檔案管理中信息化技術的應用與創新

石 靜

（內蒙古額濟納旗人力資源和社會保障綜合服務中心，內蒙古 阿拉善盟 750300）

近幾年來，隨著社會突飛猛進的發展，我國已經逐步進入了信息化的時代，各個領域更加注重信息化的應用與創新，檔案管理的工作也無一例外。檔案與信息在整個社會的人際關系中最重要的一環，直接關系到企事業單位和政府機關的日常運行。

隨著經濟的高速發展，我國檔案化的管理水平，提出了更高的要求，要求可以不斷的符合社會化、信息化、智能化的快節奏的步調。也需要把先進的科學技術和日臻完善的智能應用作用到具體的實踐中去，從而積極地強化檔案管理的信息化建設的需求，提高我國檔案管理水平。

1 信息時代下檔案管理工作的概述

檔案管理工作，指的是檔案信息整理和檔案實體的整理工作的綜合狀態，并能夠積極地為檔案利用者提供各項服務。檔案管理工作是企業、事業、單位重要的運行內容，在信息化、智能化、科技化的時代之下，檔案管理工作，在傳統的檔案管理基礎之上，能夠很好地利用信息化水平開展檔案管理作，保證好檔案的真實性和有效性，快速性和運輸性。

檔案管理的工作流程一般都是收集——整理——鑒定——保存——編目——檢索——統計——編輯——編撰——利用等各個部分，將信息技術可以運用其中，能夠發揮其檔案價值，服務他人，快捷高效。

在信息化時代的發展之下，檔案管理工作的一半切分為實體管理和信息開發兩個部分，因此，在信息化時代的下開展檔案管理工作，就要充分認識到檔案管理工作的重點轉變，完善單位檔案管理工作的工作方式，能夠真正地發揮好檔案管理工作的工作價值體現。

2 信息化技術在檔案管理中的應用價值

實現信息化水平的檔案管理，不僅能夠提升好檔案管理資源的利用率水平，還能夠保證檔資料的完整性，發揮其最重要的使用價值，所以，相關單位在積極開展檔案管理工作的同時，需要對檔案管理工作的重要性予以充分的理解，通過科學合理的手段，不斷的推進檔案管理工作的積極促進作用。

努力提高檔案管理的層次，在單位檔案管理當中應用信息化技術水平，才能切實提高檔案管理水平。就從目前的發展來看，我國檔案信息化發展水平已經初見成效，可以穩步的推進單位檔案管理信息化的發展水平，在全行業發展信息化建設的浪潮之下，我國檔案整體的發展水平也會得到相應的提升。

傳統的檔案管理的工作在日常生活中往往都是在借助紙質資料，采取純手工的方式在推進，這樣繁瑣的工作需要的是不同層次的人工注冊和分類，然后上架。這樣的工作模式，不僅需要大量的人力，物力、財力。與信息化的模式相比，又看上去十分的繁瑣和低效。信息化技術的應用，數字化形式的調整，相對于原始的那些文本管理來說，從本質上進行了優化，這樣不僅提高效率水平，更能凸顯質量。

檔案管理作為單位日常管理的一個重要組成部分來說，其信息化技術水平的高低直接影響了單位的整體發展水平。檔案管理的信息化發展水平作為一種數字化的應用，也可以從側面監測出計算機管理的穩定性和系統性，進一步優化單位管理水平。

3 檔案管理信息化發展的現狀以及問題分析

就檔案管理信息化發展來看，查詢方式有兩大類，一種是手工查詢，還有一種就是計算機查詢。手工查詢的方式仍然在單位企業規模的使用，各個單位也在絞盡腦汁不斷升華手工查詢的方式，設計出更快更好的搜索工具，卻很快陷入了求多不求精的誤區。很多單位的檔案管理的流程就是編制目錄，入庫、出庫、卷宗瀏覽等等，雖然智能形式有所運用，但是使用的頻率可能并不是太高。在單位中所構建的后臺數據庫容量和檔案管理信息化發展水平難以相提并論。

單位檔案信息化管理過程中存在的問題。使用的方式方法比較落后，在單位檔案信息化的管理水平中，一些單位會在檔案管理水平暴露出一些問題來，比如說，形式主義充斥其中，管理人員安于現狀，不接受新事物，這些問題的存在就會導致信息化技術水平難以高效的輸出，還有一些檔案管理的專業技術人員，思想比較固化保守，對于信息化技術水平的學習不對，能力不足，也很難適應高新技術發展水平帶來的便利，從而阻礙了單位檔案管理水平的進一步提升。形式主義的問題比較突出，那些存在落后觀念的工作人員，對于計算機在日常的工作中產生的各種便利沒有足夠的認識，再加上在信息化檔案的整理整合過程中，缺乏一種相對的嚴謹性。嚴重的阻礙了單位檔案管理工作的開展。

檔案管理工作的信息化發展水平在某種意義上是一種必然的趨勢，也要嚴重杜絕單位檔案管理的工作人員出現的工作推諉，消除形式主義，保證單位檔案管理工作的有序推進。還有一些檔案管理的工作人員，重視程度不夠，制約了檔案管理信息化水平的推進。

4 單位檔案信息化工作的開展重點

強化計算機的實際應用，不斷消除形式主義。積極推進老員工對于計算機辦公系統的學習和實踐的能力。我們都知道傳統的檔案管理工作最大的不足就是采取人工操作，管理效率偏低，檢索速度較慢，資料存儲的空間加大。信息化的檔案管理的最佳模式就是需要以不足點為切入點，運用信息化、智能化的模式消除這些漏洞，檔案館工作人員的工作水平。單位要多多的開展專題講座，培訓課堂，宣傳檔案管理工作的優勢，不斷的與時俱進，符合時代與經濟社會發展的整體趨勢。

提升檔案管理工作人員的工作認知，轉變思想觀念是提升邏輯認知的關鍵所在。單位管理層要不斷地提高對于檔案信息化水平的關注度才行，在職能層對自上而下的檔案管理信息化工作的開展予以重視。積極努力的消除等、靠、挨等員工消極怠工的思想，從思想的源頭來改變。

5 檔案管理信息化工作的創新發展

5.1 不斷優化信息化的數據系統

傳統意義上來說，單位檔案管理工作都是在依靠人力實現的，有時候檔案管理工作人員不細致，就會導致查詢失誤等等。信息化的管理水平就會很大的程度上彌補這一缺失，可以很好的集中信息細分、檢索速度、開發新版塊，集成最大信息集合。這樣很好的代替傳統的目錄編制，信息儲存、類目劃分等等。能夠借助好大數據的優勢時代，做到與時俱進，引領先行，并設置好監督機制，積極制定獎懲制度，科學的開展好單位檔案管理工作的收集和存儲工作，也為檔案管理工作者提供好良好工作環境，積極做好檔案工作的優質化服務。

5.2 移動的檔案管理信息數據庫

數據信息化檔案數據是單位進行檔案管理信息化改革的重要前提，在某種意義上來說，檔案管理的信息化水平，就是要把傳統的紙質檔案資料借助于新型的信息化的技術水平調整數字化的一個過程，就是把有型的介質轉化為一種無形的數據，這樣的數據分析會隨著時間的推移永久的保存下來，也能為檔案查詢人員提供最大的便利。

5.3 人事管理和檔案管理完美融合

單位要實現高效的人才管理，檔案管理部門工作人員就要在日常的工作中，保證質量的完成檔案工作的數據統計、整合、檢索、收集等工作內容，在積極推進檔案化信息水平的同時，工作人員也要積極地提高自己的信息化操作水平，具備超級高的網絡化的應用能力。對于那些優秀人才的培養，不僅需要引進來的策略，更需要走出去，讓那些有能力，有技術的人才走出去，積極學習國外的先進技術和管理能力。也鼓勵那些檔案資料的管理人員不斷的積極進取，開拓創新，努力的自己的工作崗位上提升我國檔案工作的服務水平。

5.4 編制好檔案管理的安全規定

安全信息化水平是單位信息化原始資料的最根本的特征，在信息資料的存續期間，不能有任何后續那些人為的修改，也不能有無權限工作者的不當操作，信息的安全性和可靠性就顯得尤為突出和重要，這就需要在日常的工作中，做好檔案管理工作的安全性和保密性，時時刻刻做到有據可循。提高單位檔案管理工作人員的職業素養和安全意識。不斷的優化檔案管理條例，配置好信息安全等各種裝置，安裝好信息保護系統，制定好單位檔案管理條例，為信息安全提供有力的環境。雙管齊下，保證好信息傳輸安全性和高效性。

6 結語

隨著國際化的聯系日益緊密，我國企業在外部的運行環境也存在著日益復雜的特點，檔案管理作為記錄單位的發展歷史，信息管理人員運用信息技術進行全面化、信息化、現代化的檔案管理。信息化技術的廣泛運用為辦公室的檔案管理工作帶來了全新的改變與機遇，創建全新的信息化管理階段，創新信息化管理模式，不斷地向科學化、標準化、智能化的模式邁進，還可以引進新的管理模式，為檔案管理工作正常開展提供更好的支持，為單位的社會效益，經濟效益，品牌效益提升作出積極地貢獻，也可以為可持續的發展提供最重要的保證。

在大數據的迅猛發展的今天，檔案管理信息化的建設水平就顯得尤其突出。這既是這個時代給予檔案管理提出的新的要求，也是一個單位檔案管理發展改革的必然趨勢。這就要求檔案管理的工作人員和管理層級都必須要轉變思想，改變原始的傳統觀念，全面重視檔案管理的信息化建設水平。依托好計算機信息化發展水平以及領先的硬件設備，實現好信息化、智能化的發展水平。積極推進好單位檔案管理工作的信息化建設的步伐。保障信息安全有序地進行和推進。