醫(yī)院檔案管理電子文件的實(shí)施探析

陳 尟

（濟(jì)南市長清區(qū)人民醫(yī)院，山東 濟(jì)南 250300）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作越來越多樣化，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理事務(wù)電子信息化，使檔案文件的管理方式從傳統(tǒng)手工管理模式向電子管理模式轉(zhuǎn)變，利用科學(xué)、合理的分類，對(duì)電子文件進(jìn)行整理、保存，大大的提升了檔案文件的作用，促進(jìn)醫(yī)院日常事務(wù)的開展。因此醫(yī)院要加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用新型技術(shù)提升醫(yī)院檔案管理電子文件的實(shí)施。

1 電子文件是醫(yī)院檔案管理的重要部分

電子文件是人們?cè)谏鐣?huì)中形成的文字、圖像、音頻等信息，按照一定格式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬件或者軟件設(shè)備中。醫(yī)院電子文件主要是根據(jù)醫(yī)院各行政部門的工作需求，各職能部門發(fā)布、創(chuàng)建的電子文件，主要應(yīng)用于醫(yī)院人員和患者以及科研中，在醫(yī)院數(shù)據(jù)收集、查詢、數(shù)據(jù)運(yùn)用中發(fā)揮了重要的作用。為了保證電子文件的查詢、儲(chǔ)備、使用，需要根據(jù)其形式、類別進(jìn)行科學(xué)的分類、管理、保存。我國醫(yī)療相關(guān)法律規(guī)定，醫(yī)療機(jī)構(gòu)門診病歷保存時(shí)間需要不小于15年，住院病歷保存時(shí)間需要不小于30年。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院電子檔案迅速普及，從紙質(zhì)文件過渡到電子文件。在醫(yī)院事務(wù)信息化后，各種材料具有網(wǎng)絡(luò)申報(bào)系統(tǒng)自動(dòng)生產(chǎn)、上報(bào)，大幅度提升了工作效率。各種材料由計(jì)算機(jī)操作代替了傳統(tǒng)的手工書寫，尤其是在各科研活動(dòng)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛，解放了勞動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)了工作效率的大幅度提升[1]。因此，醫(yī)院文件檔案完成了從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子文件轉(zhuǎn)換，是新時(shí)期醫(yī)院事務(wù)信息化的結(jié)果，是醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容。

2 醫(yī)院檔案管理電子文件發(fā)展分析以及存在的問題

2.1 發(fā)展分析

根據(jù)中國醫(yī)療協(xié)會(huì)2008年公布的中國醫(yī)院信息化發(fā)展探究中可以知道：全國絕大多數(shù)三甲醫(yī)院建立了醫(yī)院信息管理系統(tǒng)，醫(yī)院信息管理系統(tǒng)在醫(yī)院管理事務(wù)發(fā)揮了重要的作用，是醫(yī)院管理運(yùn)行中必不可少的基礎(chǔ)設(shè)施，基本實(shí)現(xiàn)了電子文件代替了紙質(zhì)文件；雖然基層醫(yī)院的信息系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展速度很快，但是仍然存在一定的問題，存在電子文件和紙質(zhì)文件并存的形式，影響了文件檔案的使用 效果。

隨著醫(yī)院事務(wù)信息化，檔案的生成方式發(fā)生了改變，電子文件取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件成為新的文件形式。醫(yī)院檔案管理人員可以隊(duì)員信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，指采集、處理、獲取以及運(yùn)用各種信息，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享，從而提升了信息的利用渠道，極大地增加了檔案的作用，拓寬檔案管理發(fā)展難度空間。因此，電子文件檔案的管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有著極強(qiáng)的依賴性，對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔，需要依賴磁盤或者光盤的形式進(jìn)行移交，歸檔分類也將擴(kuò)寬文件的讀取軟件或者操作系統(tǒng)[2]。醫(yī)院檔案信息化，讓醫(yī)院人員以及各職能部門更加便捷的獲取電子檔案文件，提升了管理效率和文件利用率，同時(shí)促進(jìn)醫(yī)院各類檔案資源難度開發(fā)，推動(dòng)的醫(yī)院檔案管理工作的開展。

2.2 存在的問題

在醫(yī)院電子文件檔案管理雖然取得了快速的發(fā)展，但是仍然存在以下問題：

醫(yī)院電子檔案管理工作者的素質(zhì)問題。在紙質(zhì)文件管理工作中，醫(yī)院電子檔案管理人員需要具備檔案專業(yè)知識(shí)以及熟悉醫(yī)院相關(guān)知識(shí)。而在電子文件時(shí)代，還有需要具備計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，否則將無法勝任電子文件管理工作，不能保證電子文件完整和安全，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、排除電子文件影響因素。因此，醫(yī)院檔案管理電子化給檔案管理人員的素養(yǎng)提出了更好的要求。

電子文件的特性帶來的問題。電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息技術(shù)具有較高的依賴性，同時(shí)信息具有不可識(shí)別性、信息載體的可分離性、信息的可共享性以及信息環(huán)境具有特殊性，這些特性都在醫(yī)院電子文件中得以體現(xiàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，各級(jí)醫(yī)院都采用看信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行日常事務(wù)處理，提升了醫(yī)院日常事務(wù)的處理效率。但是在提供便捷的同時(shí)也產(chǎn)生了很多問題。首先，電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)硬件、軟件依賴性，影響了電子檔案的收集問題。其次，電子文件便于修改、復(fù)制，可能影響了文件的準(zhǔn)確性，和原始文件存在一定的差異[3]。再次，電子文件是表現(xiàn)文字處理系統(tǒng)中最后一個(gè)文本，沒有草稿、原始文件以及正本和副本的校對(duì)，讓相關(guān)人員在收集、整理、使用電子文件時(shí)缺乏判斷依據(jù)。

電子文件的安全管理問題。電子文件的安全性時(shí)檔案管理的重要內(nèi)容，只有保證其安全性，才能提升電子文件的原始性、完整性以及真實(shí)性。電子文件可復(fù)制屬性比較強(qiáng)，可以不留痕經(jīng)的修改，且沒有固定載體，且缺乏有效修改鑒別手段，這樣導(dǎo)致文件原始憑證的辨別比較復(fù)雜，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也十分復(fù)雜而困難；同時(shí)電子文教比較容易受到外界因素的影響，例如計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、病毒入侵等，極易造成電子文件破壞或者丟失。因此，要提升電子文件的保護(hù)措施，確保在文件傳輸、處理等過程中不會(huì)影響文件的真實(shí)性和可靠性，從而保證醫(yī)院電子文件的安全。

3 促進(jìn)醫(yī)院檔案電子文件實(shí)施措施

3.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院要建立健全的電子檔案管理機(jī)制，快速發(fā)展電子檔案管理工作，做到以人為本，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，提升醫(yī)院電子檔案管理水平。檔案管理人員作為醫(yī)院電子檔案主要管理人員，直接決定了醫(yī)院檔案管理信息化的成敗，因此管理人員必須不斷提升業(yè)務(wù)水平、樹立服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)理論知識(shí)和實(shí)踐操作能力。

首先，醫(yī)院電子檔案管理人員必須具備愛崗敬業(yè)的品質(zhì)和優(yōu)秀的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)。醫(yī)院電子檔案管理作為一項(xiàng)服務(wù)工作性質(zhì)工作，必須要跟隨時(shí)代的發(fā)展，以高度的責(zé)任心完成檔案管理工作。尤其隨著現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在醫(yī)院事務(wù)中發(fā)揮著越來越重要的作用，涉及眾多的臨床科室和醫(yī)院的行政管理工作，因此管理人員必須及時(shí)、準(zhǔn)確的為醫(yī)院各部門提供服務(wù)，保證醫(yī)院各部門的工作正常開展，保證電子檔案的全面性、原始性和準(zhǔn)確性[4]。同時(shí)電子檔案管理人員還要具備一定的醫(yī)學(xué)、法律和行政管理專業(yè)知識(shí)，以勝任工作的要求。其次，醫(yī)院電子檔案管理人員需要具備發(fā)展的眼光，加強(qiáng)創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)管理工作的弊端。電子檔案管理人員解決當(dāng)前形勢下的困難，提供電子檔案文件的安全性、準(zhǔn)確性。再次，電子管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，不斷為使用提供良好的使用體驗(yàn)，不斷更新服務(wù)理念，推展服務(wù)范圍，及時(shí)收集、反饋信息，改進(jìn)電子檔案管理工作。然后，要提升電子檔案管理人員法律意識(shí)，尤其是臨床一線電子文件，涉及很多和法律相關(guān)的內(nèi)容，需要檔案管理人員利用法律知識(shí)，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，保證電子文件使用合理合法。同時(shí)，要提升電子檔案管理人員的專業(yè)水平。電子檔案管理工作中涉及不同種類的單子文件，有文字、圖片、音頻等形式，可能涉及格式轉(zhuǎn)換等，因此必須有著過硬的專業(yè)素養(yǎng)才能解決問題。電子文件在編輯過程中，需要有一定文字功底，以保證電子文件歸檔公主偶讀有效性，因此管理人員必須加強(qiáng)文化知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升文化功底。尤其是數(shù)字化形勢下，電子檔案管理人員在大力發(fā)展電子檔案文件的背景下，要不斷探索，增強(qiáng)業(yè)務(wù)功底，熟練地掌握信息技術(shù)，保證電子檔案管理工作的質(zhì)量。最后，電子檔案管理人員還需要具備足夠的醫(yī)療知識(shí)，醫(yī)院電子檔案問價(jià)難度內(nèi)容以醫(yī)療技術(shù)為核心，需要在具備一定的醫(yī)療知識(shí)，才能在日常工作中更好地理解歸檔內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。

總之，醫(yī)院電子檔案管理人員要不斷提升自身水平，應(yīng)對(duì)電子檔案的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)，提升自身素養(yǎng)，提升電子檔案管理的整體水平。

3.2 提升醫(yī)院電子檔案服務(wù)質(zhì)量

在工作中，管理人員必須樹立服務(wù)意識(shí)，為醫(yī)院各部門、為患者服務(wù)，保證服務(wù)質(zhì)量。單子檔案管理不僅是將紙質(zhì)文件數(shù)字化，更重要的是利用數(shù)字化優(yōu)勢，記錄臨床工作，對(duì)患者的診斷、檢查、手術(shù)等治療進(jìn)行記錄，在患者信息共享的基礎(chǔ)上，整理成為電子檔案文件，構(gòu)建醫(yī)療行業(yè)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，加強(qiáng)信息共享[5]。因此，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和及時(shí)性是電子檔案服務(wù)工作的重要內(nèi)容。通過增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升服質(zhì)量，為電子檔案使用者提供更加優(yōu)質(zhì)ID服務(wù)。

醫(yī)療行業(yè)具有其特殊性，醫(yī)院數(shù)據(jù)憑條種類很多，在不同大數(shù)據(jù)平臺(tái)之間共享電子檔案，為醫(yī)患雙方提供更加便捷的服務(wù)，是電子檔案的功能。因此要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，優(yōu)化電子檔案管理流程，在信息收集、傳輸、使用等流程中最大限度體用資源共享，提方便使用者的工作效率。

3.3 提升醫(yī)院電子檔案安全性

信息技術(shù)的發(fā)展，提升了電子檔案管理的便捷性的同時(shí)，也給信息的安全帶來更大威脅。當(dāng)前電子檔案的儲(chǔ)存媒介發(fā)生了變化，光盤、硬盤以及云儲(chǔ)存出現(xiàn)，不斷提升了儲(chǔ)存媒介的容量和穩(wěn)定性[6]。但是在專一運(yùn)行環(huán)境中還是存在一定風(fēng)險(xiǎn)，單一存儲(chǔ)介質(zhì)的對(duì)于電子檔案存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。因此采用多種儲(chǔ)存方式，降低安全隱患，是保證電子檔案安全的有效途徑。

3.4 以法律為基礎(chǔ)，建立電子檔案安全機(jī)制

電子檔案全機(jī)制必須建立在法律的基礎(chǔ)上，所有的電子檔案工作都應(yīng)該遵守法律法規(guī)，杜絕對(duì)電子檔案的破壞。醫(yī)院電子檔案關(guān)系到大量患者的個(gè)人隱私，因此建立安全機(jī)制是非常重要的[7]。電子檔案安全機(jī)制需要做到有法可依，以解決當(dāng)前電子檔案使用過程中存在的問題。在患者治療的整個(gè)過程，都會(huì)產(chǎn)生大量的電子文檔，醫(yī)院一般保存和治療相關(guān)的電子文檔，對(duì)于其他文檔沒有保存也沒有及時(shí)銷毀，存在一定的安全隱患。電子檔案安全機(jī)制可以杜絕這類問題的出現(xiàn)，以保證電子檔案的安全性。因此，完整有效的電子檔案是非常有必要的，提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)，加強(qiáng)管理力度，不斷優(yōu)化醫(yī)院電子檔案管理工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，電子文件作為醫(yī)院檔案的重點(diǎn)內(nèi)容，在醫(yī)院的日常事務(wù)中發(fā)揮了巨大的作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院事務(wù)進(jìn)入信息化時(shí)代，醫(yī)院電子檔案文件管理經(jīng)歷快速的發(fā)展，仍然存在一定問題，受管理人員的素質(zhì)、電子文件特性以及電子文件安全等因素的限制，對(duì)醫(yī)院電子文件管理工作的開展造成了一定的影響。醫(yī)院要加強(qiáng)電子文件檔案管理人員難度素養(yǎng)，提升職業(yè)操守和專業(yè)素養(yǎng)，樹立服務(wù)意識(shí)，提升電子檔案服務(wù)質(zhì)量，提升電子文件的安全性，以法律為基礎(chǔ)構(gòu)建電子文件安全機(jī)制，從而保證電子文件的真實(shí)性、及時(shí)性以及安全性，為患者就醫(yī)、臨床醫(yī)患人員救治以及醫(yī)療科研提供準(zhǔn)確的文件信息，從而促進(jìn)我國醫(yī)事業(yè)的發(fā)展。