當前新形勢下人事檔案管理工作的優(yōu)化

陳海波

（重慶市秀山土家族苗族自治縣人大代表聯(lián)絡(luò)服務(wù)中心，重慶 409900）

事業(yè)單位有效進行工作，離不開人事檔案管理工作的強有力支撐，事業(yè)單位基于檔案的管理工作非常注重，自開始構(gòu)建人事檔案管理工作就已經(jīng)步入正軌。人事檔案是事業(yè)單位獲取人才信息的主要來源，進行人才選拔時的重要依據(jù)，直接關(guān)系到事業(yè)單位能否在競爭中站穩(wěn)腳跟。所以，我國事業(yè)單位應(yīng)提高對人事檔案管理工作的重視程度，采取先進的管理措施和手段，對檔案管理工作加以改善并健全，讓人事檔案管理工作彰顯出本來的價值，推動事業(yè)單位的長足進步。

1 事業(yè)單位要強化人事檔案管理工作的關(guān)注

為了切實提升人事檔案管理工作，事業(yè)單位一定要強化對檔案管理工作的注重程度。事業(yè)單位要提升對人事檔案管理工作的人力和物力的投入，完善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備、招聘專業(yè)的技術(shù)人才、提高檔案工作人員的待遇、嚴格選聘檔案管理人員。單位還應(yīng)當定時定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和整體素質(zhì)，有助于人事檔案管理工作的平穩(wěn)進步。

2 按時對人事檔案管理工作人員進行技能培訓(xùn)

我國大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理部門沒有專業(yè)的管理人才，導(dǎo)致檔案管理工作欠缺科學(xué)管理。為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位應(yīng)當按時對人事檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，加強工作人員的專業(yè)技能。事業(yè)單位可以通過專家講座、知識競賽、觀看學(xué)習(xí)視頻等方式進行培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后，要制定相關(guān)的考核體系，針對檔案管理人員的基礎(chǔ)知識掌握情況和專業(yè)技能進行綜合測評，制定崗位競爭制度，加大崗位之間的競爭，調(diào)動工作人員的積極性，對工作人員賞罰分明。

3 建立健全相應(yīng)的人事檔案管理工作制度

為了使檔案管理人員進一步規(guī)范工作行為，事業(yè)單位應(yīng)該構(gòu)建對應(yīng)的機制，約束職員的行為，為人事檔案管理工作提供根本保證。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確按照《干部檔案工作條例》制定相應(yīng)的規(guī)章制度，不斷完善制度的相關(guān)內(nèi)容，規(guī)范工作人員的工作措施，保證檔案工作不斷推進。事業(yè)單位要建立檔案督查管理小組，構(gòu)建人事檔案管理工作的督查管理系統(tǒng)，對檔案管理工作進行定期檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在的問題，并進行解決。

4 將信息化建設(shè)應(yīng)用在人事檔案管理工作中

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科技的廣泛使用改變了我國傳統(tǒng)落后的工作方式，事業(yè)單位的人事檔案管理也應(yīng)引進信息技術(shù)，根據(jù)工作的具體情況，改善工作條件和工作方法。首先，在進行檔案管理工作時，可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的文字圖像等具體信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資料，方便工作人員對檔案的調(diào)取，促進人事檔案管理工作順利開展。其次，工作人員在開展工作時，盡可能大范圍地使用計算機軟件、云盤、虛擬儲存空間和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對人事檔案進行保存，保證檔案工作的安全性和保密性，信息技術(shù)的應(yīng)用為人事檔案的儲存節(jié)省了空間，同時也提高了檔案管理工作的效率。

5 事業(yè)單位要增加基金的投入力度

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作里，由于單位不夠重視，所以缺少對檔案管理工作的投入，使人事檔案管理工作出現(xiàn)許多問題。所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案管理工作，對檔案管理工作加大投入力度，建立檔案管理庫、購買檔案管理設(shè)備、滅火器等。保證檔案室的通風(fēng)，做好檔案的防潮工作，對檔案室定期進行清理，保證檔案室的干凈整潔，提高檔案的保存環(huán)境，有利于人事檔案的長期保存。同時，單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)增加對檔案管理工作人員的投入，加強對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，規(guī)范其工作行為。先進的檔案管理設(shè)備和專業(yè)的檔案管理人才，可以保證檔案工作的順利進行。

6 加強人檔分離的檔案管理

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，各大行業(yè)對于員工的要求也逐漸提高，增加了人才的流動性。為了人事檔案管理更加適應(yīng)人才流動，事業(yè)單位應(yīng)完善人檔分離的人事檔案管理體制，保證新員工順利入職。

7 建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫

在事業(yè)單位中，由于工作中的信息多種多樣，所以要將檔案信息進行分類整理。工作人員應(yīng)盡職盡責(zé)，做好自己的工作任務(wù)，可以利用計算機對人事檔案信息進行統(tǒng)一儲存，及時更新信息庫。各個部門應(yīng)加強溝通，保證檔案管理工作人員及時對信息進行更改和完善。

8 保證人事檔案信息化的安全性

人事檔案信息是各個事業(yè)單位的機密文件，所以要提高人事檔案管理的安全性，保證信息不被泄露。事業(yè)單位應(yīng)加強人事檔案信息化管理工作人員的安全性教育和安全技術(shù)培訓(xùn)，增強信息保密安全意識及安全使用技能。在工作時，工作人員應(yīng)嚴格執(zhí)行檔案調(diào)閱制度，查閱檔案時，需要人事部及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字授權(quán)，查閱檔案應(yīng)該當天返回，歸還檔案時仔細核查有無修改或缺項，進行密封保存；對于離職的工作人員，檔案管理人員應(yīng)按照對方新單位的要求妥善寄出，寄出前仔細檢查檔案的完整性。檔案在存儲時，應(yīng)保證紙質(zhì)版檔案和數(shù)字檔案分開存儲，提高檔案儲存的安全性。

9 結(jié)語

人事檔案管理工作的重要意義不言而喻，重視人事檔案管理工作的進行與改進是必行之義。從目前的情況來看，人事檔案的管理工作仍然存在著很多問題亟須我們解決，但是，通過研究與探討，這些問題都將會被逐個擊破，人事檔案管理這項工作將會發(fā)揮其更好的作用。