信息化時代會計檔案管理研究

向 偉

（荊州住房公積金管理中心，湖北 荊州 434000）

隨著信息技術進一步發展，計算機、網絡技術和信息技術的推廣使用，會計工作實現從手工到電算化轉變，會計檔案也借助計算機技術代替人工進行管理。通過應用信息技術大大降低了人員工作量，提高了工作效率，但也是存在諸多問題，因此，需要采取有效措施推動會計檔案管理工作。

1 會計檔案管理工作的重要性意義

積極的落實檔案管理工作，能夠為企業的發展創造良好的效益。檔案管理工作現已逐步的滲透至多項工作中，必須要結合信息化時代的發展進程，對檔案管理工作的路徑進一步創新。目前檔案管理工作正處于改革、創新的關鍵時期，因此需要尋找合理的落腳點，積極的收集相關的信息，將檔案整理工作落到實處，針對檔案的基本內容展開合理化的分析，對企業展開科學的評估，保證企業能夠與時代共同進步。

2 會計檔案管理中的問題

1）有的會計核算中心未向委托單位移交會計檔案，不符合檔案法對會計檔案管理的要求，會計檔案法規定當年形成會計檔案由會計機構編制移交清移交保管。會計檔案為委托單位進行核算形成，會計檔案實體其所有權為委托單位，應保持單位全宗的完整性。會計管工作由傳統手工記賬形式到計算機形式記賬，電算化會計檔案包括計算機硬盤會計數據及會計數據打印出書面形式會計數據，會計基礎工作規范規定，有關會計軟件資料等應作為檔案管理。會計委派核算部門實行電算化會計，向委托單位移交為紙質會計檔案。

2）會計檔案是會計核算的產物，會計委派管理下會計人員經常參加會計業務培訓，但對會計檔案規范化管理標準了解較少，單位對會計檔案管理重要性認識不足。制定會計制度中忽視會計檔案管理制度，會計人員崗前未培訓相關檔案管理知識，造成會計檔案裝訂不整齊，有的排列不規范等，使得會計檔案整理達不到規范化標準。

3）日記帳分錄的管理松散。管理會計檔案應分為兩類:紙面文件和電子文件。實際上，由于會計檔案管理與檔案管理系統的分離，會計管理人員在存檔時不會有相同的文件和電子檔案，而是會對紙面文件或電子檔案進行任意更改，以減輕公司的負擔。

4）缺乏以電子方式管理日記帳分錄的經驗，開始以電子方式管理許多公司的會計記錄文件，對Oracle電子記錄的設置、組織結構等表示關注。會計檔案完整性考慮不足、會計檔案系統功能不足、系統歸檔接口設置不足、傳輸或電子郵件歸檔系統在接受文件時無法保證電子會計檔案的真實性。會計由于人力資源短缺而扭曲會計數據，例如b.通過在存儲介質上使用磁性介質，在將數據傳輸到不同介質時，數據會被任意復制，從而可能導致電子會計文件中的數據失真。

3 信息化時代下會計檔案管理的優化改進措施

1）建立健全管理制度。會計檔案管理制度是保障會計檔案管理工作質量提升的關鍵性因素，在制度的引導和約束之下，相關工作人員必然可以開展規范性、科學性和高效性工作。那么，在此環節相關工作人員就應該遵從國家法律法規和行業規定，為會計檔案管理工作制定行為準則。在實踐中，檔案建立和檔案保存是會計檔案工作中的重點，那么會計檔案制度的建立和完善也應該圍繞這兩方面來開展。比如，建立完善的會計檔案歸檔和保管制度，為保障工作開展有效性和有序性奠定基礎。當然，在完善會計檔案管理制度時，還需要對會計電算化的實際要求加以充分考量。在對電算化會計檔案進行歸檔時，相關工作人員應該強化會計軟件設計，并對檔案規整的整體流程和各項工序進行明確要求，以便于提高制度應用有效性。比如，保存所有未輸出會計數據，建立相對應的副本，并保證按照有關部門要求開展會計數據打印和歸檔。而在建立電算化會計檔案保管制度時，相關工作人員也應該依照國家檔案局的要求，優選用于檔案備份的磁盤介質，制作檔案儲存盤和備用盤，并提高電子檔案儲存設備的保管成效。比如，定期開展磁盤保存巡查和磁盤內容檢查，設計全自動溫控、聲控系統，合理選用防塵、防光和防腐蝕保護技術等。

2）會計檔案管理需要遵循統一分工原則。社會發展中會計職業具有很強的特殊性，其接觸企業核心內容，檔案管理中必須認真對待。會計檔案管理中統一分工原則具有決定性地位。會計檔案管理應將工作量做出明確分析，要在工作人員能力承受范圍內，檔案管理是復雜的工作，如果分工不明確，容易在內部出現嚴重隱患，產生不利的負面影響。應確保會計檔案管理責任明確，會計檔案管理工作量增加，有些任務需要合作完成，針對不同工作責任應明確劃分，更好的處理解決問題。

3）明確崗位與職務權責。對于會計檔案管理工作者而言，明確自身的工作內容、范圍以及崗位職責更有助于他們提高工作積極性和有效性。為此，在會計電算化背景之下，有關部門應該進一步明確會計檔案管理工作和職位的權責，進而為檔案管理人員的實踐工作指明方向。以往，會計檔案管理工作完全由人工操作形式開展，繁雜的工作內容以及龐大的工作壓力導致一人多職或多人一職情況頻發，為會計檔案管理工作帶來了極大負擔。基于會計電算化背景，許多工作都可以由電腦和會計軟件代勞，在工作壓力減輕且工作內容變化的情況之下，只有進一步明確自身權責才能做好本職工作。所以，在實踐中相關工作人員要以會計電算化會計檔案管理要求為基礎，重新設立會計檔案管理工作崗位并對其崗位職責和工作內容進行明確，從根本上杜絕業務重疊、工作交叉，為提高管理有效性奠定基礎。

4）提升會計檔案使用效率。通過建立會計檔案信息化平臺，能夠將會計檔案管理的收集、整理、歸檔、存儲以及查詢等結合到一起，極大地簡化了管理人員的工作，有效提高了檔案管理效率和使用效果。一方面，由于高校會計檔案數量多、使用頻率較高等特點，管理人員工作壓力較大，導致了相關服務提供不到位，降低了檔案使用效率。在信息化背景下，通過使用新型載體，通過信息化方式，突破檔案信息調取方面的局限性，而且根據用戶需求，簡化審批程序，規范權限范圍，降低拍照、復印等方式對原件產生的影響，不僅有效提升了檔案使用效率，而且還有效保護了檔案原件。另一方面，構建電子信息檔案管理平臺。實現核算、報銷、票據等各個系統的數據傳輸和共享。通過會計檔案信息管理平臺，能夠將報銷等系統中的票據等相關數據信息整理并傳輸到會計檔案管理系統當中。通過各個模塊的有效銜接，簡化工作人員檔案管理流程，并且還能夠保證電子票據和原始憑證真實和完整。

4 結束語

綜上所述，在信息化時代下，企業各項工作中都融入了信息化的手段，而會計檔案管理工作同樣如此。信息化下的會計檔案管理工作面臨的挑戰和機遇并存，如何保證會計檔案管理工作的優化進行，要充分利用信息化的先進技術手段，對會計檔案管理工作中存在的問題進行不斷的優化和完善，提高會計檔案管理工作的質量，從而提高企業的經營管理水平，提高企業的經濟效益。