“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案鑒定工作研究

趙旭燕

（惠州城市職業(yè)學(xué)院，廣東 惠州 516026）

信息時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用越來(lái)越廣泛，各個(gè)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域都有互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的身影。檔案管理工作屬于傳統(tǒng)的管理領(lǐng)域，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能夠有效提升該工作開(kāi)展效率和開(kāi)展質(zhì)量，滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)于檔案資源的需求，深入挖掘檔案資料內(nèi)部的有效信息，提升檔案資源利用效率，為檔案后期的查詢和應(yīng)用提供更好的服務(wù)。

1 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案鑒定工作開(kāi)展特點(diǎn)

1）鑒定數(shù)據(jù)更加豐富。隨著時(shí)代的發(fā)展檔案的載體也在不斷地發(fā)生變化，例如傳統(tǒng)時(shí)代的甲骨文、后期的竹簡(jiǎn)，再到現(xiàn)在的紙質(zhì)檔案和電子檔案，都需要進(jìn)行有效的檔案管理，才能夠保存更多的信息。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展背景下，從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，各行業(yè)在運(yùn)行當(dāng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)正在大規(guī)模的增長(zhǎng)，因此檔案資料總量也呈現(xiàn)出了不斷增長(zhǎng)趨勢(shì)。工作人員在日常工作中面臨的檔案數(shù)據(jù)比以往要更加龐大，檔案類型也更多，需要工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)鑒定的范圍也更加豐富。

2）鑒定工作環(huán)節(jié)要求更加精細(xì)。檔案的鑒定工作環(huán)節(jié)需要結(jié)合實(shí)際情況和相關(guān)要求，由責(zé)任主體負(fù)責(zé)進(jìn)行篩選，決定該檔案文件是否進(jìn)行歸檔，明確不同檔案的保管期限[1]。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代當(dāng)中出現(xiàn)了數(shù)量較多的電子文件，由于電子文件具有特殊性特點(diǎn)，工作人員在針對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)的時(shí)候，需要開(kāi)展不同環(huán)節(jié)的鑒定，跟傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，增加了鑒定次數(shù)，對(duì)于鑒定要求也更加精細(xì)嚴(yán)格。

3）真?zhèn)舞b定難度較大。一部分檔案年份比較久，具有十分珍貴的利用價(jià)值，需要安排專業(yè)的技術(shù)人員針對(duì)這一部分檔案進(jìn)行真?zhèn)舞b別，其他大部分紙質(zhì)材料只需要進(jìn)行價(jià)值鑒別即可。但是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代電子文件十分容易被篡改，在針對(duì)電子文件進(jìn)行價(jià)值鑒別之前，還需要首先對(duì)文件進(jìn)行真實(shí)性。鑒別分析該電子文件的原始性、可靠性和完整性。相比來(lái)說(shuō)，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案鑒定工作開(kāi)展難度更大。

4）安全問(wèn)題更加突出。沒(méi)有任何一個(gè)系統(tǒng)是能夠保證好漏洞的，在信息時(shí)代代碼都是人為進(jìn)行編寫，一旦出現(xiàn)漏洞和失誤，給系統(tǒng)運(yùn)行的安全性會(huì)造成不可估量的影響。因此在信息時(shí)代當(dāng)中電子文件的安全性問(wèn)題更加突出。當(dāng)前一部分工作人員沒(méi)有具備嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和保密意識(shí)，相關(guān)工作部門則忽視了對(duì)該工作的有效監(jiān)督，這給電子文件的檔案鑒定工作留下了安全隱患。

2 檔案鑒定開(kāi)展現(xiàn)狀分析

1）標(biāo)準(zhǔn)不完善。目前，有關(guān)于檔案鑒定的工作規(guī)定都是包含在其他標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中的，例如說(shuō)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《相關(guān)檔案管理規(guī)定》等，都提到了檔案鑒定的相關(guān)規(guī)定。要求檔案鑒定和檔案銷毀工作都需要符合相關(guān)要求。但是缺少了明確性要求，并且對(duì)于檔案鑒定設(shè)置的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并不多。因此一部分單位在進(jìn)行檔案管理工作當(dāng)中，僅僅只是進(jìn)行檔案的保存和應(yīng)用，并沒(méi)有提前制定出符合本單位工作需求的檔案，鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作制度。分析我國(guó)現(xiàn)行的法律法規(guī)可知，于檔案鑒定方面，缺少了相應(yīng)的追究責(zé)任條文，一部分企事業(yè)單位并沒(méi)有對(duì)檔案鑒定工作開(kāi)展加強(qiáng)重視。

2）工作人員素質(zhì)不足。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的創(chuàng)新發(fā)展改變了傳統(tǒng)社會(huì)的生產(chǎn)方式，推動(dòng)了社會(huì)智能化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)人才需求越來(lái)越大[2]。但是在檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中，同時(shí)具備檔案專業(yè)背景以及計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才非常少，因此，當(dāng)前現(xiàn)有的檔案工作人員不管是專業(yè)素養(yǎng)、思想素養(yǎng)都明顯不足，無(wú)法滿足檔案鑒別創(chuàng)新工作開(kāi)展需求。

3）缺少有效的處罰手段。上文中分析關(guān)于檔案鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)，并不完善，只能夠滿足檔案部門的有法可依工作需求，但是也沒(méi)有明確出相應(yīng)的處罰措施。雖然已經(jīng)具備了檔案，行政部門專門針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，但是主要是進(jìn)行意見(jiàn)反饋和下令整改，缺少了有效的處罰機(jī)制貫徹落實(shí)。缺少有效的處罰手段，會(huì)導(dǎo)致該工作得不到有效重視，但工作逐漸在企事業(yè)單位中被邊緣化，得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，也會(huì)影響工作人員的工作積極性，相對(duì)影響檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

3 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景下檔案鑒定創(chuàng)新措施

檔案鑒定工作包含有檔案的真?zhèn)舞b定和價(jià)值鑒定兩個(gè)方面。該項(xiàng)工作的開(kāi)展要結(jié)合檔案文件材料的特點(diǎn)，采用有效的方法和專業(yè)的技術(shù)，判斷出檔案內(nèi)容的完整性、真實(shí)性、可靠性。工作人員要按照嚴(yán)格的工作原則和工作方法，考察檔案的真實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。該項(xiàng)工作開(kāi)展不僅需要對(duì)未完成歸檔的文件材料進(jìn)行篩選，也要針對(duì)已經(jīng)完成歸檔的檔案進(jìn)行再次篩選。相對(duì)于其他工作環(huán)節(jié)的檔案管理來(lái)說(shuō)，鑒定工作程序更加復(fù)雜、工作量更大、對(duì)于人力物力資源消耗更多。因此需要積極采用現(xiàn)代化信息技術(shù)和設(shè)備，按照確切的工作指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展各項(xiàng)工作，簡(jiǎn)化工作內(nèi)容，提升工作效率。

1）完善檔案鑒定制度。國(guó)家相關(guān)管理部門要結(jié)合當(dāng)前檔案鑒定工作行業(yè)開(kāi)展現(xiàn)狀，結(jié)合社會(huì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，制定出符合工作要求的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)[3]。社會(huì)各行各業(yè)要根據(jù)國(guó)家出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合自身工作特點(diǎn)和工作需求來(lái)形成檔案鑒定工作規(guī)范，能夠更加符合企事業(yè)單位自身發(fā)展要求。在企事業(yè)單位內(nèi)部的考核工作范圍內(nèi)納入檔案鑒定工作內(nèi)容，形成有效的工作追責(zé)條文，能夠有效避免工作不遵守規(guī)則的情況，激發(fā)工作人員的工作積極性。各企事業(yè)單位需要設(shè)立專門的工作部門，安排專業(yè)工作人員實(shí)時(shí)、定期的檢查檔案鑒定工作開(kāi)展情況，嚴(yán)格杜絕大管理中存在不按規(guī)矩，長(zhǎng)期存儲(chǔ)、占用庫(kù)房的現(xiàn)象。只有檔案鑒定工作制度更加完善，才能夠?yàn)闄n案管理工作開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2）加強(qiáng)檔案管理部門之間的交流互動(dòng)。鑒定工作開(kāi)展面對(duì)的主要問(wèn)題，就是缺少了具有指導(dǎo)性的工作標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前社會(huì)各行各業(yè)的檔案管理部門都已經(jīng)采取了有效的工作措施，但是如果長(zhǎng)期閉門造車，沒(méi)有借助于先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備開(kāi)展工作，難免會(huì)讓工作開(kāi)展更加片面。因此需要加強(qiáng)檔案管理工作部門的交流互動(dòng)，既讓專家們了解當(dāng)前在實(shí)踐部門當(dāng)中，檔案鑒定工作面對(duì)的困難，讓專家們的研究更加有針對(duì)性，豐富檔案鑒定的理論體系。同時(shí)也能夠讓檔案工作人員認(rèn)識(shí)到鑒定工作開(kāi)展的重要性，積極學(xué)習(xí)和吸收先進(jìn)的鑒定方法，利用部門之間的交流互動(dòng)，共同推動(dòng)檔案管理行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

3）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作。相比起傳統(tǒng)時(shí)代的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，身處于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案，很容易受到網(wǎng)絡(luò)詐騙、病毒、漏洞等安全問(wèn)題影響，因此互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作的主要任務(wù)就是做好網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作[4]。檔案鑒別工作部門在針對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔和多環(huán)節(jié)鑒定過(guò)程中，要不斷更新完善系統(tǒng)，提升系統(tǒng)的自我防護(hù)能力，利用完善的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)工作來(lái)確保檔案鑒定工作保質(zhì)保量完成。

4）形成完善的互聯(lián)網(wǎng)+檔案鑒定工作體系。檔案鑒定融合互聯(lián)網(wǎng)+工作模式，屬于一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。需要在原有的檔案鑒定工作團(tuán)隊(duì)上進(jìn)行調(diào)整，初步組成檔案鑒定的初審工作組、復(fù)審工作組和鑒定委員會(huì)辦公室，明確不同工作人員的工作職責(zé)[5]。但建立委員會(huì)主要負(fù)責(zé)制定出工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)組織實(shí)施各項(xiàng)工作，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，針對(duì)鑒定工作結(jié)果進(jìn)行審查和批準(zhǔn)。初審工作小組主要負(fù)責(zé)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中，針對(duì)檔案的內(nèi)容和數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描鑒定，并在檔案文件及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的相應(yīng)字段上進(jìn)行明確標(biāo)識(shí)。檔案鑒定的復(fù)審工作小組，針對(duì)初審工作小組完成的檔案鑒定進(jìn)行二次審核，完成之后交給檔案鑒定委員會(huì)進(jìn)行審查工作。該工作流程更加的完善、嚴(yán)格和數(shù)字化，形成更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)流程，也能夠完善工作體系。

5）精選檔案鑒定首批對(duì)象。為了能夠確保在檔案鑒定工作當(dāng)中，把互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，企事業(yè)單位需要建立檔案利用登記數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)計(jì)分析當(dāng)前檔案的利用目的、利用頻率、利用年代、所占比重和基數(shù)大小等，站在不同的角度了解檔案內(nèi)容，完成檔案的統(tǒng)籌管理[6]。使用更加直觀的方式，優(yōu)先選擇出有效的鑒定對(duì)象，能夠追求局部最優(yōu)的效果。在精選檔案鑒定首批對(duì)象之后，接下來(lái)把其他滿30周年的檔案文件建設(shè)出目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并制定出這一部分檔案的開(kāi)放鑒定審查工作計(jì)劃。

6）對(duì)于檔案鑒定形成嚴(yán)格的業(yè)務(wù)規(guī)則。需要按照新的檔案保管期限表格，劃分不同的檔案保管期限。要按照檔案的內(nèi)容是否能夠發(fā)揮效用來(lái)判斷是否留下檔案或者銷毀檔案。要按照檔案內(nèi)容是否具有憑證作用來(lái)判斷檔案是否進(jìn)行長(zhǎng)期保存[7]。要根據(jù)檔案內(nèi)容是否反映出主要的職能活動(dòng)來(lái)判斷，是否把該檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存。要根據(jù)檔案是否屬于孤本檔案，來(lái)判斷是否需要進(jìn)行長(zhǎng)期保留。要根據(jù)檔案是否屬于特殊年代來(lái)判斷，是否需要進(jìn)行長(zhǎng)期保留。要根據(jù)檔案性質(zhì)來(lái)判斷是否需要重新保留。要根據(jù)按內(nèi)容反映問(wèn)題的大小來(lái)判斷是否要重新保留。要根據(jù)檔案內(nèi)容是否齊全，來(lái)判斷是否需要重新保留。要利用軟件的功能，針對(duì)檔案進(jìn)行重復(fù)件查詢，第一責(zé)任單位留存，其他的則需要銷毀。開(kāi)放檔案目錄，尤其是涉及科技、文化、經(jīng)濟(jì)等檔案要提前進(jìn)行開(kāi)放，滿10年并且不在控制使用范圍內(nèi)的檔案要提前開(kāi)放。結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)明確鑒定后，永久檔案要全部掃描。定期檔案則需要根據(jù)檔案的利用效率來(lái)判斷是否需要掃描，暫時(shí)沒(méi)有掃描的檔案，可以使用現(xiàn)用現(xiàn)掃描的方式解決問(wèn)題。

7）加強(qiáng)檔案鑒定人才培養(yǎng)。結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)新檔案鑒定工作模式，是時(shí)代發(fā)展的必然方向。利用互聯(lián)網(wǎng)+優(yōu)化檔案鑒定工作，需要工作人員既能夠掌握鑒定業(yè)務(wù)開(kāi)展流程，也要學(xué)會(huì)操作如何使用工作軟件，才能夠有效提升工作效率和工作質(zhì)量[8]。尤其是檔案鑒定和互聯(lián)網(wǎng)+工作模式，要同步開(kāi)展，并對(duì)照數(shù)字化檔案完成檔案開(kāi)放鑒定，因此更需要加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，并把專業(yè)的工作人員送到先進(jìn)單位中學(xué)習(xí)技能，既要懂得先進(jìn)的檔案鑒定能力，也要學(xué)會(huì)操作相關(guān)軟件，快速高效完成檔案鑒定工作任務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，互聯(lián)網(wǎng)+檔案鑒定工作開(kāi)展，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化，節(jié)省更多系統(tǒng)空間，提升檔案管理工作水平，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。