新時期高校檔案的保管和利用

劉 軍

（湖北中醫藥大學學生工作處，湖北 武漢 430065）

以往各大高校的檔案管理工作的工作重點落實在檔案保管的完整性上，但隨著我國信息化技術的不斷發展、各大高校生源的持續擴張，傳統模式下僅僅對紙質檔案進行歸檔管理并確保檔案內容的完整已不再符合當下各大高校對高校檔案的管理要求，針對這一檔案管理問題，高校檔案管理工作人員在日常工作中應根據自身工作中面臨的問題結合自身多年工作經驗深刻探討如何在原有的檔案管理規章制度下對高校檔案的保管和利用進行進一步的拓展延伸。

1 新時期高校檔案的保管手段

1.1 對高校檔案保管時間做出明確規定

隨著我國高校檔案室作為高校檔案存放的核心機構是高校檔案管理活動中的關鍵環節這一理念的確立，各大高校對校內檔案室的重視程度逐漸增強，因此以往檔案管理工作中存在的管理問題逐步暴露。以往檔案管理工作雖然能夠發揮一定的作用和價值，但其價值的落實需要經過其他管理人員對檔案室內存放的檔案展開進一步的歸納和整理才能體現出管理工作應有的價值，但由于前期高校檔案管理人員在工作中對檔案管理工作的重視程度不足，且檔案室的工作經費也無法支持該部門對繁雜的檔案進行系統性的歸納和整理，由此造成檔案管理效率較低，檔案資料散亂增加后續檔案使用人員的使用難度。針對這一檔案管理部門存在的客觀問題，各大高校檔案管理部門需要對檔案保管時間做出明確規定，管理人員在日常工作中針對后續收到的高校檔案應分門別類建立相應的查找制度，并對該檔案的管理時間做出明確的規定，在保管時間結束后，聯系檔案所屬人員對到期后的檔案進行接管，以此緩解檔案管理部門內部工作量持續增加的問題，并將在該工作量的人工轉移到對往期檔案的整理中去。

1.2 對高校檔案歸檔范圍作出明確規定

現階段檔案機構管理人員對本部門的工作人員進行梳理時可以發現，大部分檔案管理人員的工作能力相對有所欠缺，究其原因是部分高校對檔案管理工作的重視程度和認知的不足，因此在后續人員聘用上并沒有優先考慮具備一定專業技能和具有一定檔案管理工作經驗的專業技術人員，高校管理人員的能力不足進一步加劇了當下檔案管理工作優化的難度。針對這一工作問題，檔案機構管理人員在實際操作過程中可以從對高校檔案歸檔范圍作出明確規定的角度入手，對現階段實行的檔案管理結構進行系統性的優化并完善相應的檔案管理制度。通過系統性地訂立檔案管理部門日常工作制度，對本部門內部工作人員的工作行為進行規范，以此在短時間內提高相關工作人員的工作能力，并未后續組織人員進行深度培訓打下良好的基礎。

1.3 利用信息化技術對高校檔案進行備份

隨著我國信息技術水平的高速發展，越來越多的領域選擇將信息化技術與本部門的工作內容進行結合，以此提高本部門人員的工作效率。其中，高校檔案管理人員在本部門原有的工作內容中引入信息化技術是順應當前我國科技水平的未來發展趨勢的有效探索，借助計算機網絡信息技術和多媒體技術的科技優勢，將高校檔案室里儲存的紙質檔案掃描、上傳至云端數據庫，并在此過程中建立高效的搜索系統，將云端的檔案管理信息與檔案管理機構的實際儲存位置一一對應，以此縮短后續管理人員調取相關檔案的搜索時間，將信息化技術與檔案管理工作進行有效地結合，不僅可以大幅度提高本部門員工的工作效率也為后續縮短檔案信息的檢索時間提供了有效的技術支持。隨著信息化技術對高校檔案管理工作的逐步滲透，檔案管理人員應根據本部門員工的工作發展需要定期組織員工進行信息化技術與檔案管理工作的相關內容培訓，這不僅是未來檔案管理工作的開展趨勢，也可以在短時間內通過檔案保管手段進行優化從而達到提供當官管理工作的工作效率這一管理目的。

2 新時期高校檔案的有效利用

2.1 高校檔案原件外借

隨著各大高校深度展開檔案管理模式的創新與優化，在高校內部保存的檔案信息與信息化技術相結合之后進一步提高了高校檔案的有效利用效率，以高校檔案原件外借情況舉例，以往的高校檔案管理制度中明確規定檔案原則上一律不外借。學校二級單位如因公務等特殊原因確需借出檔案的，需經所在單位、所借檔案立卷部門、檔案館負責人審核同意方可辦理借出手續。且對檔案外借規定時間做出明確規定，現階段在對原有的檔案管理模式進行優化創新后，高校管理人員在對本單位的檔案調出時可以借助高效的互聯網信息平臺，對相關人等的外界申請進行審核，在符合要求的前提下，通過前期檔案的歸納整理對所需檔案快速的調出，并對調出信息予以登記，這以模式極大地提高了檔案管理人員的工作效率，在確保檔案完整性的同時對高校檔案進行了合理地利用。

2.2 制作印發檔案復印件

傳統模式下的檔案管理人員僅僅賦予檔案管理部門檔案整理歸納這一項管理任務，而隨著當今社會檔案管理部門的職能拓展，檔案管理人員在原有的檔案管理工作的基礎上向外拓展了檔案的制印工作，現階段當事人調出管理檔案用于辦理相關事件時有時需要的并不是檔案的原件而是檔案的復印件，而檔案管理人員在對檔案進行整理時可以根據不同的用途將檔案分門別類地制作成不同的格式，以便后續相關人員借閱調用，因此管理人員在日常工作中應充分利用檔案這一有效資源協同各部門提高彼此的工作效率。

2.3 提供相關聯的檔案證明

以往的檔案管理制度中由于自身檔案管理散亂且沒有建立長效的檔案管理機制，因此相關人員在調閱一份檔案時往往只能查閱自身選取的那份檔案而無法同時調閱與該檔案相關聯的其他檔案證明，隨著高校檔案管理制度中的完善建立，管理人員在對人員檔案進行歸納時因為借助互聯網平臺建立了相應的檔案備份，因此在整理該份文件時可以根據關聯信息對檔案進行統一的管理，并在后續查閱過程中根據一定的脈絡信息對同類檔案證明予以查閱，該措施在確保檔案有效性的同時對同類型檔案予以再次歸納整理。

3 總結

綜上所述，隨著新時期下各大高校檔案管理科對下屬檔案的保管和利用要求逐步提高，檔案管理人員應及時更新自身工作觀念，強化自身的服務意識，在對紙質檔案進行保管的工作基礎上拓展自身業務范圍，為后續的檔案現代化建設提供有力的技術支持。