信息化時代的機關文書檔案管理論述

霍春萍

（黑龍江省寶泉嶺農場，黑龍江 鶴崗 154211）

眾所周知，文書工作尤其是機關文書不僅具有記錄功能，而且還具有一定的機密性，在網絡信息高速發展的背景下，信息化為機關文書檔案管理工作帶來了新的理念和方法，能夠切實為文書工作提供便利，與此同時，對于機關文書工作而言，也無疑是一次前所未有的挑戰，例如辦公系統的升級，電腦受到病毒的侵害等多種情況都會影響和破壞機關文書，鑒于此，探究更為有效的管理方法至關重要，以期能夠為機關單位文書檔案管理工作的開展作出貢獻。

1 機關文書檔案管理信息化作用

1）提高機關文書檔案管理效率。近年來，我國各項工作都突飛猛進，改革開放步伐也穩步向前，與此同時，機關工作內容也逐漸增多，工作涉及的廣度和深度不斷增加，致使文書種類不斷增加，文書數量與日俱增，文書中所保存的信息，存留的工作痕跡數不勝數，在機關單位中，文書工作的重要性也隨之提升，傳統的文書檔案管理工作方法，已然無法滿足當前文書工作需要，采用信息化的工作方式，能夠讓檔案管理工作刪繁就簡提高工作效率，降低工作人員負擔。

2）提高機關文書檔案管理工作水平。信息化的應用，不僅能夠幫助文書檔案管理工作提高效率，也能夠有效改善文書檔案工作的水平，信息化的關鍵性標簽就是速度與能力。傳統文書檔案工作主要以紙質文書檔案為主，在保存和二次應用時都存在一定困難與阻礙，甚至會出現檔案失真，檔案丟失的情況，而信息化下的檔案管理工作，則能夠以網絡為傳輸手段，改善人工傳遞速度慢、文件丟失的情況，還能夠提高文件的安全性，進而提高我國機關單位檔案管理工作的整體水平。

3）提高文書檔案在實際工作中的應用性。信息化的應用，讓文書檔案的保存、傳輸、查找都變得簡單且高效，對機關工作有著重要性的影響。可以說文書檔案中承載著機關單位工作的工作思路和工作成績，在日常工作中，需要經常查閱之前的文書檔案，例如上級傳來的紅頭文件，例如部門直接的交流文件，通過查閱過去的文書檔案，能夠給予現在的工作以啟示和指導，信息化的應用，能夠大大提升文書檔案查閱的便捷性，也能讓文書檔案在不同部門不同人員中流動，提升文書檔案的應用性。

2 文書檔案工作中存在的問題

1）對文書檔案工作認識不清。從目前情況分析，機關單位中文書檔案管理工作無法直接轉化為經濟效益，對于單位考核而言作用也微乎其微，因此機關單位普遍從領導層到中層再到普通工作人員對文書檔案工作都不夠重視。

2）文書檔案管理人員專業性不足。現階段，我國機關單位中從事文書檔案管理的人員可以分為兩類，一是單位人員兼任，二是招聘的專職文字綜合崗位人員，但是無論是哪一種人員，都鮮少有檔案管理專業的人，因此機關單位中的文書檔案管理人員僅能勝任紙質文書的管理，難以使用現代化信息設備進行工作，即使機關單位花費重金購買信息化設備，也會讓明珠蒙塵，讓信息化設備形同虛設，導致單位中的文書檔案工作僅停留在收發保存和查找階段，與此同時，兼任的文書檔案人員也無法將全部精力投入到文書檔案工作。除此以外，因為這項工作受到的重視程度較低，因此在人員配備上也明顯不足，一個部門僅有一個文書檔案工作人員的情況比比皆是，一人基本難以承擔全部的文書檔案工作，如若一人有事請假，則請假期間的文書檔案工作就無人負責。總體來說，在信息化文書檔案管理中受到專業性限制難以滿足工作要求。

3）規范化程度較低。近年來，隨著信息科技在辦公場所的應用，我國各地機關單位的辦公也逐漸朝著自動化信息化方向發展，與此同時，文書檔案管理也與時俱進，工作水平也逐漸提高，但因為辦公平臺不斷改變，許多問題也隨之而來，例如保存在不同平臺的電子文件，在查詢時則會耗費許多時間和精力，同時也會因為平臺的改變導致數據丟失等等問題。除此以外，在無紙化辦公大范圍推行后，各機關單位的工作方式也都隨之改變，尤其是辦文、辦會兩種情況，都大幅度減少了紙質文書的應用，取而代之的是電子版文書檔案，通過網絡進行辦公，而電子文件無論是在保管還是在存檔方面都有著更高的要求。

除此以外，在機關單位中，不規范的文書立卷、歸檔情況十分常見，例如，在歸檔環節，會經常出現原稿或者是修改稿二缺一的情況，亦或是不復印，直接用原稿進行歸檔，久而久之，出現字跡模糊不清的情況，降低檔案價值，此外，還出現檔案中存在鉛筆標注字跡，紙張規格不符合要求、裝訂漏頁等問題，影響檔案規范性和完整性，歸檔不及時情況也時有發生，同時，相近公文重復歸檔也是一大問題。

4）文書檔案管理工作資金投入不足。信息化下的文書檔案工作，必然需要現代化信息化的軟件和硬件辦公設備，如電腦、以及電腦上需要安裝的軟件以及支持電腦運行的網絡，還有存儲文書檔案的硬盤等等，因為文書檔案工作長期以來都處于被輕視和被忽視的情況下，以及多數機關單位對信息化技術認識不足，沒有看到信息化辦公所帶來的好處，導致在文書檔案管理工作中投入的資金不足，影響信息化文書檔案工作的開展。

3 文書檔案管理工作改進措施

1）從上到下重視文書檔案管理工作。不可否認，在機關單位中領導是有決策權的，領導是下級工作人員的楷模，領導對待文書檔案管理的態度，直接決定單位所有人員的態度，因此，想要讓機關單位重視文書檔案管理工作，首先就要從領導層面入手。調查顯示，各單位領導不重視文書檔案管理工作，究其根本是沒有認識到文書檔案管理工作對于自身對于下屬甚至是對于整個機關單位工作的重要性，因此，必須讓機關單位從上至下都達成共識，提高對文書檔案管理工作的重視程度。具體而言，可以從宣傳方面著手，加大宣傳力度，對領導和工作人員進行思想轉變，作為文書檔案工作人員，更要重視自身工作，常向領導匯報，讓領導了解文書檔案工作的重要性，獲得領導的支持。通常情況下，機關單位領導主要是負責部門管理和大事項的決策工作，不可否認，在多數領導眼中文書檔案工作并不重要，也無法讓上級和群眾根據文書檔案看到自己的工作成績，因此想要讓領導重視文書檔案工作切實存在一定困難，需要文書檔案工作人員長期的與領導進行溝通，潛移默化地影響領導，在不斷的溝通中讓領導逐漸了解文書檔案工作的意義，只有讓領導動容，才能讓領導重視，切不可操之過急，適得其反。

2）提高文書檔案袋管理人員的專業程度。在信息化時代，流行這樣一句話：“專業的事情交給專業的人做”，文書檔案管理工作亦是如此，信息化背景下，文書檔案管理工作已然成為一項具有較高專業性的工作，常人難以勝任，因此需要在機關單位中培養或引進專業人員，只有從事文書檔案工作的人員具備專業知識，掌握現代化的設備操作技能，才能采用科學與便捷的方式開展文書檔案管理工作，才能保證和提高機關單位文書檔案工過的質量和效率。需要注意的是，在選定文書檔案工作人員后，要定期對其進行考核，保證其專業知識和專業能力的先進性。古語有云：“勤能補拙”，在選用文書檔案工作人員時，應該在注重專業素質的同時，更加注重人員的職業素養，首先，要具備較高的愛崗敬業精神，有一定的工作責任感，其次，要有較高的職業道德，能夠在工作期間全身心地投入工作，因為信息化文書檔案工作多在電腦上進行，相對而言較為枯燥，若是意志不堅定，則會溜號分心甚至發生玩手機的情況，影響工作進行。機關單位中的文書檔案也會涉及帶有機密性的文件，因此，要求從事文書檔案工作的人員具有較高的保密意識，如此方能做好文書檔案工作，促使其朝著信息化方向不斷發展。除此以外，還要采取一定的方法督促文書檔案工作人員不斷學習，以認真負責的態度工作，實踐證明，最為有效的方法就是制定考察制度，一是定期對文書檔案人員進行定期考試，檢查其是否具備工作能力與專業素養，二是對該人員進行培訓，可以定期組織其到專業組織進行學習，為其充電，保證工作人員在知識和技能方面的先進性，才能保證機關單位在文書檔案工作中的信息化。

3）加強檔案信息化建設，提升工作效率。對于機關單位而言，機會每天都會產生紙質文書檔案，而紙質文書的管理與分類都是一項十分繁雜且繁重的工作，但若是借助計算機進行工作，則必然能夠事半功倍。在網絡科技飛速發展的大環境下，信息化、數字化是文書檔案工作發展的必然趨勢，因此機關單位要注重加強檔案信息化建設工作，引進先進的應用設備，加強現代網絡信息技術的使用，讓文書檔案工作信息化、數字化、自動化，讓單位的文書檔案形成一個整體，實現信息資源共享。具體而言，在紙質版檔案應用過后應先對其進行建檔立卡，將其儲存在網絡當中，再對其進行關聯，將與之有關的檔案進行關聯，再將其存放在檔案室，此種方式，不僅能為檔案的安全上”兩把鎖”提高檔案的安全性，而且也能讓檔案的查找更加便捷，在電腦中按照存儲類目和序號就可以快速找到，提升工作效率。

4）加強文書檔案管理工作的規范性。機關單位中，長期以來所使用的傳統的文書檔案管理制度儼然無法滿足信息化背景下工作的要求，失去工作效力，在信息化下，機關單位也隨之制定與之相符合的工作制度，其中涉及的部門和人員也更加繁多，同時，近年來機關單位人員的部門劃分更加清晰和明確，為新制度和制定和實施帶來阻礙。與此同時，人們對傳統的管理模式更加熟悉也較為習慣，受此影響，文書工作人員在工作中也會不自覺關注紙質文書的管理與存檔，因此，當單位領導對文書檔案中的內容進行修改后，在電子版檔案中沒有留下痕跡，導致機關單位中電子檔案沒有進行相應的處理，由此可見，在制定新制度過程中，要從思想上進行改變，讓所有人員嚴格執行工作制度，讓文書檔案管理工作能夠朝著更加規范化的方向發展。

4 結語

綜上所述，對于機關單位而言，信息化的文書檔案是至關重要的，一方面能夠提高工作效率，另一方面能夠提升工作水平，也能夠降低工作人員負擔，最大程度上發揮文書檔案的作用，保留機關單位工作痕跡，為后續的工作提供參考與依據。與此同時，文書檔案管理水平也體現著機關單位整體的管理水平，作為機關單位的一部分，文書檔案管理能夠體現機關單位的工作態度，能夠看出機關單位在以往工作中取得的成就和存在的不足。機關單位應該從上到下重視此項工作，選用具備專業素養的檔案管理人員，使用最為先進的信息化技術，讓文書檔案能夠發揮最大的作用，對機關單位工作的開展作出更大貢獻。