信息時代如何強化行政檔案管理

布爾蓮·對山拜

摘? 要：隨著經濟的高速發展，信息技術在一定程度上得到迅速提升，廣泛應用在各行各業中，而傳統的行政方案管理手段和管理模式已經遠遠無法滿足現代化的檔案管理需求，此種情況下，就需要將現代化信息技術應用在行政檔案管理中，以此來實現資源的優化配置，確保行政檔案管理效率和管理質量顯著提升。因此，在信息時代，企業需要重視行政檔案管理信息化建設，利用現代化的信息技術手段來強化行政檔案管理，通過制定科學合理的行政檔案管理制度、加強檔案室硬件設施的信息化建設等策略提高行政檔案管理水平，提高行政檔案利用率，最大限度發揮出行政檔案的應用價值，為各級行政機關提供高效服務。

關鍵詞：信息時代;行政檔案;管理策略

引言

行政檔案可以將各級國家行政機關在行政領導和管理工作中的歷史面貌或記錄真實反映出來，能夠為機關工作效率和工作質量的提高奠定堅實的基礎，由此可見，行政檔案管理就顯得尤為重要。在信息化時代，行政檔案數量不斷增多，如果仍舊采用傳統的檔案管理手段和方式，不僅影響了檔案管理效率和質量，也無法為相關工作開展提供有效服務，要想突破行政檔案管理困境，就需要推廣應用信息技術，以信息技術的優勢來彌補傳統管理方式的弊端和不足，保證檔案管理質量和管理效率，全面提升行政檔案管理的安全性、有效性。

1.行政檔案管理應用信息技術的重要性

1.1實現信息共享，提高行政檔案管理質量

在以往的行政檔案管理中，檔案信息載體主要以紙質檔案和音像檔案為主，如各種紙質文件、照片、影片、唱片、錄音帶等，這些文件資料比較脆弱，很容易受到外界環境的影響，潮濕、污漬、蟲害等因素都會對檔案資料產生一定程度上的損壞，而且保存難度大，稍有不慎就會出現資料丟失、遺漏等情況。同時，隨著時間的增加，文書資料、檔案原件的數量越來越多，長時間堆積的在一起大大增加了整理難度，在檢索查詢資料時需要耗費很多時間。就整體情況來看，傳統紙質的行政檔案利用率較差，很難實現信息共享，信息指導價值很難充分發揮出來，行政檔案管理質量差強人意。將現代化信息技術應用在行政檔案管理中，能夠將紙質資料以電子形式或者數碼形式存儲在數據庫中，依賴于計算機等數字設備進行閱讀、檢索等處理，并且可以在通信網絡上傳送，這樣能夠提高檔案存儲率，實現行政檔案信息資源共享目標，最大限度體現出檔案信息的應用價值。即便數據存儲量越來越大，在數據挖掘技術的應用下也能快速檢索出所需方案，而且還能將檔案資料中的有價值信息深度挖掘出來，為企業行政管理和經營決策制定提供可靠支撐，整體的行政檔案管理質量也得到了顯著提升。

1.2減輕檔案管理人員的工作負擔，顯著提升工作效率

在以往的行政檔案管理中，管理方式主要依賴于人工，檔案管理人員需要收集、整理、歸檔各種檔案資料，每個步驟都需要花費大量的時間和人力，加重了檔案管理人員的工作負擔，再加上各項工作內容比較枯燥，久而久之，檔案管理人員就容易產生倦怠心理，缺乏工作積極性，嚴重影響了檔案管理工作效率的提升。將信息化技術應用在行政檔案管理中，各部門人員可以直接將行政檔案資料存儲到檔案數據庫中，在計算機軟件的幫助下，檔案管理人員可以快速完成整理、分類、歸納等工作，不僅降低了工作難度，大大減輕了檔案管理工作的工作負擔，而且能夠減少人力資源投入，為企業節省一定的人工成本。最重要的是，使用信息技術能夠有效降低人工失誤率，確保行政檔案信息歸檔的準確性，在提高檔案管理工作效率的基礎上提升了工作質量。

2.信息時代強化行政檔案管理的有效策略

2.1 制定科學合理的行政檔案管理制度

針對行政檔案管理，國家出臺了一系列的相關規定，包含《檔案資料管理保密規定》、《電子檔案管理制度》、《檔案法》等，企業需要認真解讀相關文件指示，根據國家有關檔案工作的政策和規定制定企業內部科學合理的行政檔案管理制度，明確劃分各部門、各人員的工作內容、工作標準以及工作職責，建立詳細的檔案管理章程，行政檔案資料收集、整理、歸檔、存儲、借閱、查看等各環節都需要制定相關的管理條例，確保行政檔案管理各個環節朝著標準化、規范化方向發展。企業可以落實行政檔案管理責任制，確定好各環節的管理人員和負責人，確保各人員各司其職、各盡其責，當行政檔案管理出現任何問題時都能夠第一時間找到相關負責人，快速解決問題，避免出現責任推諉現象。而且還需要建立與責任制相適應的內部監督機制，保障行政檔案管理制度的有效落實，為行政檔案管理工作的高質量開展保駕護航。

2.2加強檔案室硬件設施的信息化建設

將信息技術應用在行政檔案管理中能夠規范化、高效化管理企業的文書檔案資料，確保檔案內容朝著數字化、電子化方向發展，最終實現檔案信息資源的共享，滿足企業對檔案信息的需求。因此，在進行行政檔案管理時，企業需要完善信息化技術設施配置，加強檔案室硬件設施信息化建設，提供一定的人力、物力、財力支持，將各種先進、高科技的技術和設施設備如計算機、打印機、掃描儀等引進到檔案管理中，在此基礎上建立檔案數據共享平臺，使得行政方案管理水平和服務水平顯著提升。在數字化檔案數據共享平臺中，信息使用者可以根據自身的需求在較短時間內快速檢索出所需檔案文件，大大提升了工作效率。需要注意的是，在信息化檔案數據平臺管理中，企業還需要注重檔案信息的安全性和永久性，建立訪問權限，有效結合固定性登錄密碼管理模式與隨機式登錄密碼管理模式，避免外來入侵者拷貝、篡改檔案信息而加大了檔案信息管理風險，還可以做好軟件安全干預工作，將配置性能良好、運行穩定的安全防護軟件應用其中，包含防火墻、殺毒軟件等，以此來提高計算機運行的安全性，避免運行安全隱患帶來的檔案信息泄露、丟失問題。

結語

綜上所述，在信息化時代，將信息技術應用在行政檔案管理中具有重要作用，能夠實現信息共享，提高行政檔案利用率，確保行政檔案管理質量，還能夠減輕檔案管理人員的工作負擔，降低失誤率，顯著提升檔案管理工作效率，最大化發揮出行政檔案的使用價值。因此，企業需要加強行政檔案信息化管理，不僅要完善信息化技術設施配置，還需要建立健全檔案現代化管理制度，確保行政檔案管理工作的規范性和科學性，促進檔案管理事業的進一步發展。

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