高校政府采購信息化管理中的實踐

杜云翔 陳學輝

摘 要：政府采購是一種以政府為主體的經濟行為，對高校來說，財政性資金支持下的政府采購是一種非常重要的采購方式，高校中政府采購的合理合法性直接關乎財政資金的使用效率，并在一定程度上影響著高校教學科研工作的發展。文章以廣東工業大學近年來在政府采購信息化管理中的實踐為例，總結亮點，分析不足，并就完善高校政府采購信息化流程給出建議。

關鍵字：高校 政府采購 信息化管理

中圖分類號：F250

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）10-215-04

作為高校重要的采購方式之一，政府采購長期以來主要采用根據實際需要，由用戶自行聯系供應商購買的方式進行。這種傳統的采購方式有著溝通便利、直觀性強的優點，但由于采購過程中人為干預度高，難免出現審批不嚴、監管缺位的現象，后期無法驗收的情況時有發生，極易產生法律風險和廉政風險，也在一定程度上降低了財政資金的使用效率。近年來，在深化推進“放管服”的改革過程中[1]，高校以政策支持為依托，在對過往政府采購過程進行反思和總結的基礎上，積極引入“互聯網+政府采購”的融合創新模式，腳踏實地落實政策，對校內現行的政府采購體系進行優化和流程再造，精簡審批流程，下放權限，優化服務，提高政府采購效率和質量，為高校教學科研工作的持續發展提供保障。

一、廣東省政府采購信息化管理的發展歷程

廣東省自2014年開始啟動批量集中采購試點，省財政廳又在2015年繼續推進批量集中采購，針對辦公設備等品目，推出了網上競價、電商直購兩種模式，于當年四季度上線，試水全流程電子化采購，為采購人提供更為快捷的采購服務[2]。2017年，隨著定點采購模式的推出，全省政府采購目錄中的通用類品目實現了電子化采購全覆蓋。所有通用類品目的采購活動，采購人可根據項目情況自由選擇傳統采購方式或電子化采購模式，靈活度大幅提高，形成了以批量集中采購、電商直購、網上競價和定點采購的“四位一體”、全省政府采購“一盤棋”的廣東模式，成為全國政府采購電子化的典范[3]。2018年底，為適應新形勢，省財政廳根據實際情況，對電子化采購相關政策進行了更新，進一步突出“放管服”的特點，同時伴隨著省財政廳采購管理制度的不斷創新與完善，全省電子化采購業務得到了持續的升級、優化與完善。2020年廣東財政廳出臺的《廣東省深化政府采購制度改革工作方案》，聚焦采購質量和績效，強化采購人主體責任，選取部分省直單位以及廣州、深圳、東莞作為采購意向公開試點地區，自2021年起率先在全國范圍內實現全省各級預算單位采購意向全公開。結合省財政廳“數字財政”建設工作，積極推進智慧政采云平臺建設。充分運用“互聯網+政府采購”、大數據管理等技術手段，加快推進綜合采購管理系統建設，推動實現政府采購活動的智能監測和預警[4]。

二、高校政府采購信息化管理發展現狀

由于采購包含前期的市場調研、項目立項論證、招標管理部門審批、標書編制、開標到后來的合同簽訂審批供貨驗收，最后付款等環節，工作程序復雜，涉及相關業務部門多，一定程度上存在采購效率低，采購周期較長等問題。很多高校意識到需要借助信息化手段來規范采購流程，提高采購效率，但信息化建設多集中于采購流程的前半段，對于合同簽訂，供貨驗收和付款則不太重視，沒有形成完善的規模化采購全流程線上管理模式，有導致合同逾期，增加高校出現財務風險的可能。

三、廣東工業大學在實施政府采購信息化管理中的探索與實踐

2019年，教育部在“高校采購信息化與數字招標研討會”上確定了政府采購工作重點是“提質增效、防范風險”，同時指出，實現高校采購提質增效和風險防范的最有效措施就是推進信息化建設[5]。廣東工業大學設招投標中心，專職負責校內各項采購業務;在落實國家“放管服”改革精神的同時，充分發揮政府采購的規模效應，嚴把廉政關口，積極利用互聯網技術和信息化手段，不斷優化、簡化采購流程，實現對招標采購全生命周期的管理，并在各項法律法規的框架內，提高采購效率、提升服務水平，不斷探索完善校內采購工作流程，提升用戶體驗，高效服務于學校的教學科研工作。期間進行的各項具體實踐如下：

（一）完善職能分工及制度體系建設

一個部門的規范運作離不開合理的內部機構設置和健全規章制度。建立職責明晰的組織機構和完善的制度體系，規范的工作內容與職責，有利于強化內控與風險防控，提高采購效率。

廣東工業大學招投標中心成立于2015年，分為計劃科與業務科，負責全校的招標采購管理工作，提升招標采購工作的合法性與規范性。中心以《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》及廣東省財政廳發布的相關省級采購法規為依據，對學校采購業務進行梳理，在成立后迅速更新制定了《廣東工業大學采購管理辦法》《廣東工業大學對外經濟合同管理辦法》《廣東工業大學用戶部門零散采購實施細則》《廣東工業大學集中采購評審專家庫管理辦法》等規章制度，明確各部門崗位職責，實施歸口管理，規范校內采購行為，充分發揮歸口部門的技術特性與管理職責，完善中心內部管理規定和采購操作制度。同時，緊跟國家和省的采購政策變化，及時修訂相關政策，增強制度的針對性和可操作性，在校內逐步建立起采管分離的采購氛圍，形成相互監督、相互制約的內控體系，保證校內各項采購業務的順利開展。

（二）根據實際，及時更新采購標準

學校招投標中心成立以來，秉承“抓大放小”的工作思路，根據學校的實際情況，逐步提高各類采購的標準。目前，全校貨物及服務類項目部門集中采購限額為50萬元，公開招標金額標準按國家標準執行，學校不另設公開招標限額;除必須通過集中采購的貨物、服務類項目和工程類項目以外，總額5萬元以下的項目用戶可自行采購，相應地，采購合同的簽訂金額起點也提升至5萬元，為校內用戶自行采購實現了一定程度上的“松綁”，使采購過程更加便捷。

（三）重視采購流程的梳理、固化與再造

隨著高校肩負的社會責任逐漸增加，高校采購工作也日益復雜，這種復雜性主要表現在采購對象范圍廣、采購金額跨度大、采購項目專業性強，且采購項目資金來源渠道多元化，采購政策變化快，使得高校采購工作的時效性、常規性、突發性并存[6]，因此，高校采購流程的梳理固化對于高校采購工作意義重大。

廣東工業大學招投標中心在完善校內采購制度建設的同時，秉持做好信息公開和內外部監督的工作要求，根據政府采購政策及相應信息系統的不斷升級，結合校內實際情況，及時開展對政府采購內部制度規定、操作程序、與其他部門對接標準等工作流程的梳理，按照采購金額標準的不同劃分業務流程，同時明確權責劃分，將工作程序和辦理時間等內容通過流程圖的形式予以展示和固化，使各類不同物資的采購流程一目了然。

采購項目以預算金額20萬元為分水嶺，對于預算在5萬元以上20萬元以下的貨物、服務可采用用戶部門零散采購。對于預算在20萬元以上至政府采購限額標準以下、政府集中采購目錄外的貨物、服務和工程類項目，則由招標中心組織采購，可采用電子競價、自主詢價或自主招標的方式進行;如果使用財政性資金采購政府集中采購目錄以內的采購限額標準以上的貨物、服務和工程的采購項目，則需要委托招標公司依法進行政府集中采購。

在明確采購形式的同時，標明各步驟所需時間，例如，需要進行政府集中采購的項目在招投標中心網站申報后，招投標中心需在3個工作日內完成政策性審查;采用公開招標等采購方式采購的項目，收到招標文件初稿后需要在5個工作日內完成招標文件審核完畢返回用戶修改。

同時按照有利于項目實施的原則，實行項目分類及歸口管理，各業務歸口管理部門負責相應項目的立項審批、委托采購和合同簽署實施等工作。例如，實驗室與設備管理處是學校實驗室建設、貨物、服務采購項目及實驗室裝修修繕工程的歸口管理部門;后勤管理處是學校綜合類貨物、服務、自營食堂、零星水電和土木維修工程材料采購項目的業務歸口管理部門;保衛處是學校消防和安防類采購項目的業務歸口部門。同時為方便校內采購人申報，對于預算金額在20萬元以上的項目，招投標中心統一簡化流程，采購人只需準備好立項材料，根據申報流程，在“項目及采購管理信息系統”中進行網上進行委托申報即可。

（四）有效利用信息化技術進行線上審批

隨著廣東省電子化采購業務的逐步開展，廣東省財政廳也在不斷探索更加便利合理的采購方式從而更好地服務于省內用戶，采購政策從初期的相對緊縮逐步放開，在現行法律框架下，隨著采購人的采購自由度大幅度提升，不可避免地會出現在較短時間內政策出現相對較大變動的情況。

廣東工業大學招投標中心在中心建立初期就建成了“廣東工業大學招投標中心”門戶網站，根據采購類型設置項目委托窗口，及時公開各類采購政策信息，定期組織中心工作人員學習最新采購政策，并根據政策變化，及時出臺應對措施，修改網站流程，為校內師生解釋政策，解答因政策變化而新出現的各類采購問題。

在2019年，廣東省放寬了自行采購的限制，對于公開招標限額以下的、通過政府集中采購的通用類品目商品，可采用批量集采、網上競價或定點競價的采購方式，若采購失敗或在電子化執行平臺以外渠道同款同型號商品采購價低于電子化執行平臺時，允許采購人自主采購。政策出臺后，中心立即調整網絡平臺系統設置，落實相關政策，同時更新采購流程圖，制作相應的比價表模板，并相應修改網上備案程序，用電子化手段固化采購流程。用戶只需要填寫比價表上傳中心網站，由工作人員審核通過后系統會自動生成備案回執，商品到貨后憑發票和備案回執即可去財務報賬，不但壓縮了用戶的采購時間，提高了采購效率還在一定程度上節約了財政資金，使有限的財政資金使用效率得以提高。

在2021年，按照深化政府采購制度改革要求，廣東省作為政府采購采購意向公開的試點地區，率先開展了采購意向公開工作，中心除按要求在廣東省政府采購智慧云平臺上按要求公開采購需求之外，已在2020年底提前更新主頁，設置專門的采供意向公開欄目，方便供應商統一查看。

（五）探索使用網絡平臺與新媒體手段，全流程監管政府采購行為

首先，為規范校內政府采購全流程信息公開的政策要求，中心設專崗對政府采購項目進行全流程跟蹤，按照《中華人民共和國政府采購法條例》和財政部的有關規定，在中心網站及時發布采購項目公告、預算金額、用戶需求、中標結果等各類信息與公告，并進一步拓展信息公開的范圍和內容（涉及國家機密和商業機密的采購信息除外）。

其次，中心網站按照項目采購流程時間線精細設置項目采購時間節點，實時針對合同履約行為實施全流程的監督，用戶可通過校內統一認證方式登錄后查看自己負責的項目進度，這一舉措推進了明確采購各環節相關人員的責任和推進限時辦結制度的有效落地實施。

再次，全程跟進政府采購合同執行情況，在中心網站公開包括采購合同、供貨時間、驗收情況和付款情況等信息，設立專門崗位對逾期未執行的政府采購合同進行督辦，通過發送工作聯系單、查詢函、督辦函督辦逾期項目進展。同時中心網站開通的短信平臺的功能，項目經辦人可根據合同執行的實際情況，按要求回復短信，系統即可自動記錄相應的到貨、驗收與付款日期與情況，期間無需人工干預，提高了工作效率。對于因非不可抗力原因造成的合同逾期，定期下發書面督辦通知，要求限期整改，對于整改不力又無實際證據證明合同無法執行的項目，將報送學校紀委處理。短信平臺催辦功能增強政府采購信息公開的預見性、主動性和實效性，避免由于合同逾期產生的法律糾紛使學校蒙受損失。同時，中心還開設了“廣東工業大學招投標中心”微信公眾號，及時向用戶發送學校政府采購招標公告和成交信息，同時正在加緊升級微信的查詢功能，以期盡快實現校內采購人通過微信即可查詢項目狀態，更新項目進展的功能。

最后，為保證政府采購文件資料的真實完整，中心設置專人負責采購檔案的整理與歸檔，對各類檔案及時編號登記，保證檔案管理的規范化和制度化。在每個自然年結束后，會集中掃描當年政府采購檔案，形成電子檔案后上報學校檔案館，做到信息完整可查;紙質檔案也存放于專門的資料室，保證所有采購行為有據可查。

（六）重視采購信息公開與政策培訓

為了使校內教師盡快適應采購政策的變化，從2016年起，學校招投標中心會定期組織面向校內采購人員的相關法規培訓和制度的宣講活動，編制印刷了《采購手冊》供各單位和采購人取用學習，同時及時整理各類政策文件與校內采購流程上傳中心網站。積極利用新媒體手段，申請了微信訂閱號，每天定時發布學校招投標相關信息，方便用戶在移動端閱覽。在校內組建“設備處項目與采購窗口”QQ群，目前群內有校內師生1700余人，采購過程中出現的問題可以隨時在群內咨詢，中心工作人員會及時解答全校師生在采購方面出現的問題，同時收集相關意見、宣傳相關政策、上傳學習資料和采購文件。中心網站開通的短信平臺的功能，項目經辦人可根據合同執行的實際情況，按要求回復短信，系統即可自動記錄相應的到貨、驗收與付款日期與情況，期間無需人工干預，提高了工作效率。對于非因不可抗力原因造成的合同逾期，定期下發書面督辦通知，要求限期整改，對于整改不力又無實際證據證明合同無法執行的項目，將報送學校紀委處理。

四、政府采購信息化管理流程中改進的建議

在信息化管理中，理順高校政府采購中的問題，實現采購各環節順暢有序的推進是一項復雜的系統工程，并不是一項能夠一蹴而就的工作，雖然廣東工業大學招投標中心在政府采購信息化管理過程中做出了很多有益的探索，也取得了一些成績，但不可否認的是，隨著社會經濟水平的進步，政府采購過程也會不斷出現新的問題。針對高校如何在信息化的大背景下完善與改進采購管理制度，進一步提高財政資金的使用效益，提出以下建議。

（一）持續推進互聯網信息平臺建設

廣東工業大學招投標中心網站是用戶實行政府采購的最主要平臺。對于規定限額以下的部分政府通用類品目商品和服務，已經能夠實現用戶線上委托、中心工作人員線上審批的全電子化流程管理，微信客戶端和短信平臺也能夠及時發布相關采購信息和合同執行情況。下一步將繼續開發微信公眾號功能，使用戶能夠直接登錄微信查看自己負責的采購項目情況，接收催辦信息并填報關鍵時間節點數據。同時，在綜合考慮各類品目特點的基礎上，結合采購方式，逐步使校內政府采購相關文件模板標準化，盡量做到客觀全面，減少采購人的自由裁量權，強化政府采購的剛性。

（二）提高采購執行力和采購人專業水平

高校中的采購管理部門應及時了解政策，調整業務流程和管理要求，根據本單位的實際情況建立合適的政府采購內部控制制度，注重政策的落實，避免僅滿足于“寫在紙上、貼在墻上”[7]。明確采購活動的執行程序和各步驟的負責人，強化采購人主體責任，不斷地優化明確內部控制機制中不同崗位之間的分離制度，相互監督相互制約，提升采購人的法律意識，加強監管，不能為了“趕進度花錢”而違規采購，更應杜絕“先斬后奏”“化整為零”、用“時間緊迫、技術復雜”等片面條件規避政府采購的行為，提前防范政府采購過程中可能出現的風險，促進政府采購工作進一步制度化、規范化。

（三）建立線上指標評價體系，完善內部審計制度

政府采購業務政策性強、工作量大、工作環節復雜，容易產生漏洞，每個環節都需要嚴格決策與監督，使采購業務規范化。建立線上政府采購評價制度和評價體系，與現行采購系統對接后，及時從采購的可行性、必要性、采購金額的合理性等幾方面對政府采購做全面的效益評價，促進政府采購的經濟效益及在高校中產生的教學科研效益最大化[8]。高校還應注重內部審計，由審計部門獨立評價政府采購活動中相關政策、制度是否得到有效執行，資金是否得到有效利用，采購目標是否實現。內部審計也可以看作是采購內部控制的一個重要環節，高校應重視審計中發現的問題，政府采購相關部門應對問題加以分析，找出原因及應對方法，降低未來政府采購中可能出現的風險。

五、結語

廣東工業大學招投標中心在政府采購過程中推行的信息化管理方式，適應了“大數據”時代的發展需求，使政府采購工作更加透明、便利，使校內財政性資金的使用效益更加凸顯，切實提高了校內政府采購的信息化管理水平，是規范政府采購行為的有益探索。當前政府采購信息化管理工作中仍存在一些不足，必將會在今后的工作和實踐中得到持續改進，更好發揮政府采購信息化管理帶來的社會效益和經濟效益，進而實現學校教學科研事業持續健康穩步發展。

[項目來源：廣東省高等教育學會實驗室管理專業委員會2019年度基金項目（GDJ2019027）;廣東省教育部門集中采購現狀及對策研究子課題。]

參考文獻：

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[2] 謝慶裕.粵省級政府采購全流程電子化[N].南方日報，2016，1，24（007）

[3] 廣東“三統一、三強化”推進政府采購信息公開[J].中國政府采購，2018（12）：13.

[4] 開創政采改革新局面 助力構建新發展格局[EB/OL].（2021-03-11）.https：//gdgpo.czt.gd.gov.cn/freecms/site/guangdong/xwzx/info/

2021/71369.html

[5] 趙文偉.淺談“雙平臺”驅動下的政府采購信息化管理新模式——以湖南省A市為例[J].政府采購，2019，398（12）：34-36，41.

[6] 王春燕.新形勢下高校政府采購管理的實踐與分析——以江蘇衛生健康職業學院為例[J].高校后勤研究，2020，219（6）：44-47.

[7] 支琴，王彥文，黃繼紅，等.“互聯網+”視角下高校招標采購信息化建設策略探析[J].實驗技術與管理，2019，36（11）：277-281.

[8] 陳靖，董達，賈麗娟，等.推進高校設備采購的信息化建設[J].實驗室研究與探索，2017，36（5）：275-277，294.

（作者單位：廣東工業大學招投標中心 廣東廣州 510006）

[作者簡介：杜云翔，工學碩士，廣東工業大學招投標中心科員，經濟師，助理研究員，主要從事政府采購管理研究工作。]

（責編：賈偉）