醫院科技檔案資源的管理與信息共享

陳偉國

（廣東省佛山市第一人民醫院，廣東 佛山 528000）

醫院科技檔案是醫院提高社會效益、經濟效益和綜合競爭力的第一手信息資源，是醫院學科建設與發展的保障。科技檔案管理不能只停留在完成“立卷歸檔”階段，相反，它是醫院潛在的重要信息資源，蘊含大量有科學價值的信息[1]。如何開發與利用好科技檔案為醫院科研服務是檔案管理工作面臨的重要課題。

1 醫院科技檔案信息資源開發利用工作存在的問題

目前我國醫院科研檔案的管理水平和信息共享程度還不高，普遍存在規范性不足，數字化程度較低和開發利用價值欠缺等諸多問題，阻礙了醫院學科建設和科研的前進步伐。

1）科技檔案意識和歸檔制度有待加強與規范。長期以來，醫院科技檔案管理工作中普遍存在“重醫療文書檔案”而忽視“科技檔案”的傾向，從醫院領導到醫院科研人員，重視科研卻忽視科技檔案的開發與利用，因而普遍存在檔案管理不夠規范及管理制度不夠健全等問題。

2）紙質文獻仍是科技檔案的主要收藏方式。目前，綜合實力較強的醫院雖然成立有辦公自動化管理、醫療文書、病案電子化管理，但仍有許多二級以下醫院科技檔案多年來仍以立卷存檔為主，使檔案管理停滯于傳統的紙質痕跡資料的收集整理與保管模式。國家有關部門雖頒布了多種有關檔案信息化的條例或規定，但時至今日，仍有部分醫院沿用人工手檢的原始科技檔案檢索方法，在相當程度上影響了科技信息資源的進一步開發利用。

3）科技檔案開發利用率和反饋率低下。科研課題負責人往往只重視項目研究過程、質量控制和科研成果的結題評價與獎項申報，忽略科研進程中原始材料的積累與收集。對科技檔案的管理僅體現在收集與保存等方面，致使科技檔案未能得到有效利用和推介流通，管理人員無法利用院內豐富的一手科技檔案信息資源為各臨床科室和基層醫院提供相應的信息服務和成果應用推廣。使醫院的檔案管理始終處于紙面化狀態，過分注重具體資源的保護，忽略了科技檔案資源的開發與利用。三級綜合醫院每年各臨床科室在診療活動中都會產生一些新技術、新項目，需要管理人員及時組織評價和發布會，將這類科技檔案資源在院內進行推介，使新成果能盡快用于醫療實踐。

2 醫院科技檔案信息資源開發利用的有效方式

1）構建完整安全的醫院科技檔案管理體系。醫學科研的本質在于發展與創新，這些都離不開科技檔案信息資源的有力支撐。首先應改變管理模式，對醫院科技檔案工作實行統一領導，分級管理，切實維護科技檔案的完整與安全。根據《全國檔案信息化建設實施綱要》等相關檔案法律法規和《中共中央國務院關于深化醫藥衛生體制改革的意見》中提出的要進一步加強醫藥衛生科技信息資源的開發與利用要求，結合醫院發展實際，制定切實可行的科技檔案管理制度，重點在嚴格遵照執行。

醫院科技檔案信息化管理與建設必須以建立完善的管理機制為前提[2]。唯有如此，才能有效提升醫院科技檔案的信息化管理和開發利用水平。首先是觀念的轉變，要徹底摒棄落后的管理思維模式，創新檔案管理信息化手段；實施過程必須以問題為導向，詳細羅列予以注明，包括信息歸檔問題、使用方式等；針對科技檔案的不同信息類別，采取不同等級的保存方法，帶有機密性質的文件或專利文件要采取相比其他普通檔案管理更為嚴格的特殊性保護措施。管理制度與開發利用體系的逐步完善，為實現科技檔案的數字化、信息化奠定了堅實基礎，有利于科研工作的順利開展。例如我院參與開發的佛山市科技創新項目《醫院科研教學管理系統的研發與應用》，為醫院建設高水平研究型醫院起到了原始科研數據的搜集管理、提供和保障作用。

2）基于科學方法的科技檔案管理信息化。隨著醫療衛生事業的不斷拓展和進步，醫院科技檔案建設成為當務之急。現階段我國醫院科技檔案的信息化建設還不平衡，綜合實力較強的大型三甲醫院由于領導重視，經費投入比較充裕，信息化程度普遍較高，但很多二級以下醫院則出于經濟考慮，在資金方面明顯投入不足，有待改進加強。

三甲醫院科技檔案信息化管理和建設的經驗與成果應及時提供給區域內其他醫院參考。由于該項工作相對復雜，內涵豐富，涉及醫學的每一個學科領域，科學性很強。因此，要求醫院在應用軟件和硬件設備等方面不斷提檔升級，以適應檔案信息化管理和建設發展的 需要。

為方便共享與利用，讓靜止的科技卷宗變為動態并有實際應用價值的資源，可設計科技檔案“關鍵信息檢索條目”，引入與科技檔案管理相匹配的軟件系統，結合本院實際情況在使用過程中進行優化和修訂，加入個性化條目，完善科技檔案信息系統組建，將電子文檔和紙質文檔一起歸檔，方便醫務人員檢索、搜集科技檔案有效信息資源，助力科技成果轉化，使醫院科技檔案信息資源管理數字化建設逐步邁上新臺階[3]。

3）激活和實現科技檔案利用價值的路徑。2020年的全國三級公立醫院“國考”中，我院在國內2398家醫院中排名第34位。從綜合考評結果可以看出，凡是總分排名靠前的醫院，均極為重視科技檔案資源的有效管理和開發利用與共享，并始終強調醫學科研成果的轉化 應用。

醫學是科學，“醫者仁心”不是口號，更需要高超的醫學技術作為支撐。實踐證明，醫學科技檔案信息資源最有效地利用模式是科技成果的臨床轉化應用[4]。區域內的三甲醫院有必要作為引領者，以發掘并激活科技檔案信息資源，充分體現科技檔案的開發利用價值作為工作的出發點。利用追蹤調查法，收集科技成果信息，加強對醫院科技檔案進行科技成果宣傳推廣和追蹤調查隨訪等方面的研究，及時將本院經臨床實踐證實有應用價值的新技術介紹到院內各科和區域內各基層醫院，提高醫院的診療水平，使廣大患者受益。

3 結束語

科技檔案是國家檔案體系的重要組成部分，作為醫院檔案管理者，只有主動作為，清晰了解社會數字化、信息化的發展趨勢，以科技檔案作為重要信息資源，建立以科技檔案信息資源開發利用為核心的新型知識管理模式，加強檔案信息資源共建共享，不斷創新服務手段，才能實現醫院科技檔案信息化建設與醫院學科建設同步發展，確保醫學科技檔案信息資源開發利用與共享的最優化。