基于云計算的檔案信息化管理應用分析

王秀東

（灤平縣婦幼保健院，河北 承德 068250）

云計算的概念最早由谷歌提出，主要是指借助因特網的優勢，為用戶提供共享化資源，并且這種服務是動態存在的。對于檔案管理來說，其工作的枯燥性與繁雜性恰恰需要高效的云計算信息管理。因此，有必要分析基于云計算檔案信息化管理的困境，并提出優化措施，這對于基于云計算的檔案管理具有很高的應用價值。

1 基于云計算的檔案信息化管理的困境

1.1 信息檢索機制不一

在目前檔案信息化管理的過程中，存在信息資源無法充分共享的問題，并且由于檔案信息的龐雜性，數據較為分散，致使信息檢索機制并不能形成一套完整的體系。一方面，檔案信息的來源復雜，每種檔案都擁有不同的收集方式，使得檔案資源以及信息管理的難度增大。另一方面，在檔案信息管理的過程中，缺乏對信息檢索機制的充分運用，沒有充分發揮出云計算的技術優勢[1]。

1.2 檔案共享資源難度大

要想使得云計算技術能夠在檔案管理中得到高效的運用，首要問題就是實現檔案資源的共享，但目前存在檔案共享資源難度大的問題。一方面，由于檔案信息化管理的體系尚未成熟，主要是云平臺方面的管理體系和系統尚未完善。另一方面，受制于傳統理念的限制，許多檔案管理部門并沒有將相關數據上傳到互聯網系統中，使得各方資源并沒有實現一體化的整合，檔案共享資源的難度較大。

1.3 隱私保護難度大

基于云計算的檔案信息化管理無法忽視的一個問題就是各部門和用戶的隱私安全問題。云計算通過集群應用，網絡文件共享等功能，將不同部門的各種不同類型的檔案通過云計算的方式集合起來協同合作，共同對外提供數據存儲和業務訪問的一種方式，而這個網絡是生存在防火墻之外的一種存儲軟件，會不可避免的產生隱私問題。此外，云計算是以分布式網絡為基礎的，每個用戶都是網絡上的一個節點，每個檔案管理部門也是網絡上的一個節點，如果沒有安全保護，很容易使得檔案系統遭受企業木馬系統的侵襲，不經檔案管理部門的同意，隨意調取檔案。

2 基于云計算的檔案信息化管理的舉措

2.1 統一信息檢索機制

要想解決檔案信息化管理中信息檢索機制不一的問題，應該進行云模式下的資源重組，對分散的資源進行整合，更好地滿足檔案管理部門的需求。首先，應該構建統一的服務平臺，不斷對應用接口進行優化，同時在構建一體化平臺的過程中還應結合不同檔案管理部門的類型，進行科學合理的分類，從而構建更加科學有效的相關機制，進而利用云計算的技術優勢，進一步對檔案資料進行科學的調整，最終實現用戶和檔案部門都能通過云客戶端就能精準的找到自身所需的檔案資料信息。其次，應注重云計算檔案管理的服務功能，樹立服務意識，構建完備的檔案管理體系，結合用戶的多元化需要，突破原有的陳舊的檔案管理理念，進而實現對檔案管理的規范化操作。最后，相關檔案管理部門應對不同類別的數據進行歸納，促成檔案信息資料的集中性管理，豐富云存儲服務器中的資源，從而節省人力與物力資源，提升檔案管理與用戶查詢的效率。此外，還可以促進檔案信息的檢索界面與存儲庫之間的有機聯合，進行更加豐富云計算存儲庫中的資源，能夠大大縮短用戶和相關單位檢索文件的時間。

2.2 建立數字化檔案進行資源整合

在傳統的檔案管理中，使用的是紙質材料，不僅不利于保存，并且查詢相關資料也比較困難。針對這種情況，利用云計算技術建立數字化檔案進行資源整合，能夠實現檔案數據的云管理。一方面，利用云計算存儲的方式可以將原有的紙質檔案進行掃描，放入云存儲中進行保存。另一方面，相關檔案管理部門在將電子版的檔案資料進行電子整合存儲之后，一級單位就能對其進行直接的檢索，更好地實現一體化數據管理目標。另一方面，基于云計算的檔案管理最主要的目的就是實現資源的共享，因此應該對數字化檔案進行統一部署，最大化地發揮檔案信息化管理的優勢，利用云計算管理系統將各種設備高度整合，并為其提供檢索系統，對龐大的資料數據庫進行管控。隨著經濟的發展，檔案信息量也在不斷地增加，對資源的存儲也提出了更高的要求，而云計算存儲方式能夠很好地滿足新時代下檔案的存儲要求，有利于檔案資料的保存與查找。因而，利用云計算技術進行檔案管理有利于保證檔案資源的再分配，也有益于增強檔案管理部門的管理水準，不斷完備檔案管理部門的服務功能。為不同類型的檔案進行標記，使用戶可以在使用權限內獲得全方位的云服務，基于云計算能夠有效達到檔案管理的預期目標，將板塊分割的檔案資料進行統一 管理[2]。

2.3 增強檔案信息化管理安全性

針對云計算檔案管理中存在的隱私安全問題，應不斷增強云計算存儲的安全性，相關部門應該高度重視對檔案資料乃至用戶隱私信息的保護。一方面，從技術方面來看，相關檔案管理部門在應用云計算時應該引進相關的技術人才，加強對檔案信息的加密，并且設置相應的訪問機制，實名制認證訪問的用戶，從而能夠提高檔案查找的準入門檻，限制檔案查找的用戶流量，同時也進一步避免不法之徒利用網絡技術對檔案信息進行盜取，損害檔案部門的利益。另一方面，在思想意識方面，應從理念源頭提升對隱私安全保護的意識，避免陷入對云計算技術的盲目崇拜中，應該理性認識技術對檔案管理的影響。此外，相關法律也要緊跟時代發展的需求出臺更多有關保護隱私的法律發揮，如今年生效的《民法典》，其中對于用戶隱私安全保護的問題就多次提及，為檔案信息化管理扎起法律的笆籬，有利于提高相關部門云計算檔案管理的安全性。

3 結論

綜上所述，云計算技術由于自身擁有海量的存儲性能與高效的信息共享機制，在檔案信息化管理方面發揮了至關重要的作用。在日后的應用中應不斷優化云計算存儲技術的應用，及時發現檔案信息管理的不足，進而充分發揮云計算技術在檔案管理方面所具有的優勢，為檔案管理部門提高工作效率，更好地為人民服務奠定基礎。