有軌電車PPP項目工程檔案質量管理探析

高東帥

PPP模式作為城市軌道交通建設的一種重要模式，有軌電車行業也參與采用PPP項目的建設方式實施，主要原因為PPP項目的建設模式為政府與社會投資人共同為社會打造公共服務項目，在特許經營協議期間由建設單位自主建設運營，協議期到期之后將所有權、經營權移交政府，這種模式的實施不僅保障履行政府公共職能的同時，還可以減輕政府投資建設壓力，同時也可以帶動社會企業經濟效益，便于促進某一行業的規模發展。

然而，PPP模式有其優點的同時也存在不可避免的弊端，如由于投資主體不唯一，建設工程復雜，工程建設周期長等原因，都給PPP模式下的有軌電車檔案管理帶來一定的難度與一系列的問題，如何提高PPP模式下有軌電車檔案管理質量成為一個值得探討的問題。

一、PPP模式下有軌電車工程檔案的產生與管理模式

1、PPP模式下有軌電車檔案產生過程與內容

PPP模式的有軌電車檔案產生是根據整體項目建設程序推進依次產生，因此根據有軌電車建設過程產生三個重要的檔案階段，概括為：有軌電車建設前期階段、施工階段、竣工驗收階段。

三個階段主要產生的工程檔案內容分別為：（1）基建文件：主要包括項目前期的可行性研究報告及批復等相關立項文件、專家建議、土地或項目規劃許可文件、前期勘察設計初審文件、招投標合同、工程開工許可等審批文件以及開工前的項目原貌聲像檔案等;（2）施工階段：施工及監理日志、相關施工人員及實驗室資質、施工物資材料構配件的進場記錄及相關合格證明文件，實驗報告、施工過程記錄管理文件等;（3）竣工驗收階段：過程驗收資料、工程竣工質量驗收資料、竣工圖、竣工后工程新貌聲像檔案等。

2、PPP模式下有軌電車檔案管理模式

PPP模式下的工程檔案管理一般由項目建設單位檔案管理人員進行檔案管理，政府通過項目招標篩選出適合的社會投資人進行項目建設，雖然中標的建設單位具備建設資質，由于有軌電車工程項目建設的復雜性，涉及土建、軌道、車輛、智能控制、供電、勘察、設計、監理等多專業領域、往往在項目建設過程中，建設單位選擇分專業進行再次施工單位招標。簡而言之，PPP項目有軌電車檔案管理模式概括為：建設單位檔案管理人員負責收集整理工程前期檔案、監督并指導施工單位檔案人員完成施工過程檔案，以及組織各施工單位完成檔案竣工驗收等工作。

二、PPP模式下有軌電車項目檔案管理難點與問題分析

1、 主體的變更導致前期基建檔案的缺失，檔案完整性難以保證

PPP模式下有軌電車的工程檔案的產生與常規工程檔案不同，由于PPP的實施主體涉及到政府與社會投資人多重主體，因此，項目的前期一些立項、可行性研究等前期工作是由政府或者相關企業來實施辦理，很多政府內部為文件電子化辦公，或產生的立項等批復文件原件留在政府或相關企業存檔，后期社會企業作為建設單位，政府對前期檔案進行移交，部分前期建設的政府審批文件原件留在了政府辦理部門存檔，導致后期建設單位在整理前期基建文件中立項等批復文件原件缺失。

2、施工檔案管理專業性強、數量大，檔案質量難以把控

根據PPP有軌電車檔案管理模式來看，建設單位檔案管理人員需要定期檢查監督及指導各施工單位檔案人員的檔案業務，而施工單位需要跟隨工程進度及時記錄施工現場的材料、步驟及工藝過程產生工程檔案，同時，有軌電車項目檔案涉及的專業復雜，工程檔案數量龐大，因此，對于各專業的工程檔案在建設施工期間的檢查任務量巨大，檢查復查耗費時間長，對數量龐大的檔案質量難以把控。

3、檔案整理標準多元化

由于PPP模式建設的有軌電車項目建設單位作為特許經營期內的產權單位，需要遵循建設單位或單位上級的檔案部門管理標準，而政府作最終真正的產權單位也有自己檔案標準，因此，檔案需要遵守不同的行業的標準，包括檔案整理的方式、順數、數量、歸檔內容等，這就導致了需要召開多次會議對多重檔案整理標準進行宣貫及培訓 ，并且各參建單位需要按照不同的檔案規范進行多次整理，整理難度大。

4、 工程周期長，檔案問題難以及時解決

PPP模式的有軌電車建設周期較長，在工程竣工驗收前需要提前進行全方位詳細的檔案檢查，以保證檔案竣工驗收的順利通過，經過檢查產生一些問題，例如施工單位人員資質文件缺失、或者期間技術人員變更缺少表更手續、施工日志部分缺失、施工日志與監理日志部分內容不符等，由于工程時間較長，項目人員已經調到其他項目，或者已經錯過的內容沒有及時發現問題無法進行檔案的彌補，導致檔案的缺失;同時各施工單位檔案管理人員在這期間也時常發生人員變更，使檔案管理難度大。

三、如何提高PPP模式有軌電車檔案管理質量探析

1、應盡早確定采取PPP模式的建設模式，及時移交檔案

PPP項目優勢明顯，政府應盡早確定有軌電車項目建設方式為PPP模式，并且確定中標單位后盡量減少建設主體的變更，使建設初期建設單位就參與項目前期的事務辦理，如不得已發生變更，應及時辦理前期檔案全部移交工作，保證檔案的完整性與連貫性，由此可以減少前期基建檔案批復文件的缺失。

2、建設單位檔案管理人員應具備綜合工程專業知識并參與現場檢查

建設單位檔案管理人員在有有軌電車PPP模式檔案管理中扮演著紐帶的作用，既要聽從上級政府（最終產權單位）及接收檔案館的雙方要求，同時也要負責對各施工單位進行檔案規范的傳達與指導，把控整個工程項目檔案的節奏與質量，因此對于建設單位檔案管理人員選擇至關重要，應具有豐富的工程建設管理經驗或有專家輔導，可以對各階段產生的檔案質量及時把控甄別問題，同時建設檔案管理人員應參與工地現場檢查，以便及時了解工程真實現狀，與工程檔案及時匹配。

3、統一整理標準

PPP有軌電車項目除了作為軌道交通行業的建設工程，需要遵循城市軌道交通工程資料管理規定地方標準，同時有的項目不同的產權單位要求遵守全國軌道交通行業規范，不同的規范有不同的要求與內容，因此應對于不同的產權單位統一規范，減少規范行業類別，以行業要求最嚴格標準作為統一的PPP有軌電車行業標準進行統一整理，形成檔案標準化整。

4、及時全方位檢查并關注各參見單位工程檔案，避免遺留問題

應提前盡早開始定期對各單位檔案全方位詳細檢查，在檔案整理過程嚴格把控，對于發現的問題進行紙質記錄并且逐一復查核銷檢查問題，避免將問題遺留到工程竣工階段解決。