事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展研究

尹夢(mèng)寒

（國家海洋標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量中心，天津 300112）

目前，事業(yè)單位在許多方面都應(yīng)用了信息技術(shù)，但在人事檔案管理方面仍然采用傳統(tǒng)的管理方法。這也造成了當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的諸多缺陷。在這種情況下，應(yīng)該很好地應(yīng)用信息技術(shù)，使事業(yè)單位在人事管理方面得到更好的發(fā)展。

1 信息化檔案管理的重要性

1）人才發(fā)展需求。人事檔案可以理解為關(guān)于過去人才發(fā)展的一些重要信息，是對(duì)過去人員流動(dòng)的真實(shí)反映和客觀解釋。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的興起，人事檔案越來越多，很多相關(guān)內(nèi)容已經(jīng)無法記錄。另外，很多人事檔案代表著人才的發(fā)展。沒有人事檔案管理的科學(xué)改革和轉(zhuǎn)型，就沒有辦法有效滿足人才的發(fā)展需求。因此，電子檔案具有不可想象的重要性。

2）檔案發(fā)展需求。除了人才的發(fā)展需求，檔案的發(fā)展需求也是體現(xiàn)電子檔案管理重要性的主要原因。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以處理相關(guān)檔案。只有科學(xué)的、基于數(shù)據(jù)的電子管理模式，才能有效地處理當(dāng)代檔案，使所有檔案和資料電子化，更容易保存，更具有保密性。在檔案管理過程中，具體的檔案會(huì)更安全。可見，信息化電子檔案管理的重要性是不可想象的。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1）缺乏創(chuàng)新的人事檔案管理理念和思維。目前，我國事業(yè)單位在組織開展人事檔案管理工作的過程中，仍然遵循傳統(tǒng)的管理理念和模式，沒有及時(shí)創(chuàng)新和優(yōu)化，沒有及時(shí)利用當(dāng)前非常先進(jìn)的信息理念和大數(shù)據(jù)理念，同時(shí)也沒有充分重視現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，并且沒有充分利用其在檔案管理工作中的主要優(yōu)勢(shì)，對(duì)人事檔案管理流程和環(huán)節(jié)缺乏優(yōu)化和創(chuàng)新，使得事業(yè)單位人事檔案管理工作的整體流程標(biāo)準(zhǔn)僵化，不利于其向動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化。傳統(tǒng)模式下的事業(yè)單位人事檔案管理非常陳舊落后，不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的基本要求。因此，我國事業(yè)單位人事檔案管理存在傳統(tǒng)管理技術(shù)、效率低下、整體服務(wù)質(zhì)量差等諸多現(xiàn)實(shí)問題，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理的進(jìn)一步完善和創(chuàng)新發(fā)展。

2）檔案管理配套設(shè)施不完善。事業(yè)單位在組織實(shí)施人事檔案管理的過程中，沒有完善的配套設(shè)施，基礎(chǔ)設(shè)施不完善，無法及時(shí)有效地更新檔案信息。同時(shí)，信息交流存在障礙，導(dǎo)致傳輸效率低下，也難以充分保證檔案的完整和安全。此外，檔案管理缺乏充足完整的配套基礎(chǔ)設(shè)施，使得事業(yè)單位人事檔案管理面臨巨大的安全隱患。很多不法分子會(huì)通過檔案管理系統(tǒng)中的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行一些非法操作，比如被植入木馬等病毒入侵，造成數(shù)據(jù)泄露等不安全問題，難以有效保障事業(yè)單位人事檔案管理的安全性和保密性。

3）缺乏數(shù)字化管理模式。在事業(yè)單位人事檔案管理中，有許多問題沒有得到解決，包括缺乏數(shù)字化管理方法。在人事檔案管理過程中，傳統(tǒng)的管理模式應(yīng)該向信息管理模式轉(zhuǎn)變，但這種模式轉(zhuǎn)變?cè)趯?shí)踐中并沒有得到實(shí)施。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，會(huì)因?yàn)槿耸聶n案過多而出現(xiàn)管理失誤，這也降低了人事檔案管理人員在具體工作中的效率。因此，數(shù)字化管理模式的缺失已經(jīng)成為當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中亟待解決的問題之一。

4）缺乏合適的管理人員。除了缺乏數(shù)字化的人事檔案管理模式外，事業(yè)單位在人事檔案管理過程中，也缺乏相應(yīng)的人才。在目前的人事檔案管理工作中，檔案管理人員的老齡化程度非常嚴(yán)重。事業(yè)單位檔案管理人員一般都是中年人。這樣的管理者對(duì)互聯(lián)網(wǎng)并不熟悉，人事檔案管理工作中的互聯(lián)網(wǎng)人才也不多，也導(dǎo)致缺乏相應(yīng)的人才來適應(yīng)現(xiàn)狀。缺乏相應(yīng)管理人才的問題應(yīng)該盡快解決。

3 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展研究

1）加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理意識(shí)。為有效保障事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視人事檔案信息化發(fā)展建設(shè)，積極加強(qiáng)各種資源支持和投入，全面完善事業(yè)單位綜合管理機(jī)制，落實(shí)人事檔案管理科學(xué)發(fā)展規(guī)劃。首先，要不斷加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理。事業(yè)單位應(yīng)安排專門人員負(fù)責(zé)人事檔案的日常管理，充分發(fā)揮個(gè)人的潛能，積極創(chuàng)新，充分保障事業(yè)單位人事檔案向信息化管理模式的發(fā)展和轉(zhuǎn)變。二是事業(yè)單位要高度重視專業(yè)人才檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。領(lǐng)導(dǎo)必須重視加強(qiáng)人事檔案管理人員的日常職業(yè)能力培訓(xùn)和評(píng)估管理，積極培養(yǎng)人事檔案管理人員積極創(chuàng)新檔案管理的理念和理念，積極推動(dòng)管理人員運(yùn)用科學(xué)高效的人事檔案管理方法，不斷提高專業(yè)技能和理論基礎(chǔ)，增強(qiáng)職業(yè)道德，增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的有效性。事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)程的有效推進(jìn)，離不開領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的充分重視，要高度重視具體工作人員專業(yè)素質(zhì)的提升和培訓(xùn)，充分保證日常工作的順利有序推進(jìn)。加強(qiáng)提高業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理工作者的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極推行工作考核管理制度，促進(jìn)其個(gè)人工作方法和技能的不斷優(yōu)化，促進(jìn)內(nèi)部人員健康競爭，不斷提高其個(gè)人工作的責(zé)任感和自覺性，積極學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，有效發(fā)揮其能力優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理向信息化發(fā)展有序推進(jìn)，增強(qiáng)事業(yè)單位信息化管理的整體意識(shí)和自覺性。

2）完善人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置。事業(yè)單位人事檔案管理效率的有效提高離不開現(xiàn)代信息化的基礎(chǔ)支撐設(shè)施。要全面推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新、優(yōu)化和完善，積極創(chuàng)新人事檔案管理規(guī)范新模式，不斷豐富人事檔案內(nèi)部資源，必須積極完善信息化基礎(chǔ)配套設(shè)施，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理電子化發(fā)展，推動(dòng)軟硬件基礎(chǔ)配套設(shè)施的及時(shí)配置和完善。不斷加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)信息化建設(shè)，有序搭建事業(yè)單位人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，不斷提高其管理工作的現(xiàn)代化可操作性，完善其制度建設(shè)和發(fā)展，積極實(shí)施事業(yè)單位人事檔案信息高效錄入。電子數(shù)據(jù)信息處理方法有助于提高傳統(tǒng)手工錄入和整理方法的效率，節(jié)省大量人力和時(shí)間成本，保證檔案信息歸檔的及時(shí)性。為用戶更方便地查詢和檢索信息，保證檔案信息的科學(xué)規(guī)范存儲(chǔ)方式，有效整合電子檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，為事業(yè)單位人事檔案管理增加雙重保障，保證檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提高人事檔案管理的有效性。

3）對(duì)數(shù)字化的檔案管理模式進(jìn)行建立。如果要對(duì)事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行信息化管理，就要建立數(shù)字化的檔案管理模式，這個(gè)策略是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的。目前事業(yè)單位人事檔案數(shù)量已經(jīng)達(dá)到很多，如果手工處理，很難發(fā)揮良好的管理效果。檔案要數(shù)字化，存放在相應(yīng)的智能云盤或計(jì)算機(jī)設(shè)備中。要想達(dá)到這樣的人事檔案管理效果，就要建立人事檔案數(shù)字化管理模式。在這種情況下，應(yīng)該引入相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，完善相關(guān)的信息管理系統(tǒng)。相關(guān)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理人員要對(duì)整個(gè)數(shù)字化管理工作流程有一定的了解。因此，在事業(yè)單位人事檔案信息化管理過程中，建立數(shù)字化檔案管理模式是最有效的策略之一。

4）對(duì)信息化平臺(tái)進(jìn)行建立。除了利用責(zé)任分擔(dān)機(jī)制之外，還應(yīng)建立一個(gè)信息平臺(tái)，其主要目的是應(yīng)用員工的人事信息。一方面，在相應(yīng)的信息平臺(tái)中，單位人員可以查詢打卡記錄，讓單位人員及時(shí)溝通；另一方面，也可以有效應(yīng)用事業(yè)單位數(shù)字化人事檔案，相應(yīng)的信息平臺(tái)可以統(tǒng)計(jì)事業(yè)單位的人事信息，然后與往年進(jìn)行對(duì)比，了解事業(yè)單位的發(fā)展和現(xiàn)狀。以信息管理平臺(tái)為基礎(chǔ)后，事業(yè)單位的裁員招聘會(huì)變得更好。此外，該信息平臺(tái)還可以根據(jù)人事信息中的薪酬情況了解事業(yè)單位的資金流失情況，從而實(shí)現(xiàn)更加完善的發(fā)展。因此，在事業(yè)單位人事檔案信息化管理過程中，建立良好的信息平臺(tái)是最重要的策略之一。

5）完成檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，確保內(nèi)容真實(shí)性。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，在檔案生成過程中應(yīng)完成數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，以保證信息內(nèi)容的真實(shí)性。在生成數(shù)字信息檔案之前，需要對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行嚴(yán)格篩選，以確保材料的真實(shí)性和可靠性，特別是如果關(guān)鍵信息出現(xiàn)篡改跡象，則需要嚴(yán)格識(shí)別真實(shí)性，嚴(yán)格禁止檔案中出現(xiàn)虛假信息。將紙質(zhì)材料掃描成數(shù)字檔案時(shí)，為了保證圖片的清晰度，需要設(shè)置合適的分辨率，掃描出來的圖像不應(yīng)有黑邊、傾斜、模糊等情況，以保證紅色公章等內(nèi)容清晰可見，數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的材料編號(hào)必須一致。生成歸檔數(shù)字素材時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，確定統(tǒng)一格式，不會(huì)隨意修改。積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析方法挖掘和應(yīng)用人事檔案數(shù)據(jù)資源，全面收集人事檔案信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，要實(shí)時(shí)收集和更新職能部門審核的權(quán)威數(shù)據(jù)，不斷拓寬數(shù)據(jù)來源類型，掌握數(shù)據(jù)的潛在規(guī)律，為人力資源管理決策提供有力支持。從管理的角度來看，要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)因工作原因造成的檔案缺失，按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行操作。

6）提供人員檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，我們應(yīng)該完善大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，建立一個(gè)安全的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。首先，它需要配備完整的硬件和軟件設(shè)施，以便利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)一步管理人事檔案。在大數(shù)據(jù)管理中，系統(tǒng)安全是關(guān)鍵的維護(hù)內(nèi)容。為了保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)云平臺(tái)的存儲(chǔ)安全，可以設(shè)置以下三層安全，第一層是防火墻安全，第二層是針對(duì)用戶登錄的特殊加密和授權(quán)安全，第三層是強(qiáng)大的殺毒軟件安全。基于上述措施，可以防止非法用戶進(jìn)入系統(tǒng)，降低文件信息數(shù)據(jù)泄露的可能性。其次，為了保證數(shù)據(jù)信息的安全，需要在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上將檔案資料設(shè)置為只讀模式，為電子文件提供安全保護(hù)；通過添加水印等防偽標(biāo)記，可以防止信息被惡意篡改。最后，各單位檔案部門要合理控制其他部門的查詢和訪問權(quán)限，根據(jù)不同的需求設(shè)置合理的權(quán)限，利用身份識(shí)別和密碼綁定對(duì)查詢部門進(jìn)行認(rèn)證。為了及時(shí)識(shí)別檔案數(shù)據(jù)信息的安全隱患，應(yīng)根據(jù)用戶訪問、讀取、寫入和訪問檔案的時(shí)間和類型進(jìn)行日志管理，并定期檢查和維護(hù)管理系統(tǒng)，以確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，為數(shù)據(jù)安全提供保障。隨著新文件技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案在信息采集階段可以一次性輸入計(jì)算機(jī)終端，在利用階段可以查閱、打印、復(fù)制無數(shù)次。一個(gè)檔案可以被很多用人單位查詢無數(shù)次，原始檔案不需要翻，所以毫發(fā)無損。現(xiàn)代信息技術(shù)也為個(gè)人信息安全提供了技術(shù)保障，按照嚴(yán)格的安全管理制度和防火墻技術(shù)基本可以得到保障。

7）提升事業(yè)單位人事檔案管理人員素質(zhì)。事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展和建設(shè)離不開職業(yè)經(jīng)理人，必須高度重視職業(yè)人才素質(zhì)的培養(yǎng)和提高。人事檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)能力，還要積極學(xué)習(xí)和提高應(yīng)用信息技術(shù)的實(shí)踐能力。同時(shí)，根據(jù)檔案管理信息化發(fā)展和建設(shè)的實(shí)際需要，重視專業(yè)數(shù)據(jù)管理人才的引進(jìn)和使用，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用和分析，不斷提高事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展和建設(shè)的速度和效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理必須適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)步的趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)其信息管理系統(tǒng)和平臺(tái)的有序建立，充分提高事業(yè)單位人事檔案信息管理的效率，促進(jìn)我國事業(yè)單位人事檔案管理更加科學(xué)高效。