淺論新形勢下機關檔案管理工作的發展趨勢

劉斌 張宏鈺

摘 ?要：檔案管理工作是機關事業單位的一項常規性工作，首先是保存管理好檔案，然后是開發利用好檔案。隨著計算機技術的廣泛應用，給檔案管理工作帶來了巨大變化，為檔案管理工作的轉型發展提供了契機，同時檔案管理工作也面臨更多新的挑戰。機關事業單位要對檔案管理的技術化應用提高敏銳性和警覺度，積極應用新技術，替代原有的繁重低效檔案手工作業，將更多的精力用于提升檔案利用效率和質量，為使用者提供更為豐富全面的檔案信息，實現檔案管理工作的歷史性跨越。因此要加強檔案的信息化管理，更多的運用新技術手段，盡快實現檔案管理現代化。

關鍵詞：檔案管理;信息化;效率;趨勢

檔案可以融合豐富而廣泛的信息，是社會信息的一種特殊載體。在社會進程推進的過程中，檔案的信息量越來越多，管理好這些重要的特殊信息需要足夠的人力和時間，傳統的管檔模式顯然無法有效承受日益繁重的檔案管理工作，實現計算機管檔已經成為發展的必然趨勢。因此，檔案管理工作要大力發展信息技術應用，檔案管理人員要加強計算機管檔技能的學習和提升，促進檔案管理工作更加現代化、合理化、規范化。

1.檔案管理呈現出更加開放的狀態

在社會的發展進程中，社會愈加開放，檔案管理也會隨之呈現出開放管理狀態。一是社會開放需要檔案信息資源的共享發展。檔案本身就是社會性資源，記載著各類社會發展過程，是留存歷史、服務現實和未來的重要社會資源，通過檔案資源的開放，可以讓社會更方便地獲取更多的檔案信息，更好的發揮出檔案的價值。二是開發深度更加有力。通過全面的挖掘檔案信息，將更多反映社會發展面貌的資料信息真實呈現，有助于社會歷史認知度的提升。三是檔案資源更加豐富多樣。高質量的資源是檔案管理的基礎和核心，檔案來源于社會，與社會發展高度契合，是否全面歸檔是檢驗檔案管理工作成效的一面“鏡子”，只有更多有價值的信息資源歸入檔案范疇，形成完整的檔案資源體系庫，才能更好地服務社會;社會的發展需要完備的檔案信息的支撐，提供更多高質量的原始資料，服務經濟社會發展之需。因此，采用開放共享的檔案管理方式是社會發展的必然要求，這也有利于檔案工作的可持續發展。

2.檔案載體正在發生根本性變化

在現階段計算機及應用技術逐漸普及，使用計算機無紙化辦公成為一種工作常態，由此形成的檔案前身——有關文件材料，也都有計算機的“烙印”和特點，甚至很多不需要計算機輸出，以原始的虛擬狀態存放于計算機之中。這樣在工作過程中，相關文件資料可以在完善的網絡環境下實現無痕傳輸，提升文件傳遞的效率，節省閱文辦文時間。這種情況下的檔案管理使得紙質文件資料不再形成，而是以虛擬數據檔案的形式存在，通過對這些虛擬化數字檔案信息管理，檔案資源可以實現無限傳輸，在任何一個需要利用的網絡連接點都可以短時間快速提取相關信息，方便查閱的同時，節約了原來紙質類檔案的存放空間，便于將更多檔案信息進行存儲，解決了檔案存儲空間不足的難題。

3.檔案存放逐漸以數字形式為主

信息技術可以實現各類檔案實體的數據化轉換，通過先進的技術設備，如高拍攝像，刻錄掃描等手段對所有的檔案載體進行統一轉換，以數字的形式進行存放。對于紙張類檔案主要是利用縮微技術，轉換為電子文件。對于實物類檔案可以通過影像數字技術轉換為視頻圖片檔案，這些有所區別的新技術檔案，可以統統稱謂為電子檔案。這些電子檔案是數字化形式存儲于計算機數據庫之中，可以借助計算機進行檢索利用，高效性較為明顯，可以實現檔案資源的無限次利用輸出，有利于檔案的安全管理，檔案的價值作用發揮更為先進高效。

4.檔案網絡化管理得以實現

隨著現代網絡技術不斷成熟，讓信息資源之間的連通更加便捷，檔案數字信息之間的相互傳遞成為可能。目前，許多單位建立了自己局域網，方便工作之間的交流和推進，讓單位部門之間的信息隨時得以通達傳輸，特別是對于一些內部資源型信息，防止對外傳輸泄露到外網，物理形式的局域網使用更加方便。為了保證網上檔案信息的安全，各種安全系數較高的網絡口令也提升了網上檔案信息的安全性和穩定性，保證了檔案文件的安全可靠和有效利用。網絡化管理檔案的優勢還體現在信息傳輸快，利用范圍更加廣泛，甚至可以輔助完成某項工作，實現全面網絡化管檔的目標也將指日可待。

5.檔案管理智能化程度不斷提升

在計算機辦公條件下，網絡系統和計算機辦公手段在工作中產生了大量紙質和特殊載體檔案，如膠片、視頻資料、電子文件和磁盤等，這些也都是檔案的表現和存儲形式，單一的紙質檔案形式已經徹底改變，紙質檔案也不能滿足現代技術的管理要求。因此，目前很多單位都已經在嘗試運用計算機設備和辦公網絡開展文檔一體化管理，在單位的辦公系統末端端口設置歸檔功能，當文件按程序運行結束之后，就會自動進入歸檔環節，在這個過程中計算機系統會自動審查和識鑒別文件是否符合歸檔要求，當不符合歸檔程序和要求時，檔案管理系統會提示或退回進入歸檔程序的文件，這讓檔案管理工作更加現代化，節省勞動力，智能化作用也得以更多的體現，通過專用系統歸檔效率得到極大提高。

總而言之，科學技術的發展和進步，有力地推動了經濟社會的發展，帶動了檔案管理水平的提升。特別是計算機技術和網絡技術推動了檔案管理的轉型升級，檔案管理的數字化和智能化進程不斷加快，因此要緊抓檔案工作的現代化發展機遇，加大先進設備的投入和使用，強化專業性檔案人才的培養，掌握現代化的管理技能，促進新形勢下檔案管理高質量發展。

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