現階段辦公室管理的困境與對策

謝劍云

摘 要：本來主要針對新時代背景下辦公室管理工作中的困境進行了深入的探討和詳細的研究，同時筆者結合自身多年工作經驗針對此類問題中所存在的不足之處指出了具有建設性的意見和建議，并且也給出了具體的解決策略，希望能夠有效地提升目前我國辦公室管理工作質量。

1、辦公室管理概述

1.1辦公室職能

第一，服務職能。辦公室的職能主要體現在了職務的管理角度方面。辦公室的職能需要在具體的應用過程當中為領導提供各項服務。除此之外，還應該服務于管理的部門和廣大的員工。第二，協調職能。辦公室的職能更加傾向于行政運作的總體調度方面。因此，辦公室的職能既要負責好單位內部各項日常協調運作，除此之外，還應該針對辦公室內部員工的工作進行有效的協調。在這一過程當中需要辦公室部門處理協調會議和協調緊急突發狀況等事宜。在協調過程當中，需要注重部門與部門之間的關聯性以及單位與單位之間的互動性，員工與員工之間的合作性。第三，參謀職能。辦公室職能在其實際應用過程當中必須要為領導層的決策提供可靠的相關信息，因此也就凸顯出了辦公室的參謀性職能。通常情況下，無論是何種類型企事業單位的辦公室智能都必須要積極地收集各類相關信息，除此之外還需要針對這些信息進行調研和排查，進而獲得最為全面和前沿的相關調研材料，進而能夠為領導提供更加具有針對性的決策依據。第四，辦公室的督辦職能。辦公室的督辦職能主要體現在了檢查辦公室的各項工作是否能夠嚴格地按照相關規定予以執行和落實方面。辦公室的主督辦職能能夠在其實際經營過程當中起到較好的監督和落實效果。

1.2辦公室管理的特點

首先，辦公室管理具有政策性的特點。在職能角度上，辦公室主要負責貫徹上級領導的相關部署，并且及時地處理相關的文件內容。因此，辦公室的職能在一定角度上具有較強的政策性特點。與其他科室相比較而言，辦公室在政策的把握上和研讀上的能力能夠直接地影響到領導決策部署質量。同時，它在一定程度上影響著企業的發展與進步。其次，辦公室管理具有服務性特點。辦公室是單位中各個部門之間溝通和協調的橋梁，因此在起到這一作用的過程中也突出了辦公室的服務性特點。同時，辦公室還具有開放性的特點。其主要原因是辦公室是單位的窗口，能夠在日常工作中針對領導的精神進行上傳下達，同時廣泛地聽取各方意見。一方面辦公室能夠代表著單位的形象，另外一方面也能夠凸顯出單位的行政水平。

2、辦公室業務管理過程中的安全保密隱患

2.1機要管理

機要管理作為緝私局辦公室管理工作的重要補充部分之一，其主要的工作內容包括了機要文書的收發、緝私局公文的流轉、機要視頻會議管理等工作。緝私局的辦公室中所要處理的機要文書內容相對較多，具有著數量龐大、種類繁雜密集程度高等特點。緝私局辦公室針對績效管理工作人員要求專人專崗，同時還建立了機要完成登記制度，從而使得所有的機要文件在流轉過程當中必須要簽字被查。傳統形式下的機要文件管理依然自成體系，用紙質登記的方式進行流轉和管理。由于缺乏信息化的管理方式，因此在機要文件的收發、借閱、流轉、保管環節中缺乏了監控和監察手段，因此很難針對機要文件進行及時的清點，進而產生了緝私局相關的機要文件信息秩序范圍擴大等問題。

2.2重要涉密辦公場所管理。稽查局領導辦公室和勝利會議室是等到節的生物會議工作的重要場所。經常負責重要事項的討論和接待重要人員以及處理大量的說明文件。在使用辦公室和會議室的過程當中，通常情況下會聚集單位中的重要信息，因此。緝私局領導辦公室和設立會議室是單位中的重要生命與辦公場所，一到這些成熟。對植入，竊聽，竊照等相關設備。就會使得人員工勤人員在服務過程當中獲取到國家機密進而嚴重地影響著信息的安全問題。

2.3領導個人信息管理

緝私局辦公室中的個人信息主要涵蓋了辦公室工作人員的基本信息、出行信息、聯系信息等相關內容。通常情況下，這類信息不屬于國家機密信息。然而緝私局辦公室的領導人不僅具有行政職務，除此之外還承擔著國家的機密信息。因此，機密程度較高。如果緝私局辦公室領導人信息和從事工作的身份信息相融合，在這種情況之下就有可能分析出相關內部信息。因此，針對緝私局領導人員的個人信息管理工作必須要嚴抓，謹防緝私局高層領導人的信息泄露問題。另外一方面也要做好出行信息的管理工作。

3、安全保密管理建議措施

3.1機要管理方面

在緝私局辦公室信息管理方面，緝私局辦公室首先要嚴格地落實相關信息的機要管理和全生命周期管理制度。促使緝私局辦公室相關工作人員能夠嚴格按照管理流程開展相關工作。其次，緝私局辦公室必須要定期地針對相關紀要管理文件進行及時的處理，要嚴查相關文件是否在流轉過程當中嚴格執行登記手續。

3.2重要涉密辦公場所管理

首先，緝私局辦公室相關領導人必須具備較強的安全風險防范意識。將各類的競聘文件進行嚴格的保管。除此之外，還應該進一步的加強緝私局辦公室涉密會議的管理力度。相關會議資料嚴禁隨意丟棄。除此之外，還應該進一步的加強對于緝私局辦公室相關工作人員的管理力度。針對工勤人員要開展上崗前的安全保密培訓教育工作，同時還應該加入背景審查等內容。工勤人員在打掃領導辦公室的過程當中必須要有辦公室工作人員進行陪同和監督。

3.3領導個人信息管理方面

首先，緝私局辦公室領導人員的相關信息必須要嚴格做好信息管理工作。通常情況下，辦公室會預留相關領導人員的個人信息。如果因公需要使用這類信息時，必須要由相關領導人進行批準，明確其用途。除此之外，還應該做好領導人信息的防范提醒工作。緝私局辦公室文秘應提醒領導注意出行過程中的安全保密問題。例如，是否攜帶與緝私局相關的涉密載體。同時要確保出行活動中涉密載體的安全性。

4、結束語

綜上所述，隨著時代的不斷發展，緝私局辦公室工作也變得更加多元化。緝私局辦公室的安全保密工作在這一過程當中也面臨著巨大的挑戰。因此，緝私局辦公室安全保密工作必須要進行創新與優化，提高相關工作人員的安全保密意識，從而將緝私局辦公室安全保密工作融入到辦公室日常工作中。使其及時地發現各類工作的薄弱環節，盡可能地消除安全保密隱患。

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