巧用人事統計軟件提高年報統計速度

秦娜

開灤（集團）蔚州礦業有限責任公司單侯礦 河北張家口 075700

年度人員報告是每年年末對各類報告的統計和填寫。從1991年開始，各省市的人事部門當中都被要求使用人事部人事在信息中心開發中的《通用型人事統計軟件》，這實際上增加了基層單位的工作量。而人事統計軟件當中的應用可大大提高了年報統計的速度[1]。

1 分析人事報表之中的組成與分類

根據人事部和中共中央組織部的要求，每年應提交兩套年度人事報告，包括人事局的報告和每個單位的報告。在兩個系統中有些報告是完全相同的，而另一些則根據每個單元的性質而變化，或者添加一些報告，或者減少一些報告，基本上可分為四種類型的報告。

1.1 分析煤炭系統的專用表

最具有代表性的就是單位干部中的綜合統計表，這種報告比較復雜，有必要分別對于部門級和部門級以下的單位進行了統計。此外，有些報告在基本的內容之上增加了關于在畢業日期中的分類統計數據，這在進行統計數據時比較困難[2]。

1.2 獎懲報表

這種報告相對比較簡單，單位還可以選擇填寫，如果報告的操作也比較方便，不易出錯，這種報告仍是手工處理的形式。

1.3 分析單位干部的基本情況統計

包括機構或者企業單位所有性質的專業技術人員的基本情況來統計其資料表，大致稍等片刻。這種類型的報告內容，因為分類很詳細，所有的相關統計的工作都是比較大的，在工作人員的統計當中，進入很容易偏離。

1.4 分析單位干部在增加減少中的動態表

一般包括了干部的配置表、調整表、綜合表、絕對的增減表等。在這些報告中必須正確處理其事業單位和企業的正式干部和就業干部的變動，這類報告中的數據關系非常復雜，變化量不能有偏差。

2 人事管理系統中的年報功能

該系統在篩選條件下編寫大量的報表程序生成人事數據庫或索引文件，然后將其結果一致地添加到了軟件的報表數據庫之中。年報可以單獨處理兩個系統的報告，包括一些補充表格。它分為兩個流程文件，可以大大減少了工作的人員直接輸入的工作量[3]。該系統把所有干部的基本信息收集到了同一個數據庫當中，并且對其進行管理。最常用的功能就是綜合查詢、數據查詢、人員調動的處理、打印信息、日常系統的維護等，與通用軟件人員統計無關。將軟件當中的報表數據庫文件復制到了人事管理系統之中。

3 報表與數據庫之間存在的關系

人員統計具有Excel制表功能。統計分析是人事統計的重要組成部分。它是在處理統計數據的基礎上，對人事信息的定量特征進行深入、系統的分析。這種分析，如果用圖表的形式來表達，比只用表格更生動和直觀。Excel具有強大的制表功能。利用此函數圖，可以使統計分析更加簡潔，一目了然。例如，餅圖可以用來分析人員結構，包括年齡結構，知識結構，專業結構，條形圖可以用來比較員工數量，折線圖可以用來分析人員增加或減少的趨勢。

“一般人事統計軟件”由獨立的功能合并文件和數據庫文件組成。因此，首先，我們需要創建一個草稿表。這個過程比較復雜，我們需要進行分類統計。我們不需要考慮表中數據的平滑關系，我們也需要表中數據的一致性。因此，我們迫不及待地想要探索一種相對簡單快捷的方法來“填充”數據庫中的這個數字。完善人事管理系統軟件后，可以實現“年報”功能，并自動生成數據庫。

4 分析對年報的程序進行了改進

年度報表的編制過程可以自我處理，可以有效地改進統計方法，可以分為了兩個步驟來改進其原有的人事管理制度。首先，可以為大多數的報表編寫獨立的自動生成的程序，這需要實現表中數據平滑和表間數據一致性的審計功能。其次，我們則需要修改其查詢的程序，也根據報表中的需要，創建了一個查詢條件的組合，在統計人數當中的時候，我們仍然使用改進的方法，分別查詢表當中的數據，然后輸入到計算機中。它可以用來查詢職稱組合、其他職稱組合條件和職位評估的就業情況，以滿足一些報表的統計要求。因此，報表數據庫可以直接使用。但是，仍然有一些報告需要手動輸入。因此，為了與其合作，所有報告都已經生成一個數據庫，可以通過”收到報價單”收到，并在批準后進行匯總。如圖1所示。

圖1 年報流程

5 結語

為了改善人事管理系統并使之更適合于年度報告統計，我們需要添加一些輔助功能。人事管理的系統可以提高在年報之中的統計效率，該系統可以用于很多領域，代碼的可讀性和可移植性。由于人事管理系統直接制作年報，所有單位都要去組織部門按時間分批進行人事增減處理，檢查人事變動，還需要對于員工的職位與職稱進行了變動修改的?；旧?，大多數報告可以在30分鐘內自動完成，然后可以手動完成需要填寫的報告，以順利完成年度報告工作。