近十年來我國電子檔案研究現狀及發展

岳丹丹

隨著現代技術的迅猛發展，微博、微信、QQ、電子政務、數字檔案館的普遍應用，各行各業對電子信息的利用和依賴逐步加強，電子檔案已不可抗拒地進入到我們的工作、生活中，越來越受到檔案業界的重視。

根據布拉德福定律：領域內的高質量文章刊載在核心區[1]。因此，本文期刊來源選取了CNKI中在圖書情報、檔案及博物館學科領域內的SCI、EI及核心期刊，即2009—2020年所發表的電子檔案領域的高質量文章。其檢索式為：檢索條件：SCI收錄刊=Y或者EI收錄刊=Y或者核心期刊=Y并且年between（2009，2020）并且關鍵詞=中英文擴展（電子檔案，中英文對照）或者keyword=中英文擴展（電子檔案，中英文對照）（精確匹配），專輯導航：圖書情報與數字圖書館，檔案及博物館；數據庫：學術期刊跨庫檢索，共檢索到文獻856篇。而博碩士學位論文在該領域的涉及也在一定程度上反映了該領域的發展程度，因此本文利用檢索條件：年between（2009，2020）并且關鍵詞=電子檔案（精確匹配），專輯導航：圖書情報與數字圖書館，檔案及博物館；數據庫：博碩士學位論文跨庫檢索，共檢索到29篇相關文獻（檢索時間：2020年4月20日）。

一、發文年代統計分析

自1996年4月國家檔案局將電子檔案研究項目列入科技計劃起[2]，我國電子檔案管理的研究陸續興起，且研究主題日益豐富。對所檢索到的論文進行年度分析如圖1，發現：從2009年起年均核心以上論文發文量即超過50篇，在2013、2014年達到論文發文量的高峰，之后起伏較小，基本趨于穩定。

圖1 年度發文量

二、期刊來源統計分析

期刊在某一領域發文量說明該期刊對該領域的關注程度，對檢索到文獻的期刊來源進行統計分析發現：就電子檔案領域的發文量來看，《蘭臺世界》居首位，其次是《中國檔案》《檔案學研究》（見圖2）。

圖2 來源期刊分布

三、核心作者分析研究

核心作者是指在某一主題領域內發表論文數量較多、影響較大的高產作者。對所檢索的論文作者進行分析研究發現（如圖3）：高產作者有北京市檔案局的陶水龍，其發表的電子檔案相關論文共計10篇，其中最高被引為35次，是2014年發表于《檔案學研究》的《電子檔案雙套制管理問題研究》，其下載數量為1362次，同時是其論文中的下載量最高的；其次為北京市檔案局的田雷，電子檔案領域共計發文9篇，其被引及下載數量最高的除其與陶水龍合著的《電子檔案雙套制管理問題研究》外，即2016年的《電子檔案元數據管理方案策略研究》，其被引次數為14，下載次數為610；排名第三的為中山大學的楊茜茜和侯衡，其電子檔案領域共計發文均為8篇，其中被引和下載次數最高的文章為2015年的《電子政務系統中的檔案管理：安全保障》。

圖3 核心作者分布圖

四、發文機構分析研究

對于文獻的發文機構進行研究，可以了解到電子檔案研究領域的核心機構群。對檢索到文獻的發文機構進行分析發現（見圖4）：電子檔案研究領域的發文機構一部分來自于各省市檔案局，一部分來自高校，其中最為活躍的是北京市檔案局和中國人民大學。

圖4 發文機構統計分析圖

五、基金支持情況分析研究

某研究領域的基金支持情況可以反映出國家或地方對該領域研究的支持情況。對所檢索文獻的基金出處進行統計發現（見圖5）：在電子檔案研究領域，國家和地方對該領域的研究都有所涉及，但以國家和北京市為首，國家社科基金15項，國家自然科學基金5項；而地方上對電子檔案的研究只有北京市科技計劃項目8項，河南省科技攻關計劃1項，其他地方基金項目均未涉及。

圖5 基金支持情況統計

六、研究主題分析研究

通過對所檢索到文獻的關鍵詞及主題出現的頻次進行統計分析（見表1），并結合內容分析法將所檢索到的文獻劃分為五大主題，分別代表目前我國國內圖書情報檔案學界對電子檔案研究的五大方向。

表1 高頻關鍵詞

1.電子檔案理論研究。根據檢索文獻研究發現，近十年核心期刊刊登有關我國電子檔案理論研究的文章共64篇，其中關于電子檔案術語定義、基本要求、管理原則、基礎理論方面的共9篇；關于電子檔案規范、標準體系、管理辦法解讀方面的共16篇；關于紙質檔案和電子檔案比較研究、差異研究方面的共13篇；關于電子檔案四性（即真實性、原始性、憑證性、完整性）方面的論文共11篇；關于國內外電子檔案發展比較研究的共5篇；關于法制方面的共4篇。

黃新榮學者對電子檔案作了解析：“按照檔案管理規范有目的保存起來的具有參考憑證價值的、包含背景信息的、采用一定的形式封裝起來的電子文件?！盵3]53這個定義要比以前的表述詳細，同時也揭示了電子檔案的一些重要屬性。而王英瑋則對2014年由國家檔案局發布的中華人民共和國檔案行業推薦性標準《電子檔案管理基本術語》（DA/T58-2014）用“定義+示例”“定義+注釋”“定義+參見”的方式進行了解讀。對電子檔案規范的解讀研究也比較多，有關于國家、地方、各類型的解讀，使電子檔案相關的概念、術語更加清晰、明了。

對于電子檔案與紙質檔案比較研究主要從其屬性、管理方法、鑒定方法、庫存管理方法、編目及檢索、保存利用等方面較詳盡的進行了比較分析[4]88。

對于國外先進技術、經驗借鑒方面的研究比較少，目前只有4篇，有學者對我國法律界和文件檔案界中電子檔案“真實性”的使用和加拿大證據法中的“真實性”（Authenticity）進行比較研究，其認為文件檔案界應在完善自身概念體系的基礎上加入電子證據真實性概念及其判定途徑的討論，以自身學科的專業知識和技能促進電子證據立法的系統性和實施的可操作性[5]13。而作者王萍對2000—2014年國外電子檔案技術與應用的最新進展進行研究，指出國外研究人員的基本理念已將滿足用戶的檔案信息需求為基本出發點，以服務為宗旨進行技術開發；在技術研究上，他們更側重對專項技術的深入探討，對于電子檔案的歸檔及云檔案存儲技術的研究創新較多，發展較為成熟且多數已經投入應用[6]61。

對于電子檔案四性的分析主要從法律憑證性、原始性進行研究，而其他涉及電子檔案法制方面研究比較少。

2.管理模式研究。關于電子檔案管理模式的研究共25篇，通過內容分析發現：最新研究逐漸由紙質檔案和電子檔案共存模式以及電子檔案雙套制的研究，演變為電子檔案單套制的研究。其中，陶水龍提出國家綜合檔案館施行電子檔案單套制接收政策，通過完善的信息技術解決電子檔案的長期保存問題，通過法規的修訂終止電子檔案的雙套制管理模式[7]61。錢毅則指出，雖然目前我國在檔案管理實際工作中仍普遍采用雙套制管理模式，但電子檔案單套制的實踐正在興起，電子檔案管理模式可以表述為“單軌運行＋雙套保存＋多份利用”的組合形式[8]8。另有學者提出基于PDM（產品數據管理系統）的電子檔案管理及集成歸檔管理模式[9]44。

3.電子檔案移交歸檔研究。通過內容分析法對所檢索文獻進行研究發現：關于電子檔案移交接收工作、文件歸檔方式、流程及范圍、保管期限等方面的研究共30篇。其中，黃新榮學者提出電子文件歸檔的實質應是電子檔案控制權向檔案部門的移交，即無論電子文件的格式、對系統環境的依賴，檔案部門完成接收、登記、編目、保存，并提出了應加強對業務數據歸檔系統的研究、擴大歸檔范圍等措施[10]49。陳永生學者對雙軌移交現狀會導致檔案數據缺乏關聯性、完整性及管理成本增加等問題進行深入分析，并對檔案移交流程檔案室在電子檔案移交中的職責與作用進行深入研究[11]27。宋華對行政審批的電子文件歸檔流程、存檔信息包進行研究，并采用Java語言，基于J2EE技術架構，充分采用可信時間戳、數據交換、四性檢測等技術保障對“一鍵式”歸檔系統進行設計開發，且已在浙江省十多家省級單位得到應用推廣[12]26。

研究發現對電子檔案歸檔流程研究的較多，已基本趨于完善，企業研究較少，電子檔案形式多樣，對環境依賴度高，目前應加強檔案接收系統研發，四性的檢驗等的研究。

4.電子檔案技術、安全方面的研究。對所檢索文獻進行內容分析發現關于電子檔案技術、安全方面的研究共102篇，其中系統研究的共7篇，涉及自動歸類系統、安全評價系統、備份應用系統、著錄系統、查詢系統等；元數據技術研究方面的論文5篇，區塊鏈技術研究4篇；長期存儲及存儲技術方面的研究共22篇；電子/數字簽名、數字水印、封裝策略、防篡改技術、技術鑒定、可信時間戳等技術研究15篇；安全管理模式、安全措施研究、信息安全問題、容災備份工作、四性及檢測方法、安全存儲及鑒定、技術鑒定、學生（高校）電子檔案信息安全等方面研究共49篇。

由此可見，我國對電子檔案安全的研究較多，說明電子檔案的安全問題已引起檔案學界的重視。但縱觀這些研究發現，關于安全風險、安全策略、長期保存策略及安全需求、長期保存需求，安全管理模式等研究的較多，但關于具體技術領域的研究較少。

5.實踐應用。筆者將各行各業對電子檔案的具體研究及對資源共建共享的研究均作為實踐應用，對所檢索的文獻進行內容分析發現此類文獻共49篇，其中各行業對電子檔案的研究即“電子檔案+”共42篇，包括行政機關、房管建設項目、鐵路、公路項目、道路危險品、婚姻、稅收、醫院（電子健康）、隨遷兒童、高校學生等電子檔案的研究；資源共建共享6篇；電子檔案編研研究共1篇。

對此方面文獻進行深入內容分析發現，關于各領域電子檔案工作的思考、試圖構建各領域電子檔案平臺、探索建設各領域電子檔案系統等的研究較多，即研究較多的還是理論，而真正建立、實踐應用起來的研究還需持續加強。

電子檔案已成為大數據時代記錄社會發展的主力軍，越來越受到社會各界的重視。由文獻分析發現，我國檔案學界對電子檔案的定義及相關概念、理論原則、規范體系等的研究已基本成熟，不再成為檔案學界爭議的焦點；對于管理模式也基本統一了認識：由雙軌制/雙套制轉變為單軌制/單套制，認識到了以數字形式為主的電子檔案管理模式是不可逆轉的趨勢；對于電子檔案單軌移交也已形成了一致認識，但要從管理、標準規范及信息技術等方面保障其安全、可用；對于電子檔案的安全問題已引起了足夠的重視，但應加強電子檔案安全的具體措施及應用；在應用方面，電子檔案+的模式也引起了檔案學界的重視，研究重心應進一步加強電子檔案在各行業、各領域中的具體實踐應用，并加強在可以公開范圍內的電子檔案的資源共建共享。