電子檔案發展前景和風險因素研究

張 敏

（青島市市南區教育保障中心，山東 青島 266000）

檔案管理工作在各類單位中都居于舉足輕重的作用，實現檔案管理的電子化轉型，以信息化局建設助推檔案管理的科學性、安全性和規范性，已經成為檔案管理工作的基本共識。但在具體的工作中，檔案管理往往不受重視，創新性不足，信息化建設也基本隨大流，缺乏專業性的研究和發展。檔案電子化與其他工作的信息化建設，在專業性、設備和系統方面具有較強的差異性，風險因素也不同。做好電子檔案管理工作的開展，確保檔案安全性，需要專業團隊開展專業性工作，避免檔案工作出現問題。

1 基層檔案管理工作的電子化轉型

在信息化高度發達的今天，基層的檔案管理工作與電子檔案關聯密切，絕大多數檔案管理工作都最終與信息化銜接，因此，理順基層檔案管理工作的流程和細節，是電子檔案管理工作良好開展的基礎。基層單位的檔案工作，主要包括收集、整理、保管和利用四個方面，信息化建設必須全面滲透。

一是檔案的收集工作。除了做好紙質文書檔案的收集，還要注意電子文件、圖片、影像資料和網絡信息的收集整理，立體化展示各類工作的過程與成果，做好分類和規格登記，注意檔案之間的邏輯順序和真實性。對一些內容不完整的檔案資料，要溯源研究，確保檔案的真實性、完整性和邏輯性，并做好檔案資料的來源、形成過程等相關備注登記。

二是檔案的整理工作。基層單位的檔案主要包括人事檔案、工作檔案，必須要有專業人員進行檔案管理，按照專業分類要求、管理規范和上級要求進行科學整理，并對發現的遺漏、錯誤等問題進行查證和修改。在電子檔案的整理過程中，一般不需要做內容的修改和完善，主要是對電子資料的格式類別、尺寸、完整性和關聯性進行分析，確保資料科學有效。

三是檔案的保管工作。以電子檔案為例，儲存載體大多數是硬盤，但隨著大數據業務的興起，大量資料被上傳至服務器，進行線上保管、遠程管理和異地備份保護，確保了檔案資料的多重性安全，避免因斷電、浸水和火災導致檔案資料的丟失。采用大數據儲存的情況下，檔案管理人員更要做好資料線上管理，方便檔案的補充、利用和轉移。

四是檔案的利用工作。大多數檔案都有較高的利用價值，利用方式要以優質的管理工作為基礎。人事檔案關系到企事業單位工作人員的學習、升遷、收入和福利等，各類檔案信息的記錄和調用，都關系到個人的實際利益，在檔案的利用中，既要確保信息資料真實無誤，又要及時更新，避免個人利益受影響；工作檔案也被稱為業務檔案，記錄了企事業單位的文件、工作過程和成果，對今后的工作具有重要指導意義，也是機構發展、服務民生的重要依據。

2 未來電子檔案的發展方向分析

電子檔案是紙質檔案在信息化社會的延伸，是與社會實現接軌、提高社會效率的重要舉措。我們既要看到電子檔案帶來的便利，也不能放棄傳統紙質檔案的優點，從當前的檔案管理工作發展方向來看，電子檔案在未來會有以下幾個方面的新變化：

一是電子簽名將會廣泛應用。電子簽名的相關法律法規已經于2005年正式實施，但由于信息技術的普及力度不夠，電子簽名當前的應用范圍還不夠廣泛，目前主要在通信服務、金融服務和部分網絡服務活動中得以應用。隨著電子簽名管理和服務的規范化，在檔案管理領域，電子簽名也會逐漸替代紙質簽名，一系列的資料存檔、證明文件簽名，將會首選采用電子簽名，并在系統中進行留存。當然，做好檔案管理信息化水平的提升，提高加密水平和管理能力，才能最終實現這一功能。

二是云儲存將會逐漸替代紙質檔案儲存。傳統檔案資料需要大面積的庫房存放，還需要進行環境的維護，避免水火災害的發生，加強防盜舉措，避免紙質檔案資料因環境和外力受損，也要保護檔案資料的安全性。云儲存是利用服務器遠程保管，檔案管理部門只能根據工作人員的權限，調用、查閱或修改檔案資料，有利于保護檔案安全性，也節省了儲存和管理成本。

三是信息化環境下應用更廣泛更便捷。目前的檔案查詢還需要人工查找，但電子檔案在智能化系統中，根據關鍵詞和類別進行查找，將更加方便。同時，資料的應用過程中，可以為上級主管單位開放一定的權限，通過電腦就可以查證干部的檔案信息，提升了管理效率，同時也避免了檔案資料在轉移過程中的遺失、損傷和被篡改。

3 電子檔案未來面臨的風險因素研究

一是電子檔案信息的傳輸風險。電子檔案在整理和保管、利用過程中，都要通過互聯網進行傳輸，盡管當前企事業單位都有網絡安全應對舉措，但在管理人員的應用中，往往不注意工作流程標準化，導致資料傳輸時規避了內網或安全網絡，甚至保密的秘鑰被黑客破解，造成數據丟失或被篡改。

二是管理人員的互聯網意識弱，容易導致電子檔案的管理不到位。當前我國基層單位的檔案管理人員，大多數沒有受過專業的信息化技能培訓，人員結構以45歲以上為主，缺少對互聯網安全性的認識，也缺少互聯網服務和創新意識，容易導致檔案的更新、維護和利用收影響，檔案資料的收集和利用效率降低，影響整體的檔案管理工作。

三是電子檔案的銜接容易出問題。在不同地域的電子檔案轉移時，由于所采納的信息系統不同，儲存方式和分類方式有區別，且受限于不同軟件服務商的技術壁壘，容易導致檔案資料的銜接出現問題，無法讀取數據或出現數據的遺漏現象，影響日常工作。