guī)章制度的約束。因此，檔案信息安全與其它社會(huì)問(wèn)題一樣，是一個(gè)復(fù)雜的綜合性較強(qiáng)的問(wèn)題，各個(gè)環(huán)節(jié)必須緊密銜接才能發(fā)揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的，缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國(guó)早已將信息安全列入國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略在檔案信息安全保障中相關(guān)法律規(guī)章制度的建設(shè)有著極為重要的作用。為了確保在新問(wèn)題形成后，檔案信息的安全性，我國(guó)需要更加完善、專業(yè)的法律、法規(guī)出臺(tái)。

3 結(jié)束語(yǔ)

在社會(huì)發(fā)展，時(shí)代所趨的要求下，為了提高檔案管理效率，進(jìn)行檔案管理的人員需要全面掌握相關(guān)大數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)技能知識(shí)，通過(guò)運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的相關(guān)性，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)互聯(lián)。同時(shí)，管理者要積極發(fā)現(xiàn)具有計(jì)算機(jī)高科技技術(shù)型人才，不斷的培養(yǎng)具有高科技人才。做好傳統(tǒng)與新時(shí)代相關(guān)技術(shù)的銜接，使得新時(shí)代、新技術(shù)、新方法成功的做好檔案管理工作。