項目管理在公共圖書館閱讀活動中的應用研究與探討

【摘要】隨著現代社會文明的不斷進步，人們對文化知識的需求不斷增加，作為人們獲取文化知識的主要場所，越來越多的圖書館把閱讀推廣作為新時期的常態化工作，有效推動了我國全民閱讀的發展。但受我國傳統職能部門結構的影響，導致公共圖書館在開展閱讀活動中出現了許多管理方面的問題，影響了活動的質量，為了解決這些問題，本文針對項目管理在公共圖書館閱讀活動中地應用以及注意事項進行研究和探討。

【關鍵詞】項目管理；圖書館；閱讀活動；應用

【中圖分類號】G252.1 【文獻標識碼】A 【文章編號】1007-4198（2021）04-214-03

【本文著錄格式】鄭美玉，項目管理在公共圖書館閱讀活動中地應用研究與探討[J].中國民族博覽，2021，02（04）：214-216.

引言

公共圖書館作為公益文化單位，雖然與讀者之間不具有直接的經濟效益關系，但其公益服務所取得的社會效益卻是政府對財政投入的重要考核標準，公共圖書館在開展閱讀活動中要尤其重視對活動成效的落實，這就要求圖書館在開展閱讀活動的過程中加強活動管理，如何更好地進行閱讀活動的管理，是圖書館需要考慮的問題。研究表明，在有限的時間、資金及資源環境下，項目管理是圖書館工作獲得成功的基礎[1]，它可以帶來以下益處：花費更少的精力和時間來做更多的工作，發現人才，培養人才，最大化地發揮館員的自身優勢，管理者可以更好地決策，促進館員的溝通與合作，從而提升圖書館的服務和管理水平，實現圖書館管理規范化。

一、公共圖書館閱讀活動的現狀

根據文旅部網站2017-2019年發布的“統計公報”數據顯示，全國3100多家公共圖書館每年為讀者舉辦各種活動十幾萬場次，2019年參加活動的讀者達1億多人次（圖1），總流通人次每年以10%左右增長，2019年流通人次達9億多人次、書刊文獻外借達6億多冊次（圖2）。

近年來，公共圖書館在閱讀推廣方面持續發力，公共圖書館每年開展的讀者活動數量以及讀者參與范圍均呈現逐年上升趨勢，圖書館的流通人次和書刊文獻外借冊次也均有所提高，越來越多的人關注閱讀，走進圖書館，利用圖書館。

但公共圖書館閱讀活動在經費、人員等方面處于相對弱勢，閱讀活動開展受到限制。由于經費不足，往往一再壓縮閱讀活動宣傳、技術設備、獎品、評價等環節的費用，使得活動無法達到預期的效果；人員不足，很多公共圖書館無法設置專門的閱讀活動部門或團隊，閱讀活動的具體執行均由圖書館相關部門的工作人員兼職負責，他們從繁瑣的事務中抽身出來組織閱讀活動，時間和精力都很有限，難以開展閱讀活動的研究和提升館員業務水平，從而限制了活動的深入開展；另外，沒有專業、統一的閱讀活動指導和衡量閱讀活動質量的標準，往往只注重活動開展的數量，卻忽視活動效果的評價的科學評價體系。這就很難促進閱讀活動在形式上、種類上的創新和服務質量上的提升，導致無法引起讀者的興趣、吸引非閱讀群體加入到閱讀群體中來。

二、項目管理在公共圖書館閱讀活動中的作用

項目管理是管理者為實現一個項目工作而實行的計劃、實施、檢控、評價過程，其具有目標性、一次性、周期性和系統性等特點[2]，劃分為啟動、計劃、執行、控制、總結五個流程和項目管理的整體、范圍、時間、成本、質量、人力資源、溝通、采購、風險九個知識領域。目前公共圖書館閱讀推廣活動大量開展，但現在的圖書館閱讀活動具有與之前傳統的服務完全不一樣的特點， 比如大型閱讀推廣活動對管理者提出了活動策劃與實施保障的管理要求，日常化的閱讀推廣要求管理者對場地、設備、人力資源進行統籌規劃[3]。項目管理相較于傳統管理可以避免許多傳統管理的弊端，在閱讀活動中合理地使用項目管理除了可以花費最少的資源來完成目標，讀者能盡快找到自己的閱讀需求，管理者更容易管控，還能實現人員更加合理地分配工作，館員更加明確自己的工作范圍和目標，激發創新思維，進而高效地的完成工作任務，讓館員在活動中收獲經驗。

（一）增強閱讀活動的協調性

在開展公共圖書館的閱讀推廣活動中，因一項活動很難完全由一個部門單獨完成，因此在其閱讀活動展開的過程中需要依靠多個職能部門共同完成。在傳統的管理模式之下，每個職能部門往往僅完成本部門所涉及的內容，但與其他部門之間缺乏溝通交流，導致閱讀推廣活動缺乏連貫性、整體性，遇到范圍梳理不清或交差的工作會互相推諉，進而影響到活動的成效。而在項目管理模式下，通過利用項目管理理論和方法對閱讀活動開展過程予以指導，在活動啟動前就統籌館內外人員和資源成立項目組，進行小組分工，確定項目總負責人和小組負責人，在活動實施過程中有項目負責人的全局把控，協調各方關系，促進了成員之間的互助、合作，提高隊員的工作效率，從而同心協力地完成活動目標。這就相當于把全館的人力資源、設備資源、資金等根據閱讀活動的需要進行了重新組合，充分發揮館員特長，使得各個部門之間的聯系加強，從而增強活動的協調性。

（二）提高閱讀活動的可行性

傳統的公共圖書館閱讀推廣模式雖然活動目標清晰，但是其對于目標的制定缺乏全面化的考量，在活動推廣過程中也缺乏嚴格的把控，對其實施實際效果未予以明確的衡量標準，這就使得活動目標的全面實現存在著一定的難度。而圖書館的很多閱讀活動都具有目標性、臨時性、周期性、系統性、資源（人、物、力等）有限等項目化的特點，若使用項目管理模式進行管理，除明確的任務目標和項目組成員任務分工外，在項目開展過程中還會將目標進行分支、細化，并且根據項目的進展情況予以記錄，通過評估，作出相應的調整，這不僅使活動結果得到保證，還使得后續對其進行優化的過程可以獲得數據資料的支持，從而保證了閱讀活動順序開展的可實行性，實現用最優質、最快速、低成本完成活動目標，最大限度地降低工作中資源的浪費。

三、項目管理在公共圖書館閱讀活動中的流程

我國公共圖書館在閱讀推廣活動中引入項目管理的方法并不一定需要在全環節中照搬套用，更多情況下需要從環節創新的角度對項目管理的基本理念進行靈活運用[4]。項目管理在圖書館閱讀活動中的流程主要有以下4個階段：

（一）初始階段

閱讀活動項目的初始階段作為首要階段可以起到決定最終結果的重要地位，確定項目初步計劃、明確項目的整體目標和范圍，對項目成員的分工進行初步的明確，本階段涉及項目范圍的知識領域，即閱讀活動涉及的資源、人員、目標人群范圍，其輸出結果有活動計劃方案、指定項目負責人、確定活動目標人群等。初始階段最主要內容是進行活動的可行性研究與分析，對讀者的需求進行分析，現代讀者對于閱讀往往有更加多元化的需求，為了提高讀者的閱讀體驗，把握讀者的需求極其具有必要。因此，在活動初始階段就應明確活動的目標，以實現向讀者進行閱讀推廣為重點，并提供科學合理的評價方法，以便活動結束后能對其進行評估。

（二）計劃階段

計劃階段是通過對活動的范圍、任務分解、資源分析、成本預算、人員安排等制定一個科學完整的計劃，能使活動團隊的工作有序地開展。計劃編制是比較復雜的階段，因為后繼的實施階段需要嚴格按照計劃來進行實行。活動項目啟動后，就要確定活動的內容形式是什么，分為幾個小組，由誰來完成，要多長時間完成，預算需要多少費用，這些都要有完成的計劃安排。比如公共圖書館“世界讀書日”閱讀活動項目，在確定閱讀推廣為目標后，可以分為圖書推薦講座、讀書會、朗誦會、故事會等項目小組，確定項目負責人及小組成員，安排完成時限，測算活動費用。依照計劃，我們在實施過程中，就可以有條不紊地進行，使后面的工作不會偏離既定的目標，能更準確地指導項目工作。項目管理是閱讀活動管理的一種手段，通過這種方式，使圖書館的資源、人員等配置更為科學合理，在活動實施過程中，計劃可以根據具體實施情況進行不斷修改完善。

（三）實施階段

實施階段是閱讀活動的執行過程。當前期準備工作完成后，便可以進入實施階段。實施中，要重視項目信息的溝通，及時提交項目進展信息，定期報告項目進度，有利開展項目控制，保證活動質量。活動的實施階段是占用時間與資源最多的部分，實施階段需要根據活動管理計劃進行，要了解所要完成的所有項目小組內容、工作進度、宣傳質量等與閱讀活動有關的各個內容。實施階段又主要分為兩個階段：項目的執行和控制階段。項目的執行和控制是同時開展的，項目執行是對活動計劃進度進行實踐，而控制方面則是為輔助執行而進行的，比如：實際活動是否符合計劃，資金花費是否在預算范圍內，人員是否遵守安排，計劃進度效率如何，執行中出現的問題及應對方法，這都是應在執行過程中及時了解，并實時準備相應措施來保證活動的順利開展。

（四）收尾階段

一個活動項目要有完整而有效的收尾過程，這不僅是對當前活動項目有關材料的完整歸檔，對項目相關人員的交代，更是以后開展活動的重要財富。收尾工作主要是做好活動項目的總結與評價工作，如對項目各階段的實施情況，讀者體驗，以及收益耗資等等，這個總結不僅是由圖書館項目相關人員完成，也要由讀者方進行總結，并對活動成效進行評估。這樣，能為圖書館今后開展閱讀活動提供一個可參考的方案。

四、項目管理在公共圖書館閱讀活動實踐應用中的注意事項

項目管理的方法和流程在公共圖書館閱讀活動中地應用并不是生搬硬套，而應該理論聯系實際，根據活動性質靈活運用，主要注意以下幾個方面：

（一）注重閱讀活動的創新性

近年來，創新性一直是廣受圖書館閱讀活動領域追求的熱點問題，究其原因是不斷創新的閱讀活動可以為傳統的閱讀活動注入新的動力，為讀者帶來更加優質的文化體驗。但傳統的圖書館閱讀活動管理模式中，領導的想法和意見幾乎完全左右項目的運行，對于項目的協調與控制完全依靠等級式的管理逐級下達，而項目的具體落實人員卻無法將其對于項目的意見及時、全面的反饋給領導者，而這些項目的執行人員往往擁有更多的創新意見。而領導者往往只重視活動的部署、只抓活動計劃的落實而忽視活動成效，即把圖書館做了什么工作，做了多少工作作為工作目標，而忽視了讀者的需求，只有正向輸出，無法接收到反向反饋，這使得閱讀推廣活動的創新化成為一大難。除此之外，若項目出現突發事件或者意外情況，領導者也無法及時對其予以把控。相對于這種單向的管理模式，項目管理對提高閱讀活動的創新性就占有絕對的優勢了，其活動組織方式更為靈活，小組化的分工模式使得整個組織體系更加扁平，小組與小組間的交流更加快捷，領導人員與執行人員之間的距離也相應的縮短了，創新性的想法能夠及時向領導人員反饋，領導更加貼近活動過程，也提高其對創新性想法的認可度。活動管理的創新化更多的是對閱讀推廣活動的活動內容、服務方式、宣傳途徑等進行創新，也就是為了更好地推廣閱讀，將項目管理流程靈活地運用于閱讀推廣活動，而不是對管理流程進行推翻、改革。

（二）重視項目管理的導入和應用

就目前我國公共圖書館的業務情況而言，全面融合是公共圖書館將來業務發展的趨勢，而閱讀活動是公共圖書館的目前業務工作新常態。根據國內圖書館多年的活動實踐，項目管理已經成為了閱讀活動的重要組成部分，圖書館將對項目管理理論運用于閱讀推廣活動，明確開展閱讀活動的目標，了解不同的群體對于閱讀類型的需求，采用針對性地閱讀推廣方式，快速滿足讀者的閱讀需求，提高讀者對閱讀活動的參與性，擴大閱讀活動的影響力，通過不斷地對人力資源和資金進行優化分配、在項目中的各個細節進行調節和控制，提高部門的工作效率和活動質量，使閱讀活動達到最佳效果。

（三）圖書館館員團隊的管理

任何活動項目的實施，都無法避免團隊人員的管理，以科學的方法激勵團隊人員的工作激情，從而督促團隊成員之間的競爭和小組內的交流。閱讀活動項目是一項臨時性的工作，目標明確，需要在短期內調動多個部門的人、財、物。活動項目的團隊一般由館內外不同部門、學科和具有不同服務特長的相關人員組成，以圖書館為主導的閱讀推廣項目化團隊建設，具有來源廣泛、結構層次合理、人員穩定等特點[5]，同時項目負責人也要確保館員對于整個項目進程的知情性，給予各成員發揮潛能的空間。也要根據項目的整體進度來進行人員調配，做到隨時了解項目的實時進度，出現問題及時解決，以避免對項目活動的正常流程產生影響，保證活動質量。

（四）重視項目管理的調研與評估

因為閱讀活動是一個面向大眾的服務，所以讀者對閱讀活動的意見和態度都是改善閱讀活動的關鍵，所以在進行閱讀活動設計階段時，我們需要做充分地調查，根據活動的實際情況、讀者實際需求和所需資金來考慮是否適合項目管理。在閱讀活動的執行階段，管理層需要加大監督和管理力度，并及時鼓勵員工積極投入到活動的各項工作中。管理層要對活動的實際所用時間、所投入的成本、員工的工作情況以及活動的質量都進行記錄和實時監督，及時吸收讀者意見，進而對活動中的各個階段進行調整，做到從根源解決問題。

五、結束語

公共圖書館開展的閱讀活動為讀者提供了良好的閱讀環境、專業的閱讀服務，激發民眾的閱讀興趣，提高國民素質，圖書館須在運用項目管理理論對閱讀活動管理實踐中不斷進行總結和探索，在資源配置、活動流程、成效評估等方面逐步實現公共圖書館閱讀活動管理規范化。

參考文獻：

[1]趙冰，谷秀潔，楊玉麟.圖書館項目管理研究述評[J].圖書館論壇，2017（2）：47-55.

[2]許白婷.項目管理在圖書館組織讀者活動中地應用探索[J].辦公室業務，2014（3）：137-138，141.

[3]范并思，王巧麗.閱讀推廣的管理自覺[J].圖書館論壇，2015（10）：8-14.

[4]孟慶宇.公共圖書館閱讀推廣活動項目化管理模式研究[J].圖書館學刊，2018（11）：38-41.

[5]張毅紅.閱讀推廣項目化團隊管理的理論應用與實現途徑[J].圖書館建設，2017（4）：57-61.