信息化時(shí)代會(huì)計(jì)檔案管理研究

向 偉

（荊州住房公積金管理中心，湖北 荊州 434000）

隨著信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的推廣使用，會(huì)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)從手工到電算化轉(zhuǎn)變，會(huì)計(jì)檔案也借助計(jì)算機(jī)技術(shù)代替人工進(jìn)行管理。通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)大大降低了人員工作量，提高了工作效率，但也是存在諸多問(wèn)題，因此，需要采取有效措施推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理工作。

1 會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性意義

積極的落實(shí)檔案管理工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的效益。檔案管理工作現(xiàn)已逐步的滲透至多項(xiàng)工作中，必須要結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程，對(duì)檔案管理工作的路徑進(jìn)一步創(chuàng)新。目前檔案管理工作正處于改革、創(chuàng)新的關(guān)鍵時(shí)期，因此需要尋找合理的落腳點(diǎn)，積極的收集相關(guān)的信息，將檔案整理工作落到實(shí)處，針對(duì)檔案的基本內(nèi)容展開(kāi)合理化的分析，對(duì)企業(yè)展開(kāi)科學(xué)的評(píng)估，保證企業(yè)能夠與時(shí)代共同進(jìn)步。

2 會(huì)計(jì)檔案管理中的問(wèn)題

1）有的會(huì)計(jì)核算中心未向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案，不符合檔案法對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求，會(huì)計(jì)檔案法規(guī)定當(dāng)年形成會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清移交保管。會(huì)計(jì)檔案為委托單位進(jìn)行核算形成，會(huì)計(jì)檔案實(shí)體其所有權(quán)為委托單位，應(yīng)保持單位全宗的完整性。會(huì)計(jì)管工作由傳統(tǒng)手工記賬形式到計(jì)算機(jī)形式記賬，電算化會(huì)計(jì)檔案包括計(jì)算機(jī)硬盤(pán)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印出書(shū)面形式會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范規(guī)定，有關(guān)會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)作為檔案管理。會(huì)計(jì)委派核算部門(mén)實(shí)行電算化會(huì)計(jì)，向委托單位移交為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

2）會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，會(huì)計(jì)委派管理下會(huì)計(jì)人員經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)了解較少，單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足。制定會(huì)計(jì)制度中忽視會(huì)計(jì)檔案管理制度，會(huì)計(jì)人員崗前未培訓(xùn)相關(guān)檔案管理知識(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案裝訂不整齊，有的排列不規(guī)范等，使得會(huì)計(jì)檔案整理達(dá)不到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

3）日記帳分錄的管理松散。管理會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分為兩類(lèi):紙面文件和電子文件。實(shí)際上，由于會(huì)計(jì)檔案管理與檔案管理系統(tǒng)的分離，會(huì)計(jì)管理人員在存檔時(shí)不會(huì)有相同的文件和電子檔案，而是會(huì)對(duì)紙面文件或電子檔案進(jìn)行任意更改，以減輕公司的負(fù)擔(dān)。

4）缺乏以電子方式管理日記帳分錄的經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)始以電子方式管理許多公司的會(huì)計(jì)記錄文件，對(duì)Oracle電子記錄的設(shè)置、組織結(jié)構(gòu)等表示關(guān)注。會(huì)計(jì)檔案完整性考慮不足、會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)功能不足、系統(tǒng)歸檔接口設(shè)置不足、傳輸或電子郵件歸檔系統(tǒng)在接受文件時(shí)無(wú)法保證電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性。會(huì)計(jì)由于人力資源短缺而扭曲會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，例如b.通過(guò)在存儲(chǔ)介質(zhì)上使用磁性介質(zhì)，在將數(shù)據(jù)傳輸?shù)讲煌橘|(zhì)時(shí)，數(shù)據(jù)會(huì)被任意復(fù)制，從而可能導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)文件中的數(shù)據(jù)失真。

3 信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化改進(jìn)措施

1）建立健全管理制度。會(huì)計(jì)檔案管理制度是保障會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量提升的關(guān)鍵性因素，在制度的引導(dǎo)和約束之下，相關(guān)工作人員必然可以開(kāi)展規(guī)范性、科學(xué)性和高效性工作。那么，在此環(huán)節(jié)相關(guān)工作人員就應(yīng)該遵從國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，為會(huì)計(jì)檔案管理工作制定行為準(zhǔn)則。在實(shí)踐中，檔案建立和檔案保存是會(huì)計(jì)檔案工作中的重點(diǎn)，那么會(huì)計(jì)檔案制度的建立和完善也應(yīng)該圍繞這兩方面來(lái)開(kāi)展。比如，建立完善的會(huì)計(jì)檔案歸檔和保管制度，為保障工作開(kāi)展有效性和有序性奠定基礎(chǔ)。當(dāng)然，在完善會(huì)計(jì)檔案管理制度時(shí)，還需要對(duì)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)際要求加以充分考量。在對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)該強(qiáng)化會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)，并對(duì)檔案規(guī)整的整體流程和各項(xiàng)工序進(jìn)行明確要求，以便于提高制度應(yīng)用有效性。比如，保存所有未輸出會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，建立相對(duì)應(yīng)的副本，并保證按照有關(guān)部門(mén)要求開(kāi)展會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印和歸檔。而在建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度時(shí)，相關(guān)工作人員也應(yīng)該依照國(guó)家檔案局的要求，優(yōu)選用于檔案?jìng)浞莸拇疟P(pán)介質(zhì)，制作檔案儲(chǔ)存盤(pán)和備用盤(pán)，并提高電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備的保管成效。比如，定期開(kāi)展磁盤(pán)保存巡查和磁盤(pán)內(nèi)容檢查，設(shè)計(jì)全自動(dòng)溫控、聲控系統(tǒng)，合理選用防塵、防光和防腐蝕保護(hù)技術(shù)等。

2）會(huì)計(jì)檔案管理需要遵循統(tǒng)一分工原則。社會(huì)發(fā)展中會(huì)計(jì)職業(yè)具有很強(qiáng)的特殊性，其接觸企業(yè)核心內(nèi)容，檔案管理中必須認(rèn)真對(duì)待。會(huì)計(jì)檔案管理中統(tǒng)一分工原則具有決定性地位。會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)將工作量做出明確分析，要在工作人員能力承受范圍內(nèi)，檔案管理是復(fù)雜的工作，如果分工不明確，容易在內(nèi)部出現(xiàn)嚴(yán)重隱患，產(chǎn)生不利的負(fù)面影響。應(yīng)確保會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任明確，會(huì)計(jì)檔案管理工作量增加，有些任務(wù)需要合作完成，針對(duì)不同工作責(zé)任應(yīng)明確劃分，更好的處理解決問(wèn)題。

3）明確崗位與職務(wù)權(quán)責(zé)。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作者而言，明確自身的工作內(nèi)容、范圍以及崗位職責(zé)更有助于他們提高工作積極性和有效性。為此，在會(huì)計(jì)電算化背景之下，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該進(jìn)一步明確會(huì)計(jì)檔案管理工作和職位的權(quán)責(zé)，進(jìn)而為檔案管理人員的實(shí)踐工作指明方向。以往，會(huì)計(jì)檔案管理工作完全由人工操作形式開(kāi)展，繁雜的工作內(nèi)容以及龐大的工作壓力導(dǎo)致一人多職或多人一職情況頻發(fā)，為會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來(lái)了極大負(fù)擔(dān)?；跁?huì)計(jì)電算化背景，許多工作都可以由電腦和會(huì)計(jì)軟件代勞，在工作壓力減輕且工作內(nèi)容變化的情況之下，只有進(jìn)一步明確自身權(quán)責(zé)才能做好本職工作。所以，在實(shí)踐中相關(guān)工作人員要以會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求為基礎(chǔ)，重新設(shè)立會(huì)計(jì)檔案管理工作崗位并對(duì)其崗位職責(zé)和工作內(nèi)容進(jìn)行明確，從根本上杜絕業(yè)務(wù)重疊、工作交叉，為提高管理有效性奠定基礎(chǔ)。

4）提升會(huì)計(jì)檔案使用效率。通過(guò)建立會(huì)計(jì)檔案信息化平臺(tái)，能夠?qū)?huì)計(jì)檔案管理的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)以及查詢(xún)等結(jié)合到一起，極大地簡(jiǎn)化了管理人員的工作，有效提高了檔案管理效率和使用效果。一方面，由于高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多、使用頻率較高等特點(diǎn)，管理人員工作壓力較大，導(dǎo)致了相關(guān)服務(wù)提供不到位，降低了檔案使用效率。在信息化背景下，通過(guò)使用新型載體，通過(guò)信息化方式，突破檔案信息調(diào)取方面的局限性，而且根據(jù)用戶(hù)需求，簡(jiǎn)化審批程序，規(guī)范權(quán)限范圍，降低拍照、復(fù)印等方式對(duì)原件產(chǎn)生的影響，不僅有效提升了檔案使用效率，而且還有效保護(hù)了檔案原件。另一方面，構(gòu)建電子信息檔案管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)核算、報(bào)銷(xiāo)、票據(jù)等各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸和共享。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案信息管理平臺(tái)，能夠?qū)?bào)銷(xiāo)等系統(tǒng)中的票據(jù)等相關(guān)數(shù)據(jù)信息整理并傳輸?shù)綍?huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。通過(guò)各個(gè)模塊的有效銜接，簡(jiǎn)化工作人員檔案管理流程，并且還能夠保證電子票據(jù)和原始憑證真實(shí)和完整。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代下，企業(yè)各項(xiàng)工作中都融入了信息化的手段，而會(huì)計(jì)檔案管理工作同樣如此。信息化下的會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存，如何保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的優(yōu)化進(jìn)行，要充分利用信息化的先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量，從而提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。