信息化管理在醫學科研檔案管理中的應用及特點分析

張曉君

摘 要：目前，部分衛生健康單位在實施檔案管理方面仍存在較為落后的理念及管理方式，這將極大阻礙醫學檔案價值的有效發揮，對于推動醫學進一步發展也造成了一定阻礙，這些都為醫學科研檔案管理者提出了更加嚴格的要求。相關管理者必須順應時代發展趨勢，在信息化背景下實現醫學科研檔案的信息化管理，提升檔案管理質量和水平，為醫學科研穩步發展奠定基礎。本文從科研檔案的意義及特點入手，分析當前醫學科研檔案管理工作現狀，探究實現醫學科研檔案管理信息化發展的意義及有效舉措，以期為提升科研檔案管理有效性提供資料參考，更好發揮檔案價值。

關鍵詞：信息化管理;醫學科研;檔案管理

醫學科研檔案就是從事醫學相關的科技人員在多項研究活動過程中產生的直接、間接檔案，形式多樣，其中包括圖表、影像、文字、聲音等，是對于科學研究的原始、詳細記錄。醫學科研檔案在醫學科研發展過程中起到重要載體作用，其中包含科技專利、相關成果、高新技術等豐富內涵，對于衛生健康單位來說是極為寶貴的信息資源。各大醫院科研項目及成果數量的增加以及對于檔案重視程度的提升使得各個衛生單位愈加重視醫學科研檔案的記錄和管理。現代科技的發展使得信息化管理在各個領域中得到愈加廣泛的應用，對于衛生健康單位來說亦是如此，信息化時代背景下推動檔案管理信息化發展成為新的挑戰和方向。如何在新形勢下運用信息化管理途徑成為大數據時代相關工作者亟需面臨和解決的問題。

一、科研檔案的意義及特點

1.科研檔案的意義

（1）為醫學科研奠定基礎

醫學科研檔案是從事醫學相關的科技人員在多項研究活動過程中產生的檔案，形式包括圖表、影像、文字、聲音等，是對于科學研究的原始、詳細記錄，在醫學科研發展過程中起到重要載體作用。醫學科研檔案的存在能夠使得相關研究人員詳細準確了解各個時期國內外相關科研人員對于某一課題的研究進展，進而以此為基礎進行進一步探究和創新，故而醫學科研檔案為科研奠定堅實基礎。

（2）為科研質量提供保障

科研成果并非一蹴而就的事情，而是長時間科研實踐的匯總和積累，而若想實現科研成果向生產力的轉化則首先需要以真實完整的檔案作為支撐。綜合性醫院規模逐年擴大，醫教研一體化發展已成為主要發展方向之一，因此醫務工作者需要準確把握時代發展趨勢，掌握專業發展最新趨勢，同時提升自身綜合素質，創新思路，重視醫學科研檔案的記錄和管理，記錄科研過程中的最新成果和經驗，為醫學科研的質量提升提供保證。

（3）為科研工作提供評判依據

科研檔案不僅是對科研過程的記錄，同時也是對于科研工作質量、人員管理水平、人員綜合素質等重要的評判標準和依據。科研經費投入、科研成果產出等是評判醫院科研工作進展狀況的有力切入點，可據此得出更加全面、客觀的結論和評價。

2.科研檔案的特點

醫學科研檔案是醫學相關研究者在眾多科研工作過程中產生的檔案資料，其中包括文字、影像、圖片等諸多形式，因醫學領域范圍廣闊，因此與之相關的醫學科研以及產生的檔案也涵蓋了諸多學科，醫學科研檔案具有了多層次以及綜合性等特點。醫學科研檔案主體突出，且具有較強學科性，是在長時間科研活動中產生的，故而具備綜合性學科特點。對醫學科研檔案涉及范圍廣泛，但是人員在進行科研工作時往往針對性較強，均是按照外科、兒科、內科等專門學科分類進行，僅就某一專門項目開展，因此檔案管理具有個別性，所有檔案均屬于某一具體項目的某一部分，而匯聚起來又稱為整體性檔案。不僅在科研活動中如此，科研檔案管理也許如此，檔案的專業性需得到尊重和保證。科研周期決定了科研檔案周期，因為科學研究活動最主要特征就是包括連續性強、周期長以及記錄性完整等，因此檔案形成周期也較長。醫學科研綜合性強，在實施科研活動過程中常會出現多種項目協作的狀況，而這些都將于檔案中得到真實反映。分析醫學科研檔案特點對于提升檔案管理科學性、有效性、合理性有關鍵意義。

二、當前醫學科研檔案管理工作現狀

1.對檔案管理工作重視度不高

部分衛生健康單位存在資源緊張、工作繁重等現象，同時管理人員緊缺，因此對于醫學科研檔案管理的重視程度不高，管理水平低下、方式落后，不僅如此，一些單位經費也較為緊張，因此在檔案管理設備配置方面存在不足，對于檔案信息化管理造成阻礙。這將直接導致醫學科研檔案管理滯后，一些科研檔案管理部門甚至并未建立起系統科研檔案目錄，在管理方面仍沿用傳統人工管理，故而檔案管理費時費力，且后期資源查詢困難，應用價值無法得到有效發揮，造成檔案資源浪費。

2.缺乏完善檔案管理制度

多數醫院在現如今大數據背景下依然采用傳統管理方式和制度，并未實現與時代發展趨勢緊密結合的嚴謹性，這樣的管理制度缺乏可行性和科學性，因此并不能對醫學科研事業起到有效推動作用，甚至可能在一定程度上致使其停滯不前。完善檔案管理制度的缺乏還會使得檔案管理無法融入至管理日程中，缺乏建檔同步性，醫學科研檔案的完整性、真實性無法得到有效保障。另外，系統制度的缺乏會造成工作人員產生投機心理及懈怠情緒，進而造成檔案管理人員責任意識缺乏，在工作中敷衍了事，檔案分類錯誤、原始檔案丟失、數據損壞等也將隨之而來，不利于檔案管理有效性和提升，也不利于醫學科研工作的開展。

3.人員責任意識有待增強

隨著醫院規模的不斷擴大，越來越多醫院管理者愈發重視科研成果和自主研發，但是由于多數醫院工作者為醫學專業出身，因此對于檔案管理的了解程度并不高。多數醫院并未設立專門檔案管理小組，參與醫療檔案管理的大多非專業人員，常有其他崗位醫療工作者兼職完成，故而檔案管理人員專業素養不高，對于檔案管理重要性的認識也存在不足，在工作的過程中存在態度不端正、組織松散等問題，在實施檔案管理時無法實現責任意識的提升，科研數據的嚴謹性以及檔案資源的真實性無法得到保證，對科研管理工作的正式開展造成阻礙。

4.檔案管理人員專業素質偏低

在科研檔案中，科室及學科是其最主要分檔類別，且其中涉及大量專業數據及相關資料，因此在醫學科研檔案管理過程中必須擁有專業素質強的綜合性人才。而在實際檔案管理過程中，多數人員僅具備一定醫學知識，而對于互聯網、英語、管理學等方面的知識則掌握不強，綜合素質偏低，這就造成醫學科研檔案管理工作無法保質保量完成，管理工作形式化嚴重。

三、實現醫學科研檔案信息化管理的意義及舉措

1.實現醫學科研檔案信息化管理的意義

（1）促進信息資源優化

醫學科研檔案的信息化管理對于提升檔案管理效率，高效實現檔案的歸檔、儲存、更新以及查閱等有極為關鍵的意義，減輕人員工作量，提升檔案管理質量。此外，信息化檔案管理的優勢還在于內部檔案管理平臺的建立，通過外部局域網實現檔案收集、審核等一體化管理，不僅可以實現檔案管理水平的提升，還能保證檔案實時性和真實性，同時推動檔案交流整合，實現檔案共享，最大化發揮檔案資源利用率。

（2）改善文件歸檔形式

醫學科研檔案信息化管理的實現可以在很大程度上減少相關管理人員工作量，降低工作難度，同時醫院可以通過信息化管理平臺進行檔案的統一有效管理，改變傳統紙質檔案管理形式，在檔案管理過程中充分運用多種現代化信息科技，通過計算機等設備以及文件存儲系統將科研檔案按照類別、時間等進行收集和管理，優化檔案管理方式，提升檔案管理效率。

（3）創新科研檔案管理模式

信息化檔案管理的推行極大改變了檔案管理形式，紙質檔案管理模式逐步被網絡化和數字化取代，這樣一方面有效減少了知識檔案的儲存空間，另一方面在很大程度上減少了管理成本，財力、物力都可以得到一定節省。不僅如此，人員工作強度在信息化實現的同時也將極大減輕，且人為干預的減少降低了數據出錯的概率。檔案管理數字化發展提升了醫學科研檔案管理的規范性和有效性，可推動醫學及其醫療事業穩定健康發展。

2.實現醫學科研檔案信息化管理的舉措

（1）加強檔案管理人員培訓

檔案管理工作說到底是人的工作，因此提升人員綜合素質是實現醫學科研檔案信息化管理的關鍵一環，只有高素質檔案管理人才才能有效提升信息化管理水平。對此，醫院及相關部門必須重視對于檔案管理人員的培訓，為信息化管理的實現提供人才支撐。理論是實踐的基礎，只有人員擁有扎實理論基礎才可能通過理論指導實踐，提升管理能力，因此醫院在對人員實施培訓前應首先掌握其檔案管理理論知識掌握水平，然后根據人員所缺進行針對性教學方案設計，提升培訓有效性。除檔案管理理論知識的培訓之外，檔案管理者還應接受互聯網、計算機等相關知識的培訓，同時培養人員責任意識，提升人員對于檔案管理的重視程度，全面提升人員綜合素質，充分利用現代化信息技術實現檔案管理信息化發展。在培訓后期還要重視反饋環節的設立，了解人員培訓成果，針對其中存在的問題在之后的培訓工作中予以有效修正。

（2）完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度對于醫學科研檔案信息化的實現有重要意義，是提升人員管理能力、提升檔案管理規范性，推動科研項目順利開展的制度保證。一體化檔案管理的實現可以實現科研檔案的一體化管理，規范性更強，人員在實施管理時有制度遵循，對于檔案歸檔、管理、查閱等有效性的提升有關鍵意義。管理制度的完善還包括獎懲制度的設立，對于檔案的收集和整理要及時有效，對于逾期部門予以懲罰。醫院在實施檔案管理時可以在順應時代發展趨勢下綜合多方意見，制定行之有效而又靈活的高效管理制度，確保制度的可實施性，推動檔案管理信息化水平，促使檔案管理向規范化、制度化發展。

（3）加強檔案管理成本投入

信息化管理的實現離不開資金的投入，對于醫學科研檔案管理來說，醫院要首先提升對其重視程度，將資金分配向檔案管理方面傾斜，積極引入現代化設備以及管理技術，其中設備包括空調、除濕器、滅火器、攝影機、打印機等一系類相關工具;技術包括網絡管理技術引入、局域網信息平臺構建等，為工作人員的統計、檢索以及編制提供支撐，降低人員工作壓力，提升信息化管理水平。此外，成本投入還包括對于檔案管理人員薪資福利的改善，制定針對性人力資源管理制度，以此激發人員工作積極性。

（4）構建檔案管理的信息化平臺

信息化管理平臺的建立是醫學科研檔案管理現代化實現的重點，醫院要從硬件設施、軟件設置兩方面考慮進行平臺構建，硬件包括網絡交流平臺以及數據存儲設備等，軟件則是指檔案管理人才、針對性管理制度等。相關工作人員要緊抓專業發展最新形勢，加強人員間的溝通交流，共同構建信息化管理平臺。另外，多種軟件開發也是技術人員工作重點，唯有如此才能為醫學科研檔案管理信息化的實現提供強大支撐，促進科研事業發展，提升醫院核心競爭力。

四、結語

科研檔案是科學研究工作者在實踐活動中產生的具有極高價值的資料，對于推動學科發展有極為關鍵的作用。而醫學科研檔案則是在醫學領域內形成的、有利于提升醫療服務水平的資源，同時具備連續性強、專業性強、周期長、學科性突出等諸多特點。越來越多醫院開始重視醫學科研檔案的管理，而大數據時代背景下檔案管理面臨的挑戰也愈發明顯，實現檔案信息化管理成為最主要發展方向之一。對此，醫院應積極分析目前科研檔案管理存在的問題，積極組建專業檔案管理小組，從加強檔案管理人員培訓、完善檔案管理制度、加強檔案管理成本投入、構建檔案管理的信息化平臺等方面推動檔案管理現代化，不斷提高信息化管理水平，發揮科研檔案價值，推動醫學科研健康發展。

參考文獻：

[1]郝曉梅，李 日，田冬梅，倫志軍.數據科學驅動下醫院科研檔案信息化管理[J].醫學信息，2020

[2]周 靜.分析新醫改下醫院檔案管理存在的問題和解決方式[J].中國衛生產業，2020

[3]劉 超，吳姍姍，楊海波.大知識背景下醫院圖情檔案一體化發展與工作創新[J].醫學信息，2019

[4]潘曉輝，杜麗紅.加強醫院科研成果獎勵申報和歸檔管理工作的舉措[J].中國繼續醫學教育，2019

[5]徐 穎.基于檔案信息管理系統的醫院科研檔案收集歸檔流程構建[J].辦公室業務，2018

[6]李志遠.醫學科研院所干部人事檔案工作存在的問題與對策思考[J].中國管理信息化，2018

[7]馬思佳，孫 旭，馬鑫燁，李 遠.基于病案數據挖掘的中醫臨床理論重建初探[J].中國中醫藥現代遠程教育，2018

[8]王鳴茜，彭芳.探究如何加強醫院醫學科研檔案管理工作[J].計算機產品與流通，2018

[9]李 青，孫 萌，崔 穎，李 慧，寧曉梅.淺談大學附屬醫院科研相關檔案管理工作[J].繼續醫學教育，2017

[10]王曉倩，湯慶豐，秦 璽，張 燁，殷佩浩.淺談規范化的科研檔案管理在醫院科研管理中的作用[J].中華醫學科研管理雜志，2017

[11]張淑會，劉曉東.利用信息技術實現醫學影像檔案的信息共享[J].世界最新醫學信息文摘，2017

[12]劉陵孫，陽 春，曹淑霞，徐 云，鄧 勤.基于科技查新檔案的臨床醫學研究特征與創新性分析[J].中華醫學圖書情報雜志，2015

[13]周慧燕.醫院醫學科研檔案的特點及管理對策[J].麗水學院學報，2005

[14]楊 毅.醫院科研檔案管理的關鍵點及完善對策探討[J].中國管理信息化，2013

（作者單位：福建省南平市第二醫院）