大數據創新檔案管理模式及提升服務能力的思考

劉 靜

（黃河水利委員會黃河檔案館，河南 鄭州 450003）

在信息化時代下，檔案管理人員應該分析新形勢對自身工作提出的要求，合理應用大數據技術創新管理模式，提高檔案服務水平。考慮到社會發展與技術有不可分割的關系，檔案工作人員必須關注技術領域的發展，確定時代發展方向，定位檔案管理工作，確定下階段工作目標，創新檔案管理模式，為公眾推送優質的檔案服務。

1 大數據時代發展特點

1.1 數據信息海量

在社會發展過程中進行調查，發現隨著信息技術的應用，數據量爆發增長，我國各行業在信息化時代中，均會產生大量的數據與檔案資料。相關情況可以反映企業的運營狀況，也可以體現企業在市場中占據的份額[1]。

1.2 數據類型多

在大數據時代下，國內各類型數據資料會按照需求進行管理并且呈現集中管理的特征。在資料處理階段按照檔案特點分類管理，將檔案分為設備機器類、管理模式類、科學研究等類別，提高檔案保管、整理工作的有效性，同時方便大眾查閱資料。

1.3 對數據安全有較高的要求

在大數據時代下，需要合理應用先進的數字技術與信息技術，提高檔案信息內容的安全性與準確性。另外，應該根據調查完成應急處理與檔案管理，提高檔案管理工作的效率與效果[2]。

2 檔案管理模式創新原則

2.1 依法治檔

檔案工作在我國社會高速發展下，需要得到各方各面的支持，這也可以推動依法治國戰略的發展。在檔案管理模式構建環節，在依法治國環境下，確定檔案管理工作的目標，掌握工作需求，合理應用大數據技術，打造檔案管理的新格局。創新檔案管理模式，需要轉換行政管理模式，同時應該積極推進普法工作，需要在法律規范下開展檔案管理工作，同時推進檔案管理三個體系建設[3]。

檔案管理創新階段需要在法律框架下，提高職能履行的能力，精確劃分責任與權利，確定職責法定履行義務，不能涉足未授權的領域。完成不同所有制檔案管理的劃分工作，區分不同所有制單位的檔案信息。另外，關注檔案行政執法工作，需要加強相關工作的監督力度，對于各類檔案違法事件，按照規定予以處罰，嚴肅處理，杜絕此類事件的發生。

2.2 納入現代公共服務體系

檔案服務屬于政府公共服務內容，需要為公眾服務。在檔案服務期間，必須打破傳統機關衙門的思想，了解公眾對檔案服務的實際需求，將相關信息作為工作導向。創新檔案管理模式，開展共建共享的工作，為了使相應工作擁有良好的成果，按照實際情況以及工作需要，健全檔案資源體系并通過開放制度，最大程度的發揮檔案管理的功能效果，為公眾提供優質的服務[4]。

2.3 使用新媒體技術

新媒體技術在信息技術高速發展的背景下出現，在多個領域得到良好的應用。隨著網絡平臺的大規模建設、用網人數的增加為新媒體技術創造良好的環境，在此過程中檔案環境泛載化特征明顯。公眾通過移動智能終端進入掌上APP查看用電量，根據結果選擇是否進行電費繳納動作。檔案管理部門在新媒體背景下，應該確定相關技術在檔案管理方面形成的影響，需要改變被動接受的狀態，主動接觸新技術并合理應用新技術，發揮新媒體技術在檔案管理中價值，為檔案管理工作新服務的構建提供管理方式[5]。

2.4 建立聯動機制

檔案管理部門在大數據時代下，確定工作目標，結合當下工作存在的不足，通過聯動機制發揮自身的優勢，完全展現部門職能作用。我國很多城市的檔案館選擇與交通局合作，根據檔案管理需要共同構建聯動機制，該機制的建立方便建設項目規劃驗收工作，在工程竣工備案前完成預驗收檔案的工作，在正式驗收后將其移交進館。建設項目單位工作人員應該按照要求參加企業服務的見面會。在會上交流交談與業務相關的內容，清楚業務流程，為工作的開展提供信息，由此提高檔案信息的完整性、可靠性，讓檔案服務管理水平得到大幅度的提升[6]。

3 檔案管理模式創新與服務能力提升的策略

3.1 培養管理人員形成大數據思想

調查社會檔案管理工作，發現很多地方使用的檔案管理模式陳舊，沒有及時對傳統檔案管理模式進行優化、創新，仍然在人力作用下開展檔案管理工作。傳統檔案管理是由工作人員整理資料內容后，登記數據信息，滿足大眾查閱資料的需求。因此，檔案管理部門必須重視現代技術在檔案管理中的應用，還需要根據工作要求，打造專業檔案信息管理系統錄入檔案信息，為他人查閱信息提供便捷服務[7]。

檔案管理人員需要形成大數據思想，清楚檔案管理需要同時確定工作目標。在檔案管理期間，合理應用現代化技術，使檔案管理工作可以依托檔案信息管理系統，進行資料分類管理。在此過程中，工作人員需要不斷提高自身對現代技術的操作水平，為檔案管理工作提供便捷條件。通過現代信息管理系統，可以降低檔案管理人員的工作負荷，還可以提高檔案信息內容的準確性與可靠性。

3.2 推進硬件設施建設

在檔案管理期間，需要關注硬件與軟件基礎設施構建工作，提高對檔案管理工作的管理控制能力，防止檔案管理工作在技術方面出現問題，對檔案事業發展形成沉重打擊。通過構建完善的硬件體系與軟件體系，為檔案管理人員進行檔案管理工作創造良好的環境，讓工作可以高效、高質量的進行，降低檔案信息錄入的錯誤率，還可以大幅度提高檔案內容的嚴謹性與安全性，進而達到推動檔案事業可靠、穩定發展的目的[8]。

3.3 打造檔案服務“1+N”模式

創新檔案管理模式應該根據工作需求，制定工作方案，社會成員也需要積極參與其中。在此期間檔案管理工作者針對檔案數據高速增長的情況，為向公眾推出更優質服務構建1+N模式，在社會成員共同參與檔案管理的過程中，讓1+N檔案服務模式可以良好的應用在具體工作中。大型綜合檔案館必須確定自身承擔的公共服務職責，需要整合企業、專業檔案館檔案、中介機構的資源，在多方共同參與下可以提高檔案管理水平，彌補1+N模式存在的不足。

為了滿足現代大眾對檔案服務的需要，構建1+N的服務模式，可以培養收藏檔案的機構，提高我國檔案事務處理能力。研究檔案中介機構可以歸為以下三種類型：收藏特定載體檔案、某個時期的載體檔案；根據檔案管理需求開發檔案管理軟件的機構，負責檔案數字化掃描與相關業務；將檔案寄存托管作為主要的管理內容，同時提供檔案配送、查詢等配套服務。

3.4 引入先進技術

在現代新興技術相繼出現的過程中，需要加強對現代技術引入工作的力度，構建智慧檔案館，使檔案館可以順應時代發展的需要，在工作中創新檔案管理模式。比如，歐美國家有超過30所大學在發展中建立檔案館，引入信息技術、云計算、網絡技術，構建在線管理系統，對用戶數據進行詳細記錄。此外，參與檔案館建設工作的大學，追蹤相應信息并進行分析。檔案管理人員可以通過相應數據確定各類檔案內容的利用率，使檔案資源可以得到合理的應用[9]。

3.5 構建立體宣傳格局

檔案管理部門在發展過程中，改變傳統被動的發展狀態，需要發現新興技術在檔案管理中擁有的作用，合理應用微博、微信進行檔案宣傳工作，使檔案庫房朝電子化、現代化方向轉變，在此過程中推出優質服務，獲得社會公眾支持與認同[10]。

3.6 實施制約機制

檔案事業對社會發展有重要的作用，但是在當下沒有獲得良好的工作效果。分析相應現象的深層次原因，與檔案事業在發展期間沒有建立科學完善的制約機制有一定關系。因此，當下需要構建剛性、健全的考評制度，同時需要加強檔案法治建設力度，在工作中實施獎懲措施，將各部門的檔案工作與績效考核相關聯，檔案工作直接影響到個人的福利獎金績效，由此增加工作人員對檔案管理工作的重視程度。

3.7 開展人才戰略性培訓

檔案管理工作進行期間，需要加強對檔案工作人員業務能力的重視程度，應該構建專業化人才團隊，在人才規劃方面需要擁有戰略性眼光，注重人才培養，同時引進現代人才。在檔案管理中為檔案管理人員提供培訓與深造的機會，讓工作人員參與省市政府組織的檔案活動，積極地與其他檔案機構進行聯誼，開展交流活動，使檔案管理人員可以在活動中相互學習分享各自的工作經驗。在相關活動下讓檔案管理人員的經驗可以迅速增長，對工作人員開展檔案服務工作有極大的幫助。

4 結語

在檔案管理工作創新改革期間，應該根據大眾對檔案服務方面的需求，定位檔案管理工作，確定下一階段需要重點開展的工作，需要深化改革檔案管理模式，提高檔案服務水平。檔案管理直接關乎社會發展，需要對其予以高度重視，檔案管理人員也應該明確自身承擔的重要使命，清楚工作目標，整理各階段工作存在的不足與優勢，完善工作模式。在科技高速發展的過程中，將大數據作為管理工作的載體，按照檔案管理需要打造現代化管理系統，良好的完成工作任務，推動檔案事業的發展。