談高校圖書館采編業務外包

林莉

摘 要：高校圖書館采編業務外包自上世紀90年代以來，擁有不少優點也存在很多問題和風險，需要從多方面加以管理約束和規劃才能更好的進行下去。

關鍵詞：高校圖書館;業務外包;優缺點;應對措施

業務外包，最初起源于工業產品的業務往來中，又稱為合同外包、資源外置。它是企業把一些非核心的業務通過簽訂合同的方式外包給其它企業或者專業性機構，從而達到提高效率，提高自己核心競爭力的一種富有創新精神的經營模式。我國高校圖書館業務外包就是借鑒了這一模式發展而來的。我國高校圖書業務外包開始于本世紀初，最先在期刊裝訂和物業管理方面進行業務外包嘗試并取得一定成效，隨之高校圖書館業務外包逐漸開展，作為圖書館核心業務之一的采編業務，也由簡單外包向全面外包迅速發展起來。尤其是2006年在中國人民大學召開的北京地區高校圖書館理事會中，采編業務外包研究被正式提出，由此成為了高校圖書館重要的研究探索課題之一。

一、高校圖書館采編業務外包的成因依據

1.回溯建庫的初步嘗試

本世紀初各高校在對原有手工卡片目錄轉換為計算機目錄進行的回溯建庫中，由于圖書館無法短時間完成這樣大強度的工作量，開始初步嘗試將部分非核心專業的業務交給受過一定專業訓練的書商或公司來完成。借助這種外包形式，高校圖書館比較快地完成回溯建庫的任務。但是當時這種工作模式只局限在對原有書目的回溯性編目，還沒有介入到日常的編目工作中。

2.高等教育事業的迅猛發展與高校圖書館人力資源不足之間的矛盾為采編業務外包的發展提供良機

改革開放以來，國家對高校的投入不斷加大，催生了高校圖書館的發展。5年一次的高等教育教學評估指標中，加入了對圖書館辦館條件的考核。比如，總藏書量、生均紙質圖書量，年均進書量等等這些硬性指標的要求，讓多數高校圖書館的現有辦館條件不合格。為了迎評，也為了更好發揮圖書館的服務職能，圖書館增設了許多服務內容。例如，增加圖書種類和數量，購進多種電子資源，建立特色數據庫，開設特色小書架，開展特色書展文化節等等。這么多工作的開展需要大量人員，但受高校圖書館事業編制的制約，圖書館人員卻很少增加，從而造成了高校圖書館人力資源不足的現象。精明的書商們從中發現了這一重大商機，積極向校方提供業務外包方案。為了更快更有效地解決這個實際存在的困難，更好地服務高校讀者，高校圖書館開始逐步地把采編業務承包給有關書商。

3.編目工作的規范化、標準化為采編業務外包提供了切實可行的操作性

計算機網絡技術的發展應用，圖書館自動化系統的使用，為編目數據的交換提供了技術支撐。國家圖書館聯合編目中心（CNMARC）和中國高等教育文獻保障系統（CALIS）的聯合目錄數據庫的建立，制定了一系列不同類型資源編目規則，在很大程度上規范了文獻的著錄。集中編目、在版編目和聯合編目的發展，統一了著錄標準，為圖書館采編業務外包提供了技術基礎。

4.圖書流通市場的開放發展給采編業務外包添加了前進的動力

圖書市場的全面開放激發了書商的創造性， 他們吸收西方企業外包經驗，將圖書的加工、包裝、配送等一系列服務項目承攬下來，培訓了一批專業人員，開始為圖書館提供一站式集成服務。同時，圖書館市場的全面放開也打破了新華書店獨家壟斷的局面。隨著政府招標采購制度的日益完善，圖書資料的采購已被納入了招標體系，給很多有想法、敢挑戰的書商提供了競爭機會。激烈的競爭使得書商不斷創新，越來越注重服務的全面化和人性化，從而為圖書館采編業務的外包提供了可控風險的保障。

二、高校圖書館采編業務外包的優點

1.減少人力資源投入， 降低運營成本

傳統的高職院校圖書館采編部，普遍存在著專業人員少，采編業務重，僅有的少量專業人員完全埋在傳統的驗收、登錄、分類、編目、查重等一系列繁瑣工作中無法脫身，所購新書普遍積壓，嚴重影響到讀者的及時利用，難以適應信息時代對高校圖書館服務的要求。書商在采編業務方面提供了一系列的專業化服務，較大程度上為圖書館減少了采編業務的人力資源投入，使新書在規定的較短期限內上架進入流通。而且，書商們為了圖書競爭采購成功，最大限度的讓利圖書館，采編業務外包一般都是作為圖書采購中的一個附加條件，對編目業務中的部分采用免費加工的形式存在的。這大大降低了高校圖書館的一部分運營成本。

2.方便管理，提高效率競爭

競標成功的外包公司不同于事業編制內的高校，他們有著嚴格的規章制度。外包業務所產生的一系列管理工作均由外包公司安排，外包公司對圖書館負責。而圖書館只須將自己的要求與外包公司進行及時溝通，就能夠讓外包工作達到相應的目標，這對圖書館而言，減輕了人力資源管理問題。外包的圖書會在規定的時間驗收、分編、著錄，然后及時送達流通部門，供讀者使用，外包公司還承諾了相應的后續的糾錯、查重等工作，這大大提高了新書使用效率，也大大地節省了圖書館自身培訓費用和管理成本。

3.增強了圖書館的競爭能力

高校圖書館面對的是大量年輕讀者，以及一些專業性需求很大的教職工，他們對信息的時效性越來越看重，迫切希望能及時掌握第一手信息資料和知識。這就要求圖書館必須加快信息采集步伐，不能滯留在原有的傳統模式上，訂購、編目到典藏上架的周期必須縮短，最新的圖書和信息資料必須最快到達讀者手中，外包公司的專業速度可以滿足這一需求。采編業務外包同時也使得高校采編人員從繁重的工作中解脫出來，促進他們由傳統的分類編目工作向服務性工作的積極轉變，把精力更多地集中到發展圖書館的核心競爭力上，著力發展特色圖書館，加速圖書館數字化進程，提高信息資源利用率，為不同類型讀者提供多層次的服務，從而增強了該圖書館的整體競爭優勢。

4.促進編目標準化的進程

近年來我國高等院校諸多合并，學校圖書館文獻資源激增。在資料整合工作中發現，學校與學校之間的文獻編目標準不統一，數據整合困難重重。數據難以規范化，直接影響了館際間數據的資源共享。目前，國內普遍使用的是全國圖書館聯合編目中心（CNMARC）和中國高等教育文獻保障系統（CALIS）兩大聯合編目系統，但是這兩大系統在編目工作中格式和規則不盡相同，不同的編目標準里字段、子字段的規則不同，對其他字段的要求也不盡相同，權威系統的編目分歧造成了各大館際之間聯機編目數據難以規范化，直接影響了館際間圖書數據的資源共享。為了更有效的開展工作，各大高校積極參與到全國統一編目標準制定的呼吁、探索和實踐工作中。對于外包書商而言，編目標準化對業務外包的開展有著舉足輕重的影響，為了外包業務更快、更準確的開展，也為了自身贏得更大的利益，他們經常舉辦免費的技術培訓，對外包編目人員進行標準化意識的強化工作，不遺余力地推進編目標準化的進程。

三、高校圖書館采編業務外包存在的問題

1.采購合同的問題

高校圖書館大都是實行政府采購。招標選擇書商時，由于外部和自身的多重原因，經常會將招標項目分給幾家書商承包。每一年招標中，由于服務項目、圖書折扣等等因素，這些書商無法固定下來，造成圖書館難以了解書商的企業實力和服務質量，為后面合作產生分歧埋下伏筆。書商雖然了解自身的運作能力和人力資源情況，但為了競標成功往往虛報信息。加之采編業務外包項目常常只是作為書商為了高校圖書競標成功所提出來的配套服務業務，其中很多工作細節，在圖書采購合同中，沒有明確的要求，只是由書商來主導完成，采編外包業務的完成質量很大程度上取決于書商的誠信和實力，沒有足夠的約束力。業務開展后圖書館和書商出現合作不愉快的現象就難免發生了。這些問題在雙方無法協商時，按合同約定更換書商，工作的交接不僅耽擱圖書館工作進度，更會影響圖書館數據質量。

2.外包業務的質量問題

（1）由于在政府采購中，同等條件價低者得，合同中承諾的折扣較低的書商，競標成功后會拿一些圖書館所列采購清單之外的圖書，庫存積壓圖書，甚至是質量低劣圖書進來，以此抵消低折扣帶來的利潤虧空，造成圖書從來源上質量下降。

（2）外包公司的數據采集人員，由于文化水平、專業技術和職業素養等差異很大，外包加工的數據質量不高，分類結果不盡如人意。如連續出版物、多卷書的取號不集中，與本館的分類細則不匹配，造成上架后查找困難;批量加工時財產號不連續，圖書在館情況數目不清晰;本館剔除的舊書種次號空出來進行新的補錄時，沒有按照本館要求的位次給號，造成索書號位次錯誤;追求速度，照抄在版編目（CIP）數據，造成分類號與主題標引不匹配;查重工作馬虎，同書異號或同號異書現象時有發生;題名、責任者等主要檢索項出現錯誤;著錄不標準、規范，有時忽略對重要附注信息的錄入等等。

（3）圖書加工不規范。比如，館藏章加蓋位置不標準;條形碼沒有貼在規定位置，歪斜、模糊、有時甚至出現同一本書的兩個條碼不一致;書標張貼高低不齊，書標張冠李戴，既造成上架不美觀又造成書目信息錯誤查找困難;圖書漏夾磁條、芯片，磁條扭曲無法正常使用等等，給圖書的流通造成混亂。

（4）外包隊伍不穩定。圖書分編是一項專業性很強的工作，需要系統的專業知識，還需要長期的工作經驗積累。書商提供的編目人員大多是社會招聘的合同制員工，短期培訓上崗缺乏分編經驗，他們需要定期的、經常性的專業性培訓來強化專業技能。但書商重視的是經濟效益，經常培訓勢必會增加成本，書商因此可能會偷工減料。同時，這些外包人員的流動性較大，同一批圖書加工中都會出現人員跳槽現象，新來的編目人員又存在業務不熟練需要培訓的問題。這種業務外包隊伍的不穩定造成的不良循環，給高校的采編業務外包的質量帶來很大隱患，是亟待解決的問題。

3.對圖書館采編人員產生心理沖擊的問題

一是采編工作是技術工作，采編人員大多有優越感。采編業務外包后，采編人員部分閑置，產生失落感，產生被忽視的心理壓力。如果不及時分流疏導，勢必導致工作熱情大幅度降低;二是業務外包也會讓館內采編人員的業務熟練度有所下降，一定程度降低了采編人員創新的動力，削弱了他們的學習和創新能力;三是采編業務外包后，本館采編人員需要重新定位和分流，圖書館人力資源的重新配置會打破原有的平衡，會帶來新的矛盾，如果處理不好則會影響整個圖書館的運轉效率。

四、高校圖書館采編業務外包問題的應對措施

第一，圖書館開始簽訂業務外包合同前，要詳細了解書商的圖書書源和圖書質量、技術服務水平、財務狀況、從業信譽度等，完善合同規則，細化合同條款，最后選擇信譽好，技術強，服務質量高的書商簽訂合同，以保證自身的權益。圖書館一方應當在合同中詳細列明所提供的服務應當達到的標準，要明晰界定雙方的工作任務、編目人員要求、書目數據質量和工作目標;要明確書商的服務水平、價格、付款方式和合作期限;同時，合同中要明確違約賠償條款，明確發生分歧或爭端時的解決辦法等等條款。合同是雙方合作的依據，也是雙方發生糾紛的法律憑證，圖書館應加強對合同重要性、嚴謹性的認識，在制定合同具體條款時，應有法律專業人士的介入。

第二，選擇業務外包形式，為外包業務質量提供保證。采編業務外包開展需要循序漸進，不能在條件不成熟的情況下，一股腦完全拋給外包公司。可以先把一些非核心的圖書加工業務進行外包;積極向聯合編目中心靠攏，修訂本館的分類細則，將技術含量高的分編工作委托給聯合編目中心，讓外包公司的編目服務轉為單純的下載和添加館藏信息，盡可能的減少外包數據質量問題。

第三，建立有效的溝通機制。高校圖書館應與承包書商建立暢通的溝通渠道，向書商提供本館圖書編目標準，本館圖書加工規則，本館圖書分類細則等等要求，對出現的問題及時溝通協商解決，對承包書商的合理要求全力配合，增進彼此信任，營造融洽的合作氛圍，確保采編業務外包的順利進行。

第四，全程跟進，實時監督，確保采編業務外包的質量。高校圖書館采編人員要參與書商加工人員一起拆包驗收，清單上的題名、價格和復本等與實物要逐個核對，從一開始就避免質量差，非合同要求的圖書流入;業務外包中期，圖書館的采編人員應對外包商的編目數據全面檢查，如文獻著錄是否標準、規范，復本是否漏添，不同出版社出版的同種圖書分類是否一致，題名檢索是否出現重復題名，多卷書、叢書、連續出版圖書的索書號是否符合本館要求;業務外包后期，針對已經完成加工的圖書出現的各種不合格，要集中起來讓書商返工重做再上架，以免影響圖書館流通工作順利進行。

第五，加強業務培訓，提高本館人員業務水平。采編業務外包后，圖書館不能弱化圖書館編目業務，要做好采編人員的分流和培訓工作。保留一部分業務能力強、有經驗的編目人員，繼續跟進外包業務流程，同時對這部分人員進行專業知識培訓，從而指導并監督外包人員的數據加工，使編目部門的業務職能轉向編目質量的控制和管理上來。對另外一部分分流出來的采編人員，圖書館除了做好思想溝通工作， 鼓勵他們學習新知識適應新形勢外，還要有計劃的進行一些如計算機網絡技術、圖書館智能化數字化、圖書信息咨詢等專業培訓，使他們在本館其它崗位積極開展新的工作，發揮出自己的特長及優勢，從而達到高校圖書館的和諧發展。

20年來的探索發展，采編業務外包在我國高校已成蓬勃之勢，但其中還是存在很多問題，需要圖書館、書商、承包商之間本著互信互助，互惠共贏的合作理念，密切合作，共同努力去探索出更適合我國圖書館采編業務外包的成熟之路，為我國高校圖書館的可持續發展助力。

參考文獻：

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[4]蔡小松.基于大數據時代下高校圖書館采編工作轉型研究[J].黑龍江教育學院學報，2019

（作者單位：安徽省委黨校（安徽行政學院））