體裁理論視角的商務(wù)英語邀請函文體分析

（西安外國語大學(xué) 陜西 西安 710128）

商務(wù)英語信函以其簡潔、高效的特點(diǎn)，在國際商務(wù)交際活動中被普遍使用。隨著“一帶一路”倡議的推進(jìn)，國際貿(mào)易的規(guī)模和范圍已遍布全球，商務(wù)英語信函更加廣泛地應(yīng)用于溝通交易信息、展開商務(wù)合作領(lǐng)域。

一、簡介

現(xiàn)代商務(wù)禮儀活動是企業(yè)與合作伙伴之間的重要溝通渠道。越來越多的企業(yè)通過商務(wù)禮儀活動與合作伙伴交流情感，為企業(yè)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，樹立良好的企業(yè)形象，更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。公司為舉行年終客戶答謝會、產(chǎn)品訂購會或貿(mào)易展覽會、開業(yè)周年慶典等發(fā)出邀請函，與合作伙伴進(jìn)行正式的儀式性聯(lián)絡(luò)，邀請來賓和朋友光臨，以增進(jìn)合作與友誼。

邀請函是特定的交際事件，具有特定的交際目的和交際對象，在文本結(jié)構(gòu)、文體風(fēng)格和社會功能方面具有特定的體裁特征。本文基于體裁分析理論，將從通用結(jié)構(gòu)和語言特征兩個方面分析來自https：//www.51test.net的真實(shí)商務(wù)邀請函。

二、體裁分析理論

體裁一詞起源于拉丁文，意為種類或類別。在20世紀(jì)90年代，Swales在修辭學(xué)和文學(xué)研究中首次使用流派這個詞[1]。斯沃爾斯在語步—步驟的基礎(chǔ)上，分析了體裁分析中的學(xué)術(shù)話語：學(xué)術(shù)和研究環(huán)境中的英語。Bhatia在繼承了體裁分析理論之后，將體裁的概念進(jìn)一步概括為“可識別的交流事件，這種交流事件通常發(fā)生在特定的專業(yè)或?qū)W術(shù)團(tuán)體內(nèi)，其特征是一系列交流目的可以被社區(qū)理解和認(rèn)可”[2]。秦秀白對體裁分析的概念和功能做了清楚的解釋。他認(rèn)為，體裁分析可以通過將話語分析從表面語言的描述轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ω顚哟蔚恼Z言結(jié)構(gòu)的分析，從而達(dá)到話語交流的目的[3]。

三、商務(wù)邀請函分析

1.文體結(jié)構(gòu)

商務(wù)英語是一種實(shí)用性很強(qiáng)的功能語體，具有簡潔、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范等獨(dú)特的文體特征[4]，而英文商務(wù)邀請函由于其獨(dú)特的交流目的和社交功能而成為一種特殊的語篇體裁。它們的宏觀結(jié)構(gòu)通常包括五步：語步1，邀請；語步2，介紹情況；語步3，推薦；語步4，探測合作；語步5，期待答復(fù)。

這五個動作由邀請函的交流目的和功能決定。它們構(gòu)成邀請函特定類型的認(rèn)知結(jié)構(gòu)。真實(shí)邀請信的寫作必須遵循這種認(rèn)知模式。毫不奇怪，如果我們想掌握如何書寫真實(shí)的邀請函，那么一定要知道邀請函的文本宏觀結(jié)構(gòu)和認(rèn)知模型。表1將展示對真實(shí)申請函的具體分析。該邀請函僅包含上述五步驟，但并不是所有英文商務(wù)邀請函都包含上述五步驟。

表1 商務(wù)邀請函的5步

從表1我們能看出，本篇邀請函僅僅包含四個語步，分別是：語步1邀請，語步2介紹情況，語步3推薦和語步4探測合作，沒有涉及語步5期待回復(fù)。在上表中，本篇邀請函首先用“invite”表明邀請意圖，并說明了具體的時間地點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了語步1。接著，邀請函用“we’re one of……in sanitary ware”，介紹自己的身份，達(dá)到語步2。其次，邀請函用“advantages”亮明自己的優(yōu)勢，將自己推薦給對方，完成了語步3。隨后，邀請函用“It would be a great pleasure to meet you”表明自己想要和對方談合作的意圖，實(shí)現(xiàn)了語步4。由于是首次與貿(mào)易對象溝通，不了解對方的態(tài)度，所以此邀請函并沒有涉及語步5期待回復(fù)。

2.語言功能

邀請函的語言特征是清晰、簡潔和禮貌。例如：

商務(wù)英語邀請函適用于商務(wù)活動，其節(jié)奏高效快捷，為了節(jié)省溝通的時間成本，商務(wù)英語邀請函通常運(yùn)用直白簡潔的表達(dá)方式傳遞邀請人的意圖。因此，邀請函常有清晰、簡潔和禮貌三種特征。邀請函首先要傳達(dá)清晰的信息，其次盡可能使用更簡潔的詞匯和句式，最后要禮貌地傳達(dá)意圖。在這篇邀請函中，邀請人運(yùn)用“invite”一次清晰準(zhǔn)確地傳達(dá)了信函的目的，使被邀請人能立刻了解此篇信函的目的。再者，邀請函通常以單詞替代短語，詞組替代從句的形式保證句子的簡潔。上表中邀請人使用“offer”一詞替代詞組“provide sb with sth”更顯簡潔。最后，商務(wù)邀請函代表的是公司的形象，因此在遣詞造句中要傳遞禮貌訊息，維護(hù)好公司形象。上表中邀請函多次使用“sincerely”及虛擬語氣這樣的禮貌語，將對方身份抬高，給被邀請人留下好印象，以便更易促成合作。

四、結(jié)語

本文通過研究英文商務(wù)邀請函的文體結(jié)構(gòu)和語言特點(diǎn)，為商務(wù)邀請人提出以下建議：首先，撰寫邀請函時，邀請人應(yīng)明確交際目的，按照邀請函的五步驟逐層遞進(jìn)。其次，邀請人應(yīng)采取適當(dāng)?shù)膭?wù)實(shí)策略，并在語篇中更加注意體裁特征，運(yùn)用不同的表達(dá)手法保證真實(shí)的邀請函禮貌、簡潔明了，以達(dá)到溝通合作的目的。