信息化環境下民營企業內部控制探析

李艷

[摘 要]作為對我國 GDP 貢獻率高達60% 以上的民營企業，有其自身的發展歷程和優勢，而其內控意識差、內控制度薄弱也不容回避，如何在信息化環境下加強企業自身的內控建設是民營企業所必須思考的問題。文章從信息化環境建設的重要性入手，通過分析民營企業內部控制存在的治理結構不規范、內控文化缺失、財務監督職能缺失、風控意識不強、人員流動性大等問題，從完善治理結構、提高內控意識、重視風險評估、信息系統使用培訓、加強信息安全等視角討論了信息化環境下民營企業完善內部控制的具體策略。

[關鍵詞]民營企業;內部控制;信息化環境

我國民營企業的發展起步較晚，大部分民營企業為家族式管理，人員流動性大，內控管理薄弱且有其獨特之處。隨著企業的發展，家族式管理已制約了企業的經營，而信息化的管理系統因具有可以完善內控、提高資源的使用效率、方便管理監督等多種優勢，成為民營企業的不二之選。

1 信息化環境建設的重要性

當前企業面臨的內外部監管環境越來越嚴，傳統的管理模式因效率低下、執行力差等原因已無法適應現代企業的管理需求，信息化環境的建設勢在必行，其重要性不言而喻。

1.1 促進企業內控制度的完善

信息化環境的建設要求內控制度先行，信息化建設的過程就是把標準的控制規范分解成可以由計算機自動執行的程序的過程，這就要求企業必須對內控制度的各個循環進行清晰規范的描述并細化流程，使內控制度完善并具有可操作性，從而促進信息系統發揮最大的作用。

1.2 對企業內部信息動態管理，提高企業運營效率

傳統的管理模式信息在各個職能部門之間傳遞得較慢，時效性差，對同一業務的參與時間點各不相同，信息化環境下業務信息上傳后，各部門及時共享信息，整個業務處于動態的管理過程中，從審批到察看都更高效，從而提高了企業的整體運營效率。

1.3 使內控制度執行更剛化，避免人為操控的可能性

紙質環境下的內控制度在執行時經常會遇到如電話溝通、口頭同意、補簽、代簽等問題，造成了出現問題時互相推諉、無法落實責任的現象。信息化時代背景下的建設，有了方便的各種移動終端加持，隨時審閱成了可能，制度的執行仿佛穿上鎧甲，更具剛化，最大化地減少非正常的干擾因素。

1.4 提高企業檔案的管理效率和水平

信息化環境下，企業運營資料在操作程序的同時就已生成并被保存，省時省力。在各個業務循環的運行過程中一般都要求提供相關業務資料的掃描件，這些保存在信息系統中的電子資料與紙質資料相輔相成，共同構成企業的檔案資料，查詢方便的同時，更能保障企業的檔案資料完整。

1.5 方便與監管部門對接

在信息化時代，不僅企業在加強信息化建設，如稅務、工商、國資委等監管部門的信息化進程有可能快于企業。為了方便對比和分析數據，監管部門要求企業提供的數據越來越多、越來越細，這就要求企業使用其指定軟件，可以方便國資委隨時隨地調取企業信息，這不僅要求企業使用信息化系統，而且要細化信息系統數據的取數維度，達到監管部門的要求。

2 民營企業內部控制存在的問題

2.1 治理結構不建全，內控程序不完善

健全的治理結構是內部控制的基石，其本身的不健全也是內控不完善的重要體現。其表現在：其一，主要以家族式治理模式為主。民營企業的典型組織架構是以企業創始人為集權核心治理結構，家族成員在企業中擔任主要管理者角色。企業的所有權、經營權、決策權、執行權、監督權均由家族內部成員控制，重大問題上還是一言堂，缺乏科學合理的議事規則和制衡機制，導致民營企業戰略決策的正確性和準確性大打折扣，甚至造成重大失誤，導致企業破產倒閉。其二，企業運行大多靠親情。許多民營企業內部職能的運作很大程度上依靠家族成員之間形成的一系列非正式制度、行為，“人治”色彩濃厚，以人情代替制度，甚至因分配不公而使企業運行低效，內部交易成本上升。

2.2 企業內控文化缺失

企業內部自上而下不重視內控建設，內控制度難以嚴格執行，形同虛設，甚至出現高管集體舞弊事件。民營企業在發展初期，家族式管理有利于集中人力物力財力，使企業快速發展。企業發展到一定規模后，家族內部成員成為各部門的管理人員，對內控制度存在抵觸心理，認為內控制度束手束腳，不知變通，降低效率，從而造成了高管凌駕內控制度之上，從而帶來了管理混亂。比如2020年5月13日出具的〔2020〕24號行政處罰決定書顯示，康美藥業股份有限公司財務造假金額高達300億元，涉及收入、成本、存貨、貨幣資金、固定資產、在建工程等多個會計科目，而企業的控股股東同時兼任董事長、總經理馬興田不僅用自己的身份實施違法行為，同時還存在指使信息披露違法行為。

2.3 風險控制意識不強，風險評估體系缺失

企業風險是指對企業的戰略與經營目標實現產生影響的不確定性，一般用事件后果和發生可能性的組合來表達。由于風險控制意識不強，在受到客戶、信息披露等外部壓力的時候，企業相關人員無視內控制度，會出現上下游聯合造假、違規披露等現象，致使企業面臨財務、經營、法律等各種風險。如證監會2020年5月8日出具的〔2020〕21號行政處罰決定書顯示，深圳市新綸科技股份有限公司在2016—2018年，聯合張某控制的多家公司利用虛構業務增加收入約7.4億元、成本約5.4億元、利潤1.8億元，期間新綸科技偽造相應的出庫和入庫單據，并按采購金額的15%計算稅費和采購金額的3%計算手續費支付給張某控制的公司。這種事件的發生最直接的就是使新綸科技、張某及其控制的多家公司都會面對經營和法律風險，而潛在的信任風險會給公司帶來巨大損失。

2.4 財務監督職能缺失

民營企業成立初期，為了節約資金，加之對財務管理的不重視，出于應付報稅等原因，多數企業聘請兼職會計或會計人員身兼行政、人力等多種身份，而兼職會計及身兼數職的會計人員并不直接參與企業經營管理，對企業經濟業務的賬務處理都是事后反映，甚至因為單據傳遞不及時、單據丟失等原因造成財務處理不夠完善、完整，因此做不到會計人員應盡的最基本的職責，即核算與監督。成本管理、盈利核算、稅務管理等不健全，直接影響企業的生產經營決策。由于財務管理職能的缺失，企業內控也隨之失能，甚至產生違法風險。

2.5 人員流動性大，內控執行的穩定性差

傳統管理模式下，內控的執行更多的是依賴員工的個人素質，比如同樣是報銷崗位可能因個人對報銷要求就會有差別，這就使得內控執行的尺度忽松忽緊，讓人無所適從，也大大削弱了內控的嚴肅性和鋼性，久而久之，內控就變成一種可有可無的形式。

3 信息化環境下民營企業完善內部控制的具體策略

3.1 規范法人治理結構

企業應當根據自身的經營目標，合理合法規范公司的治理結構和議事規則，明確董事會、監事會和內部各層級的機構設置、職責權限、人員編制、工作程序和相關要求的制度安排，形成科學有效的職責分工和制衡機制。在重大決策、重要人事任免、重大項目安排和大額度資金運作等按照規定的權限和程序實行集體決策或聯簽制度，避免決策失誤。在規范的治理結構框架內，梳理各個業務循環的重要節點，畫出內控流程圖，并據此設計內控制度，設計內控制度時可以使用不相容職務分離、授權審批、會計系統、財產保護、預算、運營分析和績效考評控制等，提高內控的監督和制約功能，防止舞弊的發生。

3.2 自上而下的提高全員內控意識，塑造內控氛圍文化

民營企業家族式管理的特點決定，民營企業的文化更像是一種創始人文化，創始人的個人理念滲透到企業的方方面面，它對其家族內部人員以及內部各層級會產生效仿效應和表率作用。所以提高內控意識要從以經營人為代表的高層開始進行系統的內控學習，制定科學的獎懲制度，形成自上而上重視制度，尊重制度的氛圍。

3.3 重視企業的風險評估活動，加強風險控制

企業面臨的風險有很多種，可以通過內部信息系統控制的風險一般為經營風險、財務風險等。民營企業在進行內部管理時更多的是憑經驗管理，風險意識相對較弱，因個體經驗的不同以及對風險的把控程度會影響企業經營的穩定性。在信息化環境下，對重要業務環節如安全庫存量、合格率、供貨商產品質量、客戶回款情況等指標，建立統一的風險預警機制，對風險進行識別和分析，將結果實時反饋給風險評估部門，這樣會更好地保障經營的穩定性，高層可結合外部環境做出更全面的判斷。

3.4 加強財務的動態管理職能，通過財務數據分析檢驗內控問題

現代企業信息化環境的管理模式下，財務職能正從核算、監督職能轉向管理職能，在各個業務循環的重要節點，如銷售合同簽訂、殘品率、生產成本、人力成本等各個環節，設置財務參與的路徑，讓財務在事前或事中進行參與，及時發現可能存在的財務風險，并采取有效的防范措施;事后通過對財務數據進行多維分析，查看數據異常環節的內控設計及執行問題，促進內控的完善和發展。

3.5 完善用人制度，注意信息系統的使用問題及信息安全管理

無論信息系統還是內控制度，最終還是要靠人來運行，所以建立科學合理的人力資源制度，對人員進行系統的培訓，盡最大可能地保持人員的穩定性和積極性是基礎。首先，信息化環境下資料以電子版的形式存在，更容易被內部人員獲取，所以加強權限的管理、合理設置獎懲機制非常重要;其次，計算機程序更易遭到黑客的攻擊，給信息安全帶來潛在威脅，加強防火墻的建設，同時配備有足夠勝任能力的信息系統管理人員也是信息化環境下民營企業內控建設必不可少的;再次，由于大部分民營企業還是直接采購標準模塊的信息系統，要想使其生成的信息真實可靠，就要根據自身情況不斷完善信息系統和優化內控流程，并對使用人員進行系統培訓，保證信息錄入、調取、分析的準確性，以便信息系統提供的數據完整、真實、可靠;最后可以通過內審部門、外部審計等來驗證信息系統的準確性。

4 結論

信息化環境已是大勢所趨，而作為民營企業更多的要從內控制度上下工夫，認清自身的問題，完善的內控與信息化系統互相促進，相輔相成，借助信息化的東風，讓企業的內控制度真正做到為企業的經營保駕護航，為企業的長遠發展奠定一個堅實的基礎。

參考文獻：

[1] 王紅茹 .ERP 軟件與內控管理在新環境下的關系[C]// 第十五屆沈陽科學學術年會，第十五屆沈陽科學學術年會論文集（經管社科），沈陽：沈陽市科學技術協會，2018.

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