降本增效，HR能有哪些招

孟慶嬌

新冠疫情并沒(méi)有結(jié)束，因此基本可以判斷，今年企業(yè)的日子仍舊不會(huì)太輕松。在后疫情時(shí)代，只有極少數(shù)行業(yè)的企業(yè)會(huì)逆勢(shì)增長(zhǎng)，比如科技醫(yī)療和保健行業(yè)。絕大多數(shù)行業(yè)的企業(yè)仍要為生存而戰(zhàn)。很多中小企業(yè)今年的挑戰(zhàn)已經(jīng)不是賺錢(qián)，而是如何生存下去。

在這場(chǎng)持久戰(zhàn)中，小型企業(yè)因現(xiàn)金儲(chǔ)備少、利潤(rùn)薄，面臨的經(jīng)營(yíng)難度也會(huì)更大。大多數(shù)小型企業(yè)會(huì)改變成本營(yíng)收比例，這將使它們?cè)谂c大型企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)中處于不利地位。當(dāng)然，規(guī)模小也有一些優(yōu)勢(shì)，與行業(yè)巨頭相比，小型企業(yè)架構(gòu)往往更加簡(jiǎn)潔，“船小好調(diào)頭”，靈活性和速度能大大提高其適應(yīng)能力。

但是，無(wú)論什么行業(yè)，多大規(guī)模，也不管其目前處于什么境況，幾乎所有的企業(yè)決策者都將面臨類(lèi)似的問(wèn)題：經(jīng)營(yíng)上，各種隱性成本和固定成本層層壓下來(lái)；現(xiàn)實(shí)上，可能感覺(jué)比平常更投入、更努力，但是營(yíng)業(yè)收入?yún)s不斷減少，實(shí)現(xiàn)盈利的難度可謂史無(wú)前例?；诖?，人力資源部門(mén)及人力資源工作者更要從“降本增效”的角度出發(fā)，幫助公司尋找破除困境的發(fā)力點(diǎn)。

能不招的人盡量不招

人力資源如何做好“開(kāi)源”和“節(jié)流”呢？

很多企業(yè)采用提升人力資本價(jià)值的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。具體表現(xiàn)就是，員工數(shù)量雖然減少了，但效益反而提升了。我們把這稱為“控員增效”，即員工總量得到有效的控制，員工隊(duì)伍結(jié)構(gòu)合理，企業(yè)的人工總成本得到有效控制。

這就要求人力資源部門(mén)算好每一筆賬。比如對(duì)于業(yè)務(wù)部門(mén)提出的招聘需求，不管是當(dāng)下出現(xiàn)的臨時(shí)用人需求，還是基于本年度新增的人數(shù)統(tǒng)計(jì)，HR都要仔細(xì)權(quán)衡，看看這人是不是非招不可。如果能通過(guò)內(nèi)部調(diào)整滿足用人需求，那么能不招的人就盡量不招了。

以筆者所在的互聯(lián)網(wǎng)教育公司為例。最近人力資源部了解到分公司的行政專(zhuān)員準(zhǔn)備離職，分公司打算從外部再招聘一人上崗。人力資源部得知消息后，先向總部了解是不是還有富余的人可以調(diào)整過(guò)去?？偛炕貜?fù)“一時(shí)沒(méi)有合適的人選可供調(diào)用”，同時(shí)也給出了一條建議：目前分公司的人力資源團(tuán)隊(duì)人員非常充足，其中一位做基礎(chǔ)人力資源事務(wù)的專(zhuān)員和一位HRBP，兩人的業(yè)務(wù)量都不是非常飽和，可以考慮把行政的工作拆分后分?jǐn)偨o他們。這確實(shí)是一個(gè)不錯(cuò)的辦法。按照兩個(gè)人承擔(dān)的工作量，可以將他們的基礎(chǔ)工資提高一點(diǎn)，但是增加的工資額仍然遠(yuǎn)低于重新招聘一個(gè)行政人員所需要的費(fèi)用。而且這樣既避免了人員擴(kuò)增，又提升了在職人員的工作飽和度和薪資，可謂一舉兩得。最終，分公司也接受了這個(gè)“多贏”的方案。

能不招的人盡量不招，還意味著在人力不可用的情況下，機(jī)器人和人工智能可以替補(bǔ)上陣。2016年，牛津大學(xué)的兩位學(xué)者就曾得出結(jié)論：到2035年，86%的餐廳工作崗位、75%的零售業(yè)工作崗位、59%的娛樂(lè)業(yè)工作崗位都將實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。為了減少員工面臨的健康風(fēng)險(xiǎn)，在新冠疫情嚴(yán)重到實(shí)行社交隔離措施的情形下，機(jī)器人被用于倉(cāng)庫(kù)、超市和醫(yī)院等場(chǎng)合，來(lái)完成貨架掃描、保潔和配送等環(huán)節(jié)的工作。

得益于軟件和機(jī)器學(xué)習(xí)的進(jìn)步，職場(chǎng)自動(dòng)化也開(kāi)始加速發(fā)展。一家石油公司通過(guò)安裝相關(guān)軟件，將輸油管道的圖片發(fā)送給一個(gè)人工智能引擎，然后將這些圖片與現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行比對(duì)，就能提醒相關(guān)員工注意潛在問(wèn)題。在其應(yīng)用場(chǎng)景中，機(jī)器人流程、自動(dòng)化技術(shù)都能夠節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本。在疫情最嚴(yán)重的時(shí)刻，這一技術(shù)有效應(yīng)對(duì)了工作量激增的問(wèn)題。

能用績(jī)效解決的就不增加崗位工資

我們談到降本增效的時(shí)候，總會(huì)產(chǎn)生一種錯(cuò)覺(jué)，以為只要人少了，成本就會(huì)降低。事實(shí)上，人減少了成本不一定降低，成本降低了效益不一定提升。真正有效的降本增效，是先“增效”，再“降本”。HR要通過(guò)各種數(shù)據(jù)對(duì)比，通過(guò)表象看實(shí)質(zhì)，找到降本增效的空間和突破口。

仍以我們公司為例。隸屬行政部門(mén)的駕駛員，其薪酬一直以固定薪資的形式發(fā)放。最近幾年，駕駛員明顯感覺(jué)到工作量在增多。去年年底，他向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)提出加薪的請(qǐng)求。人力資源部詳細(xì)了解情況后，從“成本可控，效率提升”的角度提出了解決方案，即以駕駛員的駕駛里程數(shù)為主要依據(jù)進(jìn)行績(jī)效考核。

具體說(shuō)來(lái)，就是用2020年駕駛員行駛過(guò)的總里程數(shù)和平均里程數(shù)為測(cè)算依據(jù)，小于等于平均里程數(shù)的月份，駕駛員就拿原來(lái)的崗位工資；里程數(shù)大于平均里程數(shù)的，當(dāng)月產(chǎn)生績(jī)效，并設(shè)計(jì)了幾個(gè)檔，根據(jù)階梯式遞增的績(jī)效系數(shù)，每高出一檔，高出的部分乘以更高的系數(shù)。這樣，行駛里程數(shù)少的月份相當(dāng)于薪資沒(méi)有增加；里程數(shù)越多的月份司機(jī)越辛苦，但是績(jī)效也越高。這樣調(diào)整以后，一方面駕駛員更有工作積極性，一方面他們自己會(huì)有動(dòng)力和意愿去協(xié)調(diào)時(shí)間和行程的沖突，工作也就更高效。

人力資源部與行政負(fù)責(zé)人進(jìn)行了溝通，他們也表示，這樣的解決方案比直接加工資更科學(xué)。

識(shí)別和解決核心問(wèn)題

互聯(lián)網(wǎng)公司的業(yè)務(wù)增長(zhǎng)快，而業(yè)務(wù)部門(mén)的人員流動(dòng)量也大。為什么人來(lái)了又走？其中一個(gè)突出原因在于，該崗位需要長(zhǎng)期外派和出差。業(yè)務(wù)部門(mén)在進(jìn)行人員盤(pán)點(diǎn)后發(fā)現(xiàn)，當(dāng)年新招聘入職的人員數(shù)幾乎快趕上原有的人數(shù)了，這就產(chǎn)生了大量的招聘成本和培訓(xùn)成本——招聘需要時(shí)間成本和財(cái)務(wù)成本，新人的培訓(xùn)需要時(shí)間成本和財(cái)務(wù)成本，新人到崗位上磨合仍然需要時(shí)間成本和財(cái)務(wù)成本。

基于此，人力資源部提出盡可能在需要出差和外派的地區(qū)進(jìn)行招聘，比如經(jīng)常要從杭州出差到成都，那么就在成都招聘當(dāng)?shù)厝?，然后將人員集中到杭州實(shí)施培訓(xùn)，培訓(xùn)考核通過(guò)之后再回到本地做業(yè)務(wù)。

而新一年該業(yè)務(wù)部門(mén)有一個(gè)非常明確的目標(biāo)就是，該崗位的人員留存率能從原來(lái)的平均留存水平提升20%左右。這個(gè)思路包含兩個(gè)含義，一是盡量提升人員的本地化占有率，如果在同樣的薪資水平下能做到人員本地化，那么薪資的吸引力其實(shí)會(huì)有所提升。再加上人員本地化又把原來(lái)長(zhǎng)期外派和出差的問(wèn)題解決了，也能進(jìn)一步提升本地員工的留存率。二是對(duì)管理當(dāng)中的舊疾進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，對(duì)員工實(shí)施更多的人性化管理和關(guān)懷。這樣一來(lái)，也能進(jìn)一步提升本地員工的向心力和凝聚力。

員工在崗的留存率提升了，用于招聘和培訓(xùn)的成本自然也就下降了，公司總體的經(jīng)營(yíng)成本也就相應(yīng)降低。這其實(shí)是一個(gè)良性循環(huán)——新人能留下來(lái)，漸漸變成獨(dú)當(dāng)一面的老員工，于是業(yè)務(wù)部門(mén)的效率自然會(huì)得到提升。而且員工的留存率提升了，對(duì)于經(jīng)驗(yàn)傳承、知識(shí)積累等大有裨益。

幫助新業(yè)務(wù)部門(mén)梳理流程

流程是效率的原動(dòng)力。要想降本增效，一定要做流程的標(biāo)準(zhǔn)化，剔除那些不增值的流程環(huán)節(jié)，盡可能將標(biāo)準(zhǔn)、簡(jiǎn)化的流程固化下來(lái)。

互聯(lián)網(wǎng)公司有很多新業(yè)務(wù)和新部門(mén)“生長(zhǎng)”出來(lái)。新部門(mén)剛成立時(shí)，有明確的工作內(nèi)容和工作任務(wù)，但是工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)都還沒(méi)有明確下來(lái)，往往要通過(guò)一段時(shí)間的實(shí)踐慢慢梳理和提煉。

梳理流程是重要但不緊急的事務(wù)，但這件事一定要做。人力資源部要不斷提醒業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)注這件事，每隔一段時(shí)間就去催一催。工作流程從最初粗糙的版本、相對(duì)清晰的版本，再到優(yōu)化的版本，經(jīng)過(guò)多次優(yōu)化設(shè)計(jì)之后，基本就可以固化下來(lái)。

流程并不是一成不變的。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的使用，如果感覺(jué)還有不盡如人意之處，就再進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。

這種方法對(duì)那些已經(jīng)運(yùn)行了兩三年的新部門(mén)來(lái)說(shuō)非常有幫助。當(dāng)然，不同行業(yè)和業(yè)態(tài)的適用度會(huì)有很大差異。有些企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展變化實(shí)在太快，可能還沒(méi)來(lái)得及梳理出一套明確的流程標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)內(nèi)容又出現(xiàn)了新變化。這樣的企業(yè)，首先要做的是適應(yīng)變化，先跟上變化的步伐。只有業(yè)務(wù)內(nèi)容相對(duì)穩(wěn)定，并朝著一個(gè)既定的大方向發(fā)展的時(shí)候，上述方法才是有幫助的。

管理的內(nèi)在邏輯是相通的，有些問(wèn)題業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)提前感知，而且他們所思所想的方向往往是正確的，所以HR在跟業(yè)務(wù)人員進(jìn)行思想碰撞之后，往往會(huì)有撥云見(jiàn)日之感。比如，業(yè)務(wù)人員會(huì)在日常工作中總結(jié)一些常見(jiàn)問(wèn)題和解決方法，這不就是我們?nèi)肆Y源管理當(dāng)中最常見(jiàn)的工作方式“Q&A”嗎？如果HR能把業(yè)務(wù)人員口口相傳的問(wèn)題及策略形成文字，上傳到內(nèi)部平臺(tái)上，開(kāi)放權(quán)限給與此相關(guān)的員工，無(wú)論是對(duì)經(jīng)驗(yàn)的傳承，還是對(duì)員工工作效率的提升，都將有很大的幫助。這又是一個(gè)“多贏”的舉措。

降本增效的法子遠(yuǎn)不止上面所提及的，關(guān)鍵是要掙脫思維慣性和惰性去思考。在這件事上，人力資源部門(mén)和HR不能唱獨(dú)角戲，不能閉門(mén)造車(chē)自?shī)首詷?lè)，而是要跟業(yè)務(wù)部門(mén)一起，共同鎖定痛點(diǎn)，尋找對(duì)策。只有跟業(yè)務(wù)部門(mén)打成一片，HR才會(huì)有創(chuàng)新的動(dòng)力。這也是人力資源工作者的快樂(lè)所在、價(jià)值所在。

作者單位 浙江學(xué)海教育科技有限公司