論電子檔案管理在銀行檔案管理中的應用

陳星

[摘 要]電子檔案管理是信息化社會下銀行的常規工作內容，切實做好該項工作可以促進各業務板塊、各部門規范、健康發展。文章結合檔案管理工作經驗總結，對電子檔案管理在銀行檔案管理中的常見問題進行簡要介紹，并對具體應用展開分析，以期使檔案管理工作更加完善。

[關鍵詞]銀行；電子檔案管理；搜集與歸檔

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1674-1722（2021）03-0070-02

銀行電子檔案管理是指借助視頻或圖片等方式對銀行的業務單據、通告和工作計劃等進行存檔管理。細致的檔案管理工作可以使銀行內部實現有效的溝通和業務開展，促進銀行工作的規范化和精細化。因此，要深刻認識到電子檔案管理的重要性，不斷提高銀行業務管理水平和服務能力。

一、電子檔案管理在銀行檔案管理中的問題

現階段，在大數據背景下，電子檔案管理得到良好發展，可有效保障信息資資料的安全，并對有關數據信息進行充分整合，提高信息資源的利用率。目前，銀行檔案管理采用電子檔案管理方式。由于銀行的工作內容相對較多，檔案查詢的過程耗時費力，檔案的保管過程也較為復雜。為此，使用傳統檔案管理方式，則會降低工作人員的工作效率，促使其在數據的應用中，容易出現失誤，其工作質量也逐漸下降。同時，傳統檔案管理方式容易造成數據信息的泄露，嚴重影響銀行的相關業務，甚至會危害人們的財產安全。基于此，銀行在檔案的管理中，應當采用電子管理的方式，提高工作人員的效率，使其在業務信息查詢中，能夠省時省力，并實現信息資料共享。利用信息數據庫，可對信息資源全面詳細的了解，并掌握具體的內容，為工作人員提供便利，有效促進銀行業務的發展，并逐漸提高其社會形象。

目前，由于管理習慣的積累，銀行在進行檔案管理時存在一定的問題，其中最主要的是自身業務特點和期限管理之間存在矛盾。二者的不協調，造成了檔案保管的不合理現象發生。首先，根據有關的銀行業務規范說明，多數的憑證、單據及凍結賬戶信息需要永久保存，但事實上，權責部門的查詢文件并沒有實現財務管理的連貫性，甚至只能作為相關業務往來的單一性憑證，這樣一來是否永久保存沒有具體意義。其次，掛失登記和補發的銀行憑證都明確注明其保管時間為15年，因此無法通過電子檔案進行永久保存。最后，大客戶記錄及貨貸業務由于流轉性較強，所以保管期限受到多重限制。綜上，各項因素共同導致了銀行在進行檔案管理時，需要按照傳統的方式實施，以確保檔案的實用性和有效性，這也在一定程度上阻礙了電子檔案管理的推廣[1]。

二、電子檔案管理在銀行檔案管理中的應用與發展

（一）降低銀行檔案管理的強度

首先，電子檔案管理采用信息管理系統。可以借助于可靠性軟件等輔助工具搭建檔案信息管理平臺，實行檔案信息收集整合、分類編號、傳輸儲存等一體化管理模式，減少書面信息傳遞，降低人為失誤的發生概率。由人工進行檔案的收集工作時，其長時間工作條件下，發生誤差的概率要更大，使用計算機系統和信息技術對檔案進行整理、編號等工作能夠有效提升工作的精確度，減少出現差錯的概率。其次，將銀行內部的文件檔案按照類別或發文部門掃描上傳，并建立編號，形成電子檔案庫，不僅有助于分類管理，也為銀行工作人員查詢和調用檔案信息提供了便捷。目前人們的生活節奏不斷加快，這使得人們在銀行等待的時間變少，為使客戶的滿意度得以提升，將銀行檔案電子化，能夠大大提升整體的工作運行效率。工作人員在計算機上直接進行搜索，便可得到想要的數據文檔，使其辦事效率得到提升。另外，經過分類的文檔，其后期的維護更加便捷，有利于節省人力。再次，增強信息系統數據更新的時效性。為體現程序管控，相關人員要及時將檔案處理進展錄入信息系統之中，通過完善責任人信息，便于責任追查，同時，依據形勢變化，不斷完善檔案信息內容，也提高了檔案管理的時效性，也使得工作人員的工作能夠減少誤差，避免誤用無效文件辦理相關事項。最后，設置警報提醒系統。對于超期審閱或逾期未歸檔的檔案，系統要具備報警能力，通過聲音或彈窗提示相關人員有待辦事項，以免出現工作漏洞。值得注意的是，電子檔案為檔案銷毀提供了便利性，但由于信息系統的存儲特殊性以及管理體制的問題，容易造成檔案信息的泄露，檔案管理人員若未能嚴格按照保密法規辦理，甚至沒有形成保密意識，將密級檔案公布在社交軟件上，會造成較為嚴重的后果，有時還會對國家利益造成威脅[2]。

（二）符合會計電算化的要求

科技發展助力銀行系統數字化已成為發展趨勢。隨著各類技術及應用的快速發展，以網絡化、線上化為基礎的數據采集、分析、應用日益深入，數字化、智能化浪潮勢不可擋，滲透服務、經營和管理的方方面面。銀行與國家金融市場和經濟變化有著密切關系的行業，其面臨著日新月異的市場變化，如不能采取良好的措施來進行應對，仍選擇傳統的檔案管理使用方式，必將無法跟上時代發展的節奏，使銀行被替代。因此，應將信息化和數據化等先進技術與銀行內部工作進行結合，有效提升銀行內部工作的效率和服務水平。一方面，實施電算化轉型是落實國家戰略的必然要求。信息化時代發展下，檔案管理模式必然也會發生變化，在銀行檔案管理工作中，推行檔案信息化管理，做好檔案信息管理工作，能夠提高銀行檔案管理效率，為跟緊國家發展的速度，銀行企業在發展的過程中，應積極利用高科技技術，結合自身的業務類型，使銀行的發展更加符合現階段國家戰略實施要求。另一方面，實施電算化轉型是提升客戶滿意度的必要保障。以往銀行檔案管理多是采用人工管理方式，給工作人員查詢和調用檔案信息增加了一定的難度，也降低了銀行業務辦理效率，無法達到客戶滿意程度，而實行檔案信息化管理，能夠在短時間內查詢相關信息，加快銀行業務辦理速度，為客戶提供滿意的服務。電子檔案管理是科學技術發展的產物，是在這種大的社會背景之下踐行電算化的一種體現，其一改傳統的文字檔案管理的低效，擴大了作用范圍。但由于還未得到全范圍的實施，因此自身作用還沒有得到較好的體現。

（三）在銀行系統中的應用

隨著信息化社會的建成，傳統的檔案管理方法已顯示出一些弊端，例如客戶賬戶信息及業務進展查詢不便利、檔案庫存積累量較大等，這些都迫使檔案管理方向需要做出時代性的調整。與此同時，結合銀行管理的要求和法律規定，除特殊業務之外，留存電子檔案基本可以滿足管理要求。而建立大數據共享，也方便客戶在移動終端進行相關業務的查詢和憑證提取，簡化了系統流程。在銀行檔案管理實際應用中，構建電子檔案管理系統，利用現代信息技術和網絡技術，不斷完善銀行系統功能，能夠改變傳統人工檔案管理模式，通過科學化、信息化的手段進行檔案信息收集、分類、處理、儲存等工作，不僅細化了工作流程，也使檔案管理更加規范化，減輕了銀行檔案管理人員的工作壓力，有效提高了銀行檔案管理效率。技術人員可以根據銀行的實際情況來設計相應的電子檔案數據庫，將內部的數據按照科學的存儲方式排列儲存，使內部檔案的歸檔較為明確。設立相配套的數據使用流程，工作人員需要憑借其權限來對內部文檔進行調取使用。同時，設計信息收集系統，將智能識別技術進行組合使用，在智能系統的輔助下將文件分類保存，最后由人工進行審核，優化檔案的處理方式，使銀行內部工作更加便利。此外，建立數據庫系統，擴大檔案信息儲存量，做好檔案信息管理加密工作。可以采用云計算對電子檔案信息進行備份，在發生檔案信息丟失情況時，能夠在有效時間內找回信息，增強檔案信息管理的安全性，防止影響到銀行工作順利進行，減少銀行的風險損失。

（四）增加檔案信息的備份

近年來，隨著我國信息技術的發展，互聯網、大數據、人工智能等技術的應用不斷加強，在各行各業中體現其存在的價值。目前，銀行檔案管理也逐漸引進電子檔案管理模式，加強對大數據技術的應用，采用計算機數據，對銀行檔案信息進行嚴格的管理，以此可取得良好的保存效果。利用傳統檔案管理方式，存在著較多的問題，若保管不當，容易造成數據的丟失等現象，形成嚴重的損失，對人們的生活造成影響。為此，在銀行的檔案管理中，應當采用信息技術，加強對電子檔案管理的應用。在電子檔案出現問題時，可對銀行業務的信息資料進行有效的備份，其中包括硬件、軟件等備份。同時，在備份的過程中，利用驅動、系統軟件等，將其保存在硬盤中，其恢復的速度相對較快，使銀行在可充分對信息內容進行有效利用，避免造成較大的影響，為銀行帶來相應的損失。通過電子檔案管理的應用，進一步提高銀行的業務水平，促使其得到良好發展。

（五）電子檔案管理在銀行檔案管理中的發展方向

電子檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。因此，在未來銀行檔案管理的過程中，首先，要完善體制建設，補強電子檔案的管理規范，杜絕管理漏洞的發生。同時應與業務部門加強聯合使用，提高檔案利用率，根據業務發展的傾向性來對檔案管理和使用當時進行調整，充分配合銀行業務，使銀行內部的各部門之間合作更加緊密。其次，針對具體業務，制定針對性的電子檔案管理方案，力求事事有對策。加強檔案與自動化技術和智能管理技術等的融合使用，使檔案管理過程更加現代化，在高科技技術的幫助下，能在降低發生漏洞風險的同時，提高應對風險的能力，使檔案管理程序更加智能化。最后，加強電子檔案的保密管理，防止信息通過網絡平臺外泄。銀行要指定專人負責密級檔案的收發、登記、傳遞及清退工作，凡需傳輸上網的有關材料要嚴格實行審批制度，并定期對上網信息進行保密檢查，及時填補漏洞，防止泄密。同時可以在計算機中裝置防火墻，以免發生銀行電子檔案信息盜用、泄露等問題。針對不同類型的對檔案應設置相應的等級，以便后續根據調用者的使用權限來進行管理和使用。

目前電子檔案的推廣還處于發展階段，未來還有很多途徑可以進行探索，例如專項檔案APP的開發、云端儲存、智能化檔案管理程序等。總而言之，要充分利用現有信息技術的穩定性和空間性，加強與先進更高科技的融合使用，降低檔案工作的困難性，簡化其中的步驟。未來檔案管理的發展方向，應從實際出發，以銀行內部工作人員的實際工作內部為基礎，不斷降低檔案管理的復雜性和難度，使其在簡單的操作下，能夠高效的完成檔案的分類管理工作，確保銀行檔案管理更加便捷、安全。

三、結語

銀行檔案管理工作涉及的環節較多，不僅需要銀行職員高度負責，同時還要求結合信息化的管理策略，以便通過完善的檔案管理制度和實際操作方法為銀行的市場業務提供有力支撐，緩解人員管理壓力，保證各項工作的順利進行。與此同時，還要加大宣傳力度，使電子檔案管理全范圍的應用。

參考文獻：

[1]丁文.電子檔案管理在工作中的應用[J].蘭臺內外，2020（17）：22-24.

[2]楊實堯.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用[J].科技與創新，2020（16）：109-110.