醫院檔案管理電子文件的實施探析

陳 尟

（濟南市長清區人民醫院，山東 濟南 250300）

隨著信息技術的發展，醫院檔案管理工作越來越多樣化，促進醫院檔案管理事務電子信息化，使檔案文件的管理方式從傳統手工管理模式向電子管理模式轉變，利用科學、合理的分類，對電子文件進行整理、保存，大大的提升了檔案文件的作用，促進醫院日常事務的開展。因此醫院要加強信息化建設，利用新型技術提升醫院檔案管理電子文件的實施。

1 電子文件是醫院檔案管理的重要部分

電子文件是人們在社會中形成的文字、圖像、音頻等信息，按照一定格式儲存在計算機硬件或者軟件設備中。醫院電子文件主要是根據醫院各行政部門的工作需求，各職能部門發布、創建的電子文件，主要應用于醫院人員和患者以及科研中，在醫院數據收集、查詢、數據運用中發揮了重要的作用。為了保證電子文件的查詢、儲備、使用，需要根據其形式、類別進行科學的分類、管理、保存。我國醫療相關法律規定，醫療機構門診病歷保存時間需要不小于15年，住院病歷保存時間需要不小于30年。

隨著信息技術的發展，醫院電子檔案迅速普及，從紙質文件過渡到電子文件。在醫院事務信息化后，各種材料具有網絡申報系統自動生產、上報，大幅度提升了工作效率。各種材料由計算機操作代替了傳統的手工書寫，尤其是在各科研活動中，運用計算機進行復雜的數據處理，計算機技術的應用已經非常廣泛，解放了勞動力，實現了工作效率的大幅度提升[1]。因此，醫院文件檔案完成了從傳統的紙質檔案向電子文件轉換，是新時期醫院事務信息化的結果，是醫院檔案管理的重要內容。

2 醫院檔案管理電子文件發展分析以及存在的問題

2.1 發展分析

根據中國醫療協會2008年公布的中國醫院信息化發展探究中可以知道：全國絕大多數三甲醫院建立了醫院信息管理系統，醫院信息管理系統在醫院管理事務發揮了重要的作用，是醫院管理運行中必不可少的基礎設施，基本實現了電子文件代替了紙質文件；雖然基層醫院的信息系統建設發展速度很快，但是仍然存在一定的問題，存在電子文件和紙質文件并存的形式，影響了文件檔案的使用 效果。

隨著醫院事務信息化，檔案的生成方式發生了改變，電子文件取代了傳統的紙質文件成為新的文件形式。醫院檔案管理人員可以隊員信息系統進行管理，指采集、處理、獲取以及運用各種信息，通過信息技術實現信息共享，從而提升了信息的利用渠道，極大地增加了檔案的作用，拓寬檔案管理發展難度空間。因此，電子文件檔案的管理對計算機技術有著極強的依賴性，對電子檔案進行歸檔，需要依賴磁盤或者光盤的形式進行移交，歸檔分類也將擴寬文件的讀取軟件或者操作系統[2]。醫院檔案信息化，讓醫院人員以及各職能部門更加便捷的獲取電子檔案文件，提升了管理效率和文件利用率，同時促進醫院各類檔案資源難度開發，推動的醫院檔案管理工作的開展。

2.2 存在的問題

在醫院電子文件檔案管理雖然取得了快速的發展，但是仍然存在以下問題：

醫院電子檔案管理工作者的素質問題。在紙質文件管理工作中，醫院電子檔案管理人員需要具備檔案專業知識以及熟悉醫院相關知識。而在電子文件時代，還有需要具備計算機操作技術、信息網絡技術，否則將無法勝任電子文件管理工作，不能保證電子文件完整和安全，及時發現、排除電子文件影響因素。因此，醫院檔案管理電子化給檔案管理人員的素養提出了更好的要求。

電子文件的特性帶來的問題。電子文件對計算機設備和信息技術具有較高的依賴性，同時信息具有不可識別性、信息載體的可分離性、信息的可共享性以及信息環境具有特殊性，這些特性都在醫院電子文件中得以體現。隨著網絡的發展，各級醫院都采用看信息管理系統，進行日常事務處理，提升了醫院日常事務的處理效率。但是在提供便捷的同時也產生了很多問題。首先，電子文件對計算機硬件、軟件依賴性，影響了電子檔案的收集問題。其次，電子文件便于修改、復制，可能影響了文件的準確性，和原始文件存在一定的差異[3]。再次，電子文件是表現文字處理系統中最后一個文本，沒有草稿、原始文件以及正本和副本的校對，讓相關人員在收集、整理、使用電子文件時缺乏判斷依據。

電子文件的安全管理問題。電子文件的安全性時檔案管理的重要內容，只有保證其安全性，才能提升電子文件的原始性、完整性以及真實性。電子文件可復制屬性比較強，可以不留痕經的修改，且沒有固定載體，且缺乏有效修改鑒別手段，這樣導致文件原始憑證的辨別比較復雜，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也十分復雜而困難；同時電子文教比較容易受到外界因素的影響，例如計算機硬件設備、病毒入侵等，極易造成電子文件破壞或者丟失。因此，要提升電子文件的保護措施，確保在文件傳輸、處理等過程中不會影響文件的真實性和可靠性，從而保證醫院電子文件的安全。

3 促進醫院檔案電子文件實施措施

3.1 提高檔案管理人員的素質

醫院要建立健全的電子檔案管理機制，快速發展電子檔案管理工作，做到以人為本，不斷提升檔案管理人員的業務水平，提升醫院電子檔案管理水平。檔案管理人員作為醫院電子檔案主要管理人員，直接決定了醫院檔案管理信息化的成敗，因此管理人員必須不斷提升業務水平、樹立服務意識，增強理論知識和實踐操作能力。

首先，醫院電子檔案管理人員必須具備愛崗敬業的品質和優秀的醫德醫風。醫院電子檔案管理作為一項服務工作性質工作，必須要跟隨時代的發展，以高度的責任心完成檔案管理工作。尤其隨著現代醫療技術的發展，電子檔案在醫院事務中發揮著越來越重要的作用，涉及眾多的臨床科室和醫院的行政管理工作，因此管理人員必須及時、準確的為醫院各部門提供服務，保證醫院各部門的工作正常開展，保證電子檔案的全面性、原始性和準確性[4]。同時電子檔案管理人員還要具備一定的醫學、法律和行政管理專業知識，以勝任工作的要求。其次，醫院電子檔案管理人員需要具備發展的眼光，加強創新，突破傳統管理工作的弊端。電子檔案管理人員解決當前形勢下的困難，提供電子檔案文件的安全性、準確性。再次，電子管理人員要樹立服務意識，不斷為使用提供良好的使用體驗，不斷更新服務理念，推展服務范圍，及時收集、反饋信息，改進電子檔案管理工作。然后，要提升電子檔案管理人員法律意識，尤其是臨床一線電子文件，涉及很多和法律相關的內容，需要檔案管理人員利用法律知識，規避法律風險，保證電子文件使用合理合法。同時，要提升電子檔案管理人員的專業水平。電子檔案管理工作中涉及不同種類的單子文件，有文字、圖片、音頻等形式，可能涉及格式轉換等，因此必須有著過硬的專業素養才能解決問題。電子文件在編輯過程中，需要有一定文字功底，以保證電子文件歸檔公主偶讀有效性，因此管理人員必須加強文化知識的學習，提升文化功底。尤其是數字化形勢下，電子檔案管理人員在大力發展電子檔案文件的背景下，要不斷探索，增強業務功底，熟練地掌握信息技術，保證電子檔案管理工作的質量。最后，電子檔案管理人員還需要具備足夠的醫療知識，醫院電子檔案問價難度內容以醫療技術為核心，需要在具備一定的醫療知識，才能在日常工作中更好地理解歸檔內容，避免出現錯誤。

總之，醫院電子檔案管理人員要不斷提升自身水平，應對電子檔案的發展，不斷學習新的知識，提升自身素養，提升電子檔案管理的整體水平。

3.2 提升醫院電子檔案服務質量

在工作中，管理人員必須樹立服務意識，為醫院各部門、為患者服務，保證服務質量。單子檔案管理不僅是將紙質文件數字化，更重要的是利用數字化優勢，記錄臨床工作，對患者的診斷、檢查、手術等治療進行記錄，在患者信息共享的基礎上，整理成為電子檔案文件，構建醫療行業數據共享平臺，加強信息共享[5]。因此，保證數據的真實性和及時性是電子檔案服務工作的重要內容。通過增強服務意識，提升服質量，為電子檔案使用者提供更加優質ID服務。

醫療行業具有其特殊性，醫院數據憑條種類很多，在不同大數據平臺之間共享電子檔案，為醫患雙方提供更加便捷的服務，是電子檔案的功能。因此要充分發揮信息技術的優勢，提高醫院的服務質量，優化電子檔案管理流程，在信息收集、傳輸、使用等流程中最大限度體用資源共享，提方便使用者的工作效率。

3.3 提升醫院電子檔案安全性

信息技術的發展，提升了電子檔案管理的便捷性的同時，也給信息的安全帶來更大威脅。當前電子檔案的儲存媒介發生了變化，光盤、硬盤以及云儲存出現，不斷提升了儲存媒介的容量和穩定性[6]。但是在專一運行環境中還是存在一定風險，單一存儲介質的對于電子檔案存在較大的風險。因此采用多種儲存方式，降低安全隱患，是保證電子檔案安全的有效途徑。

3.4 以法律為基礎，建立電子檔案安全機制

電子檔案全機制必須建立在法律的基礎上，所有的電子檔案工作都應該遵守法律法規，杜絕對電子檔案的破壞。醫院電子檔案關系到大量患者的個人隱私，因此建立安全機制是非常重要的[7]。電子檔案安全機制需要做到有法可依，以解決當前電子檔案使用過程中存在的問題。在患者治療的整個過程，都會產生大量的電子文檔，醫院一般保存和治療相關的電子文檔，對于其他文檔沒有保存也沒有及時銷毀，存在一定的安全隱患。電子檔案安全機制可以杜絕這類問題的出現，以保證電子檔案的安全性。因此，完整有效的電子檔案是非常有必要的，提高電子檔案管理人員的安全意識，加強管理力度，不斷優化醫院電子檔案管理工作。

4 結束語

綜上所述，電子文件作為醫院檔案的重點內容，在醫院的日常事務中發揮了巨大的作用。隨著信息技術的發展，醫院事務進入信息化時代，醫院電子檔案文件管理經歷快速的發展，仍然存在一定問題，受管理人員的素質、電子文件特性以及電子文件安全等因素的限制，對醫院電子文件管理工作的開展造成了一定的影響。醫院要加強電子文件檔案管理人員難度素養，提升職業操守和專業素養，樹立服務意識，提升電子檔案服務質量，提升電子文件的安全性，以法律為基礎構建電子文件安全機制，從而保證電子文件的真實性、及時性以及安全性，為患者就醫、臨床醫患人員救治以及醫療科研提供準確的文件信息，從而促進我國醫事業的發展。