事業單位人事檔案信息化管理實踐研究

胡溪溪

摘要：人事檔案管理是事業單位內部管理工作中不可或缺的組成，同時也是開展人力資源工作的基礎。隨著信息技術的發展和互聯網絡的普及，人們已經邁入了信息時代，人事檔案管理逐漸呈現出數字化、信息化的特點。基于此，要求事業單位要改變傳統的管理理念與模式，加強信息化和標準化建設，推進事業單位人事檔案管理的規范化，開創事業單位人事檔案管理的新局面。本文主要分析了事業單位中的人事檔案信息化管理措施，以期提升檔案信息化管理水平，從而為事業單位的發展提供基礎條件。

關鍵詞：事業單位人事檔案信息化管理實踐檔案管理

Research on the Practice of Information Management of Personnel Files in Institutions

Hu Xixi

（Human Resources Office of Feng County， Xuzhou， Jiangsu Province， 221700 China）

Abstract： The management of personnel files is an indispensable part of the internal management of public institutions， but also the basis of human resources work. With the development of information technology and the popularization of the Internet， we have entered the information age， and the management of personnel files gradually presents the characteristics of digitization and information. Based on this requirement， institutions should change the traditional management concept and mode， strengthen information and standardization construction， promote the standardization of the management of personnel files in institutions， and create a new situation of the management of personnel files in institutions. This paper mainly analyzes the information management measures of personnel files in public institutions， in order to improve the level of information management of archives， so as to provide basic conditions for the development of public institutions.

Key Words： Public institutions; Personnel files; Information management practices;File management

在人事檔案中，詳細地記載了工作人員的基本信息，包括工作經歷、個人基本情況、政治面貌等，這些信息是單位開展人員管理工作，進行崗位調整及人事調動的關鍵依據。隨著信息科技的不斷發展，互聯網已經廣泛且深刻地融入人類社會的生產生活當中，帶來了數字化變革，極大地改變了人們的生產生活以及學習方式[1]。作為基層縣級單位，豐縣的事業單位也在人事檔案管理方面不斷深化改革，積極與現代化信息技術相結合，這對于提升檔案管理信息化水平起到了重要的促進作用。2021年10月，豐縣入選“2021中國智慧城市百佳縣市”榜單，可見豐縣在信息化建設方面已然作出了成就，通過促進人事檔案的信息化管理，對于提升豐縣智慧城市建設水平具有重要意義。

1事業單位人事檔案信息化管理的重要性

對于豐縣來說，之所以能夠入選全國百佳智慧城市，正是因為下屬各個事業單位的通力合作，共同進步，加強對信息化技術的研究，而基于智慧城市建設背景，加強人事檔案信息化管理的關鍵便是對信息化重要性的認知。

1.1提升人事檔案管理效率

事業單位在進行人事檔案管理的過程中，提升人事檔案管理的信息化水平，能夠顯著提高人事檔案管理的效率。在全面深化改革的大背景之下，事業單位的各項改革工作也在如火如荼地進行，伴隨事業單位職能機構和崗位的調整，會出現較多的人員變動情況，一旦涉及到人員變動或者是干部任免，都需要進行人事檔案的查閱和調取，因此對人事檔案的使用頻率在逐步提升[2]。在過去的檔案管理工作中，由于信息化技術有限，基本上以紙質資料為主，有著較為復雜的調取和查閱流程，不僅需要進行登記，還需要工作人員根據有關的卷宗和檔案目錄一一進行查找，信息獲取不夠高效便捷，而通過實現信息化發展，借助于計算機技術，在單位內部建立信息化平臺，實現了紙質向電子化的過渡，通過將人事檔案以電子信息的方式在網絡平臺上存儲，使用時直接通過關鍵詞或者是目錄檢索，便能夠查找到相應的信息，還能夠實時進行更新與補充，這在很大程度上提升了檔案管理的質量及效率，提高了人事檔案的利用價值。

1.2降低人事檔案管理成本

在開展人事檔案工作的過程中，單位通常會設置專門的檔案部門來對所有的檔案進行保存和管理，尤其是對于紙質檔案，還需要加強防護，以免出現損壞，這樣就會耗費較多的人力及物力資源。然而即便是采取了非常好的保管措施，一些檔案仍舊會由于存放時代久遠或者自然環境影響而出現損壞的情況，以致檔案損毀，進而對檔案的后續利用產生不利影響[3]。而通過對檔案管理進行信息化建設，可以實現無紙化操作，只需要將相關的信息資料錄入到相應的人事檔案信息化管理系統當中，并且做好安全備份，就可以實現對人事檔案信息資料的永久保存，極大地節省了事業單位人事檔案管理的人力及財力支出，節省一部分的管理經費，更加有助于事業單位的科學高效運轉。

1.3保障信息資料安全

在人事檔案中，由于記錄著工作人員的所有信息，因此這是單位進行人事調動、評優晉級的重要依據。但是在傳統的管理中，由于紙質檔案較多，而且時間長遠，很容易出現檔案丟失的情況，這樣就有可能出現人為篡改的情況，因此一旦出現損壞或者丟失，就會影響到檔案信息的完整性及真實性。通過實現對人事檔案的信息化管理，可以運用加密技術來進行檔案保管，從而保障信息資料的安全[4]，防止出現人為改動的情況，并且利用大數據技術還能夠直接實現云存儲，避免出現信息資料丟失的情況，這也就在極大程度上提升了檔案管理的可靠性與安全性。

1.4推動構建科學的人才評價機制

人事檔案管理具有客觀性、動態性特點，它客觀真實地記錄工作人員的基本情況，同時又動態化地收錄工作人員的工作實際情況。事業單位在進行選拔考察以及監督考核的過程中，都需要查閱有關的人事檔案來提供基本的依據和支持。通過人事檔案管理信息系統，能夠進一步推動事業單位構建科學的人才評價機制，借助于先進的大數據技術以及云計算技術等，可以實現對人事檔案信息的集成化處理，通過信息挖掘和信息分析，能夠建立橫向、縱向等多個維度的人才評價模型[5]，從而為單位內部的人事調整，提高人力資源管理水平奠定基礎。

2人事檔案信息化管理實踐的優化策略

豐縣作為百佳智慧城市，其在信息化技術應用方面也取得了一定成就，這是智慧城市建設的基礎支持，因此，針對其中存在的問題，進一步優化檔案信息化管理措施至關重要[6]。

2.1健全和完善人事檔案信息化管理制度體系

事業單位要深入開展人事檔案信息化管理實踐，切實提高人事檔案信息化管理質量和水平，基礎就在于健全和完善人事檔案信息化管理的制度體系，以制度為保障，提升人事檔案信息化管理的專業化、規范化與科學化程度。首先，政府有關部門要加強頂層設計，出臺有關檔案信息化建設的指導文件，統一各級事業單位人事檔案信息化管理的平臺，統一人事檔案信息化管理標準與操作規范，避免事業單位在信息化建設中的盲目性與隨意性，奠定管理的重要基礎。其次在強化頂層設計的前提下，各級事業單位要完善內部的各項體制機制[7]。一是要建立完善的崗位責任機制，事業單位要將人事檔案管理在辦公室管理中分離出來，可以設置專門的職能機構，配置信息化管理崗位，細化人才招聘與考核標準，明確管理內容和職責分工，以完善的責任機制來提升管理的專業性和有效性。二是要制定相應的考核與評價機制，將信息化建設納入到事業單位的年度考評當中，實行部門效能評價和個人評價，切實提升信息化效能。

2.2加大技術、設備投入

事業單位在推進人事檔案信息化管理的過程中，必須要加大相關技術及設備的投入，為檔案管理提供平臺與技術支撐。首先，事業單位要設立專項資金，專門用于相關的基礎設施建設，用于配置軟硬件設備，如各類計算機、掃描儀等。其次，依托于統一的管理系統，事業單位可以搭建相應的數據庫，為干部職工提供跨單位、跨地區的檔案服務，更加方便進行數據抓取，提高信息化管理的效率。再次，要加快實現紙質向電子檔案的轉化，制定有關的工作計劃，分批次地完成檔案轉化工作。最后，事業單位要重視對電子檔案的安全管理，面對復雜的網絡環境，要想確保檔案信息不被篡改，就必須要引進先進的數字水印技術和數字加密技術[8]，設置安全訪問權限，對非法操作進行攔截，做好電子檔案的備份工作，以確保檔案管理的安全性。

2.3提升管理人員的信息化素養

事業單位要做好人事檔案工作，還必須要提升管理人員的信息化管理能力以及綜合素質。首先，要建立完善的人員培訓模式與考核機制，定期對管理人員進行信息技能的培訓，同時增強檔案管理人員對信息化管理的重要性認識，從思想和技術兩個層面入手，切實提升管理人員的信息化管理能力。其次，事業單位要注意培養復合型檔案管理人才，使其不僅能夠勝任人事檔案信息化管理的各項工作，還要具備主動服務的意識以及溝通協調能力，能夠借助信息化平臺來進行檔案檢索目錄的編制及實時更新，以便于在進行檔案信息查詢時提高準確度。同時，增強部門溝通和協調能力，更為高效地進行有關部門人事檔案變更信息的收集和整理。

3豐縣事業單位人事檔案信息化管理的實踐成效

3.1實現了檔案集約化管控

人事檔案信息化管理水平的提升大大提高了檔案管理的數字化效果，在單位內部通過構建檔案管理平臺，便可以實現對所有人事檔案的隨時調閱與查詢，這大大提升了檔案管理的規范性、高效性。而且針對所有的人事檔案都做好了編碼，明確了整理標準，已經初步實現了集約化管控的“大檔案”格局。

3.2實現檔案全生命周期管理

人事檔案信息化管理的實踐成果是建立了線上的檔案管理平臺，這樣線上便能夠對零散資料進行收集、審核及整理，由此大大提升了工作效率，并且記錄了檔案從最初形成到永久保存的整個生命周期，對于檔案借閱未還、檔案信息錯漏等都能夠實時提醒，這在很大程度上解決了紙質檔案管理中的碎片化、離散化問題，大大提升了檔案數據的歸檔速度、利用效率及服務效能。全生命周期管理模式的實現大大提高了檔案管理的規范化水平。

3.3大大提升了檔案利用水平

在實現人事檔案管理信息化之后，對于檔案管理系統的構建更加注重其與各項業務之間的關聯性，并且根據各個業務之間節點關系及要求，開發與之相對應的數據接口，從而構建出具有穿透性的業務體系，促進檔案信息查詢的一鍵式操作。例如，在前端提交關于人事任命的審批表后，系統會自動形成相關人員的信息，審核無誤后便能夠立刻入檔并生成目錄，這樣便避免了紙質檔案重新制作目錄的情況。而且由于統一檔案管理平臺的建成，實現了對相關人事檔案資源的統一調度，最大程度上提升了檔案信息的查閱效率、利用效率及審核效率，充分發揮了人事檔案的利用效能，為單位發展提供信息支持。

4結語

綜上，事業單位要深入開展人事檔案信息化管理實踐，就要從制度建設、系統完善、人才服務等幾個方面入手，就當前的人事檔案管理情況進行不斷的優化與改進，從而實現信息化水平的不斷提升。在完成優化措施后，成效也是顯而易見的，不僅大大提高了檔案的集約化管控水平，實現了檔案的全生命周期管理，同時也確保能夠最大限度地應用檔案信息，提高利用水平，以充分發揮檔案信息的價值，這對于單位更好地開展人事管理，提高人力資源管理效益具有重要意義。在未來的發展過程中，也仍舊要充分重視對于人事檔案的信息化建設，建立起更加完善和安全的信息平臺，實現檔案資源的合理利用，發揮其應用的效用價值，為人事管理提供更多的信息支持，從而為事業單位的長遠發展增磚添瓦。

參考文獻

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