鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理策略

符方圓

（海南省?？谑协偵絽^(qū)三門坡鎮(zhèn)衛(wèi)生院，海南 ?？?571139）

檔案是人類歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，其不但具有憑證作用，而且還有參考價(jià)值。衛(wèi)生院的檔案是衛(wèi)生院的隱形資產(chǎn)，記載了衛(wèi)生院的歷史和發(fā)展，關(guān)系到衛(wèi)生院的醫(yī)療、教學(xué)和科研工作。本文就鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作提出有效的發(fā)展策略，愿與同行切磋。

1 重要意義

1.1 救死扶傷的神圣職責(zé)

創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的不竭動(dòng)力，也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的靈魂，衛(wèi)生院作為知識(shí)密集型事業(yè)單位，每年都有大量的科研成果產(chǎn)生，這些滲透著醫(yī)務(wù)人員心血和汗水的成果，一經(jīng)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，將產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益，它將不斷突破生命的禁區(qū)，是一項(xiàng)向生命挑戰(zhàn)的事業(yè)，是救死扶傷神圣職責(zé)的具體體現(xiàn)，它的經(jīng)濟(jì)效益是無(wú)法用金錢來(lái)衡量的。作為檔案工作者；手中的檔案資料、病歷對(duì)科研人員來(lái)說(shuō)是無(wú)價(jià)之寶，如何提供有效的便捷的利用，是擺在我們面前一項(xiàng)光榮而又艱巨的任務(wù)，這不僅關(guān)系著一個(gè)科研成果，更關(guān)系著成千上萬(wàn)人的生命安危。目前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展為我們提供了這種技術(shù)支持。

1.2 衛(wèi)生院檔案信息是衛(wèi)生院的寶貴資源和財(cái)富

根據(jù)衛(wèi)生院的改革、發(fā)展、建設(shè)的需要，合理地制定衛(wèi)生院的發(fā)展規(guī)劃及各類醫(yī)療事務(wù)的管理規(guī)定，以形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對(duì)穩(wěn)定的管理體系，通過(guò)對(duì)該體系的實(shí)施和不斷完善，達(dá)成單位管理井然有序、協(xié)調(diào)高效的目的，正是衛(wèi)生院檔案的工作對(duì)象。充分認(rèn)識(shí)衛(wèi)生院檔案管理工作的意義。衛(wèi)生院檔案信息是衛(wèi)生院的寶貴資源和財(cái)富，加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案信息的管理有助于提升醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)護(hù)水平，有助于提高衛(wèi)生院的服務(wù)質(zhì)量，有助于衛(wèi)生院整體水平的提升。

1.3 通過(guò)檔案信息化建設(shè)，能夠更好保存檔案信息原件

檔案是任何一個(gè)單位發(fā)展中不可缺少的內(nèi)容，無(wú)論是文字資料還是影像資料都同樣重要，它是基層衛(wèi)生院發(fā)展、群眾的就診、疾病攻關(guān)研究等等的客觀依據(jù)。衛(wèi)生院本身具有一定的特殊性，在信息化背景下，通過(guò)信息化手段優(yōu)化檔案管理工作，能提升檔案利用率，便于更好的保存和保護(hù)這些資料原件。

1.4 便于檔案資料查詢

基層衛(wèi)生院的管理相對(duì)而言并不完善，各科室及各部門之間的界限并不明顯，導(dǎo)致大量的檔案資料沒有明確歸屬，需要查詢檔案時(shí)，需要調(diào)動(dòng)整個(gè)衛(wèi)生院。構(gòu)建完善的信息化檔案系統(tǒng)，讓檔案信息檢索、調(diào)出、整合變得更加方便，利用衛(wèi)生院局域網(wǎng)，便于各科室、各部門進(jìn)行資料查閱。

2 存在不足

2.1 重視不夠

衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏一定的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作簡(jiǎn)單，技術(shù)性不高，利用價(jià)值不大，而忽視了檔案工作在醫(yī)療、教學(xué)、科研等方面的重要作用，故導(dǎo)致重視不夠。

2.2 管理手段陳舊

隨著信息化程度的提高，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在電腦配置方面硬件不到位，人員技術(shù)參差不齊，加上重視程度不足，部分衛(wèi)生院的信息化檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，查閱還需人工翻閱，效率低下。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理策格

3.1 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持

作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作人員，在面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足的時(shí)候，坐等與發(fā)牢騷是解決不了問(wèn)題的，要主動(dòng)出擊，尋求領(lǐng)導(dǎo)的理解與支持，加大檔案工作扶持力度，進(jìn)行一些高科技高技術(shù)或者設(shè)備的引進(jìn)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。在檔案室里配備一些對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)的設(shè)備，就像空調(diào)設(shè)備、滅火滅蟲設(shè)備、保持檔案室干燥的設(shè)備，這些設(shè)備都是采用先進(jìn)的管理設(shè)備進(jìn)行檔案的管理。用電腦辦公自動(dòng)化來(lái)進(jìn)行檔案管理，把鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的所有信息都進(jìn)行歸檔，然后存儲(chǔ)進(jìn)電腦里面，以方便可以隨時(shí)進(jìn)行閱讀和查找。

衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)必須樹立檔案信息化建設(shè)意識(shí)。只有從思想上加以重視，有了意識(shí)才會(huì)付諸行動(dòng)。作為衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)，必須從思想上重視檔案管理工作，重視信息化發(fā)展，并通過(guò)有效的宣傳手段，讓全體衛(wèi)生院人員都能夠看到信息化建設(shè)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，繼而提升對(duì)檔案信息化體系建設(shè)的重視，并投入相應(yīng)的人力物力財(cái)力。繼而將檔案信息化體系構(gòu)建工作納入衛(wèi)生院議事日程中，認(rèn)真規(guī)劃并踐行這項(xiàng)工作。

3.2 把檔案工作作為衛(wèi)生院的發(fā)展重點(diǎn)來(lái)抓

要借助于上級(jí)文件、通知要求以及考核驗(yàn)收等契機(jī)，向院領(lǐng)導(dǎo)提出可行性建設(shè)方案，力爭(zhēng)將硬件建設(shè)、人員培訓(xùn)等方面工作列入衛(wèi)生院整體工作安排，為檔案工作的有效開展創(chuàng)造良好條件。想要使得管理能夠快速有效，提高衛(wèi)生院全體人員的管理意識(shí)是必不可少的。只有得到領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，才可以更好地開展檔案管理的工作。領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視把檔案工作作為衛(wèi)生院發(fā)展重點(diǎn)來(lái)抓。是衛(wèi)生院順利進(jìn)行檔案管理的前提條件，領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行重要議事的時(shí)候應(yīng)當(dāng)把檔案管理列入日程安排，把它作為衛(wèi)生院的發(fā)展重點(diǎn)來(lái)抓。

3.3 主動(dòng)服務(wù)

買一份保險(xiǎn)，保一生平安，保險(xiǎn)業(yè)的興起，在短短的幾年時(shí)間已發(fā)展成為燎原之勢(shì)，逐步深入人心，這就使保險(xiǎn)業(yè)和醫(yī)院之間產(chǎn)生了千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。以前，衛(wèi)生院病案最多的是為醫(yī)務(wù)人員服務(wù)，領(lǐng)域狹小，而現(xiàn)在，保險(xiǎn)業(yè)在對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)人員賠償過(guò)程中，對(duì)衛(wèi)生院病歷檔案的需求也在增多。因此，一方面，我們要調(diào)整衛(wèi)生院檔案的服務(wù)方式，改善服務(wù)手段，另一方面，也可以用我們熱情、周到、及時(shí)、便捷及主動(dòng)服務(wù)，改善我們的工作條件和環(huán)境，吸引更多的人才投身于檔案事業(yè)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.4 積極匯報(bào)工作

要利用一切合適的時(shí)機(jī)，向領(lǐng)導(dǎo)介紹檔案工作的相關(guān)制度規(guī)定，讓領(lǐng)導(dǎo)熟悉檔案工作，支持檔案工作，從思想上重視衛(wèi)生院檔案管理工作。及對(duì)傳達(dá)精神。檔案工作人員還要及時(shí)搜集上級(jí)扶持政策，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，爭(zhēng)取上級(jí)在檔案工作中的專項(xiàng)支持，為工作成效的提升奠定基礎(chǔ)。

3.5 注重理念創(chuàng)新

良好的環(huán)境是做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，無(wú)論衛(wèi)生院管理層，還是具體檔案工作人員，都要注重理念創(chuàng)新，積極創(chuàng)造良好環(huán)境，推進(jìn)檔案工作成效的提升。要科學(xué)理解現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案管理工作的要求與意義，與時(shí)俱進(jìn)地提高檔案工作理念。要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，還要適應(yīng)電子檔案，從傳統(tǒng)的檔案管理逐步走向現(xiàn)代化檔案管理。

3.6 認(rèn)真做好收集、整理、歸檔工作

做好衛(wèi)生院檔案管理工作，不僅是專職檔案管理人員的職責(zé)，也是各科室和每一位醫(yī)護(hù)人員的重要職責(zé)。衛(wèi)生院管理人員，應(yīng)當(dāng)在衛(wèi)生院整體工作計(jì)劃安排中融入檔案工作要求，專職檔案管理人員也要及時(shí)與相關(guān)科室對(duì)接，定期收集、及時(shí)整理。凡涉及歸檔文件材料都要按時(shí)收集、及時(shí)歸檔，每年按時(shí)完成衛(wèi)生院文書檔案、病歷檔案、人事檔案、歸檔工作。

3.7 優(yōu)化檔案管理工作環(huán)節(jié)

要逐步提高檔案儲(chǔ)存場(chǎng)所規(guī)范化建設(shè)水平，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院硬件建設(shè)水平參差不齊，衛(wèi)生院應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身?xiàng)l件，盡可能地將閱覽室以及辦公室配備齊全，并配備電腦、復(fù)印機(jī)、空調(diào)以及必備的安全與消防設(shè)備等，為檔案工作的有效開展創(chuàng)造良好條件。規(guī)范的檔案管理工作流程是做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作的重要基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)將先進(jìn)的管理體系以及完善的規(guī)章制度、方式手段的作用發(fā)揮出來(lái)，不斷優(yōu)化與提升檔案管理工作環(huán)節(jié)，提升工作質(zhì)效。

3.8 簽訂責(zé)任狀

進(jìn)一步完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理制度，將其納入年終整體考核工作，要求檔案管理科室與相關(guān)業(yè)務(wù)科室就檔案工作收集整理、移交查詢等方面簽訂責(zé)任狀，對(duì)于文書檔案、病歷檔案、電子檔案建設(shè)方面作出明確要求，明確專兼職檔案人員職責(zé)，與獎(jiǎng)懲考核掛鉤。為了提高衛(wèi)生院檔案管理水平，可加大檔案管理資金的投入力度，合理引進(jìn)高新技術(shù)和高新設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化。在檔案管理工作中可引進(jìn)一些保護(hù)設(shè)備，同時(shí)可引進(jìn)辦公自動(dòng)化，合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理工作，合理歸檔，科學(xué)管理，方便檔案的閱讀和查找。

3.9 方便檢索

對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范分類編號(hào)的基礎(chǔ)上，將其目錄索引輸入電腦，更加快捷方便地進(jìn)行檢索。在條件允許的情況下，推進(jìn)電子病歷的建設(shè)與推廣工作。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案工作中，工作人員還要從被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，積極主動(dòng)地將所有應(yīng)當(dāng)納入檔案管理的資料歸檔，在不涉密的前提下，盡可能多地為各科室乃至患者提供檔案信息服務(wù)，滿足衛(wèi)生院工作與患者的需求。要使檔案管理更加的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，最主要的就是要有一個(gè)健全管理體系和制度，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院一定要結(jié)合自身的實(shí)際情況，根據(jù)國(guó)家頒布的有關(guān)法律法規(guī)，制定一套與自身相符合的管理制度和管理體系，做到對(duì)衛(wèi)生院的檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的管理。

3.10 注重人才培養(yǎng)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在進(jìn)行人才培養(yǎng)的時(shí)候，一定不能忘記了對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，而且對(duì)于檔案人員的培養(yǎng)一定要加大力度，要對(duì)他們進(jìn)行業(yè)務(wù)水平，專業(yè)知識(shí)和管理素質(zhì)的培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)使他們能夠全面系統(tǒng)地了解檔案管理的業(yè)務(wù)，使他們的管理素質(zhì)得到提高。

加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生院檔案管理人員培訓(xùn)，不斷提升其業(yè)務(wù)水平。在衛(wèi)生院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)管理人員必須具備與之匹配的業(yè)務(wù)能力。不僅需要增加待遇福利，吸引更多優(yōu)秀的檔案管理人才，同時(shí)需要對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)幫助其更新檔案管理理念，讓其掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，以便于能夠?yàn)闄n案信息化體系構(gòu)建作出自己的貢獻(xiàn)，保證檔案信息化體系發(fā)揮最大功效。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案作為衛(wèi)生院所擁有的一筆寶貴財(cái)富，忠實(shí)的記載了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院發(fā)展的進(jìn)程與過(guò)往的歷史。檔案保存和利用開發(fā)對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)學(xué)研究和教育宣傳起到了非常大的影響。在衛(wèi)生院檔案管理工作中，為了充分發(fā)揮出檔案信息資源的作用，需要保證檔案管理工作的順利實(shí)施，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，促進(jìn)檔案信息資源的利用，促進(jìn)衛(wèi)生院的發(fā)展。