淺談采購企業風險控制及防范

張雋（開灤集團有限責任公司物資分公司）

引言

當今市場競爭越來越激烈，外部環境和市場的劇烈變化，使企業需要保證持續發展，保持競爭優勢，必須要把內控管理放在首位，需要不斷加強對采購各環節的控制，構建完善的內控體系，防范采購風險，控制采購成本。采購風險，是指采購過程中因為一些不能預料的情況，包括因為人為原因產生的風險、經濟元素造成的風險和自然因素的風險，如提報的采購計劃的不準確導致物資不能滿足生產生活的需要、貨物不符合訂單要求、采購人員失職、采購貨物不符合合同要求、供應商的失信行為等，這些情況都會阻礙采購預期目標的實現。

企業的采購風險

企業采購涉及多項活動，在采購的過程中也會受到各種環境因素的影響，所以會面臨各種各樣的風險，所以我們要對采購風險進行辨識與評估。

對采購風險進行辨識與評估：企業在采購過程中會遇到諸多的采購風險，如何辨別和評估采購風險，是采購過程中的首要環節。精準地辨別和評估采購風險是作為一名物資采購業務員的最基本的要求，準確地辨別與評估風險，找出潛在的采購風險點，提高風險防范意識尤為重要。采購風險通常是由于一些意外情況造成的，例如，采購物資不符合商品買賣合同的要求、使用單位提報的采購計劃不夠準確或者不夠及時都會造成采購物資不能滿足企業生產生活的需要，甚至會造成物資產品的積壓。采購風險貫穿于物資供應的整個過程中，按照采購業務的執行過程及業務屬性，分成以下幾個類別：

（一）意外風險

由于受到自然災害或國家調控的各種經濟、環保等政策實施的影響，對采購企業采購價格、準時交貨期造成影響，從而給企業造成損失。這類風險發生得一般比較突然，企業難以精準防控。

（二）計劃準確性風險

計劃是采購的源頭，計劃風險是指采購計劃管理不到位或不科學，與需求目標產生較大偏離，或者是計劃提報不及時，導致采購時間過短，從而造成盲目或錯誤采購造成的風險。準確的采購計劃包含采購物資完整、準確的信息、合理的采購數量和采購周期、準確的需求時間等方面內容。

（三）采購的價格風險

是指缺乏重要物資品種的跟蹤監控，對市場變化了解不夠或者信息掌握不及時、不對等，不能全面掌握物資價格或者未能充分發揮規模化采購優勢，導致采購價格偏高。采購價格是采購中重點控制目標，是實現降低采購成本的重要途徑。主要通過設置合理的采購條件、采購方式以及采購監督等途徑降低采購價格。

（四）合同管理風險

主要包括簽訂合同的當事人是否具有主體資格，合同是否合法合規、是否反映雙方真實意圖，主要條款是否完備，文字表述是否準確，是否按相關的法律法規保管合同文本，是否有效監督合同的履行全過程等。

（五）物資到貨及使用風險

主要是供應商供貨不及時，給企業生產生活造成損失，構成缺貨的風險；到貨后驗收不到位，造成的風險。

（六）存貨風險

一是由于生產物資的存儲量不足難以滿足生產生活的需要，導致缺貨而造成的風險；二是采購物資積壓，這樣會造成企業占用流動資金，造成資金不足的風險；三是對采購物資存量缺乏科學有效的管理，庫存結構、種類或數量不合理，發揮不出庫存作用，造成資金浪費風險；四是物資采購時對市場行情估計不準，盲目進貨，造成跌價減值風險。

（七）供應商選擇風險

對供應商資質審查不嚴，引入不具備履約能力或產品質量不合格供應商，或是未能與具備良好信用與實力供應商建立長期合作關系，造成過多的臨時采購，提高了采購成本和采購風險。

（八）采購的責任風險

這屬于人為的風險，由于采購人員專業素質不高或水平不夠，難以科學、高效地執行采購任務，或者缺乏責任心，受利益驅動，采購價高質劣物資，損害公司利益。

物資采購風險產生主要是由于企業采購業務流程不夠健全或者操作性不強以及人員素質或監管缺失等造成流程制度執行力不夠原因，采購風險不可能完全消除，但可通過強化風險管控減少風險發生。

培育風險管理文化，完善內控管理制度

企業找出潛在風險及分析產生原因后，應從加強對風險管理理念、法律知識、業務流程等核心風險點內容的培訓開始，不斷培育企業風險管理文化，同時進一步完善各項管理制度，從流程和制度設計上防范采購風險。

（一）強化人員培訓，提高防控意識

通過多途徑多手段的風險管理理念、采購業務流程、法制和道德教育等方面內容的培訓，提高員工風險防控意識、法律意識、道德素養及制度執行力，在公司上下營造良好的內部控制和風險防范氛圍和文化，逐漸杜絕人為原因形成的風險行為，從而增強企業內部風險防控能力。

（二）明確部門職責，細化管理責任

合理的機構設置和權責清晰的職責分配是保證采購各環節工作高效運行的基礎。只有細化責任、監管分離，才能明確各部門職責，加強采購各環節管控。采購價格管理、評審管理、合同管理、庫存管理、供應商管理、結算付款管理、檢查監督管理等分別由不同部門負責，各部門工作相對獨立又相互聯系、制約。通過明確部門職責，細化管理責任，嚴格考核監督，督促各部門做好自身工作管理，為強化管控打下了良好基礎。

（三）完善管理制度，強化制度約束

科學有效的管理制度是確保內部控制和風險管理質量的基本保證。加強內部審計與監督、監管能力，以實現風險事前預防、事中監督、事后處理為管理目標，并根據采購過程中發現的實際問題，對物資計劃、采購評審、到貨驗收、結算付款、重點物資管理、供應商管理等相關制度進行修訂完善，制度要求更細化，操作性更強。

（四）細化績效考核，完善激勵機制

將采購的各項相關工作轉化，分解指標和責任，明確規定出工作質量與標準，并將指標層層分解，落實到各相關部門和個人，結合經濟效益進行考核，形成公司→部門→個人的細化完整的層層指標考核體系。對一般指標每季度考核一次；對采購價格、到貨驗收準確率、應收和預付款等風險發生率高指標，每個月檢查一次，檢查結果與獎金直接掛鉤。通過細化合理的績效考核和激勵機制，保證了采購各環節工作高效完成。

采購風險處理具體流程

采購風險處理具體流程主要包括：風險信息收集、風險信息分析評估、風險應對措施、風險監督及改進，具體如下：

（一）風險信息收集

任何一個正確的決策都必須而且一定是建立在信息準確的基礎之上的，充分地掌握信息，就可以提高決策方案的正確度，從而可以大大減少決策結果的不正確性，來降低決策時可能遇到的各種風險。物資公司風險控制體系覆蓋了公司每個部門和員工，所屬各單位（部門）按照職責分工，廣泛、持續不斷地收集采購相關風險的內部、外部初始信息。整個風險信息的收集要具體化，實事求是，符合實際。執行機構各部門對信息分別進行整理分析，并結合具體流程開展風險評估。

（二）風險信息分析評估

采購風險執行機構通過對收集信息的分析與評估，確定風險等級，提出防控措施并撰寫風險分析報告上報決策機構。企業要根據風險影響范圍及發生概率將其分為低風險（D）、一般性風險(C)、中等風險(B)及重大風險(A)四個風險等級。對風險較大的要素，如預付款、關鍵物資等設置預警值，一旦到達預警值及時跟蹤處理，提前防范風險。

（三）風險應對措施

企業可建立靈敏高效的危機處理和應急管理機制，以降低風險損失。對新出現的、缺乏風險應急預案的中、重大風險，決策機構應在審定風險應對預案后組織人員實施并定期跟蹤；對低風險和一般性風險由執行機構制定應對方案并督促本部門執行。

（四）風險監督與改進

監督機構對風險防控執行情況定期進行檢查監督。對中、重大風險防控情況每月檢查一次，對低風險和一般性風險一般每季度檢查一次。每半年對公司整體風險防控情況進行檢查審計并撰寫監督及改進情況報告，企業根據風險發生及防控情況，及時進行風險內控制度的修訂完善，以持續改進風險內控體系。

結語

強化企業物資采購管理、優化企業物資采購流程、防范物資采購風險、加強物資采購過程的監督和管控、保證信息搜索收集的準確性以及計劃的及時準確性、合同簽訂的合法合規合法性、到貨驗收的及時性、付款結算的準確性，有效地防范企業的采購風險，不僅可以有效降低企業的物資采購價格，同時還可以提高物資采購質量。因此，采購企業應當制定適應于本企業的采購風險的管控措施，提升采購風險的管控能力和水平，為企業采購到性價比最高的產品保證物資的供應。