探討新形勢下如何做好疾控中心人事檔案管理工作

閆 咪

（德州市疾病預(yù)防控制中心，山東 德州 253016）

隨著我國疾控體系改革的深入，疾病預(yù)防控制工作受到社會更多的重視與關(guān)注，疾控中心的業(yè)務(wù)工作范圍逐漸增加，管理工作難度也日益加大。人事檔案管理工作是整個疾控中心工作的重要組成部分，但在實際管理工作過程中仍然存在諸多不足，應(yīng)從加強檔案工作的經(jīng)驗總結(jié)，創(chuàng)新檔案管理方式、管理觀念及檔案人才培養(yǎng)等方面，實現(xiàn)人事檔案管理價值的最大化，推動疾控事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1 新形勢對疾控中心人事檔案管理工作展開提出的新要求

1.1 信息化

基于新時期的背景下，疾控中心人事檔案管理部門的工作范疇得到了拓展，工作人員所面對的工作任務(wù)相比于之前更重，這對當(dāng)下的疾控中心的現(xiàn)代化發(fā)展而言，是一次極大的挑戰(zhàn)。為了提高工作效率，要求將現(xiàn)代信息技術(shù)與人事檔案管理工作的整合，提高檔案信息查找的便利度，滿足工作需要的同時，提高工作質(zhì)量，并實現(xiàn)了人事檔案內(nèi)在價值的不斷挖掘。當(dāng)前開展人事檔案的信息化管理，成為一種對疾控中心人事檔案管理工作的全新要求，利于人事檔案管理質(zhì)量與效率的持續(xù)改進。

1.2 規(guī)范化

檔案人員在日常對文件檔案類型與歸檔范圍等內(nèi)容進行分析時，首先要了解與檔案管理的相關(guān)要求。由于人事檔案在管理的過程中是否遵循既定的要求，滿足管理規(guī)范化直接影響疾控中心的現(xiàn)代化發(fā)展與疾控事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級，即按照不同的檔案類型進行收編、記錄，結(jié)合資料有不可再生等特征做好規(guī)范化管理，迎合時代背景挖掘并放大資料的使用價值。

1.3 低風(fēng)險化

隨著疾病防控工作的深入推進，對人力資源管理工作提出了更高的要求，要求所有人事檔案管理的過程中降低檔案管理的風(fēng)險性，需要選擇全新的檔案服務(wù)模式，實現(xiàn)檔案管理工作的低風(fēng)險化。改變以往在檔案管理的過程中存在的檔案內(nèi)容不清晰、放置位置不明確或者出現(xiàn)檔案損毀等現(xiàn)象。

2 疾控中心人事檔案管理中的問題

2.1 管理觀念滯后

疾控中心的人事檔案管理，在長時間的工作實踐中逐步形成相對完善的體系，但受人事檔案管理工作的動態(tài)化發(fā)展影響，要求檔案管理工作人員加強思想觀念與管理手段的及時轉(zhuǎn)變。但實際上，部分檔案管理工作人員對人事檔案的利用價值了解模糊，無法確保人事檔案收集整理與保管等工作的有序進行，不利于人事檔案信息資源的整合優(yōu)化與高效利用。在人事檔案管理工作中，通常在需要時才會翻閱與復(fù)印檔案，無法充分發(fā)揮出人事檔案的內(nèi)在價值。

2.2 檔案管理制度不完善

疾控中心人事檔案管理制度存在明顯的滯后性，尚未實現(xiàn)明確的職責(zé)劃分，尤其是查閱制度，有較大的完善空間。大部分檔案管理工作人員對自身的工作范疇、應(yīng)承擔(dān)的工作責(zé)任等不完全清楚，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平參差不齊，難以得心應(yīng)手的開展管理工作，不利于人事檔案相互查閱與共享等工作的順利進行，進而限制了檔案使用價值的提升。

2.3 信息化進程慢

疾控中心人事檔案管理仍未全面擺脫紙質(zhì)手寫的工作模式，信息化建設(shè)進程緩慢，傳統(tǒng)載體檔案在保存與使用等工作中，極易受環(huán)境等因素的影響。同時保存的難度與管理成本較大，尤其是在查閱時，會嚴(yán)重浪費人力、物力等資源，不利于工作效率與質(zhì)量的持續(xù)改進[1]。尤其是在疾病防控的新形勢下，人事檔案的信息價值發(fā)揮，深受檔案使用效果不直觀與檔案使用條件不便利等因素影響。除此之外，普遍存在人事檔案管理技術(shù)滯后與管理設(shè)備陳舊等問題，都是限制人事檔案管理工作水平提升的關(guān)鍵因素。在現(xiàn)代科技的發(fā)展帶動下，疾控中心信息化水平逐步提高，計算機管理逐步取代了傳統(tǒng)手動管理模式，實現(xiàn)了辦公自動化系統(tǒng)等功能一體化的檔案管理模式。但實際上，疾控中心在人事檔案管理方面的軟硬件配置，儼然不能滿足新形勢下對疾控中心人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等新任務(wù)要求，還需拓展信息錄入與查詢引導(dǎo)等系統(tǒng)功能，擺脫手工收集檢索等傳統(tǒng)工作模式，從而切實提升人事檔案管理的信息化水平。

3 新形勢下疾控中心加強人事檔案管理的對策

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念

為確保檔案的完整性、真實可用性，需及時開展檔案的收集工作。在新形勢下，大量的人員精力與社會資源均向疾病防控及后續(xù)生產(chǎn)恢復(fù)方向投入，對人事檔案收集歸檔工作相對忽視，導(dǎo)致人事檔案的不完整與不全面。為促使人事檔案管理工作順利展開，需及時轉(zhuǎn)變觀念，加強對人事檔案管理工作重要意義的認(rèn)識，在檔案部門的指導(dǎo)下，積極做好檔案材料的收集、歸檔等工作，確保人事檔案的完整齊全。加速對疾控中心人事檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在疾控中心內(nèi)部資源與力量的依托下，加強與其他部門的聯(lián)系，促使人事檔案管理體系盡快成型，不斷強化人事檔案管理成效。不斷拓展人事檔案管理的工作范疇，加強對檔案管理質(zhì)量的嚴(yán)格把控。引入現(xiàn)代科技，在交叉服務(wù)的導(dǎo)向下，盡快建立風(fēng)險預(yù)警機制，加速優(yōu)化人事檔案管理模式[2]。

3.2 優(yōu)化檔案管理方法

注意疾控中心人事檔案信息的動態(tài)性發(fā)展等特征，采取檔案的集中管理與編研的動態(tài)化管理等措施，實現(xiàn)人事檔案管理效率與管理成本的不斷調(diào)整。及時跟進、更新職工的人事檔案信息，做好信息的查漏補缺工作，全面掌握職工的最新動態(tài)，為疾控中心人才選拔等工作開展提供價值信息參照。精準(zhǔn)定位疾控中心的人事檔案管理工作，同時迎合檔案管理需求，加強對現(xiàn)代科技的整合利用，包括大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，在網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布工作內(nèi)容與計劃，加大人事檔案管理的宣傳力度，通過與基層職工的深入溝通，實現(xiàn)人事檔案管理工作效率的不斷提升。

檔案管理工作，主要負(fù)責(zé)對人事資源信息的采集與歸檔，通過建立與完善管理制度，促使人事檔案管理質(zhì)量與效率持續(xù)改進，實現(xiàn)人事檔案管理價值的挖掘與放大。疾控中心應(yīng)結(jié)合自身實際，盡快建立起一套行之有效且完善的檔案管理制度，加大對檔案材料收集、整理等工作成效的考核，增強疾控中心檔案管理工作的實時性、準(zhǔn)確性。

3.3 加強檔案信息化建設(shè)

在疾病防控工作中，會產(chǎn)生大量的實體文件材料，這些檔案有利于各部門之間的信息共享，但隨著時間的推移，發(fā)生損壞、遺失等風(fēng)險也會增加。疾控中心應(yīng)本著引進來與走出去的原則，多引入先進的技術(shù)設(shè)備，加強人事檔案管理與現(xiàn)代智能化技術(shù)的融合，不斷提高數(shù)據(jù)的收集效率。應(yīng)加速檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，對實體文件材料通過掃描與拍照等方式，使其成為格式標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案，拓展檔案資源的收集范圍，確保檔案的全面性與完整性，不斷提高檔案的利用價值，夯實特殊時期信息流通共享的條件基礎(chǔ)。人事檔案管理智能化與數(shù)字化及信息化，是時代發(fā)展對疾控中心提出了新要求，還需積極利用自動化管理軟件，不斷優(yōu)化人事檔案管理流程。同時加大數(shù)據(jù)監(jiān)控與維護力度，準(zhǔn)確篩選信息，實時審核人事檔案信息，確保檔案信息審核的質(zhì)量與人事檔案管理水平的不斷提升。

要想提高人事檔案的附加值，使其盡快轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略性資源，首先疾控中心應(yīng)當(dāng)加強對檔案信息化建設(shè)包括資金、人才及政策等方面的投入引導(dǎo)。盡快完善服務(wù)器與信息存儲介質(zhì)等軟硬件設(shè)施的建設(shè)，不斷優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理的環(huán)境。其次建立與完善人事檔案信息化管理平臺，引入第三方專業(yè)機構(gòu)，借助數(shù)據(jù)庫與服務(wù)器等先進技術(shù)，盡快建立檔案信息化管理平臺，通過各平臺與辦公系統(tǒng)的對接，提高平臺的兼容性，盡快實現(xiàn)信息的共享互通。最后受網(wǎng)絡(luò)的開放性等特征影響，檔案信息丟失等風(fēng)險加劇，還需加強檔案信息安全管理。做好檔案信息數(shù)據(jù)的備份與檔案信息資源的監(jiān)控等工作，采取有效手段，及時跟蹤與處理異常的數(shù)據(jù)信息，避免出現(xiàn)外部非法攻擊等情況。盡快完善電子身份認(rèn)證制度，加大對訪問者登錄行為的監(jiān)控力度，加強對訪問行為的限制。

3.4 加強檔案人才專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

還需要定期的對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，掌握相應(yīng)的檔案管理技能和信息技術(shù)設(shè)螽的操作能力，利用信息設(shè)備開展深層次、全方位的檔案管理工作，促進各個部門之間的溝通交流培養(yǎng)信息化檔案人才是優(yōu)化人事檔案管理效率的重要前提。新形勢下，疾控中心人事檔案管理工作的高效開展，應(yīng)不斷完善培訓(xùn)教育機制與內(nèi)容體系，定期開展檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，熟練掌握檔案管理技能和信息技術(shù)操作能力。同時，還需不斷優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)，引進復(fù)合型人才進行軟件系統(tǒng)開發(fā)維護、檔案信息保存加工等工作。通過提高人事檔案管理者的專業(yè)技能，實現(xiàn)檔案信息資源的充分開發(fā)利用，促使檔案管理工作順利開展[3]。

4 總結(jié)

社會經(jīng)濟發(fā)展對疾控中心人事檔案管理工作提出了更高要求，需引入先進的管理理念，加強對人事檔案管理模式的優(yōu)化。通過檔案部門的工作指導(dǎo)，不斷拓展人事檔案管理的范圍。積極借助“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)，不斷提高人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化水平。完善各項管理制度與應(yīng)用管理軟件的同時，加強對工作人員專業(yè)知識技能水平提升的培訓(xùn)，使其全身心地投入到工作中來，實現(xiàn)檔案管理工作成效逐步加強。