新聞媒體在融合發展過程中人事檔案管理方面存在的問題及對策

張馨

[摘 要] 人才是新聞媒體提升公信力、影響力、競爭力的決定性因素。在媒體融合發展的新態勢下，新聞媒體不斷涌現出許多新機構、新部門，對各類人員也進行了重新分配。在新聞媒體甄別人才、使用人才、激勵人才，實現“任人唯賢、人盡其才、才盡其用”的過程中，人事檔案可以為決策者提供全面翔實、客觀有效的參考信息，是新聞媒體健康融合、有序高效融合的必要工具。文章闡述了新聞媒體在融合發展的新態勢下，人事檔案管理中存在的一些問題，并提出了解決措施。

[關鍵詞] 新聞媒體；融合發展；人事檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）02-0051-03

隨著媒體融合發展的深入推進，新聞媒體不斷涌現出許多新機構、新部門，各類人才在提升新聞媒體公信力、影響力、競爭力方面的作用也越來越突出。需要決策者為各類人才找到合適的崗位，發揮人力資源管理的最大效能。而人事檔案，承載著各類人才的詳細信息，是決策者們進行人才評估的重要依據，因此人事檔案管理工作越來越受到了新聞媒體的重視。

一、人事檔案管理對新聞媒體融合發展的重要意義

（一）為人力資源管理提供真實可靠的信息和依據

新聞媒體的人事檔案，是新聞媒體在管理活動中形成的，以記述和反映每一名員工個人信息、工作經歷、德才表現和職務任免的文件材料，它所收錄的是每一名員工的個人情況、學習情況、社會關系、思想品德、業務能力、工作表現以及獎勵處罰等方面的原始材料，這些材料是組織、人事、勞資等部門，在培養、選拔、管理和使用員工的過程中形成的，對提升人力資源管理質效具有非常重要的意義，可以為新聞媒體開展融合發展實踐，提供翔實、全面的人員信息。

（二）為決策者實現人員合理配置提供可靠依據

在媒體融合發展過程中，新聞媒體唯有實現人員的合理配置，才能夠不斷提升公信力、影響力和競爭力。若人事檔案管理不到位，則會導致決策者無法準備評估有關人員的才干和能力，導致運營成本增高、管理負擔加重等問題。有效的人事檔案管理，可為決策者們提供翔實、全面的人員信息，幫助決策者準確把握人員能力和性格特征，實現各類人員的合理配置，幫助決策者構建“任人唯賢、人盡其才、才盡其用”的良好格局。（三）為勞資部門績效考核管理工作提供重要依據

績效考核制度作為一項現代化的管理機制，在行政管理和經營創收中廣泛應用和實施，對新聞媒體實現健康有序發展起到了重要的作用。新聞媒體實行對人員進行月度、季度、年度績效考核，有助于提高員工的工作效率和工作積極性，有利于實現自身的健康有序發展，同時也可以對員工造成一種鞭策和鼓勵。人事檔案中的信息資料是一種寶貴的信息資源，為考核人員的業務能力和職業道德提供了參考依據，影響著新聞媒體融合發展的管理質量和發展質量。

二、新聞媒體融合發展中人事檔案管理中存在的問題

隨著互聯網時代的發展，傳統新聞媒體正在逐步向新興媒體進行過度。為了適應新形勢、新情況和新問題，各大新聞媒體已經打破了戶籍、地域、身份、學歷及人事關系等因素制約，面向社會廣納賢才。但是，由于歷史原因，新聞媒體內部長期運行的是“編內”和“編外”雙軌人事制度，致使新聞媒體的人事檔案管理水平，遠遠落后于媒體融合發展的需要。唯有提升人事檔案管理的規范性、嚴謹性、系統性和科學性，才能促進人力資源管理效率提升，推動媒體融合發展深入開展、健康開展。綜合來說，目前新聞媒體普遍存在以下問題：

（一）新聞媒體的有關負責人對加強人事檔案管理的重要性認識不足

新聞媒體的職責，首先是堅持正確的輿論導向，確保黨的聲音占據意識形態主陣地；其次是加強管理、做好經營管理，為自身健康有序發展創造良好的條件。因此，一部分新聞媒體的負責人，把工作的重點放在了加強員工政治思想、作風能力等建設方面，對通過加強人事檔案管理，進一步提升人力資源管理效率的重要性認識不足，也沒有認識到人事檔案管理是一項基礎性的工作，對提升新聞媒體管理工作質效起著決定性的作用。新聞媒體的有關負責人對加強人事檔案管理的重要性認識不足，從導致將人事檔案管理工作排在了新聞宣傳、經營管理等工作的后面。

（二）管理機制不健全，人事資料不完善

新聞媒體雖然都有專門的人事檔案管理部門，但部門內部的管理方式并不完善，部門外部的配套管理制度也不健全，對人事檔案工作人員缺乏激勵和約束措施。同時，隨著新聞媒體融合發展的深入推進，各類工作人員開始大量地流進流出，并且在各部門間頻繁流動。在此過程中，由于管理部門重視不夠，工作人員不能以最快的速度去收集、整理“新鮮血液”的資料，處理流失人員的材料，以最優的態度適應新聞媒體融合發展的新形勢、新問題，這種上不管、下懶散的行事方式，是新聞媒體人事檔案管理中存在的又一項重要問題[1]。

（三）管理方式落后，檔案利用率不高

傳統的人事檔案管理大都采用人力模式，缺乏現代感與技術性，查取人員信息時需要翻閱大量的資料，再一次次地進行檢索與查閱，最終才能找到有關檔案、提取相關信息，準確率低、時效性差，與飛速發展的現代科技嚴重脫節，嚴重阻礙了人事檔案管理工作的提質增效升級。雖然，一部分新聞媒體目前已經實現了人事檔案的信息化管理，但由于基礎性工作未做好，導致檔案管理系統成為一種擺設，難以通過現代化手段提升檔案管理的質效[2]。

（四）管理人員缺乏專業管理意識

新聞媒體的前身大都為差額撥款事業單位，不像機關單位一樣具備規范的管理體制機制，而檔案管理部門作為一個非主流的部門，大都由非專門性的管理人員組成，加之新聞媒體檔案管理人員缺乏深層次的培訓，缺乏專業性的管理方式以及專業化的管理精神和積極向上的探索精神，不熟悉檔案管理的基本規則，對突發情況的處理和材料真偽的鑒別能力不足，導致檔案的保存、保管工作不到位，甚至部分檔案材料出現了錯誤信息、虛假信息等情況[3]。

（五）檔案保管方式有待提升

對于人事檔案來說，其中收錄的材料必須具備高度的原始性與延續性，而保管這些材料則是檔案管理工作最為重要的一環，同時，對于材料的保密性處理也是檔案管理中一項極其重要的工作。部分新聞媒體存放檔案的檔案室為臨時性用房，檔案的安全以及保密性，往往因發生的突然事件而大打折扣。尤其是，在信息化高速發展的今天，很多材料都以數字的形式進行保存，儲存介質受潮或者損壞，都有可能造成檔案材料的丟失，因此新聞媒體檔案的保管方式有待提升。

（六）檔案管理信息化建設比較滯后

提升檔案管理效率最為有效的方式就是實現信息化，實現信息化也是檔案管理發展的必由之路。但從目前的情況來看，新聞媒體的人事檔案管理信息化建設還是相對滯后的，檔案管理人員所使用的計算機、軟件、硬件設施配備不到位，加之新聞媒體在企業化轉型的過程中，黨政檔案管理有關部門缺乏對新聞媒體檔案從業人員的管理培訓，導致新聞媒體在人事檔案管理方面，存在技術落后、標準不統一、規章制度不健全，工作落實不到位等問題。

（七）檔案材料信息不完善、不健全

人事檔案中收存的是員工個人情況、學習情況、工作情況、獎懲情況等有關材料，包括員工的自傳、鑒定（考評）、學歷、職稱評聘、政治歷史、聘用合同等有關材料。只有材料完整、齊全、規范的人事檔案，才能全面、真實、客觀地反映員工自身的成長歷史和人生軌跡。由于在媒體融合發展的過程中，新聞媒體各機構、各部門之間人員流動頻繁，管理部門對有關材料信息的收集、整理、管理，不規范、不到位，導致檔案內出現了材料信息不完善、不健全等問題[4]。

三、媒體融合過程中提升新聞媒體人事檔案管理效率的對策

檔案管理在新聞媒體融合發展中發揮著重要作用，無論是新聞媒體的領導層還是相關工作人員都必須高度重視人事檔案管理工作，并針對其中存在的問題和不足采取相應的對策，有效提升人事檔案管理工作的質量和效率，才能促進新聞媒體實現健康有序融合。

（一）領導高度重視

領導推動是做好人事檔案管理工作的原動力。只有各級領導把人事檔案工作作為新聞媒體健康有序和可持續發展的重要抓手，將其作為新聞媒體的獨特財富和重要資源，并且對人事檔案管理工作給予一定的政策傾斜和資金支持，才能推動人事檔案管理工作邁上新臺階，促進人力資源管理工作取得實效，推動新聞媒體健康有序良性發展。

（二）加強人才培養

新聞媒體要圍繞建立素質培養、知事識人、選拔任用、從嚴管理、正向激勵的檔案管理工作體系，嚴把選人用人檔案關，用嚴格制度和嚴明紀律培養檔案管理“建、管、用”工作人員隊伍。要形成良好的培養機制，組建一支高素質的、穩定的，具有專業能力的人事檔案管理隊伍。人事檔案管理要確定選用有專業知識，責任心強的人來管理人事檔案的原則，不斷完善檔案管理長效機制。人事檔案管理要堅持保證足夠的專用經費，做到檔案工作年初有預算、有專業賬戶、有落實兌現，為做好檔案管理工作創造良好環境。

（三）開展檔案專項審核

為進一步核實新聞媒體人事檔案的準確性、全面性和有效性，應結合《干部人事檔案工作條例》，堅持嚴格的措施、嚴格的紀律、嚴格的作風，強化人事檔案管理工作，提升人事檔案工作質量，切實把全面從嚴管理的要求貫徹和體現到人事檔案工作之中。同時，將定期不定期相結合，開展人事檔案審核工作，確保做到“應審盡審”，提升人事檔案管理“防污”“治污”工作質效，堅決整治檔案收集、整理過程中的不正之風。

（四）嚴把檔案材料入口

堅持做到“兩個明確”“四個不收”，即明確人事檔案材料收集種類，明確人事檔案材料接收標準和接受方式；對信息不明確的材料不收、信息不完善的材料不收、整理不規范的材料不收、材料信息存疑的不收。同時，對收錄的檔案進行嚴格整理，做到內容齊全、分類科學、編排有序、裝訂整齊。特別是，要制定并完善檔案管理工作規范，明確獎罰標準和考核方式，確保人事檔案管理工作具備嚴肅性、系統性與可塑性。

（五）嚴格制度建設

認真制定并落實從嚴管理檔案的各項規章制度。例如：從嚴管理檔案管理人員工作規程、規范，從嚴管理檔案材料收集、整理流程，從嚴管理檔案材料鑒別標準、歸檔整理流程，從嚴管理檔案入庫審核、保管、查借閱、轉遞、保密等規章制度，明確人事檔案管理各個環節工作要求。如果條件允許，應印制發放人事檔案管理工作流程手冊，確保有關領導和工作人員科學、規范、合規使用人事檔案信息，提升人事檔案管理的質量和效益。

（六）加強信息化建設

隨著計算機、大數據技術的發展，人事檔案管理也應逐漸實現信息化需求。應通過計算機、掃描儀、錄音錄像等現代化設備和技術，將人事檔案的基本信息全部錄入系統，使用檔案信息管理系統建立各級索引目錄，實現人事檔案的快速、準確查詢。此項工作，應按照國家保密局的要求，對人事檔案材料要充分做好保密、保管、保存工作，確保檔案信息不丟失，儲存介質不損壞。

總而言之，在新聞媒體融合發展的背景下，人事檔案管理對于提高新聞媒體人力資源管理質效具有非常重要的作用。而由于歷史等原因，新聞媒體在人事檔案管理過程中存在領導不夠重視，管理人才欠缺，機制不夠健全，信息化建設滯后等問題。新聞媒體若要實現高效融合、健康融合，就必須高度重視人事檔案管理工作，通過提升思想認識、加強人才培養，開展檔案專項審核等工作，才能有效提升新聞媒體在融合發展中的人事檔案管理質效，促進新聞媒體高效、健康融合發展。

參考文獻：

[1]夏素華.新媒體時代我國檔案宣傳工作探析[D].濟南：山東大學，2013（08）：59.

[2]楊亞娟.事業單位改制過程中檔案管理常見問題及對策[J].蘭臺內外，2020（33）：48-49.

[3]陳明華.新形勢下事業單位檔案管理的優化方法研究[J].中國市場，2020（34）：111+113.

[4]陳建英.事業單位檔案管理創新改革思路探討[J].城建檔案，2020（11）：87-88.