鄉鎮衛生院檔案管理策略

符方圓

（海南省海口市瓊山區三門坡鎮衛生院，海南 海口 571139）

檔案是人類歷史活動的真實記錄，其不但具有憑證作用，而且還有參考價值。衛生院的檔案是衛生院的隱形資產，記載了衛生院的歷史和發展，關系到衛生院的醫療、教學和科研工作。本文就鄉鎮衛生院檔案管理工作提出有效的發展策略，愿與同行切磋。

1 重要意義

1.1 救死扶傷的神圣職責

創新是社會發展的不竭動力，也是知識經濟的靈魂，衛生院作為知識密集型事業單位，每年都有大量的科研成果產生，這些滲透著醫務人員心血和汗水的成果，一經轉化為生產力，將產生巨大的社會效益，它將不斷突破生命的禁區，是一項向生命挑戰的事業，是救死扶傷神圣職責的具體體現，它的經濟效益是無法用金錢來衡量的。作為檔案工作者；手中的檔案資料、病歷對科研人員來說是無價之寶，如何提供有效的便捷的利用，是擺在我們面前一項光榮而又艱巨的任務，這不僅關系著一個科研成果，更關系著成千上萬人的生命安危。目前，計算機網絡技術迅猛發展為我們提供了這種技術支持。

1.2 衛生院檔案信息是衛生院的寶貴資源和財富

根據衛生院的改革、發展、建設的需要，合理地制定衛生院的發展規劃及各類醫療事務的管理規定，以形成統一、規范和相對穩定的管理體系，通過對該體系的實施和不斷完善，達成單位管理井然有序、協調高效的目的，正是衛生院檔案的工作對象。充分認識衛生院檔案管理工作的意義。衛生院檔案信息是衛生院的寶貴資源和財富，加強衛生院檔案信息的管理有助于提升醫護人員的醫護水平，有助于提高衛生院的服務質量，有助于衛生院整體水平的提升。

1.3 通過檔案信息化建設，能夠更好保存檔案信息原件

檔案是任何一個單位發展中不可缺少的內容，無論是文字資料還是影像資料都同樣重要，它是基層衛生院發展、群眾的就診、疾病攻關研究等等的客觀依據。衛生院本身具有一定的特殊性，在信息化背景下，通過信息化手段優化檔案管理工作，能提升檔案利用率，便于更好的保存和保護這些資料原件。

1.4 便于檔案資料查詢

基層衛生院的管理相對而言并不完善，各科室及各部門之間的界限并不明顯，導致大量的檔案資料沒有明確歸屬，需要查詢檔案時，需要調動整個衛生院。構建完善的信息化檔案系統，讓檔案信息檢索、調出、整合變得更加方便，利用衛生院局域網，便于各科室、各部門進行資料查閱。

2 存在不足

2.1 重視不夠

衛生院領導對檔案管理工作的重要性缺乏一定的認識，認為檔案工作簡單，技術性不高，利用價值不大，而忽視了檔案工作在醫療、教學、科研等方面的重要作用，故導致重視不夠。

2.2 管理手段陳舊

隨著信息化程度的提高，鄉鎮衛生院在電腦配置方面硬件不到位，人員技術參差不齊，加上重視程度不足，部分衛生院的信息化檔案管理系統形同虛設，查閱還需人工翻閱，效率低下。

3 鄉鎮衛生院檔案管理策格

3.1 爭取領導支持

作為鄉鎮衛生院檔案管理工作人員，在面對領導重視程度不足的時候，坐等與發牢騷是解決不了問題的，要主動出擊，尋求領導的理解與支持，加大檔案工作扶持力度，進行一些高科技高技術或者設備的引進，以此來實現現代化的檔案管理。在檔案室里配備一些對檔案進行保護的設備，就像空調設備、滅火滅蟲設備、保持檔案室干燥的設備，這些設備都是采用先進的管理設備進行檔案的管理。用電腦辦公自動化來進行檔案管理，把鄉鎮衛生院的所有信息都進行歸檔，然后存儲進電腦里面，以方便可以隨時進行閱讀和查找。

衛生院領導必須樹立檔案信息化建設意識。只有從思想上加以重視，有了意識才會付諸行動。作為衛生院領導，必須從思想上重視檔案管理工作，重視信息化發展，并通過有效的宣傳手段，讓全體衛生院人員都能夠看到信息化建設帶來的優勢，繼而提升對檔案信息化體系建設的重視，并投入相應的人力物力財力。繼而將檔案信息化體系構建工作納入衛生院議事日程中，認真規劃并踐行這項工作。

3.2 把檔案工作作為衛生院的發展重點來抓

要借助于上級文件、通知要求以及考核驗收等契機，向院領導提出可行性建設方案，力爭將硬件建設、人員培訓等方面工作列入衛生院整體工作安排，為檔案工作的有效開展創造良好條件。想要使得管理能夠快速有效，提高衛生院全體人員的管理意識是必不可少的。只有得到領導的支持重視，才可以更好地開展檔案管理的工作。領導的支持和重視把檔案工作作為衛生院發展重點來抓。是衛生院順利進行檔案管理的前提條件，領導在進行重要議事的時候應當把檔案管理列入日程安排，把它作為衛生院的發展重點來抓。

3.3 主動服務

買一份保險，保一生平安，保險業的興起，在短短的幾年時間已發展成為燎原之勢，逐步深入人心，這就使保險業和醫院之間產生了千絲萬縷的聯系。以前，衛生院病案最多的是為醫務人員服務，領域狹小，而現在，保險業在對醫療保險人員賠償過程中，對衛生院病歷檔案的需求也在增多。因此，一方面，我們要調整衛生院檔案的服務方式，改善服務手段，另一方面，也可以用我們熱情、周到、及時、便捷及主動服務，改善我們的工作條件和環境，吸引更多的人才投身于檔案事業，促進檔案事業的發展。

3.4 積極匯報工作

要利用一切合適的時機，向領導介紹檔案工作的相關制度規定，讓領導熟悉檔案工作，支持檔案工作，從思想上重視衛生院檔案管理工作。及對傳達精神。檔案工作人員還要及時搜集上級扶持政策，向領導匯報，爭取上級在檔案工作中的專項支持，為工作成效的提升奠定基礎。

3.5 注重理念創新

良好的環境是做好鄉鎮衛生院檔案管理工作的重要基礎，無論衛生院管理層，還是具體檔案工作人員，都要注重理念創新，積極創造良好環境，推進檔案工作成效的提升。要科學理解現代醫學檔案管理工作的要求與意義，與時俱進地提高檔案工作理念。要提高對檔案工作重要性的認識，還要適應電子檔案，從傳統的檔案管理逐步走向現代化檔案管理。

3.6 認真做好收集、整理、歸檔工作

做好衛生院檔案管理工作，不僅是專職檔案管理人員的職責，也是各科室和每一位醫護人員的重要職責。衛生院管理人員，應當在衛生院整體工作計劃安排中融入檔案工作要求，專職檔案管理人員也要及時與相關科室對接，定期收集、及時整理。凡涉及歸檔文件材料都要按時收集、及時歸檔，每年按時完成衛生院文書檔案、病歷檔案、人事檔案、歸檔工作。

3.7 優化檔案管理工作環節

要逐步提高檔案儲存場所規范化建設水平，鄉鎮衛生院硬件建設水平參差不齊，衛生院應當結合自身條件，盡可能地將閱覽室以及辦公室配備齊全，并配備電腦、復印機、空調以及必備的安全與消防設備等，為檔案工作的有效開展創造良好條件。規范的檔案管理工作流程是做好鄉鎮衛生院檔案工作的重要基礎，應當將先進的管理體系以及完善的規章制度、方式手段的作用發揮出來，不斷優化與提升檔案管理工作環節，提升工作質效。

3.8 簽訂責任狀

進一步完善鄉鎮衛生院檔案管理制度，將其納入年終整體考核工作，要求檔案管理科室與相關業務科室就檔案工作收集整理、移交查詢等方面簽訂責任狀，對于文書檔案、病歷檔案、電子檔案建設方面作出明確要求，明確專兼職檔案人員職責，與獎懲考核掛鉤。為了提高衛生院檔案管理水平，可加大檔案管理資金的投入力度，合理引進高新技術和高新設備，提高檔案管理的現代化。在檔案管理工作中可引進一些保護設備，同時可引進辦公自動化，合理應用網絡化信息技術，加強檔案管理工作，合理歸檔，科學管理，方便檔案的閱讀和查找。

3.9 方便檢索

對檔案進行規范分類編號的基礎上，將其目錄索引輸入電腦，更加快捷方便地進行檢索。在條件允許的情況下，推進電子病歷的建設與推廣工作。在鄉鎮衛生院的檔案工作中，工作人員還要從被動服務為主動服務，積極主動地將所有應當納入檔案管理的資料歸檔，在不涉密的前提下，盡可能多地為各科室乃至患者提供檔案信息服務，滿足衛生院工作與患者的需求。要使檔案管理更加的標準規范，最主要的就是要有一個健全管理體系和制度，在鄉鎮衛生院一定要結合自身的實際情況，根據國家頒布的有關法律法規，制定一套與自身相符合的管理制度和管理體系，做到對衛生院的檔案進行統一規范的管理。

3.10 注重人才培養

鄉鎮衛生院在進行人才培養的時候，一定不能忘記了對檔案管理人員的培養，而且對于檔案人員的培養一定要加大力度，要對他們進行業務水平，專業知識和管理素質的培訓，通過培訓使他們能夠全面系統地了解檔案管理的業務，使他們的管理素質得到提高。

加強對衛生院檔案管理人員培訓，不斷提升其業務水平。在衛生院檔案信息化建設過程中，相關管理人員必須具備與之匹配的業務能力。不僅需要增加待遇福利，吸引更多優秀的檔案管理人才，同時需要對現有檔案管理人員進行培訓，及時幫助其更新檔案管理理念，讓其掌握先進的信息化技術，以便于能夠為檔案信息化體系構建作出自己的貢獻，保證檔案信息化體系發揮最大功效。

4 結語

檔案作為衛生院所擁有的一筆寶貴財富，忠實的記載了鄉鎮衛生院發展的進程與過往的歷史。檔案保存和利用開發對于鄉鎮衛生院的醫學研究和教育宣傳起到了非常大的影響。在衛生院檔案管理工作中，為了充分發揮出檔案信息資源的作用，需要保證檔案管理工作的順利實施，引進先進的檔案管理設備，促進檔案信息資源的利用，促進衛生院的發展。