系統(tǒng)思維方法在多單位協(xié)作的科研項目檔案管理中的實踐

王 靜

（中核（天津）機械有限公司辦公室，天津 300000）

1 背景和意義

1.1 加強多單位協(xié)作科研項目檔案管理的意義

科研項目檔案記錄了項目建設的全過程，是科研項目的歷史見證，是維護參研單位合法權益的重要憑證，同時科研項目檔案也是項目后期應用、管理、維護等工作的重要參考文件。 這不僅僅是各參研單位的科研人員單方面的工作，還需要各參研單位的科研項目管理部門、檔案部門、財會部門、相關施工單位、采購部門等分工協(xié)作共同完成，更需要各上級審批單位的支持和配合；科研項目檔案具有不可再生、經(jīng)手人員多、人員變化大等特點，因此，加強多單位協(xié)作科研項目檔案管理，確保科研項目檔案的齊全、完整、準確具有非常重要的意義。

1.2 “核工業(yè)專用零部件制造裝備換腦工程”項目概況

2017年4月至2020年1月期間，中核（天津）機械有限公司（以下簡稱“公司”）作為牽頭單位，聯(lián)合中核北方等五家參研單位共同承擔開展國家科技重大專項“核工業(yè)專用零部件制造裝備換腦工程”，2020年7月， 順利通過工業(yè)和信息化部組織的綜合績效評價完成驗收。

該項目是中核集團獲得第一個工業(yè)和信息化部立項批復的項目，是中核集團發(fā)展歷程中獲得的首個關于智能制造的信息化項目，是繼“高溫氣冷堆”之后中核集團獲得的第二個國家科技重大專項項目，對中央財政資金渠道的拓展、 集團公司項目管理發(fā)展、強國強軍的企業(yè)使命都具有巨大的示范意義和標志性意義；該項目不僅提升了核燃料專用生產(chǎn)設備的生產(chǎn)能力，還增強了我國核工業(yè)自主生產(chǎn)保障能力，提升了生產(chǎn)信息化水平和產(chǎn)品質(zhì)量。

該項目主要建設內(nèi)容包含10 個子項任務， 分別由不同的單位承擔，各子課題之間相互關聯(lián)，故此，多單位協(xié)作科研項目檔案具有研發(fā)項目周期長、涉及人員范圍廣、參研人員多、人員變化大、檔案不可再生以及是項目建后利用和維護的重要參考文件等特點。

1.3 多單位協(xié)作科研項目檔案管理存在的問題

1.3.1 多單位協(xié)作科研項目檔案管理易因職責分工不清，難以保障檔案質(zhì)量

多單位協(xié)作科研項目管理本身較一般的項目相比，具有相當?shù)膹碗s性。 故此，多單位協(xié)作的科研項目具有研發(fā)項目周期長。 涉及人員范圍廣、參研人員多、人員變化大的特點，其中多數(shù)項目參與人員并未接受過檔案相關知識的培訓， 故此檔案管理意識淡薄，各參研單位內(nèi)部職責分工不同， 故此在項目管理檔案、科研過程檔案、財務檔案等的收集整理時，對職責范圍內(nèi)應收集、歸檔的文件材料不清楚，有些不能正確地執(zhí)行檔案管理要求的規(guī)定。

1.3.2 科研項目檔案管理人員流動性大

由于科研項目本身難度較大，一般研究周期均較長，尤其在項目建設初期階段時，項目管理人員和專業(yè)技術人員調(diào)動頻繁， 資料管理沒有統(tǒng)一的流程規(guī)范，一般由臨時指定的兼職檔案管理人員保管各種會議文件及初期的審核或批復公文。 待項目走上正軌時，項目檔案已經(jīng)移手，難免有重要文件出現(xiàn)缺失遺漏。 科研項目文件易缺失，尤其是項目前期資料缺失較多。 如本項目時間較長，最早批復時間為2017年，存在部分檔案資料不齊全，需要補充歸檔材料。

1.3.3 存檔文件不規(guī)范

文件格式不規(guī)范，由于涉及的存檔人員多，存在部分格式不規(guī)范問題，如文件簽章手續(xù)不完整、不規(guī)范；部分關鍵文件資料未歸檔，如換腦工程項目檔案出現(xiàn)的問題：無改造前后精度等各項關鍵技術指標的對比表；部分材料未按單臺改造設備整理歸檔資料。

1.3.4 部分參研單位項目文件整理歸檔不及時

在項目建設過程中，牽頭單位相對重視項目文件整理，采取“隨產(chǎn)生隨預歸檔”的方式進行管理，但參研單位因地理位置的限制， 不能在平時對文件進行預歸檔，基本散落在個人手中，待臨近項目驗收時再進行收集、整理，很難保證項目檔案的齊全、完整與準確。

2 系統(tǒng)思維方法在多單位協(xié)作的科研項目檔案管理實踐

系統(tǒng)思維方法是指將項目檔案驗收標準作為科研項目檔案建設過程中的標準要求輸入，從科研項目檔案管理的建設初期到項目結(jié)束、從項目管理的各個方面、從所有參與項目的人員入手，系統(tǒng)地指導科研項目參與人員的項目檔案管理工作，同時在項目驗收準備階段， 逐條根據(jù)項目檔案驗收標準進行檔案自查，以《歸檔范圍表》為基礎，按照申報立項階段、過程管理階段、驗收階段三個階段，對照課題任務表，分別系統(tǒng)梳理科研項目檔案，形成核工業(yè)專用零部件制造裝備換腦工程課題檔案歸檔范圍表，分別明確出參研單位的歸檔清單，各相關人員按歸檔清單收集和整理檔案。 最后由項目牽頭單位統(tǒng)一收集和整理項目檔案，形成核工業(yè)核專業(yè)零部件制造裝備換腦工程檔案目錄清單，確保科研項目檔案成套、系統(tǒng)，層級合理，確保文件的形成規(guī)律和案卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，掃描形成電子檔案，辦理歸檔。

3 系統(tǒng)思維方法的實踐與應用

3.1 規(guī)范檔案管理依據(jù)，提高檔案管理意識

3.1.1 健全科研項目檔案管理相關制度

科研項目建設初期， 健全項目檔案管理相關制度，制定適合項目實際的制度，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實可行的依據(jù)。 在項目實施過程中明確各參研單位在檔案管理工作中所負的責任，使檔案管理自始至終貫穿整個項目實施過程中，并對在所有參研單位內(nèi)傳閱、學習，要從思想上認識到科研項目檔案管理的重要性， 切實增強檔案管理的責任感，樹立認真負責的工作態(tài)度。

3.1.2 將檔案工作責任落實到商務合同當中

合同管理是一個閉環(huán)管理過程。 只有將檔案工作責任落實到商務合同當中，同時在合同驗收時，將項目檔案驗收作為一項，才能真正促進科研項目檔案責任落地，從而確保科研項目檔案的齊全、完整性。

3.2 系統(tǒng)明確檔案要求及責任分工

科研項目成立初期即明確科研項目檔案管理職責分工（詳見圖1）和檔案管理要求，檔案管理人員參與項目建設過程，對項目檔案的形成進行監(jiān)督檢查和指導，并負責項目文件材料歸檔后的分類、編目等系統(tǒng)性整理工作。

由于科研項目歷時較長，故各參研單位均采取項目檔案隨產(chǎn)生、隨存檔的方式，確保項目檔案的完整性。 待項目檔案內(nèi)部自查階段，再由各檔案管理部門整理后進行檔案交接，以確保檔案的合規(guī)性。

為了確保科研項目檔案管理完整、準確、系統(tǒng)性，可聘請有檔案管理專業(yè)經(jīng)驗的項目管理專家做指導，可以在系統(tǒng)地指導項目開展的前提下，對項目檔案管理進行指導。

3.3 項目前頭單位組織開展系統(tǒng)性梳理科研項目檔案

為保證科研項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)性，利用系統(tǒng)思維，將項目檔案驗收標準作為科研項目檔案管理要求輸入，使各相關人員均以檔案驗收標準，結(jié)合項目管理實際收集和整理檔案。 即在科研項目檔案收集和整理階段，即形成有標準、便操作、可自查的管理體系，可有效提升科研項目檔案的質(zhì)量和水平。

由于核工業(yè)核專業(yè)零部件制造裝備換腦工程項目是工業(yè)和信息化部審批的科研項目，其驗收依據(jù)為《國家科技重大專項（民口）驗收管理辦法》和《國家科技重大專項（民口）檔案管理規(guī)定》，故在梳理科研項目檔案時，以《國家科技重大專項項目檔案驗收工作指引》要求為指導，以歸檔范圍表為基礎，按照申報立項階段、過程管理階段、驗收階段三個階段，對照課題任務表，分別系統(tǒng)梳理科研項目檔案，形成核工業(yè)專用零部件制造裝備換腦工程課題檔案歸檔范圍表，分別明確出中核（天津）機械有限公司、中核北方核燃料元件有限公司、武漢華中數(shù)控股份有限公司、北京計算機技術及應用研究所、華中科技大學、天津大學六家單位的歸檔清單，各相關人員按歸檔清單收集和整理檔案，在整理過程中，重點關注各階段和各單位接口的處理，最后由項目牽頭單位統(tǒng)一收集和整理項目檔案，形成核工業(yè)核專業(yè)零部件制造裝備換腦工程檔案目錄清單，成套、系統(tǒng)組卷原則如圖2 所示，確保科研項目檔案成套、系統(tǒng)，層級合理，確保文件的形成規(guī)律和案卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系， 掃描形成電子檔案，辦理歸檔。

圖2 成套、系統(tǒng)組卷原則

3.4 系統(tǒng)檢查科研項目檔案，確保檔案質(zhì)量

通過不同人員、 不同角度系統(tǒng)檢查科研項目檔案，確保檔案質(zhì)量。 按照檔案自查-邀請檔案專家進行檔案檢查—評前檢查的順序，逐步進行，通過項目組自查、外部專家指導和檢查、評前檢查等步驟，從項目管理閉環(huán)性驗證、檔案合規(guī)性、便于后期利用等不同的角度，發(fā)現(xiàn)問題并組織整改，形成檔案閉環(huán)管理，從而確保檔案質(zhì)量。

4 結(jié)語

4.1 結(jié)論

多單位協(xié)作的科研項目復雜，難于管理，本文以驗收標準驅(qū)動， 以系統(tǒng)思維推動科研項目檔案管理，促進項目協(xié)作單位聯(lián)動， 提升了科研項目檔案質(zhì)量，為后期的利用奠定良好的基礎。 同時，為此類多單位協(xié)作項目檔案管理提供了可借鑒的有效方法，可有效提升同類科研項目的檔案質(zhì)量水平。

4.2 項目以93 分的優(yōu)秀成績通過項目檔案驗收

通過整個六個單位的項目組成員共同努力，2020年7月31日， 核工業(yè)專用零部件制造裝備換腦工程課題檔案驗收順利通過，并取得了93 分的好成績，為今后科研項目檔案管理提供了良好的管理經(jīng)驗。