當前新形勢下人事檔案管理工作的優化

陳海波

（重慶市秀山土家族苗族自治縣人大代表聯絡服務中心，重慶 409900）

事業單位有效進行工作，離不開人事檔案管理工作的強有力支撐，事業單位基于檔案的管理工作非常注重，自開始構建人事檔案管理工作就已經步入正軌。人事檔案是事業單位獲取人才信息的主要來源，進行人才選拔時的重要依據，直接關系到事業單位能否在競爭中站穩腳跟。所以，我國事業單位應提高對人事檔案管理工作的重視程度，采取先進的管理措施和手段，對檔案管理工作加以改善并健全，讓人事檔案管理工作彰顯出本來的價值，推動事業單位的長足進步。

1 事業單位要強化人事檔案管理工作的關注

為了切實提升人事檔案管理工作，事業單位一定要強化對檔案管理工作的注重程度。事業單位要提升對人事檔案管理工作的人力和物力的投入，完善人事檔案管理工作的基礎設備、招聘專業的技術人才、提高檔案工作人員的待遇、嚴格選聘檔案管理人員。單位還應當定時定期對檔案管理人員進行培訓學習，提高工作人員的業務能力和整體素質，有助于人事檔案管理工作的平穩進步。

2 按時對人事檔案管理工作人員進行技能培訓

我國大多數事業單位檔案管理部門沒有專業的管理人才，導致檔案管理工作欠缺科學管理。為了轉變這一現狀，事業單位應當按時對人事檔案管理工作人員進行專業培訓，加強工作人員的專業技能。事業單位可以通過專家講座、知識競賽、觀看學習視頻等方式進行培訓。培訓結束后，要制定相關的考核體系，針對檔案管理人員的基礎知識掌握情況和專業技能進行綜合測評，制定崗位競爭制度，加大崗位之間的競爭，調動工作人員的積極性，對工作人員賞罰分明。

3 建立健全相應的人事檔案管理工作制度

為了使檔案管理人員進一步規范工作行為，事業單位應該構建對應的機制，約束職員的行為，為人事檔案管理工作提供根本保證。領導應明確按照《干部檔案工作條例》制定相應的規章制度，不斷完善制度的相關內容，規范工作人員的工作措施，保證檔案工作不斷推進。事業單位要建立檔案督查管理小組，構建人事檔案管理工作的督查管理系統，對檔案管理工作進行定期檢查和評估，及時發現檔案管理工作存在的問題，并進行解決。

4 將信息化建設應用在人事檔案管理工作中

隨著信息技術的發展，科技的廣泛使用改變了我國傳統落后的工作方式，事業單位的人事檔案管理也應引進信息技術，根據工作的具體情況，改善工作條件和工作方法。首先，在進行檔案管理工作時，可以利用信息化檔案管理系統將傳統的文字圖像等具體信息轉化為數字信息資料，方便工作人員對檔案的調取，促進人事檔案管理工作順利開展。其次，工作人員在開展工作時，盡可能大范圍地使用計算機軟件、云盤、虛擬儲存空間和大數據處理技術對人事檔案進行保存，保證檔案工作的安全性和保密性，信息技術的應用為人事檔案的儲存節省了空間，同時也提高了檔案管理工作的效率。

5 事業單位要增加基金的投入力度

在事業單位的人事檔案管理工作里，由于單位不夠重視，所以缺少對檔案管理工作的投入，使人事檔案管理工作出現許多問題。所以，事業單位的領導應重視人事檔案管理工作，對檔案管理工作加大投入力度，建立檔案管理庫、購買檔案管理設備、滅火器等。保證檔案室的通風，做好檔案的防潮工作，對檔案室定期進行清理，保證檔案室的干凈整潔，提高檔案的保存環境，有利于人事檔案的長期保存。同時，單位領導還應增加對檔案管理工作人員的投入，加強對檔案管理人員專業素養培養，規范其工作行為。先進的檔案管理設備和專業的檔案管理人才，可以保證檔案工作的順利進行。

6 加強人檔分離的檔案管理

隨著我國經濟的快速發展，各大行業對于員工的要求也逐漸提高，增加了人才的流動性。為了人事檔案管理更加適應人才流動，事業單位應完善人檔分離的人事檔案管理體制，保證新員工順利入職。

7 建立統一的數據庫

在事業單位中，由于工作中的信息多種多樣，所以要將檔案信息進行分類整理。工作人員應盡職盡責，做好自己的工作任務，可以利用計算機對人事檔案信息進行統一儲存，及時更新信息庫。各個部門應加強溝通，保證檔案管理工作人員及時對信息進行更改和完善。

8 保證人事檔案信息化的安全性

人事檔案信息是各個事業單位的機密文件，所以要提高人事檔案管理的安全性，保證信息不被泄露。事業單位應加強人事檔案信息化管理工作人員的安全性教育和安全技術培訓，增強信息保密安全意識及安全使用技能。在工作時，工作人員應嚴格執行檔案調閱制度，查閱檔案時，需要人事部及主管領導簽字授權，查閱檔案應該當天返回，歸還檔案時仔細核查有無修改或缺項，進行密封保存；對于離職的工作人員，檔案管理人員應按照對方新單位的要求妥善寄出，寄出前仔細檢查檔案的完整性。檔案在存儲時，應保證紙質版檔案和數字檔案分開存儲，提高檔案儲存的安全性。

9 結語

人事檔案管理工作的重要意義不言而喻，重視人事檔案管理工作的進行與改進是必行之義。從目前的情況來看，人事檔案的管理工作仍然存在著很多問題亟須我們解決，但是，通過研究與探討，這些問題都將會被逐個擊破，人事檔案管理這項工作將會發揮其更好的作用。