淺談采購企業(yè)風(fēng)險控制及防范

張雋（開灤集團有限責(zé)任公司物資分公司）

引言

當今市場競爭越來越激烈，外部環(huán)境和市場的劇烈變化，使企業(yè)需要保證持續(xù)發(fā)展，保持競爭優(yōu)勢，必須要把內(nèi)控管理放在首位，需要不斷加強對采購各環(huán)節(jié)的控制，構(gòu)建完善的內(nèi)控體系，防范采購風(fēng)險，控制采購成本。采購風(fēng)險，是指采購過程中因為一些不能預(yù)料的情況，包括因為人為原因產(chǎn)生的風(fēng)險、經(jīng)濟元素造成的風(fēng)險和自然因素的風(fēng)險，如提報的采購計劃的不準確導(dǎo)致物資不能滿足生產(chǎn)生活的需要、貨物不符合訂單要求、采購人員失職、采購貨物不符合合同要求、供應(yīng)商的失信行為等，這些情況都會阻礙采購預(yù)期目標的實現(xiàn)。

企業(yè)的采購風(fēng)險

企業(yè)采購涉及多項活動，在采購的過程中也會受到各種環(huán)境因素的影響，所以會面臨各種各樣的風(fēng)險，所以我們要對采購風(fēng)險進行辨識與評估。

對采購風(fēng)險進行辨識與評估：企業(yè)在采購過程中會遇到諸多的采購風(fēng)險，如何辨別和評估采購風(fēng)險，是采購過程中的首要環(huán)節(jié)。精準地辨別和評估采購風(fēng)險是作為一名物資采購業(yè)務(wù)員的最基本的要求，準確地辨別與評估風(fēng)險，找出潛在的采購風(fēng)險點，提高風(fēng)險防范意識尤為重要。采購風(fēng)險通常是由于一些意外情況造成的，例如，采購物資不符合商品買賣合同的要求、使用單位提報的采購計劃不夠準確或者不夠及時都會造成采購物資不能滿足企業(yè)生產(chǎn)生活的需要，甚至?xí)斐晌镔Y產(chǎn)品的積壓。采購風(fēng)險貫穿于物資供應(yīng)的整個過程中，按照采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程及業(yè)務(wù)屬性，分成以下幾個類別：

（一）意外風(fēng)險

由于受到自然災(zāi)害或國家調(diào)控的各種經(jīng)濟、環(huán)保等政策實施的影響，對采購企業(yè)采購價格、準時交貨期造成影響，從而給企業(yè)造成損失。這類風(fēng)險發(fā)生得一般比較突然，企業(yè)難以精準防控。

（二）計劃準確性風(fēng)險

計劃是采購的源頭，計劃風(fēng)險是指采購計劃管理不到位或不科學(xué)，與需求目標產(chǎn)生較大偏離，或者是計劃提報不及時，導(dǎo)致采購時間過短，從而造成盲目或錯誤采購造成的風(fēng)險。準確的采購計劃包含采購物資完整、準確的信息、合理的采購數(shù)量和采購周期、準確的需求時間等方面內(nèi)容。

（三）采購的價格風(fēng)險

是指缺乏重要物資品種的跟蹤監(jiān)控，對市場變化了解不夠或者信息掌握不及時、不對等，不能全面掌握物資價格或者未能充分發(fā)揮規(guī)模化采購優(yōu)勢，導(dǎo)致采購價格偏高。采購價格是采購中重點控制目標，是實現(xiàn)降低采購成本的重要途徑。主要通過設(shè)置合理的采購條件、采購方式以及采購監(jiān)督等途徑降低采購價格。

（四）合同管理風(fēng)險

主要包括簽訂合同的當事人是否具有主體資格，合同是否合法合規(guī)、是否反映雙方真實意圖，主要條款是否完備，文字表述是否準確，是否按相關(guān)的法律法規(guī)保管合同文本，是否有效監(jiān)督合同的履行全過程等。

（五）物資到貨及使用風(fēng)險

主要是供應(yīng)商供貨不及時，給企業(yè)生產(chǎn)生活造成損失，構(gòu)成缺貨的風(fēng)險；到貨后驗收不到位，造成的風(fēng)險。

（六）存貨風(fēng)險

一是由于生產(chǎn)物資的存儲量不足難以滿足生產(chǎn)生活的需要，導(dǎo)致缺貨而造成的風(fēng)險；二是采購物資積壓，這樣會造成企業(yè)占用流動資金，造成資金不足的風(fēng)險；三是對采購物資存量缺乏科學(xué)有效的管理，庫存結(jié)構(gòu)、種類或數(shù)量不合理，發(fā)揮不出庫存作用，造成資金浪費風(fēng)險；四是物資采購時對市場行情估計不準，盲目進貨，造成跌價減值風(fēng)險。

（七）供應(yīng)商選擇風(fēng)險

對供應(yīng)商資質(zhì)審查不嚴，引入不具備履約能力或產(chǎn)品質(zhì)量不合格供應(yīng)商，或是未能與具備良好信用與實力供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，造成過多的臨時采購，提高了采購成本和采購風(fēng)險。

（八）采購的責(zé)任風(fēng)險

這屬于人為的風(fēng)險，由于采購人員專業(yè)素質(zhì)不高或水平不夠，難以科學(xué)、高效地執(zhí)行采購任務(wù)，或者缺乏責(zé)任心，受利益驅(qū)動，采購價高質(zhì)劣物資，損害公司利益。

物資采購風(fēng)險產(chǎn)生主要是由于企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程不夠健全或者操作性不強以及人員素質(zhì)或監(jiān)管缺失等造成流程制度執(zhí)行力不夠原因，采購風(fēng)險不可能完全消除，但可通過強化風(fēng)險管控減少風(fēng)險發(fā)生。

培育風(fēng)險管理文化，完善內(nèi)控管理制度

企業(yè)找出潛在風(fēng)險及分析產(chǎn)生原因后，應(yīng)從加強對風(fēng)險管理理念、法律知識、業(yè)務(wù)流程等核心風(fēng)險點內(nèi)容的培訓(xùn)開始，不斷培育企業(yè)風(fēng)險管理文化，同時進一步完善各項管理制度，從流程和制度設(shè)計上防范采購風(fēng)險。

（一）強化人員培訓(xùn)，提高防控意識

通過多途徑多手段的風(fēng)險管理理念、采購業(yè)務(wù)流程、法制和道德教育等方面內(nèi)容的培訓(xùn)，提高員工風(fēng)險防控意識、法律意識、道德素養(yǎng)及制度執(zhí)行力，在公司上下營造良好的內(nèi)部控制和風(fēng)險防范氛圍和文化，逐漸杜絕人為原因形成的風(fēng)險行為，從而增強企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險防控能力。

（二）明確部門職責(zé)，細化管理責(zé)任

合理的機構(gòu)設(shè)置和權(quán)責(zé)清晰的職責(zé)分配是保證采購各環(huán)節(jié)工作高效運行的基礎(chǔ)。只有細化責(zé)任、監(jiān)管分離，才能明確各部門職責(zé)，加強采購各環(huán)節(jié)管控。采購價格管理、評審管理、合同管理、庫存管理、供應(yīng)商管理、結(jié)算付款管理、檢查監(jiān)督管理等分別由不同部門負責(zé)，各部門工作相對獨立又相互聯(lián)系、制約。通過明確部門職責(zé)，細化管理責(zé)任，嚴格考核監(jiān)督，督促各部門做好自身工作管理，為強化管控打下了良好基礎(chǔ)。

（三）完善管理制度，強化制度約束

科學(xué)有效的管理制度是確保內(nèi)部控制和風(fēng)險管理質(zhì)量的基本保證。加強內(nèi)部審計與監(jiān)督、監(jiān)管能力，以實現(xiàn)風(fēng)險事前預(yù)防、事中監(jiān)督、事后處理為管理目標，并根據(jù)采購過程中發(fā)現(xiàn)的實際問題，對物資計劃、采購評審、到貨驗收、結(jié)算付款、重點物資管理、供應(yīng)商管理等相關(guān)制度進行修訂完善，制度要求更細化，操作性更強。

（四）細化績效考核，完善激勵機制

將采購的各項相關(guān)工作轉(zhuǎn)化，分解指標和責(zé)任，明確規(guī)定出工作質(zhì)量與標準，并將指標層層分解，落實到各相關(guān)部門和個人，結(jié)合經(jīng)濟效益進行考核，形成公司→部門→個人的細化完整的層層指標考核體系。對一般指標每季度考核一次；對采購價格、到貨驗收準確率、應(yīng)收和預(yù)付款等風(fēng)險發(fā)生率高指標，每個月檢查一次，檢查結(jié)果與獎金直接掛鉤。通過細化合理的績效考核和激勵機制，保證了采購各環(huán)節(jié)工作高效完成。

采購風(fēng)險處理具體流程

采購風(fēng)險處理具體流程主要包括：風(fēng)險信息收集、風(fēng)險信息分析評估、風(fēng)險應(yīng)對措施、風(fēng)險監(jiān)督及改進，具體如下：

（一）風(fēng)險信息收集

任何一個正確的決策都必須而且一定是建立在信息準確的基礎(chǔ)之上的，充分地掌握信息，就可以提高決策方案的正確度，從而可以大大減少決策結(jié)果的不正確性，來降低決策時可能遇到的各種風(fēng)險。物資公司風(fēng)險控制體系覆蓋了公司每個部門和員工，所屬各單位（部門）按照職責(zé)分工，廣泛、持續(xù)不斷地收集采購相關(guān)風(fēng)險的內(nèi)部、外部初始信息。整個風(fēng)險信息的收集要具體化，實事求是，符合實際。執(zhí)行機構(gòu)各部門對信息分別進行整理分析，并結(jié)合具體流程開展風(fēng)險評估。

（二）風(fēng)險信息分析評估

采購風(fēng)險執(zhí)行機構(gòu)通過對收集信息的分析與評估，確定風(fēng)險等級，提出防控措施并撰寫風(fēng)險分析報告上報決策機構(gòu)。企業(yè)要根據(jù)風(fēng)險影響范圍及發(fā)生概率將其分為低風(fēng)險（D）、一般性風(fēng)險(C)、中等風(fēng)險(B)及重大風(fēng)險(A)四個風(fēng)險等級。對風(fēng)險較大的要素，如預(yù)付款、關(guān)鍵物資等設(shè)置預(yù)警值，一旦到達預(yù)警值及時跟蹤處理，提前防范風(fēng)險。

（三）風(fēng)險應(yīng)對措施

企業(yè)可建立靈敏高效的危機處理和應(yīng)急管理機制，以降低風(fēng)險損失。對新出現(xiàn)的、缺乏風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案的中、重大風(fēng)險，決策機構(gòu)應(yīng)在審定風(fēng)險應(yīng)對預(yù)案后組織人員實施并定期跟蹤；對低風(fēng)險和一般性風(fēng)險由執(zhí)行機構(gòu)制定應(yīng)對方案并督促本部門執(zhí)行。

（四）風(fēng)險監(jiān)督與改進

監(jiān)督機構(gòu)對風(fēng)險防控執(zhí)行情況定期進行檢查監(jiān)督。對中、重大風(fēng)險防控情況每月檢查一次，對低風(fēng)險和一般性風(fēng)險一般每季度檢查一次。每半年對公司整體風(fēng)險防控情況進行檢查審計并撰寫監(jiān)督及改進情況報告，企業(yè)根據(jù)風(fēng)險發(fā)生及防控情況，及時進行風(fēng)險內(nèi)控制度的修訂完善，以持續(xù)改進風(fēng)險內(nèi)控體系。

結(jié)語

強化企業(yè)物資采購管理、優(yōu)化企業(yè)物資采購流程、防范物資采購風(fēng)險、加強物資采購過程的監(jiān)督和管控、保證信息搜索收集的準確性以及計劃的及時準確性、合同簽訂的合法合規(guī)合法性、到貨驗收的及時性、付款結(jié)算的準確性，有效地防范企業(yè)的采購風(fēng)險，不僅可以有效降低企業(yè)的物資采購價格，同時還可以提高物資采購質(zhì)量。因此，采購企業(yè)應(yīng)當制定適應(yīng)于本企業(yè)的采購風(fēng)險的管控措施，提升采購風(fēng)險的管控能力和水平，為企業(yè)采購到性價比最高的產(chǎn)品保證物資的供應(yīng)。