PDCA 循環管理在科技計劃項目質量改進中的運用

沙 銳，吳 根

（科學技術部高技術研究發展中心，北京 100044）

科技計劃是政府支持科學研究和技術開發的重要方式。近些年，我國研究與試驗發展(R&D)經費支出逐步遞增，2018 年達到19 657 億元，比上年增長了11.6%［1］。隨著國家對科技計劃的重視和不斷投入，對科研計劃項目質量水平的關注也日益增加。2018 年7 月，國務院印發了《國務院關于優化科研管理提升科研績效若干措施的通知》，其中就明確表示了要推動項目管理從重數量、重過程向重質量、重結果轉變。可見，為了更好應對全球日益激烈的科技競爭壓力，如何提高科技計劃項目質量水平已經成為我國經濟建設和社會發展所面臨的一個重要課題。

1 科技計劃項目質量改進

科研活動基本過程遵循“輸入→方法→輸出”，輸入是現有的認識，輸出是新的認識，本質上是一種生產活動，所以對科研活動的生產過程、輸出產物進行質量管理是至關重要的。按照科技計劃項目的特點和管理原則，圍繞科技項目各項活動進行計劃、組織和調節，以保障和控制科技項目的結果滿足質量目標［2］。

質量改進作為質量管理的主要支撐，始終貫穿在質量管理各個環節之中，是指致力于增強質量滿足質量目標與要求的管理活動［3］。從標準制定的角度來看，不存在最優標準，只有更優的標準，任何標準、規范都有改進優化的地方，是一種螺旋上升式的思考方式。組織開展質量改進時，通常包括如下步驟：分析和評價現狀，識別改進區域；確定改進目標；尋找可能的實現目標的辦法；確定并實施解決辦法；測量、驗證、分析和評價實施的結果，以確定改進目標己經實現；更改標準，正式采納等［4］。而這一系列質量改進活動與PDCA 循環（P 即plan/計劃，D 即do/執行，C 即check/檢查，A 即act/處理）步驟不謀而合。PDCA 循環作為一種有效的質量改進方法，最初主要應用于企業全面質量管理，而后因其展現出的邏輯嚴謹性、管理層次多樣性、操作簡單便捷且效果顯著而在管理活動中逐漸擴展適用邊際。本研究嘗試通過PDCA 循環表達和指導科技計劃項目質量改進活動，通過其標準模塊化的流程完善項目管理機制，達到提升科技計劃項目質量的最終目的。

需要注意的是，目前PDCA 循環的應用場景主要分為兩類，一種是達成計劃類型，另一種是解決問題類型，兩者適用于不同的場景，步驟也不盡相同。這二者最主要的區別在于循環的開始：達成計劃類型的主要工作是針對一項新開始的項目或任務，確定目標和實施方案；而解決問題類型的主要工作是分析現狀，尋找存在的問題，制定措施或整改計劃。我們可以把解決問題看作是在達成計劃的過程中發現了問題，進而進入“解決問題”的PDCA 循環中，是達成計劃類型的延伸。將PDCA 循環應用到科技計劃項目質量管理之中，目的是查漏補缺，提高項目的完成質量，更傾向于發現問題和解決問題。所以，接下來對于PDCA 循環的介紹和具體操作，以解決問題類型為主。

2 PDCA 循環內容

PDCA 循環是從著名統計學家Shewhart［5］的PDS（即計劃、執行和檢查）演化而來，后由美國著名質量管理專家Deming［6］于1950 年挖掘、改進和運用，故又稱為“戴明環”。PDCA 循環管理的實施需要經歷計劃、執行、檢查和處理這4 個階段［7］。如圖1 所示，第一階段是計劃，工作程序分為4 個步驟：分析現狀，找出現存的質量問題；分析產生問題的原因和影響因素；從各種原因中找出主要影響因素；針對影響質量的主要原因和影響因素制定整改方案，明確預期目標，確定方案具體的執行者、執行時間、執行進度、執行地點和完成方法等方面。第二階段是執行，按照預定計劃和實施方案付諸于行動，以貫徹和實現計劃目標。第三階段是檢查，對照預定目標和執行結果，檢查整改計劃的執行是否達到預定的目標以及執行過程中是否產生了新的問題，如有并加以解決。第四個階段是處理，分為2 個步驟：總結成功的經驗，將效果好的方法、措施提煉為標準以供今后遵循，對于失敗的教訓也要加以整理記錄，供以后借鑒；對于檢測階段沒有解決的遺留問題，轉入下一個管理循環，作為下一輪循環的素材。

圖1 PDCA 循環管理的階段和步驟

PDCA 循環管理的特點包括：

（1）閉環管理。計劃、執行、檢查、處理4 個階段形成一個循環，4 個階段缺一不可，必須形成閉環管理；至于是否能細分成8 個步驟應視具體使用場景而定。

（2）大環套小環、小環保大環。PDCA 循環的4 個階段都可各有一個屬于自身的 PDCA 循環，大環套小環、小環保大環。如圖2 所示。

圖2 PDCA 循環中的大環套小環

（3）階梯式上升。PDCA 循環不是沿著水平方向前進，而是每完成一次循環就解決了一部分問題、質量水平提高了一步，如此周而復始、持續改進，是一種階梯式上升的質量改進過程。如圖3 所示。

圖3 PDCA 循環階梯式質量改進過程

（4）應用的靈活性。PDCA 循環的應用具有一定的靈活性，例如日本著名質量管理專家池澤辰夫認為，可以先從C、A 階段開始，即檢查、處理前一循環目標的實施效果后，再進入新的PDCA 循環制定計劃方案［8］。

3 PDCA 循環在科技計劃項目質量改進中的研究現狀

PDCA 循環作為一種先進的質量管理手段在企業質量管理中已實踐多年，具有扎實的研究基礎；除此之外，有關PDCA 循環在醫院以及護理管理中的研究也較為豐富。但是在科技管理領域，特別是科技計劃項目管理，PDCA 循環的應用與研究遠沒有深入。科技項目作為一種知識運動，創新性、復雜性和風險性等因素使其復雜程度遠超過了一般的企業項目，其管理模式也不等同于企業生產或醫院護理管理，科技項目PDCA 循環質量改進因此不能盲目照搬企業模式。

在對運用PDCA 循環改進科技計劃項目質量有關文獻進行檢索時，僅有的幾篇文獻都是理論層面上對科技計劃闡析，如邵登魁［9］和田斌等［10］的研究，沒有具體結合實際管理現狀，與實踐應用存在一定的脫節。本研究在理論研究的基礎上，針對科技計劃項目過程管理所存在的問題，以“里程碑節點管控”這一整改方案為例，運用PDCA 循環進行實際管理操作，對PDCA 循環管理在科技項目質量改進中的應用進行實踐探索。

4 具體應用操作——里程碑節點管控

4.1 計劃階段（P）

目前國家重大科技計劃項目在實施管理的過程中，由于頂層設計、統籌協調、分類資助方式不夠完善，存在著重復、分散、低效等現象，資源配置“碎片化”、管理有效性缺失等問題突出（PDCA循環的第一個步驟）。按照PDCA 循環流程，借助因果圖對科技項目全生命周期管理進行分析，辨認出現上述問題的癥結所在以及哪些問題是可以通過PDCA 循環解決優化（PDCA 循環的第二、三個步驟），歸納總結出4 個方面的原因（見圖4）：

（1）過程管理方面。現有過程管理措施，包括年度報告、中期檢查，都存在一定程度的局限性。年度結束未必是一個階段性研究任務的結束，年度報告可能因為沒有明確的交付物而無法檢查到目標實質性的進展；中期檢查是在項目執行中期，根據已完成任務情況對最終是否能完成預期目標作出判斷，然而如果在項目中期才發現項目偏離預定軌道，此時糾偏和處理風險難度加大。

（2）驗收方面。項目結題驗收存在重形式走過場、重數量輕質量的傾向，對項目本身的質量關注不夠，容易對項目立項的有效性產生不良影響；評價指標不夠科學，存在發表論文、獲得獎勵相關指標片面、扭曲使用等現象，導致評價結論不夠準確客觀。

（3）經費方面。在經費決算過程中專業領域技術專家決策權重不夠，僅依靠財務專家的評審判斷；在項目實施過程中沒有區分管理與監督，二者集于一身存在混淆，一方面對于管理，較少引入科學的管理理論與管理手段，另一方面對于監督，缺乏對于事前的監督，經費使用過程中事中監督不完善，更多地仍然停留在事后的審計。

（4）人力資源方面。專家團隊組成不均衡，項目負責人由技術專家擔任，技術人才在項目團隊中占據絕對主導地位，而管理人才的地位并沒有得到充分的重視，結果將不善管理的技術專家推到了項目管理和組織實施的前臺，由于這種信息的不對稱性，對于項目計劃的制定會影響其科學性和合理性；而在項目的實施過程中，則會影響項目的組織，如相應的責、權、利如何界定等，最終對項目實施的管理效率和項目目標的實現造成不良影響。

圖4 運用PDCA 循環改進科技計劃項目質量的計劃階段分析

下一步應針對上述原因及主要影響因素制訂整改方案。對于項目驗收方面，科技管理部門已經認識到其中的不足，制定了相應的政策規范，如2018年12 月科技部印發了《國家重點研發計劃項目綜合績效評價工作規范（試行）》，其中規定了對突出代表性成果和項目實施效果評價，破除國家重點研發計劃組織實施中的“四唯”現象，樹立科研質量、貢獻和績效評價導向，構成對項目承擔單位的激勵與約束機制，進一步優化完善我國科研項目驗收管理；2020 年2 月科技部會同財政部印發《關于破除科技評價中“唯論文”不良導向的若干措施（試行）》，針對全國科研評價體系提出了全面且具體的改革方案。這一系列政策的頒布，在為科技計劃項目驗收管理改革指明方向的同時提供了制度保障。

本研究選取過程管理方面作為示例進行后續PDCA 循環管理的操作說明，按照計劃階段的工作要求，針對過程管理方面的問題提出“里程碑節點管控”這一整改意見（PDCA 循環的第4 個步驟)。“里程碑”是指項目執行過程中重要的時間點或事件，圍繞關鍵節點、檢查點、可交付成果等概念展開。作為一種框架性管理模式，特定時間明確交付項目成果的中間產品是里程碑管理的一個顯著特點。里程碑節點管控的作用，一是提供一種對科研項目動態監控的有效手段，有助于降低項目實施風險；二是提供對項目進展情況的評價尺度；三是提供經費按期撥款的依據，有助于實現對科研經費的有效監控。

為了保證里程碑節點管控整改意見的有效落實，科技計劃項目管理專業機構以及項目承擔單位應在該階段建立整改小組，對整改內容進行溝通并形成正式方案（見表1）。可以通過回答“4W2H”這6方面的問題，從上到下將方案目標從宏觀分解到微觀，梳理關鍵業務流程，明確整改小組各環節責任人的職責權限，確保整改方案順利實施。

表1 科技計劃項目質量改進的里程碑節點管控整改方案細則

4.2 執行階段（D）

根據里程碑節點管控整改方案的要求，執行階段需要開展的工作按照時間順序包括：

（1）設置里程碑節點。在項目初期完成里程碑計劃的編制，從項目目標開始，反向推算其緊前關鍵目標，以此類推出所有關鍵目標，設置里程碑節點。例如針對產品開發類的科研項目計劃，從整個產品開發周期的“技術概念—模擬運行—真實運行”3個層面出發，將模擬樣機開發完成、最終產品開發完成等定義為計劃完成過程中的里程碑事件，明確最晚完成時間和節點交付物，依次制定里程碑節點計劃。

（2）里程碑節點計劃評審。對設置的里程碑節點進行評審確認，里程碑需要具有明確的可檢驗性以及合理的數量，確保里程碑節點計劃制定合理有效。

（3）項目實施過程監督反饋。在項目實施過程中，在預先設定的里程碑節點處通過將計劃數據與階段執行數據比對，以此了解項目真實進展情況，判斷是否存在問題，并采取補救措施。例如，節點處沒有達到交付物要求，應將其視為項目的風險來處理，通過專家評審審查主要原因是來自于項目承擔單位主觀執行問題，還是項目本身的客觀難度；對于后者，應及時采取備選方案，調整后續時間節點，減緩因技術成熟度不足所造成的項目成本增加或進度延遲。

里程碑節點管控方案的執行包含從項目立項到項目實施過程，重行為，也重結果，是一個有目的、有準備、有指導和有溝通的過程。在方案執行過程中需要注意：一是對明確方案涉及到的各項規章制度、操作流程，作為相關人員行動的規范和準則，提高執行過程的規范化、程序化和標準化；二是整改小組自身或者委托第三方機構對方案執行過程進行全面監控和過程記錄；三是關注執行過程中是否出現新的問題；四是整改小組應予以保障動態配置各項工作所需的人力、財力等資源，確保方案順利進行。

4.3 檢查階段（C）

針對上述里程碑節點管控整改方案的工作流程，PDCA 循環檢查階段的主要任務是確認實際是否按方案流程進行操作。在整改方案實施過程中，需要通過有效途徑對關鍵階段進行數據采集分析，監測成效，這里既要掌握方案實施的進度、效果，又要對出現的問題進行處理，防止目標偏離。通常檢查階段的活動包括：

（1）實時記錄與溝通。保證監控者及時獲得所需要的信息，記錄各環節的進展情況；項目管理專業機構與項目承擔單位建立溝通管理體系，保證有正規的通道進行信息的高效傳遞和交流，便于地域分散時的在線合作。

（2）發現問題及時整改。對檢查過程中如果發現問題應及時記錄報告，整改小組內明確責任人、解決方案以及解決期限，根據問題的嚴重程度調整溝通頻率；在新問題的解決過程中同樣要進行檢查，跟蹤糾偏，確保問題可以得到真正解決（可以作為檢查階段內的一輪PDCA 循環，即大環套小環）。

4.4 處理階段（A）

PDCA 循環的核心理念是持續改進，因此處理階段是整個 PDCA 循環中最重要的一環，可以將質量改進的機會變成現實。該階段一方面是對里程碑節點管控方案實施全過程的分析，根據最后的項目驗收結果判斷，通過里程碑節點管控是否有助于項目按期完成任務。如果答案是肯定的，就可以將此次經驗經過提煉和總結后，對現有管理模式作出相應的更改，并納入正式的標準、規范或程序手冊中；另一方面是對檢查階段的問題處理情況進行回顧，確定是否存在遺留問題，如果有，進而將這些問題轉入到下一個PDCA 循環加以解決，以實現持續的質量改進。

5 PDCA 循環管理在科技計劃項目質量改進中應用的現實意義

（1）PDCA 循環可以為科技計劃項目質量改進提供理論依據，保障標準化質量改進的各個流程逐步形成，各模塊劃分清晰，以克服一般科研管理中所產生的科研質量難以控制等缺點，有利于提高科研質量水平，達到提升科研績效的目的。

（2）PDCA 循環本身是一個自成體系、循環向上的系統，實現了計劃與執行過程的緊密結合，可以形成不斷更新和升級的科技計劃項目質量管理機制，依托PDCA 循環的持續改進，每一次循環都能帶來管理水平的進一步提高和管理機制的不斷健全與完善。

6 結論

本研究結合實證，對PDCA 循環在科技計劃項目質量改進中的應用進行分析，依據PDCA 循環管理的4 個階段，分析現狀、認準關鍵性問題、明確整改目標、制定相應的整改方案并組織實施，通過計劃、實施、檢查和總結4 個階段對系統內部的各項活動和行為進行引導、限制、約束和糾偏，不斷處理問題和總結，推動科技計劃項目質量管理持續改進，不斷提高科技項目管理工作水平，有助于實現科技計劃項目管理向重質量、重結果的轉變。