數字化時代中醫醫院檔案管理的創新

劉濤

摘 要：在社會經濟快速發展的推動下，我國衛生健康事業得到了快速發展，在此背景下，中醫醫院加大了財力、物力以及人力投入，以提升中醫醫院與時代發展的匹配度，檔案作為中醫醫院發展的數據支撐，對中醫醫院的穩定發展具有重要影響。但是，在實際的管理過程中，部分中醫醫院忽視了對檔案管理的優化，特別是在數字化時代的背景下，傳統的檔案管理方式已然無法適應當下中醫醫院管理的需求，數字化檔案管理成為必然。對此，本文將對數字化時代中醫醫院檔案管理的創新進行分析，為中醫醫院的穩定發展夯實基礎。

關鍵詞：數字化時代;中醫醫院;檔案管理;創新

中醫醫院檔案主要指醫院在工作中形成的文書、人事、科研、財務、病案等各種門類和各種載體檔案，是中醫醫院各項工作開展的基礎性保障。檔案管理作為檔案價值充分發揮的重要保障，其重要性可想而知。在傳統的中醫醫院檔案管理中，醫院更多采用紙質形式對檔案進行保存與管理，但是隨著中醫醫院的發展壯大，檔案內容日趨復雜，使得檔案管理的難度逐漸提升，進而對中醫醫院管理的質量產生影響。在互聯網快速發展的背景下，數字化檔案管理成為中醫醫院檔案管理發展的必然趨勢。對此，本文將從四個方面對數字化時代中醫醫院檔案管理的創新進行分析，旨在通過明晰檔案管理創新的必要性，為檔案管理的創新提供思想基礎，立足于數字化檔案管理存在的問題，對中醫醫院檔案管理的優化路徑進行分析，為中醫醫院檔案管理的優化發展創造條件。

一、數字化時代中醫醫院檔案管理創新的必要性

中醫醫院數字化檔案管理主要是指在保證檔案原件與檔案數據真實性的基礎上，借助計算機硬件功能與軟件功能，對檔案進行數字化處理的管理模式，這一方式能夠有效促進醫院檔案信息資源作用的充分發揮。此外，中醫醫院數字化檔案管理的必要性，還表現在以下幾方面：一是推動資源共享，中醫醫院檔案作為醫院各項管理活動的數據支撐，檔案信息資源的共享性對各項管理活動的質量具有重要影響，在傳統的中醫醫院檔案管理中，工作人員查找檔案資料的難度較高，使得中醫醫院檔案存在使用率偏低的問題，對醫院領導層決策完整性與準確性的提升產生不良影響。而借助信息技術實現中醫醫院檔案的數字化管理，提高了中醫醫院檔案數據資源的共享性，同時極大地提高了數據信息資源獲取的方便度，對管理工作效率的提高創造了條件;二是數據檔案保存的需要，檔案作為各項管理工作展開的數據支撐，其真實性與完整性對中醫醫院的管理質量具有重要影響，在傳統的檔案管理中，對人工的依賴度較高，極易受到主觀因素的影響，使得檔案收集與整理存在一定的問題，加上以紙質為媒介的檔案管理形式，在數量上受到較多的限制，同時紙質檔案的管理本身具有一定的難度，對檔案管理的質量產生不良影響。數字化檔案管理相較于傳統檔案管理形式而言，受到空間與時間的限制較少，不僅能夠有效提高檔案管理的效率，對檔案使用率的提升亦具有良好的推動作用。

二、中醫醫院數字化檔案管理的具體化應用

中醫醫院數字化檔案管理的具體化應用，主要表現在以下幾方面：一是紙質檔案的數字化管理。針對紙質檔案的數字化處理，更多采用的光電掃描的方式，先將紙質檔案掃描為圖像文件，再在計算機中進行保存處理。但是，光電掃描無法對掃描的圖像進行適當的優化，由此檔案多以原始形式保存，對此，在實際的管理過程中，工作人員應當明悉圖像文件會占據較多的空間，一般只用于珍貴檔案的數字化處理，以節約內存空間。此外，針對紙質檔案的數字化處理還可以借助拍照的形式完成，其具有操作簡單且清晰度較高的特點，在實際的檔案管理過程中，相關工作人員可以結合實際情況自行選擇最為恰當的方式。同時，檔案管理人員在工作過程中，應當避免原始檔案因裝訂與掃描而造成的損壞。由于數字化處理所得的檔案數據大小與原始文件存在一定的差異，工作人員在上傳時，應當對數據進行適當的處理;二是特種載體檔案的數字化處理。特種載體檔案主要是指照片和聲像等檔案，一般而言，照片檔案的數字化處理方式，主要包括掃描處理和數碼處理。掃描處理主要是指運用掃描儀對紙質照片進行掃描處理，之后再進行存儲。數碼照片主要是指借助數碼相機對檔案進行翻拍，通過這種方式能夠實現對檔案圖像的完全獲取。對實物檔案管理也應當進行數碼保存;三是電子病歷的數字化處理，在中醫醫院檔案管理中，患者病歷在檔案的比例中最大，工作人員在處理病歷檔案時，應當做好數字檔案與電子病歷的實時傳輸，并在當地檔案多采用錄像錄音的方式進行處理，由于聲像檔案的容量較大，對此，在實際的數字化處理過程中，檔案管理人員應當對其進行壓縮處理，并完善掛接工作，以方便數字文件的調用點播做好備份，以保證電子病歷的安全性與完整性。一般而言，需備份處理的檔案主要包括醫院信息、電子病歷以及影像視頻等內容，由于其容量較大且重要性較高，備份載體包應當分開創建。

三、數字化時代中醫醫院檔案管理的所存問題

數字化時代中醫醫院檔案管理的所存問題，主要表現在以下幾方面：一是信息準確度偏低，在傳統的檔案管理模式中，由于重視程度偏弱、檔案管理規范度偏低等因素的影響，檔案信息的收集、記錄以及傳遞存在規范度偏低的狀況，使得中醫醫院檔案管理存在信息完整度偏低、真實性不高等方面的問題，這給中醫醫院數字化檔案管理價值的實現帶來一定的阻礙，對中醫醫院管理質量的提升產生了一定的不良影響。此外，在傳統的檔案管理過程中，中醫醫院記錄信息的方式較為落后，部分檔案管理人員習慣了傳統的信息整理模式，一時難以適應數字化的檔案管理模式，進而對中醫醫院檔案數字化管理的質量產生不良影響;二是數字化管理認識不足，在傳統的檔案管理中，中醫醫院對檔案管理的重視程度較弱，并未充分認知到檔案管理的重要性，將檔案管理局限于檔案的保護與存放上，并未充分認知到檔案管理的最終價值在于推動檔案價值的充分發揮，在這一管理理念下，使得中醫醫院檔案管理的數字化發展面臨較多的限制;三是管理模式落后，數字化檔案管理模式的構建對管理人員和管理體系皆具有較高的要求，但由于傳統管理模式的長久影響，使得中醫醫院存在管理人才缺失或管理人員能力不足等方面的問題，再加之培養體系的缺失，使得部分檔案管理工作人員的成長機會較少，進而對數字化檔案管理的推進產生不良影響;四是管理機制陳舊，在傳統的檔案管理模式中，檔案管理工作的側重點在于檔案信息的收集、整理以及儲存，管理機制同樣側重于以人工為導向的信息收集、整理以及保存工作的管控，但是，在數字化時代，中醫院檔案管理的工作模式與側重點發生了較大的變化，相較于傳統的檔案管理而言，對人工的依賴度有所降低，但是，對檔案管理人員的職業技能與工作規范等提出了更高的要求，在此背景下，傳統檔案管理模式下的管理機制難以適應數字化檔案管理的需要，使得數字化檔案管理仍存在工作規范度偏低與有效性較低等方面的問題;五是安全管控滯后，在傳統檔案管理中，檔案多以紙質文件的形式出現，安全管控依賴于管理人員的職業能力，但是，數字化檔案管理中，檔案資料的呈現方式逐漸多樣，相較于傳統的檔案管理而言安全系數更高，安全隱患亦有所變化集中體現在黑客攻擊、系統崩壞等方面，極易導致檔案文件丟失的問題出現，但是，在實際的安全管理過程中，中醫院對安全維護管理的重視程度偏弱，對檔案管理系統的維護力度不足，在一定程度上增加了檔案安全管理的風險。

四、數字化時代中醫醫院檔案管理的特征

數字化時代中醫醫院檔案管理的特征，主要包括以下幾方面：一是綜合性，醫院檔案管理的綜合性特點主要體現在醫院檔案的分類來源于多方面。醫院檔案主要由醫院辦公室下屬的綜合檔案室管理。各業務部門定期上交部門檔案，檔案內容涵蓋醫院人事、財務、科研、黨務、基建等方面。從檔案資料來源看，除了上級下發的各種行政文件、政策性文件、黨務文件、指導性文件外，還包括各業務部門往來的文件;二是專業性，醫院檔案管理的專業特點主要體現在檔案管理的內容上。醫院以醫療工作為主，工作中產生的專業檔案是醫院檔案主體的客觀反映。基于醫療工作專業技術性強的特點，相關檔案專業性也很強，如醫學研究、醫院未來發展規劃以及醫院在不同時期制定的各項制度等等，都具有非常鮮明的專業特點;三是階段性，醫院的行政管理涉及方方面面，許多科室設置了不同的行政職責。另外，醫院由各個不同的科室組成，因此產生的檔案有一定的分散性。為保證醫院各業務部門提供檔案的連續性，期間形成的資料應定期報送綜合檔案室。特別是一些醫院的大事記資料要及時送到綜合辦公室保存，以免數據丟失。在保持檔案資料連續性的同時，還要對產生的各類文件資料進行系統管理，確保檔案的完整性。綜合檔案室對醫院檔案的整理一般為半年或一年;四是保密性，醫院檔案收集整理的目的，不僅是為了保存這些資料，而且是為了提供各種服務，有效利用和提高檔案的社會價值。醫院檔案的專業性決定了檔案的保密性。雖然醫院對檔案實施了信息管理，建立了共享平臺，但仍需對不同類型的檔案設置保密等級。由于醫院檔案開放程度有限，不能提供更深層次的社會服務，而僅限于醫院工作人員的使用;五是數字化，在數字化時代，傳統的檔案管理模式的實效性、完整性以及共享性等方面皆有所欠缺，借助網絡對檔案進行管理，有效促進了檔案管理效率的提高。

五、數字化時代中醫醫院檔案管理的優化路徑

1.構建數字化檔案管理制度

在傳統的檔案管理過程中，中醫醫院主要采用紙質方式對檔案進行管理，相較于數字化檔案管理而言，不易出現信息刪改與丟失等方面的問題，且不需要定期對信息系統進行更新維護，由此可見，兩者在管理模式與管理內容上存在較大的差異，為強化管理人員對中醫醫院數字化檔案管理的適應性，相關工作人員應當格外注意以下幾方面：一是優化檔案的收集工作，檔案收集與整理作為數字化檔案管理的基礎性工作，亦是數字化檔案管理價值發揮的核心所在，對檔案管理的質量具有直接影響。對此，在落實數字化檔案管理的過程中，應當對電子檔案的保存、分類以及歸檔等一系列流程進行嚴格規定，以促進檔案信息完整性與真實性的提升;二是權責的劃分，中醫醫院應當對檔案管理工作人員的權責范圍進行嚴格劃分，并通過強化部門溝通的方式，為檔案價值的充分發揮創造條件。三是監督機制，通過完善檔案管理監督機制的方式，約束數字化檔案管理人員的工作行為，一方面保證數字化檔案管理工作的順利落實，一方面為數字化檔案管理質量的提升創造條件;四是考核機制優化，中醫醫院應當定期或不定期對檔案管理人員的工作能力、工作表現、工作態度以及工作結果等各方面進行考核，并對能力不達標的檔案管理人員及時進行培訓，一方面提升檔案管理人員對數字化檔案管理工作的重視程度，一方面能夠推動檔案管理人員工作能力的提升，為數字化檔案管理的進一步優化提供人才支撐。

2.強化數字化檔案安全管理

數字化檔案管理相較于傳統檔案管理而言，對計算機網絡的依賴度更高，在網絡安全問題日漸嚴重的背景下，數字化檔案管理中安全管理的重要性日漸突出。對此，在優化安全管理的過程中，應當注意以下幾方面：一是優化防火墻構筑，中醫醫院應當借助特殊防火墻對檔案管理系統進行保護，以通過設置訪問權限的方式，保護中醫醫院數字檔案的安全性;二是訪問權限的限制，針對于可訪問的電子檔案，相關工作人員應當在上面加注水印，并限制訪問，以避免資料外泄的問題出現;三是有效期的設置，應當對賬戶的有效期進行限制，超過有效期的賬戶需重新登錄，以保證檔案的安全性;四是系統升級，在社會環境不斷變化的背景下，檔案管理系統面臨各類沖擊，對此，相關工作人員應當對信息管理系統進行及時更新保護，以保證檔案管理系統具有較高的安全性。五是管理機制，中醫醫院應當完善相應的安全管理機制，旨在為安全管理工作的落實提供重要保障，同時，還能推動數字化檔案安全管理各項工作的順利運轉，為數字化檔案管理系統安全性的提升創造條件。

3.優化數字化檔案管理內部運轉

檔案管理的內部運轉情況，對中醫醫院檔案管理的數字化發展具有重要影響。對此，在優化內部運轉的過程中，應當注意以下幾方面：一是人才隊伍建設，在數字化時代，中醫醫院檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業知識和計算機實際操作能力，還要有良好的協調能力，為醫院提高醫療服務質量提供有力的檔案信息支持。因此，要加強中醫醫院檔案管理隊伍建設，定期開展各項業務培訓，采取“請進來、走出去”的方式，提高檔案管理人員的業務素質和綜合能力，更好地滿足崗位工作的需要。此外，傳統的檔案管理模式也有許多值得保存和借鑒的地方。在檔案管理數字化轉型過程中，要有選擇地甄別、提煉精華、去糟粕，不斷完善醫院檔案管理體系，更好地促進中醫醫院檔案管理水平的提高;二是強化管理意識，相關人員強化對數字化檔案管理的重視，加快建立和完善中醫醫院檔案管理制度，充分認識中醫醫院檔案管理的重要性，更好地激發員工的創新精神和敬業精神，不斷探索中醫醫院檔案管理的新途徑、新方法。另外，傳統的醫院檔案管理模式已不能適應新形勢下中醫醫院檔案管理的要求。因此，中醫醫院檔案管理人員應增強數字化資源管理的意識，進一步建立和完善數字化中醫醫院檔案管理系統。

綜上所述，在數字化時代的背景下，人們的工作方式發生了較大的變化，快節奏的工作方式成為常態，在此背景下，檔案管理效率與質量的提升成為中醫醫院的重點關注對象。對此，中醫醫院應當順應數字化時代的發展變化，借助信息技術搭建檔案管理系統，為檔案管理的信息化發展創造條件，在通過完善管理模式與管理內容的方式，促進數字化檔案管理質量的提高。

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（作者單位：青島市黃島區中醫醫院）