ERP系統對學校陽光食堂管理的優化及構建研究
——論嵌入財務管理模塊平臺的開發與應用

林鋒 杭州市上城區教育發展服務中心

一、原有學校食堂ERP采購系統管理運行的現狀分析

上城區教育系統已于2016年起對食堂啟用ERP采購系統，該系統目前主要功能有菜譜管理、在線訂菜、供應商訂單管理、供配過程監督等功能，通過這些年的使用，已收集、積累了大量的食堂業務數據，而針對業務結算、財務管理等業務模塊的尚未涉及，使得ERP系統數據的監控與運用存在明顯不足。

（一）信息流不通暢，財務監督滯后

目前的食堂ERP采購系統業務訂單功能在線上完成，而財務支付與會計核算功能都是財務人員離線操作完成。業務信息、資金信息、財務信息各自為陣，成為信息孤島。從而使學校食堂經營整體現狀不能全面、快送地反映。信息流的受阻，信息的碎片化與滯后，不利于上級領導及單位管理者對學校食堂的財務管理與監控。

（二）成本核算不精準，管理能力受限

目前的收付實現制的財務核算方式，無法準確反映學校伙食成本。從業人員專業水平的參差不齊，對會計科目也存在不同的理解與不同的經濟科目歸集。食堂伙食成本的直接成本包括食品原料成本、加工食品所需的燃料煤、水、電等能源成本、人工工資福利、炊具用具的日常保養維修維護費用、食堂設備租賃費用等，而目前ERP采購系統里只反應直接成本中的食品原材料業務訂單數據，無法產生食堂伙食總成本，更法得到各項成本類別占總成本的比例。

（三）盈虧反饋不及時，影響伙食品質。

學校食堂直接影響學生的膳食營養。學校應合理、妥善安排學生在校期間的健康營養與學校食堂的盈虧平衡。所謂食堂的盈虧率是指當期伙食總收入減總成本費用后占伙食總收入的比例。因財務核算系統脫離EPR平臺，只有在每月業務截止，財務人員才能獲取業務資料，食堂伙食盈虧率自然不能動態反饋，也無法進行事前、事中控制。如盈虧率的波動幅度較大，也會影響學生伙食的品質。

二、ERP系統財務管理模塊的開發

食堂原ERP系統與財務信息的脫節，再加之線下每個學校財務核算成本方法的多樣性，造成了相關管理部門的監管乏力。因此，在原有食堂ERP采購系統中嵌入財務模塊已是迫在眉睫的需求。

（一）財務管理模塊的開發目標

系統可以將實時信息處理流程嵌入財務管理。通過全區域食堂財務管理工作及可操作指導文件的確立，實現財務管理規則統一與細化。學校食堂食材下單的同時，將下單的相關信息生成至財務管理模塊中，通過執行業務和信息處理，驅動憑證的生成，實現集成化財務管理。通過網絡化平臺達到規則的統一與有效執行，通過信息化手段來解決數據的匯總和核查工作，建立信息化、網絡化的賬目管理體系。財務人員的監督觸角可延伸到業務的全過程，實現實時控制，做到問題早發現、早介入、早解決。

（二）財務管理模塊的開發內容

財務管理模塊在食堂ERP系統中的嵌入內容主要包括業務訂單自動生成記賬憑證、規范財務經濟科目、形成總賬和明細賬、財務報表及.增加個性化的可視圖表。

1.業務訂單自動生成記賬憑證。系統通過平臺訂單歸集生成應付款，自動生成付款憑證；通過與銀行系統的端口接入，自動進行業務收付結算；完成了數據的匯總，減輕了財務人員的部分工作。業務訂單的特性，保證了數據可追溯，保證了數據的準確性與唯一性。

2.規范財務經濟科目。軟件通過規則約束食材的歸屬科目、費用列支進行歸屬，憑證的生成與錄入工作，通過平臺的統一規則來實現錄入和提交功能，保證了數據錄入統一性，數據管理統一性，真正做大財務統一管理要求。

3.形成總賬和明細賬、財務報表。記賬憑證的生成直接可產生總賬和明細賬，可以清晰地查詢到采用數量金額式記賬的各原材料的進庫、出庫的明細以及實時的庫存，包含數量、單價及金額等。同樣可以查詢普通財務軟件的常規性科目的明細。通過互聯網平臺操作，可以做到數據時時匯聚，同時可以滿足財務管理統一規則的執行，所有的報表數據和細分數據可以統一匯總進行報表化呈現。

4.增加個性化的可視圖表。管理人員可以根據需要通過餅圖、柱狀圖、走勢圖等進行呈現各類數據。通過對數據的追蹤分析、縱橫向比對，準確地監測到直接原材料主食、副食和配料之間的結構比例是否合理，即學生的膳食營養結構合理化問題；各原材料的進貨價格是否合理化，進行市場化對比、各校之間對比，實現了日常精細化管理，清晰了食堂成本的大多流向，解決了原材料的溯源問題，數據化管理進銷存，大大地提高了食堂管理效率。

（三）財務管理模塊的開發實施

財務管理模塊項目對于ERP系統中的嵌入鏈接，其開發實施主要有以下四個方面。

1.部門聯動

學校食堂作為義務教育階段目前少數的財政監控之外的收支項目，一直是管理部分關注的重點領域。教育局通過召集基層單位財務管理人員進行座談，收集整理食堂管理中存在的不足之處；與上級財政、審計部門進行溝通交流；結合近些年食堂檢查與專項審計中出現的問題進行分類羅列，最終整理出需要完善的任務清單。如典型基礎信息收集、整理；功能調整和制度修訂等。最后與軟件開發工程師進行溝通。

2.試點先行

上城區教育局本著謹慎性原則，選擇了系統內不同類型的園校食堂進行試點。第一批在幼兒園、中小學學校以及九年一貫制學校中各選擇了一家單位提前參與測試與試運行。考慮到測試數據的準確性核實需要，試行期間學校食堂賬務采用原食堂財務核算系統與EPR平臺系統同步記賬核算方式，邊運行，邊修正系統運行。

3.全員培訓

7月，教育局邀請軟件開發團隊骨干成員對各園校的食堂采購員、食堂管理人員、財務主辦以及中心所有會計進行了集中業務培訓。結算中心會計包干負責各自負責業務單位人員的線上業務操作。同時，全體單位采用本年度1月的食堂數據進行模擬操作，熟練業務操作的同時，再次完善校園的日常食堂業務采購、出入庫、支付等環節。

4.全面上線

實施過程，單位領導高度重視，各部門積極配合，工作有效推進。在軟件技術人員的協助下，教育局按照“總體規劃、分步實施、先易后難、循序漸進”的原則，完成了前期調研至人員培訓的各個階段，ERP系統也于8月成功上線運行。

三、ERP系統財務管理模塊嵌入實施后的成效

2020年8月，在全區學校原有的食堂采購ERP系統嵌入財務模塊后，一體化的線上操作，使業務流、資金流、財務流的三流合力；唯一的業務數據驅動憑證生成，統一規范的科目、賬目歸集，為科學分析基層單位數據縱橫向比對提供支持；ERP系統財務管理模塊的嵌入更是實現了精準的監控力度。

（一）成本監控

會計核算模式從收付實現制轉變為權責發生制，通過收入與支出的有效配比，準確地反映食堂伙食經營收入與費用，可靠地計量伙食實際成本。所有伙食收支通過業務端直接生成記賬憑證，手工憑證單獨標注并上傳圖片作為附件依據，有效杜絕基層單位對成本的調控，也嚴控了虛列成本。

（二）盈虧監控

網絡化的數據，為單位提供了動態的伙食盈虧情況。詳實的財務數據不僅提供了伙食盈余率，還對各項細分費用、收入進行完整的呈現，為基層人員進行進一步分析與反饋提供準確的數據支撐。管理部門也可及早介入單位食堂伙食的盈虧控制，如連續2個月的盈虧超標，可開展約談與通報。

（三）支付監控

所有貨款支付只能通過轉賬支付到供應商指定的唯一對公賬戶，不得使用現金，確保了資金的使用安全性和支付的準確性。

軟件系統按照教育局制定的財務管理制度以及國家相關規定進行系統設計和實現工作，準確、規范的財務資料為相關部門的監管和審計工作帶來便利；全流程的動態監控，確保了學生伙食收入的足額使用，有效地促進了學生營養午餐的健康發展，保障了學生伙食品質。

四、結語

在信息技術不斷發展的當下，借助區塊鏈概念，ERP系統必然會逐漸成為企事業單位必不可少的信息化工具。而針對日常、高頻率、單一的學校食堂業務，急需借助現代化手段的有效“破冰”，將食堂管理風險點鎖定在采購訂單環節。2020年，中心利用食材采購ERP平臺進行嵌入財務系統的二次開發，以業務活動驅動財務核算過程，即由訂單自動生成科目固化的憑證，最終達到業務活動到財務核算的全過程線上無縫對接，食堂財務信息將不再是“孤島”。財務信息化在食堂ERP系統的嵌入，使業務財務成為一體化系統，厘清業務和財務職責，對支付、成本、盈虧實施精準地監控，有效地控制食堂經營的各類風險。