智能報賬系統助力公立醫院財務管理分析

劉文榮 楊珂

[摘 要]隨著醫改的不斷深入，公立醫院改革進入攻堅階段。財務管理從傳統的粗放型向現代精細化管理轉型，這一趨勢越來越受到醫院領導的重視。醫院的報賬即報銷審批管理看似只是財務管理中的一個小部分，卻影響著成本管理和預算管理，更影響著員工的福利待遇及滿意度，對醫院財務管理的高效性起著重要的推動作用。智能報賬系統融合了信息化高新技術，優化了報賬流程，為醫院內控管理提供了支持，推進了公立醫院財務管理的精細化進程。

[關鍵詞]公立醫院;智能報賬;信息化;財務精細化管理;支出內控

1 公立醫院報賬管理中普遍存在的問題

當前公立醫院的報銷流多是傳統的報銷管理，其工作量重復且繁雜。員工報銷時需要提供紙質發票或票據，然后根據不同的報銷業務找不同的領導簽字，整個過程往往周期很長。財務人員手工核對數據，難免容易出現錯誤，導致報銷人員再次前來核對，耗費大量人力。醫院經費來源類型多樣，業務種類多且繁雜，幾十甚至上百的報銷流有著不同的簽字環節，同時醫院工作人員輪轉變化頻繁，這些都給報銷審批帶來了一定的困難。醫院當前的線下報賬審批流程也相當復雜。傳統操作報銷人員無法及時得知報銷進度。支出數據與預算數據脫節，無法實現及時超額預警，也無法進行定額控制。對醫院的員工來說，每一筆報賬都需要手工填單，然后交到相關部門手中進行審批，整個報賬流程對員工來說不透明，員工無法準確地獲得報賬進度，進而無法及時作出修改或者對報賬流起到推動作用，導致報賬效率低下。多數時候員工為了交票據還需要排長隊或者是為了找領導簽字跑斷腿，這無疑占用了醫院工作人員本該救死扶傷為患者服務的寶貴時間。從這個方面說解決好了公立醫院的報賬問題是可以從側面提高職工滿意度，提高患者滿意度，改善醫患關系的。對財務部門來說，現有的多手工處理環節的報賬也是讓財務人員苦不堪言。報賬與預算沒有做到全面互聯，報賬的標準時有改動，額度的落實不能確保準確，發票驗重、驗真全靠財務人員人工核對，導致財務部門工作程序煩瑣、工作效率低下而且控制能力差。對智能部門的負責人來說，工作中往往出現報賬人出差回來發現發票超過報銷標準了，就來找負責人簽字，這個時候負責人如果簽字了就違反了財務制度，但如果不簽字又會得罪人，所以令職能部門負責人非常頭疼。對醫院領導來說，領導的工作安排經常會被報賬簽字給打斷。領導更希望能夠利用自己的碎片時間來處理這些報賬簽字工作。

2 智能報賬系統為公立醫院財務管理帶來的助力

醫療衛生體制改革不斷深入，對醫院財務管理的要求不斷加強，醫院內部亟須切實落地內控管理制度，實現全面預算管理，建設智慧財務體系。大數據、云計算、物聯網、AI、區塊鏈等新的信息技術在公立醫院財務管理中的應用已經成為一種趨勢。運用現代化信息技術，實現智能預測、預警，已成為醫院財務管理工作中不可或缺的保障。公立醫院的日常管理中員工的報賬周期長短、是否高效會直接影響到醫院的運營效率。智能報賬系統是財務工作與信息技術的一種融合，更是財務管理上的一種創新。通過智能報賬系統的使用，員工的每一筆報賬都能夠填單順心，領導對每一筆報賬都能管控放心，財務對每一筆報賬都能審核省心。智能報賬系統使醫院的報賬業務突破時間與空間的限制，擺脫線下煩瑣冗長的流程。運用信息化新技術將財務人員從低效的工作中解脫出來，在管理創新的同時開啟了智能報賬新時代。

2.1 優化了報賬審批流程，提高了報賬效率

智能報賬系統是一個三位一體的系統，包括一個業務端和兩個自助端。一個業務端即報賬系統，兩個自助端分別為移動APP和報賬一體機。整個系統貫穿醫院報賬業務從信息采集、領導審批、財務審核及自動化賬務處理的全流程。報賬審批流程優化為報賬員工發起報賬（可以在業務端也可以在自助端），系統通過圖片智能識別進行智能填單，然后通過發票查驗進行智能審核，之后相關領導進行業務審核，再由財務會計進行財務審核，通過之后可通過銀醫直連進行智能付款，最終完成智能記賬和自動憑證生成。

智能報賬系統的使用節約了各層級用戶的工作時間。圖片智能識別輔助填單節約了報賬員工的填單時間。圖片智能識別是系統采用拍照即可識別發票信息。報賬員工登錄系統后選擇需要報銷的發票，系統根據發票信息自動完成填單，并對預算、報銷標準進行審核及預警，提高了醫院財務的整體運營效率。全員可以移動化報賬，員工不受地點限制，支持任意地點提交報賬。領導通過移動APP可以實現移動審核。財務人員通過系統智能化及標準化的管理可以從低效重復的工作中徹底解放出來。

2.2 融合新技術，推動財務管理精細化

隨著“互聯網+醫療”政策的頒布實施，先進信息技術的應用對公立醫院財務管理起到了極大的推動作用。智能報賬系統是先進的管理理念與現代IT技術的結合產物。切中了財務報銷管理的痛點，使報銷更加智能高效。系統側重工作流程顯示功能和審批提醒功能。實現了便捷的附件上傳功能、多種申請清單、多工作流設置、流程自動流轉、單據打印等功能，使業務辦理及審批流程更快捷、更靈活，打破了地域、空間和時間的限制，實現了工作效率最大化。注重風險管控尤其在附件上傳等核心環節進行管控，確保了系統的電子附件和以往線下報賬的紙質附件完全一致，以信息化手段保證了憑證的真實、合法和有效，實現了報賬文檔的電子化。梳理了醫院財務管理流程中的各類數據，促進了醫院管理數據的結構化改造，融合現代信息化技術從業務串聯驅動模式升級為數據驅動模式，促進了醫院互聯互通、數據同源，提高了財務管理運營效率，提升了財務人員的管理價值。

智能報賬系統在滿足公立醫院基本業務的同時，也滿足了員工、領導、供應商不同層級的報賬需求。實現的特色功能有智能識別、輔助填單、報賬助手、智能審核、全面支出業務、合同支付實時跟蹤、多維度多層級查詢和報表分析等。支持常規審批、云端審批等多種審批方式。智能識別和輔助填單在上文已敘述。保障助手是根據報賬制度、經濟事項規則等設置基礎數據，據此給予信息提醒，并實現了線上問答機制，幫助員工一起完成報賬工作。智能審核是系統根據規則警示錯誤信息，以減少出錯率，這里的規則支持自定義。可以自動審核差旅標準、預算額度及專項經費。針對發票可以自動查重驗真，校驗抬頭稅號。針對火車票機票可以自動價稅分離。全面支出業務即支撐醫院全部支出業務。例如，員工日常報賬、勞務報賬、項目報賬、資產報賬、采購報賬、合同報賬、物資報賬等。預設多種常用報賬場景，如日常、差旅、出國、培訓等。合同支付實時跟蹤即與合同管理系統做接口，對供應商物資采購、資產、設備、維修、維保等合同支持無紙化查詢調閱，實現合同信息的支出控制及跟蹤。

2.3 為醫院內控管理提供支持

財務報賬工作是財務工作中一項最基本的會計核算工作。隨著新會計制度的落實，全面預算管理和成本核算在醫院發展中的地位和發揮的內控作用越來越重要。而報銷人員的日常工作流程直接影響著預算管理和成本核算在醫院管理中的運行。信息技術的介入讓這一管理更加智能。這不僅節省了人力，降低了錯誤率，加強了醫院內部控制管理，而且規范了醫院財務報銷行為，合理的控制了費用支出，更在一定程度上推動了預算管理和成本管理的精細化。同時在智能報賬系統的建設過程中，可以督促醫院的相關工作人員對醫院各科室的業務進行全面梳理，對整個醫院的精細化管理起到了積極的推動作用。

智能報賬系統的運行助力公立醫院實現了支出控制的落地。通過報賬系統實現了精準事中控制，實現了事前預算、事中控制、事后分析的閉環管理。有效地控制了醫院的經營風險，降低了成本。通過報賬管理幫助醫院做到了嚴格按照預算支出，無預算不支出，避免了不必要的費用支出。支持嚴格按照制度標準支出，避免超標支出。借助醫院的信息系統集成為醫院開展預算控制、預警、報告及自行調節提供了支持。強化了內部控制，將標準的內控制度置于報賬系統中自動判斷減少人工復核工作的工作量。對預算的執行、占用數、預算剩余額度進行實時更新，提高了工作效率。縮短了審批流程周期，讓職工少跑腿就能及時支付完成職工報銷。讓職工的報賬信息更透明、過程更清楚，報賬人對財務工作更加認可，提升了醫院內部的服務質量。總的來說，智能報賬系統涵蓋了對個人付款、對供應商零星付款、對物流采購的大宗付款、按合同付款、科研項目報賬等各類支出業務，貫穿了支出業務管理的全過程。

3 結語

醫改的不斷深入倒逼醫院管理改革，同時激發了醫院財務精細化管理的內生動力。報賬管理作為財務管理中的一個重要環節幾乎承載了所有財務信息的流轉。一是報賬系統、移動APP及報賬一體機高效的采集員工的費用報賬信息、供應商的采購到付款信息等報賬信息;二是紙質票據掃描或拍照的形式上傳形成影像文件，經過系統智能識別，形成結構化的數據存儲在服務器端;三是根據預先設置的審批規則，自動核對相關的報賬標準、預算信息、報賬制度、合理合規性檢查，將報賬單推送給相關領導和財務人員進行審核，并對違規事件進行預警;四是通過審核的報賬信息自動流轉至會計核算和資金管理系統，完成財務入賬和付款。整個報賬管理直接影響著醫院的成本管理和預算管理。報賬管理借助大數據信息化等新技術實現了智能報賬，無疑會推動醫院財務管理走向精細化模式。也為醫院的內控提供了支撐，幫助醫院管理者看緊“錢袋子”，尤其是在2020年新冠肺炎疫情的沖擊下，支出控制是否有效，關系到醫院能否在應對突發公共衛生事件時平穩的過好日子。智能報賬系統全方位“三位一體”的線上操作和高效的審批處理大幅度的避免了由于各類報賬問題引起的醫院內部人員聚集風險。總之，智能報賬系統的建設符合新時代醫院信息化建設的發展目標，是醫院財務管理業務與信息化技術融合的先進產物，推進了醫院財務管理的精細化進程。

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[作者簡介]劉文榮（1988—），女，漢族，山東濟南人，碩士研究生，濟南市人民醫院信息中心工程師，研究方向：醫院財務管理信息化;楊珂（1981—），男，漢族，山東濟南人，濟南市人民醫院信息中心工程師，研究方向：醫院財務管理信息化。