我國民辦高校檔案管理存在的問題及其對策

程玉紅

摘? ?要：20世紀90年代以來，我國民辦高校不斷發展壯大，成為我國高等教育一支重要力量。隨著民辦高校辦學規模的擴大，國家對民辦高校規范化管理力度加大，檔案管理地位也在不斷提升。然而，民辦高校檔案管理普遍存在著檔案意識不強、管理人員素質偏低、制度不健全、硬件薄弱等嚴重問題。要加強民辦高校檔案管理工作，就必須從增強檔案意識、提高隊伍素質、健全管理制度、打牢基礎設施等方面入手，補足檔案管理工作的短板，推動民辦高校不斷發展壯大。

關鍵詞：民辦高校;檔案管理;對策

中圖分類號：G482? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）08-0150-03

20世紀90年代以來，我國民辦高校不斷發展壯大，教學質量和管理水平不斷提高，為國家培養了大批優秀人才，成為高等教育的一支生力軍。隨著高等教育體制改革的深化和民辦高校辦學規模的擴大，民辦高校的各項管理工作更加規范。原先因忙于辦學而不被重視的檔案管理工作，伴隨著上級教育主管部門對民辦高校學科專業、畢業論文抽檢和學位授予權評估等各項工作監管力度的強化而提上議事日程。如何在民辦高校辦學時間短、檔案意識弱、管理機制尚不健全的情況下遵循檔案管理規律，結合學校實際采取靈活措施有效推動民辦高校檔案管理工作，使檔案資料更好為民辦高校建設發展服務、為廣大師生服務、為學校人才培養服務、為科學研究服務，成為擺在民辦高校領導面前的一項緊迫任務。

一、當前民辦高校檔案管理面臨的問題

（一）民辦高校對檔案工作重視不夠，檔案意識不強

民辦高校受市場經濟的影響，強調投資收益最大化，追求短期內合理回報。而檔案工作是一項短期感覺不出來，長期積累才能顯現效果的工作，因此高校不愿進行人力、物力上的投入。大多數人認為，檔案館（室）只是一個輔助部門，與教學、科研、管理工作關系不大，以至于廣泛存在檔案工作說起來重要、做起來次要、忙起來不要的現象;加之民辦高校領導變動頻繁、人員流動較快，大家的檔案管理意識普遍薄弱，沒有從根本上認識檔案工作的重要性，未能給予足夠的關心和重視。檔案管理沒有專門領導，院系也沒有專職人員，基本業務依附于學校辦公室（也有在圖書館），由辦公室主任負責，只是作為一項附帶性工作。由于民辦高校一切工作強調省人、省事、省錢，每一個人都身兼數職、滿負荷運轉，根本就無時間、無精力，靜不下心來從事檔案管理工作。檔案材料長期處在工作無人管、立卷歸檔無人問、辦完事無文件材料保存的狀態。有的民辦高校甚至連學校自發的文件都不歸檔，導致文件檔案流失十分嚴重。

（二）檔案管理人員變動頻繁，業務素質有待提高

民辦高校檔案人員業務素質不高表現在以下三個方面。一是檔案管理人員變動頻繁。檔案管理人員多數為兼職人員，身兼數職、事務繁雜，工作起來常常分身乏術，所以不能嚴格履行檔案工作職責。兼職人員過多，人員變動非常頻繁，導致部門人員青黃不接、檔案崗位新手不斷。而每個新進人員對所從事的檔案工作都需要較長的熟悉和適應過程，這在客觀上對文件材料歸檔工作造成很大影響，嚴重影響歸檔進度和質量，制約檔案管理和歸檔工作的有序進行。二是檔案管理人員專業技能欠缺。檔案管理工作是一項技術性很強的工作，只有具備良好的專業技能，才能勝任這項工作。由于檔案管理人員多為兼職人員而非科班出身，也沒有機會參加專門技術培訓，而且常常忙于本職工作，對檔案管理意識淡薄，只是被動應付，干一天算一天。他們在檔案鑒定、掃描、裝幀、歸檔等環節缺乏處理技能，經常出現“張冠李戴”現象，為日后檔案資料的有效利用埋下了隱患。三是檔案管理人員缺乏現代科技手段。由于許多檔案管理工作人員多屬于兼職人員，僅僅了解一些傳統的檔案管理知識。加之許多民辦高校對于檔案管理工作投入不足，基本的現代化辦公設備和檔案管理軟件系統都不具備，此外很多檔案管理人員也不愿意接受學習現代網絡技術下的電子歸檔技術，繼續沿用傳統檔案管理模式，在收集、鑒別、整理、保密、查閱、利用、轉遞等環節中工作粗糙、效率低下，以致檔案管理工作的真正價值不能很好發揮出來。

（三）檔案材料不能及時完整歸檔，檔案管理制度不夠健全

民辦高校檔案管理中存在的嚴重問題是文件材料不能及時立卷歸檔，從上到下普遍存在敷衍了事、得過且過的心態。民辦高校機關職能處室、系（部）以及有關人員對檔案工作的重要性認識不足，認為把自己分內工作完成就夠了，保存歷史、傳承文化不是自己的事，自己的工作不需要什么檔案管理。機關處室和系部負責人員總是強調客觀原因，以工作繁忙、難以抽出時間為由，推三阻四，把歸檔工作一拖再拖，不能及時將檔案材料收集起來，向學校檔案部門集中移交，以便統一歸檔。有些學校機關處室領導為了自己使用方便，不積極配合上交檔案材料，將應該歸檔的文件材料長期滯留在自己手中。許多教師認為，自己的本職工作是做好教學和科研，檔案管理和建設是檔案部門的事，各種檔案材料歸檔保存不是自己的本職工作，在材料歸檔時被動應付、草率了事，造成教學、科研檔案中的文件材料收集不齊全、歸檔不完整。很多檔案材料長期積壓在系部，不能及時上交保存，甚至諸如試卷、作業等教學材料長期散落在教師家中，致使檔案材料丟失、遺漏現象嚴重。

（四）基本硬件設施建設無法保證，檔案保管條件堪憂

基本硬件設施既是檔案管理工作運轉的必要平臺，也是檔案保管的基本條件。離開必要的基礎設施，檔案的收集、整理、保管等工作就無法順利進行。受市場經濟的影響，民辦高校把主要精力投入到招生宣傳、教學管理上，對檔案管理工作重視程度不夠。有些高校沒有專門的辦公用房和符合標準的檔案庫房;稍好一點的學校檔案室融辦公、閱檔、保管為一體，達不到“三室分開”的要求;有些學校鐵皮檔案柜嚴重變形，整理檔案所需的裁紙刀、打孔機等基本設備都不齊全，更談不上電腦、打印機和專用掃描儀等現代辦公設備，給日常工作帶來不便。大多數民辦高校檔案管理設施條件不合格，沒有專門的辦公場所與存儲庫房，達不到保管檔案所必備的通風、防潮、防霉、防火、防盜等方面的最低要求。保管設備不齊全，檔案文件隨意堆放，使檔案管理陷于無專人負責、無專柜保存、無專門辦公室和庫房的“三無”狀態，檔案材料成為被遺忘的角落，任由歲月侵蝕。

二、加強民辦高校檔案管理的措施建議

（一）增強各級部門檔案意識，重視檔案管理工作

檔案意識的高低決定了檔案管理工作的先進與落后，增強檔案意識是做好檔案工作的前提條件。首先，要提高辦學者的檔案意識。民辦高校創辦人的檔案意識是決定檔案工作水平的關鍵因素。辦學者應淡化功利色彩，放眼長遠利益。如果辦學者沒有長遠的發展規劃，斤斤計較于眼前利益，把檔案管理工作看成虧本的買賣，那么民辦高校的發展前景是令人堪憂的。辦學者要立足于長遠目標，增強檔案意識，把檔案管理作為學校管理中的一項基礎工作，充分認識到檔案管理與教學評估、學科建設的密切關系，把辦學所得的一部分利潤用到學校發展的薄弱環節上，及時填補檔案管理漏洞，不讓檔案工作成為制約未來發展的“短板”。其次，強化管理層的檔案意識。《檔案法》明確規定，各地、各部門、各單位都要重視檔案管理工作，并將其列入日常管理工作中。民辦高校主管領導應切實把檔案工作提上議事日程，納入到整體發展規劃、管理規章制度之中，通盤考慮、統一推進。每一年度都要按時布置、檢查、驗收和總結檔案工作，把檔案管理工作的優劣作為對職能部門和負責人員進行考核、獎勵、晉升的重要依據。最后，強化教職員工的檔案意識。增強規范意識，從歸檔文件的擬稿、校對到審核、簽發，再到印刷、歸檔等不同環節都要符合檔案管理的規范要求。強化立卷意識，檔案管理人員時刻繃緊檔案這根弦，在日常工作中注意檔案材料的收集和整理，保證檔案材料的完整無缺。加強歸檔意識，學校各職能部門和所屬學院每一年度要及時將具有保存價值的檔案材料向檔案管理部門移交歸檔。一旦教職員工樹立起檔案意識，就會凝聚成一股巨大的力量，推動檔案管理工作規范化和科學化。

（二）健全檔案管理制度，規范檔案管理

要推動檔案管理工作有效開展，保證檔案材料完整、準確，建立健全科學合理的檔案管理制度必不可少。一是要強化專兼職檔案人員崗位責任制度。建立檔案管理人員的崗位責任制，明確任務分工，使學校機關職能部門和院（系）專、兼職檔案人員各自負責所屬部門檔案材料收集、整理、立卷、歸檔任務，形成一級抓一級、層層抓落實的工作格局，確保檔案管理工作上面有人抓、下面有人做，推動檔案管理工作落到實處。二是建立健全檔案材料歸檔制度。檔案管理部門作為職能部門，應成為聯系機關處室、院（系）和廣大教職工進行檔案收集和檔案業務指導的紐帶。這就要求檔案管理部門盡快建立健全各類檔案材料收集歸檔制度，對檔案材料收集的種類、范圍、程序、途徑以及紀律要求進行明確規定，對于檔案材料的內容進行明確分類，規定哪些應該歸檔的、哪些不用歸檔，讓各系部檔案人員心中有數，從而確保檔案材料收集渠道暢通。三是建立檔案管理監督機制。民辦高校要將檔案管理專職人員納入管理監督機制和激勵機制范圍，及時了解歸檔材料的收集、鑒別、整理、歸檔、安全、保密、查閱、借閱、轉遞等基本情況，定期進行抽查、考核、評比，對工作認真細致、負責到位、有突出貢獻的檔案管理工作人員給予物質激勵和精神鼓勵，從而促進檔案管理的規范操作，實現檔案管理與學校各項事業的同步發展。

（三）提高檔案管理人員素質，緊跟時代節奏

一是增強責任意識。檔案是歷史的真實記錄，檔案管理人員是檔案的忠誠守衛者，尊重歷史、維護檔案的真實完整是檔案人的神圣職責。檔案管理人員要有崇高的職業素養，樹立強烈的責任意識、使命意識，及時了解、掌握學校不同發展階段的中心工作，最大限度利用各種條件，積極主動做好檔案工作。二是提高業務素質。業務素質是履行崗位職責的能力，也是完成工作任務的保證。要加大檔案管理人員業務培訓，定期舉辦培訓班，尤其是組織新入職人員系統學習檔案管理的政策法規、業務知識、操作技能，提升其業務能力和管理水平;建立機關和院系檔案管理專兼職人員到校檔案館實地培訓制度，使其在檔案整理中增長知識、提高技能，從而促進檔案管理水平和實際操作能力再上一個新的臺階。三是提高檔案管理人員信息化水平。受辦公設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化等因素影響，檔案管理手段在不斷創新，對檔案管理人員的專業水平、管理能力和操作技能提出新的更高的要求。因此，要加大檔案管理人員信息化能力以及計算機操作技能、網絡知識的培訓，提升工作效率，提高服務質量，以更好適應信息化時代對檔案工作的要求。

（四）加強基礎設施建設，保證檔案管理工作有序開展

首先，建立組織機構。建立由專門人員負責的檔案管理機構，要有固定的辦公場所、檔案庫房。各處室和院系要明確檔案專員，配合學校檔案館（室）做好每一年度的檔案歸檔工作，形成一級抓一級、層層抓落實的良好局面。其次，解決檔案管理工作平臺問題。按照國家標準，建立標準檔案室，做到辦公室、閱覽室、檔案庫房“三分開”，實現鐵門、鐵窗、鐵架“三鐵”要求，同時配備空調機、去濕機、滅火器等必要設備，達到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”標準。配備必要的檔案保管、保護和辦公設備，實行專人、專柜、專庫保管，不能分散、隨意存放。最后，提高辦公現代化水平。按照辦公現代化標準配備計算機、掃描儀、刻錄機、高拍儀、錄音筆、攝像機等現代化設備;積極引進檔案資料軟件管理系統，通過計算機技術、信息通信技術，實現檔案資料的處置、保存、管理與應用的現代化，讓過去煩瑣的檢索工作在瞬間得到處理，使檔案管理人員從體力勞動中解放出來。

參考文獻：

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Problems and Countermeasures of Archives Management in Private Colleges in China

Cheng Yu-hong

（Archives， Yangzhou University， Yangzhou 225009， China）

Abstract： Since the 1990s， Chinas private colleges have been growing and becoming an important force in Chinas higher education. With the expansion of the scale of private colleges， the state has strengthened the standardized management of private colleges， and the status of file management is also constantly improving. However， there are some serious problems in the file management of private colleges， such as weak file awareness， low quality of management personnel， imperfect system， weak hardware and so on. In order to strengthen the archives management of private colleges， we must strengthen the consciousness of archives， improve the quality of the team， improve the management system， and lay a solid foundation， so as to make up for the shortcomings of archives management and promote the continuous development of private colleges.

Key words： private colleges and universities; archives management; countermeasures